Timeregistrering i Maconomy-klienten

Veiledningen er til bruk for prosjektøkonomer som skal registrere og godkjenne timer for andre prosjektmedarbeidere i Maconomy-klienten.

Temaside prosjekt | Sider merket BOA | Sider merket regnskap

Prosjektledere/medarbeidere som selv skal registrere timer må bruke Maconomy-Portalen. Innlogging til Maconomy-Portalen skjer via Innsida.

Før du registrerer timer #

For å registrere timer for andre i Maconomy-klienten må du være registrert som Timesekretær.
Det gjør du selv ved å gå til Personaladministrasjon i menyen på venstre side i Maconomy.
Veiledning til hvordan du setter deg selv som Timesekretær ligger på Innsida på siden Brukerveiledninger til Maconomy-klienten.

Prosedyren som er beskrevet nedenfor gjelder både for personressurser og leiestedsbelastinger. Det er samme fremgangsmåte uavhengig om det skal registreres timer på en person eller et leiested. Der begrepet «medarbeider» er brukt gjelder det både for personer og leiested.

For å se forstørret versjon av bildene i veiledningen, klikk på bildet.

Før du registrerer timer må du:

  1. Konvertere prosjektet til ordre.
  2. Fjerne haken for Sperret for tidsregistreringer i fanen Hjem - Informasjon.
  3. Kun registrere timer innenfor prosjektets start og sluttdato.

Timer kan registreres tilbake i tid, men er begrenset til inneværende år.

Timeregistrering

  • Hvis timene skal registreres uten kontroll av prosjektleder/prosjektøkonom settes Ingen i feltet Tidsgodkjennelse Prosjektleder.
  • Hvis registrerte timer skal godkjennes av prosjektleder/prosjektøkonom før de bokføres velges Påkrevet i feltet Tidsgodkjennelse Prosjektleder.
  • Feltet kan endres når som helst i prosjektets levetid og endringen vil gjelde fra og med endringen. Endringen har ikke tilbakevirkende kraft.
  • Timer som skal godkjennes kommer som gjøremål til prosjektleder/prosjektøkonom.

Registrere timer #

  1. Åpne fanen for timeregistrering ved å dobbeltklikke på Tid og utgifter i menyen på venstre side.
  2. Velg medarbeideren du skal registrere timer for i feltet Medarbeider. Du kan enten søke opp navnet eller bruke nedtrekksmenyen. Hvis du ikke finner personen/leiestedet du ønsker å registrere timer for må du legge deg til som Timesekretær for personen/leiestedet. Det gjøres i feltet Personaladministrasjon i menyen på venstre side. Veiledning finner du her.
  3. Velg perioden du skal registrere timer i ved å trykke på ønsket uke i kalenderen i øvre venstre hjørne.
  4. Legg til ei ny linje under Registreringer og søk opp prosjektet timene skal belastes.
  5. Velg Oppgavebeskrivelse og trykk Enter. Ved timeføring på leiested er det meget viktig at leiestedsbruken registreres med riktig oppgave - nemlig oppgave 200.
  6. Fyll inn cellene med antall timer per dag og trykk Enter. Detaljert beskrivelse av timene kan skrives ved å aktivere menyen Beskrivelser, Detaljer som ligger nederst på siden.
  7. Trykk Avlever.
    Timene blir postert/ evt. sendt til godkjenning.

Avlevering

Korrigere registrerte timer #

  1. Velg den aktuelle perioden i kalenderen i øvre venstre hjørne.
  2. Trykk Gjenåpne.
  3. Velg linjen med prosjektet som skal korrigeres, sett rett antall timer i cellene og trykk Enter.
  4. Trykk Avlever.

Annen funksjonalitet #

  • Opprett favoritt
    Trykker du Opprett favoritt lager du en snarvei for raskt å finne igjen prosjektet i nedtrekksmenyen i kolonnen Favoritter.
  • Bevar
    Setter du hake for Bevar vil linjen med prosjektet ligge i fremtidige perioder uten at du trenger å søke det fram på nytt.
  • Kopier timeseddel
    Velger du Kopier timeseddel får du muligheten til å kopiere linjene fra en periode til en annen, men uten at timeantall er fylt inn.

Godkjenning av timer #

For at timer skal komme til godkjenning må  Tidsgodkjennelse Prosjektleder være satt til Påkrevet, se eget punkt tidligere i veiledningen.

Det er to alternative fremgangsmåter for å godkjenne timer.

Godkjenning 1: Fanen Prosjektleder godkjennelse

  1. Åpne fanen Prosjektleder godkjennelse.
    Du vil da få opp prosjektene der det ligger timer til godkjenning.
  2. Dobbeltklikk på prosjektet der timene skal godkjennes.
  3. Velg Godkjent i nedtrekksmenyen i kolonnen Ny godkjennelsesstatus.
  4. Trykk Utfør godkjennelse.
  • Hvis timene skal avvises brukes samme fremgangsmåte, eneste endring er å velge Avvist i kolonnen Ny godkjennelsesstatus.
    Trykk deretter Utfør godkjennelse.

utfør godkjennelse

Godkjenning 2: Fanen Prosjektaktiviteter

  1. Søk opp prosjektet i Prosjekter
  2. Velg fanen Prosjektaktiviteter.
    Timer som ligger til godkjenning vil komme opp som ei linje.
  3. Velg Godkjent i nedtrekksmenyen i kolonnen Ny godkjennelsesstatus.
  4. Trykk Utfør godkjennelse.
  • Hvis timene skal avvises brukes samme fremgangsmåte, eneste endring er å velge Avvist i kolonnen Ny godkjennelsesstatus.
    Trykk deretter Utfør godkjennelse.

Utfør godkjennelse

Timeføring leiested - for leiestedsansvarlige #

Leiestedsansvarlige skal benytte Maconomy-klienten til timeføring.

Detaljert veiledning for timeføring leiested (PDF) (Oktober 2019) 

Kontakt #

Prosjektstøtte - kontaktpersoner

6 Vedlegg
5822 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)