Saksbehandling i Lydia for Servicesenter for eiendom

Retningslinje for saksbehandling i Lydia for Servicesenter for eiendom

Formål, omfang og ansvar #

Formålet med retningslinjen er å sikre rett saksbehandling av behov og tiltak i LYDIA.

Retningslinjen omfatter Servicesenter for eiendom.
Medarbeidere i servicesenteret er ansvarlig for at retningslinjen følges. Seksjonssjef er ansvarlig for at retningslinjen gjøres kjent.

Beskrivelse av arbeidsoppgave #

For tiltak som skal saksbehandles av servicesenteret #

  1. Start LYDIA hver morgen og logg inn på servicesenterets fellesbruker
  2. Åpne og saksbehandle innkomne tiltak
  3. Klikk på lagre (bruk «diskett» øverst til venstre)
  4. Gå til fanen «Hoveddata» og sett deg selv som saksbehandler
  5. Om saken skal utføres av servicesenteret, sett «servicesenter for eiendom» som ansvarlig.
  6. Åpne fanen «Beskrivelse" og skriv tilbakemelding til kontaktperson i tilbakemeldingsfeltet. Skriv (om nødvendig) i feltet «interne kommentarer». Interne kommentarer er ikke synlig for kontaktperson.
  7. For saker som sendes til huseier skal også Servicesenteret gi tilbakemelding til kontaktperson.

Når saken er løst  #

  1. Endre status til «Sluttført»
  2. Merk av for at minimum kontaktperson (innmelder) skal ha tilbakemelding på e-post
  3. Skriv en god forklaring i tilbakemeldingsfeltet

Endre status  #

  1. Til team, status "Saksbehandling team"
  2. Til fag, status "Saksbehandling fag"
  3. Til huseier, status "Saksbehandling huseier"
  4. Til Sintef (egen Lydia), status "Saksbehandling huseier)
  5. Til huseier og omhandler reklamasjoner , status "Sluttført - reklamasjon huseier"
  6. Etterspør K-sted, status "Venter på K-sted"
  7. Etterspør mer informasjon fra kontaktperson, status "Venter på svar"
  8. Til prosjektgjennomføring, sett riktig  prosjektleder som ansvarlig, huk av for epost, status "Saksbehandling fag"
  9. Til fag i leide bygg, status "Saksbehandling fag"
  10. Tiltak opprettet på bakgrunn av HMS-avvik, motiv HMS-avvik og skriv HMS-avvik i tiltaksnavnet

Saksbehandling av kundeklager #

  1. Skriv "KLAGE" i tiltaksnavnet
  2. Motiv, "Klage"
  3. Gi tilbakemelding til innmelder
  4. Legg ved sjekkliste i intern kommentar

Sjekkliste:

  • Erkjenn klagen og ta kontakt med kunden
  • Informer kunden om at du ta tak i saken og hold kunden oppdatert på hva som skjer
  • Hensynta i kommunikasjonen at det er en klage du behandler
  • Følg opp i forhold til kunden for å sikre at han/hun blir fornøyd

Saksbehandle til 2.linje #

  1. Om saken skal sluttføres av andre, sett ansvarlig i henhold til liste under "Tiltak som skal utbedres av andre"
  2. Hvis det er åpenbart hvilket fag som dominerer i et tiltak som involverer flere faggrupper, sendes tiltaket til dette faget. Hvis det er uklart, sendes tiltaket til fagområde "Tømrer".
  3. Kryss av for at minimum kontaktperson (innsender) skal ha tilbakemelding på e-post
  4. Bruk nedtrekksmenyen og velg riktig arbeidsart   
  5. Ved brannrelaterte tiltak (slukkeutstyr, branndører, nødlys etc.), velg brann «Brann» i feltet «Fag».
  6. Fjern krysset for mail til kontaktperson om det kun er "videresending" av en sak uten mer utfyllende informasjon.

Definisjoner #

  • Kontaktperson - den som eier behovet/tiltaket (innmelder)
  • Saksbehandler - den som saksbehandler
  • Ansvarlig - den som skal utføre jobben
  • Deltaker - kun deltaker innen samme fag
  • Tjenestetype – Hva oppdraget skal utføres på
  • Motiv – Hva er motivasjonen eller bakgrunnen for jobben
  • Arbeidsart – Hvilket fagområde som skal utføre oppdraget
  • Feilårsak – Om tiltaket har utspring i en registrert feil, kan type feil registreres her
  • Prioritet -  Lav, normal, høy/akutt
  • Klassifisering – Her kan du klassifisere tiltaket etter NS 3454 Livssykluskostnader for byggverk.
  • Bygningsdelstype - i henhold til NS3451 bygningsdelstabell

Hvem ser hva på e-post kvittering #

              -BeskrivelseTilbakemeldingIntern kommentar
Kontaktperson          X              X                 -
Kopi til          X              X                 -
Saksbehandler          X              X                X
Ansvarlig          X              X                X
Deltaker          X              X                X

For tiltak som skal utbedres av andre #

Sett aktuelt team, faggruppe, prosjektleder eller huseier som ansvarlig i henhold til følgende:

AnsvarligType arbeid
ServicesenterHuseieroppgaver/saker
Aktuelle teamVaktmestertjenester, renhold og tiltak som krever innsats fra flere faggrupper
KlimaVentilasjon, kjøling, varme, trykkluft, inneklima, blikkenslager, utvendig beslag
RørleggerSanitær, tappevann, rørlekkasjer
HeisHeis, kran
LåsMekaniske lås og porter
ElektroElektro, brannvarsling, rømningslys
TømrerMurer, tak, dører, vinduer
SnekkerSkade på glass, møbler, persienner
MalerMaling, gulvbelegg
Brannteknisk ServiceSprinkler og slukkeutstyr
Team logistikkTransportoppdrag
Vakt og serviceAdgangskontroll
Team ParkUtomhusområder, parkering (inkl. p-skilt), beplanting i fellesareal

Dokumentreferanse #

Generell brukerveiledning for LYDIA finnes under spørsmålstegnikonet øverst til høyre i Lydia-programmet.

0 Vedlegg
4787 Visninger
Gjennomsnitt (1 Stemme)