Saksbehandling av sidegjøremål

Her finner du informasjon om saksbehandling og registrering av sidegjøremål.

Ser du etter noe annet? Ansatte skal søke om godkjenning av visse typer sidegjøremål.

Oppfordring til registrering #

NTNU ønsker å tilrettelegge for at de ansatte skal være engasjerte i samfunnslivet. Bistillinger og verv utenfor NTNU kan gi medarbeidere kunnskap, engasjement og motivasjon som kan styrke arbeidet ved NTNU.

For å sikre transparens i vår virksomhet oppfordres alle ansatte til å registrere alle verv og bistillinger utenfor NTNU.

Ledere kan ikke kreve at de ansatte skal registrere andre forhold enn det som kan være i konflikt med jobben, eksempelvis i forhold til habilitet, intellektuelle rettigheter, bruk av ressurser eller arbeidskapasitet. Disse tilfellene krever særskilt godkjenning av leder.

Mottak av registrering  #

Ny rutine for registrering skal skje i PAGA (Tilleggsopplysninger > Sidegjøremål) og skiller ikke mellom melding og søknad fra den ansattes ståsted. Det er den videre saksbehandlingsprosessen som avgjør hvorvidt registreringen skal godkjennes av leder og eventuelt utredes og arkiveres.

Etter at den ansatte har registrert sidegjøremål i PAGA går saken til HR for registreringskontroll. HR-medarbeider gjør en rask vurdering om dette er en enkel registrering av typen «melding» eller om registreringen skal vurderes av leder. Ved mangelfull – eller spesielt sensitiv- informasjon sender HR registrering i retur for at den ansatte skal gjøre nødvendige endringer.

Ved uproblematiske sidegjøremål #

Man antar at de aller fleste sakene er av uproblematisk karakter (tidligere: «melding»), som da legges direkte til registrering i PAGA og vil bli synlig i den ansattes mappe (for den enkelte medarbeider, leder og HR). Denne typen registreringer trengs ikke arkiveres i ephorte!

Ved registreringer som krever vurdering av leder (tidligere: «søknad»), eller der HR-medarbeider er usikker eller etter avtale med ledere om dette, videresender HR-medarbeider registreringen til den ansattes nærmeste leder. Leder kan da godkjenne registreringen i PAGA på samme måte som beskrevet over.

Leder skal involveres der HR-medarbeider er usikker om hvorvidt sidegjøremålet:

  1. Uføres i normalarbeidstiden.
  2. Innebærer bruk av NTNUs ressurser.
  3. Vil kunne medføre sammenblanding av dine/oppdragstakers og NTNUs interesser og ressurser.
  4. Kan komme i konkurranseforhold til NTNUs egen virksomhet.
  5. Er av langvarig eller omfattende karakter.
  6. Kan være egnet til å skape tvil om habilitet.

Ved sidegjøremål som krever nærmere utredning og beslutning #

Leder bør gjøre en nærmere utredning dersom det er usikkerhet om hvorvidt sidegjøremålet: 

  1. Er forbudt. 
  2. Er avtalt ved reglement eller avtale at den ansatte skal avstå fra. 
  3. Hemmer eller sinker det ordinære arbeid, med mindre det foreligger særskilt pålegg eller tillatelse. 
  4. Innebærer at den ansatte driver med eller medvirker til illojal konkurranse med NTNU. 
  5. Gjør at den ansatte kan bli inhabil ved behandling av sine saker i mer enn sporadiske tilfeller. 
  6. Gjør at den ansatte lett kan komme i lojalitetskonflikt i forhold til NTNU. 
  7. Innebærer at den ansatte utnytter bedriftshemmeligheter illojalt. 
  8. Skader den ansattes stilling eller NTNUs anseelse. 

Leder kan og bør involvere ressurspersoner i HR til dette arbeidet, fortrinnsvis lokalt, men lokal HR/leder kan involvere ressurspersoner fra sentral HR- og HMS-avdeling og/eller andre i Fellesadministrasjonen der dette er påkrevet. Kontaktperson for dette er faggruppeleder Arve Skjærvø

Denne vurderingen skal dokumenteres, gjøres kjent for den ansatte og arkiveres i personalmappe i ephorte. 

Beslutning (godkjenning eller avslag) skal registreres i PAGA, og vil da bli synlig for den ansatte. 

Det er god skikk å informere og eventuelt involvere den ansatte underveis i denne prosessen gjennom personlig oppfølging

Saksbehandling ved klage #

En ansatt som har fått avslag på sidegjøremål kan klage avgjørelsen inn til NTNUs Sidegjøremålsnemnd. Klagen skal først sendes til den enhet som gav avslaget. Enheten skal foreta de undersøkelser som klager fremsetter som begrunnelse for klagen og skal med bakgrunn i dette foreta en fornyet stilling til saken. Enheten kan oppheve eller endre avslaget dersom den finner klagen berettiget. Dersom enheten ikke finner grunnlag for å endre beslutningen eller gi klager medhold, skal saken uten ugrunnet opphold oversendes til NTNUs Sidegjøremålsnemnd til endelig avgjørelse. Organisasjonsdirektørens stab er sekretariat for nemda. 

NTNUs nemd for sidegjøremål #

Sidegjøremålsnemnden behandler klager over avslag på søknad om å kunne påta seg sidegjøremål. I klagebehandlingen skal det tas hensyn til NTNUs gjeldende regelverk vedrørende muligheten til å påta seg sidegjøremål, jf styresak 35/13, samt statens etiske retningslinjer og annet relevant regelverk.

Nemdas leder: Benedicte Aas (ekstern jurist, seniorrådgiver i Juridisk enhet ved Domstolsadministrasjonen)

Representant fra arbeidsgiversiden: Personalsjef Arne Kr. Hestnes

Representant fra arbeidstakersiden: Professor Bjørn Holmedal

Retningslinjer #

NTNUs retningslinjer og statens regelverk finner du på informasjonssiden om sidegjøremål for ansatte.

Oppdatert 01.12.17

0 Vedlegg
5128 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)