Reiseregning

Statens reiseregulativ ligger til grunn for reiseregningsskjemaet. Reiseregning brukes også til utgifter i forbindelse med kansellerte reiser. Reiseregninger bør sendes inn senest en måned etter at reisen er avsluttet.

English - Accounting for travel expenses

Temaside reise | Sider merket reise

Det er egne rutiner for forskertermin og stipendiatreiser/tilskuddsreiser. 

NB! Små endringer vil forekomme på denne siden. Vi holder siden oppdatert.

Bot Anna #

En del reiseregninger kontrolleres nå maskinelt av Bot Anna. Hun skriver merknader til deg i kommentarfeltet.

  • Anna forstår ikke summeringer: du må laste opp alle originalkvitteringer på et eget utlegg. Ikke summere på forhånd og laste opp alt på en linje.
  • Anna forstår ikke beskrivelser: hun leser bare én til én. Om kvitteringen og skrevet beløp ikke likt finner ikke Anna ut av det.
  • Anna forholder seg til reisens start og slutt: Roboten ser det som avvik om du legger ved en kvittering som er utenfor reisens start eller slutt.

Reiseregning på mobil #

Du kan starte å fylle ut reiseregningen under reise på mobil, og avlutte den dagen du kommer fra reisen hjem. Dokumentasjon av reiseutlegg gjøres ved å ta bilde av kvitteringer.

Reiseregning i HR-portalen #

Er du ansatt på NTNU bruker du skjemaet i HR-portalen. Er du ikke NTNU ansatt - bruker du reiseregning skjemaet. 

Logg inn i HR-portalen og velg Min Mappe. Finn fram til Nytt Skjema i venstre øverste hjørnet. Velg Reiseregning fra liste.

Forsiden av HR portalen der man registrerer blant annet reiseregning

Man finner reiseregning skjemaet i HR portalen under min mappe og nytt skjema

Får du ikke opp reiseregningsskjemaet? Sjekk om det kan skyldes nettleseren eller pop-up-blokkering.

Side 1 reiseregning #

Belastning av kostnader/overstyrt kontering: veldig viktig å fylle ut feltene prosjektnranalysenummer og riktig k-sted (enhet/avdeling du er registrert på). Skjemaet henter automatisk riktig art.

Du er selv ansvarlig for at reiseregningen blir betalt av rett enhet/fakultet. K-sted følger automatisk ditt arbeidsforhold. Dersom det skal betales av annet K-sted (enhet), må du endre i feltet Organisasjon på toppen av skjema. Da kommer nytt k-sted automatisk og skjema blir sendt til rett leder.

Hvor og hvorfor reiste du: årsak/formål med reisen må fylles ut så konkret som mulig. møte, kurs, seminar, samling, tjenestereise er ikke konkret nok. Det må komme klart frem hvilket arrangement/kurs/møte du har vært på.

reiseregning side 1

NB! Type overnattingssted: hvis du foretatt reise som inkluderer både privatreise og tjenestereise må du definere når var privat og tjenestereise foretatt og hvilken reise var først og sist!
Du gjør det ved å legge til flere reiser under Type overnattingssted.

flere overnattingssted reiseregning

  • Ved valg av type reise vil rette satser og tillegg komme automatisk opp i skjemaet.
  • Ved reiser under 6 timer har du ikke krav på kost. Gjelder innenlandsreiser.
  • Ved overnatting må du fylle ut type losji da deler av kostgodtgjørelsen kan være skattepliktig.

Satser #

Det er forskjellige satser for kostgodtgjørelse (mat) og overnatting. Disse hentes automatisk opp i skjemaet. Ved overnatting - fyll ut type losji.

Utenlandsreiser #

Ved valg av Utenlandsreise, kommer Kompensasjonstillegg  automatisk. Kompensasjonstillegg gis kun ved tjenestereiser (NB! viser til egen rutine for forskertermin og stipendreiser/tilskudsreiser).

Du har krav på kostgodtgjørelse etter statens satser på utenlandsreiser. Satsene varierer fra land til land.
Måltidstrekk og utlegg på utenlandsreise fylles ut på samme måte som på innenlandsreise.

Måltidstrekk #

Hvis ett eller flere måltider er dekket av program/innbydelse eller er påspandert, må du krysse av for aktuelle måltider du har mottatt. Det foretas måltidstrekk i kostgodtgjørelsen.

NB! Huk av de måltidene du ikke har betalt selv.

Utlegg #

NB! For å laste opp kvittering må du LAGRE reiseregningen først. Skjemaet lagres under Mine skjema i Min mappe. Husk å ha ny linje for hver utlegg!

Utlegg reiseregning

Legg til utlegg - velg type utlegg. Du får informasjonsboks med veiledning og tips underveis. Vi anbefaler deg å laste opp kvitering på aktuelle linjer. 

Hent fra kredittkort -  vi anbefaler å bruke kredittkortet slik at du kan få korttraksansjonene direkte inn i reiseregningen i HR portalen. Du registrerer kredittkortet i HR portalen. Du må fortsatt laste opp kvitteringer i tillegg. Det er mange fordeler med å ha kredittkort for både deg og NTNU. 

Utlegg Flyreise #

NB! Ved flyreise må du LAGRE skjemaet for å kunne laste opp kvitteringen. Du må legge ved billett/kvittering som viser betalt beløp, dato, navn, og at flyreisen er gjennomført

Utlegg flyreise reiseregning

Kjøregodtgjørelse #

Kjøregodtgjørelse får man kun ved bruk av egen bil, båt eller moped. Bruk av egen bil må være avtalt med leder. Nøyaktig reiserute må oppgis. Kan hentes fra google maps. OBS. Husk at navn på passasjerer må oppgis.

NB! Hvis du har brukt buss, tog, fly osv. går det på Utlegg

Kjøregodtgjørelse reiseregning

Mottatt reiseforskudd #

Dersom du har søkt om, og mottatt, reiseforskudd for reisen skal du registrere beløpet du har fått utbetalt på forskudd i feltet Mottatt reiseforskudd.

Merk at man IKKE skal føre opp noe her dersom noen av utgiftene er forhåndsbetalt, for eksempel at det er foretatt bestilling av fly eller hotell gjennom bestillingssystemet og NTNU har mottatt faktura for utgiften.

For utgifter som er forhåndsbetalt av NTNU skal man krysse av for dette valget for hvert enkelt utlegg som er forhåndsbetalt.

Kvitteringer #

Ta vare på kvitteringer for å få dekket utleggene dine.
Kvitteringer skal tas bilde av eller skannes og deretter lastes opp i reiseregningen som en pdf-fil eller jpg-fil. 

Bruker du reiseregning på mobil - tar du bilde av kvitteringen og laster den opp. 

Ikke NTNU ansatt uten tilgang til HR-portalen #

Ikke-ansatte ved NTNU må fylle ut skjema for reiseregning. Det kan gjøre det både elektronisk og manuelt. Ferdig utfylt skjema sendes til ansvarlig oppdragsgiver/institutt/fakultet/enhet.
NB! Skjemaer krever Adobe reader.

Norsk
Reiseregning med summeringer.pdf
Reiseregning uten summeringer.pdf

Engelsk
Travel and subsistence claim form - whith calculations.pdf 
Travel and subsistence claim form - without calculations.pdf

Satser for kostgodtgjørelse hentes fra gjeldende regelverk: satser for reiser utenlands og satser for reiser innenlands.

Kontakt #

Spørsmål om reiseregningen: spør din attestant for reiseregninger.

Servicetelefon for lønn og reiseregning: 73 41 31 40 mandag til fredag kl. 10 - 14. 

E-post besvares hele arbeidstiden: kontakt@okavd.ntnu.no

28 Vedlegg
79651 Visninger
Gjennomsnitt (3 Stemmer)