Reiseregning

Utfylling av reiseregning i personalsystemet Paga, frister og satser. English version - Accounting for travel expenses.

Ser du etter noe annet? Temaside reise | Sider merket reise

Er du ikke fast ansatt ved NTNU, skal du ikke fylle ut reiseregning i Paga. Se info lenger ned på denne siden.

Slik fyller du ut reiseregning i Paga #

 Logg inn i Paga

  1. Velg «Min mappe» i venstre meny
  2. Klikk på «Oppgaver» til høyre for menyen
  3. Velg «Nytt skjema» 
  4. Velg «Reiseregning»

Får du ikke opp reiseregningsskjemaet?

Sjekk om det kan skyldes nettleseren eller pop-up-blokkering.

Du kommer rett inn i skjemaet der dine opplysninger allerede er lastet opp.

(Side 1)

Hvis reiseregningen skal belastes et annet k-sted, et prosjekt eller analysenummer må du åpne feltet og fylle inn riktig k-sted, prosjektnummer og / eller analysenummer. Ikke fyll inn art. Skjemaet henter automatisk riktig art.

(Side 2)

Etter at du har trykket lagre kommer du tilbake til side 2 i skjemaet. Hvis du har krysset av for Diett, og reisen er lang nok til at du har krav på dette, får du nå opp muligheten til å føre opp måltidstrekk på reisen. Her krysser du av for alle måltider du har fått på reisen (f.eks. frokost inkludert i hotellprisen, lunsj servert på møtet og middag dekket av arrangøren).

Nøyaktig reiserute kan evt. hentes fra Google Maps.

NB. Dersom du har søkt om, og mottatt, reiseforskudd for reisen skal du registrere beløpet du har fått utbetalt på forskudd i feltet «Mottatt reiseforskudd».

Merk at man IKKE skal føre opp noe her dersom noen av utgiftene er forhåndsbetalt, for eksempel at det er foretatt bestilling av fly eller hotell gjennom bestillingssystemet og NTNU har mottatt faktura for utgiften.

For utgifter som er forhåndsbetalt av NTNU skal man krysse av for dette valget for hvert enkelt utlegg som er forhåndsbetalt.

(Side 3)

Her laster du elektronisk opp alle kvitteringer og vedlegg som du har skannet eller tatt bilde av og lagret på din datamaskin.

Du vil finne igjen skjemaet i «Min mappe», med hvilken status den har. Når status er «Overført» er skjemaet overført til utbetaling.

Reise utenlands #

Reiseregning for utenlandsreiser fylles ut på samme måte som for innenlandsreiser, men på side 1 må man velge «Reisested: Utenlands». Ved å velge dette får man aktivisert feltet for «Kompensasjonstillegg».

Fullfør reiseregningen på samme måte som for en innenlandsreise og send til registreringskontroll.

Frister #

Lever reiseregningen så snart du har kommet hjem fra reisen, senest en måned etter utlegget/reisens slutt.

Utbetaling av reiseoppgjør skjer to ganger i måneden.

Satser #

Det er forskjellige satser for for kostgodtgjørelse og overnatting, disse hentes automatisk opp i skjemaet du fyller inn i Paga. Ved overnatting må du fylle ut type losji i skjemaet, da deler av kostgodtgjørelsen kan være skattepliktig.

Kvitteringer #

Ta vare på kvitteringer for å få dekket utleggene dine. Kvitteringer skal tas bilde av eller skannes og deretter lastes opp i reiseregningen som en pdf-fil eller jpg-fil. Reiseregningen leveres elektronisk og du skal ikke sende inn originale kvitteringer.

Har du kredittkort med NTNU-firmaavtale? Registrer kredittkortet ditt i Paga for enklere reiseregning.

Reiseregning på mobil #

Dokumentasjon av reiseutlegg gjøres ved å ta bilde av kvitteringer. Merk at det ennå ikke er mulig å føre diett/mat på reiseregning i den mobile løsningen. Men du kan starte en reiseregning på mobilen, ta bilde av dine kvitteringer og ferdigstille den på din pc. Mulighet for føring av diett vil komme på et senere tidspunkt. 

Ikke fast ansatt uten tilgang til HR-portalen (Paga) #

Er du ikke fast ansatt ved NTNU, og dermed ikke har tilgang til HR-portalen (Paga), må du fylle ut skjema for reiseregning. Du kan gjøre det både elektronisk og manuelt. Ferdig utfylt skjema sendes til din oppdragsgiver/institutt. 

Husk at du selv må sette inn riktige satser: satser for reiser utenlands og satser for reiser innenlands.

Kontakt #

Spørsmål om reiseregningen: spør din attestant for reiseregninger.

Servicetelefon for lønn og reiseregning: 73 41 31 40 

Telefonen er åpen fra mandag til fredag kl. 10 - 14. 

E-post besvares hele arbeidstiden: kontakt@okavd.ntnu.no

22 Vedlegg
64752 Visninger
Gjennomsnitt (2 Stemmer)