Refusjon av personlige utlegg

Alle kjøp av varer/tjenester skal gjøres via din Bestiller. Har du etter avtale med leder hatt personlige utlegg som skal refunderes, må du ta vare på kvitteringene og fylle ut et skjema i HR-portalen (Paga). English version - Reimbursement of personal expenses

Alt om bestilling | Sider merket med refusjon | Rutine for ikke-ansatt for Bestiller | Attestant for variabel lønn

Skjema for refusjon - ansatte med tilgang til HR-portalen (Paga) #

Gå til skjemaet i HR-portalen (Paga) som vist i første bilde under:

 Logg på HR-portalen  

  1. Velg «Min mappe» i venstre meny
  2. Klikk på «Oppgaver» til høyre for menyen
  3. Velg «Nytt skjema»
  4. Velg «Refusjon av utlegg»

Får du ikke opp skjemaet?
Sjekk om det kan skyldes nettleseren eller pop-up-blokkering.

Gå rett til knappen «Legg til» dersom utlegget skal belastes ditt arbeidssted (ditt vanlige kostnadssted). Hvis utlegget skal belastes et annet k-sted, må du klikke på «Belastning av kostnader/Overstyr kontering» og fylle ut. (Du kan også gjøre dette under registrering av hvert enkelt utlegg). Ikke fyll ut «art».

Skjemaet viser en oppsummering av de utleggene du har registrert. Registrer flere utlegg, eller klikk «Neste».

Kvitteringer skal lastes opp elektronisk i skjemaet. Ta et bilde av kvitteringen med telefonen din, eller skann den på en kopimaskin. Lagre bildet på din PC og last det opp.

Skriv melding dersom du har en kommentar angående utlegget. Klikk «Send».

Utlegg som refunderes gjennom HR-portalen/PAGA #

  • Avis, NRK-lisens og trykksaker (kun etter inngått ekom-avtale)
  • Bredbånd (kun etter inngått ekom-avtale)  
  • Bruk av telefon (kun etter inngått ekom-avtale)  
  • Bøker
  • Datarekvisita
  • Kontorrekvisita
  • Kurs og konferanseavgift
  • Medlemskontingent
  • Servering møter/kurs
  • Øvrige bestillinger som ikke kan gå via bestillingssystemet

Ikke bruk skjemaet for disse utleggene #

Skjema for refusjon (pdf),  ikke-ansatte ved NTNU  #

Benytt skjema for refusjon av personlige utlegg (pdf)

Skjemaet sendes på e-post til pdf.ntnu@bscs.basware.com

Skjemaet på e-post blir automatisk overført til tolking og verifisering. Det er derfor viktig at vedlegg / kvittering til skjemaet må være i samme fil som skjemaet, ikke som separat fil.  

Retningslinjer for utgifter til mat, bevertning og representasjon #

Jfr Statens personalhåndbok

Representasjonsutgifter er utgifter til bevertning i form av lunsj, middag eller annet festmåltid, utgifter til mottakelser, ekskursjoner mv. der det er eksterne gjester til stede, og bør ha et visst formelt preg, og det skal være en særskilt anledning.

Leder eller den vedkommende gir fullmakt vurderer om et arrangement er å regne som representasjon, dette skal gjøres skriftlig og før arrangementet finner sted. Skrivet skal følge saken.

Alle kjøp av varer/tjenester skal i utgangspunktet gjøres via din bestiller. Ved hastverk: Hent rekvisisjon fra din bestiller.

Bestilling av møtemat og catering skal gjøres til NTNUs avtaleleverandører for området. Avtalene er forpliktende og skal benyttes ved kjøp av mat, kaker og levering av selskap i NTNUs lokaler (ikke kantineområder som SIT disponerer). Se oversikt over hvem NTNU har avtaler med.  

Tips #

Det skal ikke gis tips på statens regning (men det finnes unntak). På regjering.no står det:

« Som hovedregel skal det ikke utbetales tips for statens regning. Det er ingenting i veien for at den enkelte arbeidstaker selv velger å gi tips, men dette dekkes da privat av den enkelte.I forbindelse med representasjonsutgifter kan det i enkelte tilfeller likevel være nødvendig å betale tips. Ved representasjon i utlandet kan det i enkelte land være fast praksis å gi 15% - 20% i tips, for eksempel i USA hvor tips antas å utgjøre en større andel av betjeningens lønn. I slike tilfeller aksepteres det at man gir tips etter landets faste prasis. Dersom det på regningen fremkommer at serviceutgifter er dekket, legges det til grunn at tips er dekket. Tips som staten skal dekke må dokumenteres eller sannsynliggjøres.

Den enkelte arbeidstaker må avklare, på forhånd, med sin arbeidsgiver hvorvidt det er anledning til å dekke tips på arbeidsgivers regning."

Representasjon #

Ved representasjon innenlands gjelder følgende maksimumssatser (01.01.2017)

  • Lunsj/middag                         inntil kr. 1272,- pr person
  • Enklere lunsj/mottakelse       inntil kr.  468,- pr person

Ved arrangementer der utenlandske gjester på høyt nivå er tilstede kan satsene økes med inntil 30 %.

Dersom det inngår kulturelle innslag som f.eks teaterforestilling, opera, ballett eller idrettsarr. Kan dette dekkes i tillegg. Det samme gjelder for utgifter til blomster, garderobe mv.

Bevertning – godtgjøring til mat ved møter, konferanser mv #

Bevertning kan gis:

  1. Ved møter hvor andre enn NTNUs egne ansatte deltar
  2. Ved møter i styrer, råd og utvalg o.l. hvor andre enn NTNUs egne ansatte deltar
  3. Ved konferanser, avslutning av internt utvalgsarbeid og andre større arbeider

 Utover dette kan leder eller den leder gir fullmakt til samtykke til at bevertning gis 

Beløpsgrenser pr. deltaker:

  1. For arrangementer som er under 3 timer innenfor den ordinære arbeidstiden, inntil kr. 176,- pr. deltaker
  2. For arrangementer som varer 3 timer eller mer, eller som strekker seg utover den ordinære arbeidstiden kan det benyttes inntil kr. 397,- pr deltaker. Dette kan kun gjøres dersom det er nødvendig med annen servering enn smørbrød, kaffe ol.
  3. For langvarige arrangementer hvor det er nødvendig med to serveringer kan det benyttes inntil kr. 581,- pr deltaker.

Der man av praktiske grunner ikke kan innta måltidene i kantine, spiserom, møterom eller lignende, men må benytte eksterne spisesteder kan satsene økes med inntil    50 %,  hhv. 264,-, 596,- og 872,-

Refusjon av utlegg på mobil #

Du som ansatt kan fylle ut og sende inn refusjonsskjema på personlige utlegg som ikke kan gjøres via bestillingssystemet. Dokumentasjon av utlegg gjøres ved å ta bilde av kvitteringer med mobilen. Veiledninger:

Hjelp og kontakt #

Problemer eller spørsmål? Kontakt din bestiller.

11 Vedlegg
59612 Visninger
Gjennomsnitt (15 Stemmer)