Publisering og båndlegging av oppgaver

Informasjon til studenter og ansatte om arkivering, (utsatt) publisering, og relatert aktivitet for bachelor- og masteroppgaver ved NTNU.

Publishing and delayed publication of theses

 

Publisering i NTNU Open

Alle bachelor- og masteroppgaver som leveres gjennom bruk av oppgavesettene for bachelor- og masteroppgaver i Inspera Assessment vil kunne publiseres automatisk NTNU Open - NTNU sitt institusjonelle arkiv. Dette vil skje når sensuren er endelig for den enkelte oppgave, og du tar valg knyttet til detaljene rundet dette når du leverer oppgaven i Inspera. Her kan du velge hvorvidt du ønsker å publisere, samt om det er behov for utsatt publisering (båndlegging).

Merk at oppgaver som får vurderingen "ikke bestått" ikke vil overføres til NTNU Open, da den ved stryk ikke regnes som avsluttende oppgave.

Publisering

Med publisering menes å gjøre oppgaven og eventuelle vedlegg åpent tilgjengelig i NTNU Open. Oppgaven vil da være søkbar og nedlastbar for alle.

NTNU oppfordrer sterkt til publisering av alle bachelor- og masteroppgaver. Dette er synliggjøringen av NTNU sin produksjon.

De tre kravene som må være på plass for at publisering skal skje er:

  • Oppgaven må være bestått
  • Oppgaven må ikke inneholde fortrolig/strengt fortrolig informasjon (se informasjon om dette lenger ned på denne siden)
  • Studenten må godta publisering av sin oppgave (gjøres ved innlevering i Inspera Assessment, veiledning finnes på wikisiden "Innlevering av bachelor- og masteroppgave - for studenter")
    • Merk at uansett om man velger ja eller nei til publisering av egen oppgave, så vil metadata (bl.a. tittel, forfatter, veileder, sammendrag) bli tilgjengeliggjort i NTNU Open
    • Merk at om man ikke ønsker at vedlegg skal bli publisert sammen med oppgaven, så kan publiseringsgruppen til universitetsbiblioteket kontaktes når oppgaven er tilgjengelig i NTNU open, så kan man fjerne tilgangen til den aktuelle filen

Publiseringsavtale

  • Publiseringsavtalen er avtalen studenten inngår med NTNU om publisering
  • Avtalen inngås i Inspera som en del av innleveringa. Det vil si at det du svarer i Inspera på spørsmålet om du ønsker å publisere oppgaven din er en godkjenning av gjeldende publiseringsavtale 
  • Gjeldende publiseringsavtale er versjon 1.0, og den ligger som vedlegg nederst på denne wikisiden, eller du kan laste ned publiseringsavtalen her

Studentens valg

  • Studenten eier sitt eget åndverk, og er derfor den som avgjør hvorvidt oppgaven skal publiseres. Mer informasjon om opphavsrett til studentoppgaver kan finnes ved å følge denne lenken. Dette er et valg som gjelder i et ubegrenset tidsrom. Informasjon om endring av publiseringsavtalen kan finnes nederst på denne siden
  • NTNU oppfordrer sterkt til publisering av alle bachelor- og masteroppgaver. Dette er synliggjøringen av NTNU sin produksjon. For studentens del er det en verdi i å senere kunne laste ned og se på - eller dele - oppgaven med familie, venner og andre interesserte. Dette kan eksempelvis være en framtidig arbeidsgiver 

Utsatt publisering (båndlegging)

  • Utsatt publisering (ofte omtalt som båndlegging) er noe som kan avtales før innlevering. Dette kan skje gjennom en samarbeidsavtale med en bedrift/ekstern virksomhet, eller gjennom andre avtaler hvor instituttet er involvert. Oppgaven med tilhørende metadata vil da ligge på vent til datoen for utsatt publisering er passert, og deretter sendes til arkivering/publisering
  • Utsettelsen registreres i Inspera Assessment av administrasjonen på ditt institutt. Det er derfor viktig at slike avtaler gjøres i samarbeid med instituttet 
  • Vanlige årsaker for utsatt publisering kan være dersom oppgaven er tenkt benyttet i senere arbeid med tanke på publikasjon eller høyere grad, eller at man samarbeider med en bedrift som jobber på dette området i et konkurranseutsatt marked 

Merk! Utsatt publisering kan settes på studenten frem til oppgaven hentes ut (automatisk) til publisering. I praksis vil det si at det må settes utsatt publisering senest et par dager etter at sensur foreligger. Dersom det er ønske om båndlegging etter at oppgaven er publisert, må Universitetsbiblioteket kontaktes. Kontaktinformasjon til bibliotekets publiseringsgruppe

Fortrolig, eller strengt fortrolig

Hovedregelen er at besvarelser kan og skal leveres gjennom bruk av Inspera Assessment. Dersom en besvarelse klassifiserer som fortrolig eller strengt fortrolig, skal den ikke leveres i Inspera Assessment. Definisjonen NTNU legger til grunn for fortrolig og strengt fortrolig er å finne på wikiside om informasjonsklassifisering. Snakk med din veileder, og ditt institutt dersom du mistenker at din oppgave er fortrolig, eller strengt fortrolig. De vil hjelpe deg med å finne alternativ innleveringsmetode.

Ofte stilte sprøsmål  hvorfor er ikke oppgaven min publisert?

  • Hvorfor er ikke oppgaven min publisert? 
    • Publiseringstidspunkt bestemmes ut i fra sensurdato, og når klagefristen, og eventuelt begrunnelsesfristen, har løpt ut, samt at det ikke ligger en beskjed om utsatt publisering. Systemet spør jevnlig etter denne informasjonen, frem til metadata og/eller oppgaven kan publiseres 
    • Dersom du har levert oppgaven i et emne som leveres som en mappe, altså at det er flere deler som resulterer i én karakter, eksempelvis en oppgave og muntlig forsvar, oppleves det problemer med publisering. Ta kontakt med instituttet dersom du mistenker at dette kan være problemet

Ofte stilte spørsmål   endring av publisering etter levering

Dersom studenten endrer mening om publisering etter at oppgaven er levert i Inspera Assessment finner du rutinene for dette under. Her er det i hovedsak en forskjell på hvilken status publisering av oppgaven, eller metadataen har.

Før oppgave og/eller metadata er publisert

  1. Studenten har endret mening fra "ikke publiser" til "publiser"
    • Studenten venter til metadata er publisert i NTNU Open. Når dette er publisert kontakter studenten instituttet som hjelper til med å få laget en papirversjon av avtalen, med den nye avgjørelsen. Denne arkiveres av studiekonsulenten, i NTNUs arkivsystem.  Studiekonsulenten henter så ut filene som skal publiseres fra Inspera, og legger dette i samme arkivsak som publiseringsavtalen i arkivsystemet. En henvendelse sendes så til Universitetsblioteket med informasjon om at filer skal publiseres i metadataen til en student i NTNU Open. Her er det viktig at Unversitetsbiblioteket får beskjed om saksnummeret i arkivsystemet.  
  2. Studenten har endret mening fra "publiser" til "ikke publiser"
    • Studenten kontakter instituttet, og studiekonsulent setter båndlegging i Inspera til uendelig (eksempelvis 100 år frem i tid), dette stopper publisering. Det må deretter produseres en papirversjon av publiseringsavtalen, som igjen arkiveres  i Ephorte.
  3. Studenten ønsker at oppgaven skal ha utsatt publisering/være båndlagt likevel
    • Studenten kontakter instituttet, studiekonsulent registrerer ønsket båndlegging. Merk at oppgaven allerede er sendt til Urkund ved levering, og dersom det er viktig at oppgaven ikke ligger der må den fjernes
  4. Studenten ønsker ikke utsatt publisering/båndlegging likevel
    • Studenten kontakter instituttet, og studiekonsulent fjerner båndlegging i Inspera 
  5. Det er mangler i metadata som er lagt inn i Inspera
    • Studenten kontakter instituttet. Dersom sensur ikke har startet, kan det åpnes for ny levering. Det er viktig at denne lukkes. Dersom sensur har startet bes studenten vente til metadata er publisert. Da kan studenten kontakte Universitetsbiblioteket med korrekt metadata. 
  6. Studenten ønsker å få publisert en annen versjon av oppgaven enn den som ble vurdert. Eksempelvis en anonymisert versjon
    • Dette praktiseres i hovedsak ikke, men instituttet kan vurdere det og kontakte Universitetsbiblioteket ved eventuelle spørsmål

Etter oppgaven og/eller metadata er publisert

  1. Studenten har endret mening fra "ikke publiser" til "publiser"
    • Studenten kontakter instituttet, som hjelper til med å få laget en papirversjon av den oppdaterte avtalen. Instituttet arkiverer avtalen i NTNUs arkivsystem.  Studiekonsulenten henter så ut filene som skal publiseres fra Inspera, og legger dette i samme arkivsak som publiseringsavtalen i arkivsystemet. En henvendelse sendes så til Universitetsblioteket med informasjon om at filer skal publiseres i metadataen til en student i NTNU Open. Her er det viktig at Unversitetsbiblioteket får beskjed om saksnummeret i arkivsystemet.  
  2. Studenten har endret mening fra "publiser" til "ikke publiser"
    • Studenten kontakter instituttet. Studiekonsulenten hjelper til med å få publisert en papirversjon av publiseringsavtalen, som legges i Ephorte. Studiekonsulenten sender så en henvendelse til Universitetsbiblioteket om at filene i NTNU Open skal lukkes eller fjernes
  3. Studenten ønsker at oppgaven skal ha utsatt publisering/være båndlagt, likevel
    • Studenten kontakter instituttet, som validerer at oppgaven er publisert og sender henvendelse til Universitetsbiblioteket om at oppgaven skal båndlegges
  4. Studenten ønsker ikke at oppgaven skal ha utsatt publisering/være båndlagt, likevel
    • Studenten kontakter instituttet. Studiekonsulenten henter så ut filen/filene som skal publiseres fra Inspera, og legger den/dem i Ephorte. En henvendelse sendes så til Universitetsblioteket med informasjon om at filer skal publiseres i metadataen til en student i NTNU Open. Her er det viktig at Unversitetsbiblioteket får beskjed om saksnummeret i arkivsystemet.  
  5. Det er mangler i metadataen i NTNU Open
    • Studenten kontakter Universitetsbiblioteket med det som er feil. Universitetsbiblioteket oppdaterer metadataen i NTNU Open
  6. Studenten ønsker å få publisert en annen versjon av oppgaven enn den som ble vurdert. Eksempelvis en anonymisert versjon
    • Dette praktiseres i hovedsak ikke, men instituttet kan vurdere det og kontakte Universitetsbiblioteket ved eventuelle spørsmål
2 Vedlegg
19658 Visninger
Gjennomsnitt (4 Stemmer)