Møteverktøy - for koordinator - Kunnskapsbasen

Wikier

Møteverktøy - for koordinator

Møteverktøy for å støtte arbeidet med styrer, råd, utvalg og møter. Denne veiledningen er for deg som har administratorrettigheter og deltar i planlegging og gjennomføring av møter.

Gå til Møteverktøy for å se enkel brukerveiledning for medlemmer og deltakere av møtene.

Se "Q&A - spørsmål og svar" hvis du har problemer. Kontakt Orakeltjenesten hvis du ikke finner svaret der.

Innholdsfortegnelse [-]

Opprett nytt rom

Send mail til Orakel med følgende informasjon:

Navn på møteforumet, rådet, utvalget.
Navn på den personen som skal være kontaktperson og administrator- ofte den som kaller inn til møter og forbereder sakslister.
Vurder om rommet trenger en nettside hvor du kan publisere referater og saksvedlegg åpent eller om det skal være ett lukket rom kun for medlemmene.

NB: Møteverktøyet skal ikke brukes til fortrolig/sensitiv informasjon - bruk da ePhorte.

Møterommet

Under ser du forsiden for et møterom. Som koordinator med administrasjonsrettigheter har du kontroll over tilganger, planlegging og gjennomføring av møter.

Planlegge året

Lenk opp eller beskriv mandat

Under Mandat-feltet kan du beskrive mandatet, enten ved å skrive det direkte inn eller linke til en fil eller nettside.

Trykk på Rediger-ikonet oppe til høyre.
Enten beskriv mandatet med tekst eller trykk på Lenke-knappen (markert med pil under) for å lenke til et eksternt dokument eller nettside. Trykk Lagre når du er ferdig.

Legg til og administrer medlemmer

Som administrator styrer du tilgang til møterommet. Du kan legge til medlemmer og bestemme deres rolle.

For å åpne brukeradministratorpanelet:

Trykk på Legg til medlem på møterommets forside (alternativt: Administrasjon->Brukere->Administrer Deltakere).
Her kan du legge til nye brukere eller administrere de som allerede er lagt til.

For å legge til medlemmer:

Trykk på Ny bruker (som vist over).
Bestem Rolle, gi en beskrivende Rolletittel og velg om personen har en NTNU-bruker eller ikke. Da kan du skrive inn navn (finner NTNU-brukere i katalogen) eller e-postadresse.
1. Velg tilgang og trykk Lagre. NB: Tilgangsnivået skrivetilgang fungerer bare som lesetilgang. Bruk admin hvis noen skal ha tilgang til å skrive.

Du kan også administrere og forandre rollene til medlemmer. I medlemsoversikten kan du trykke på Blyanten for å endre rolle og tilgang, eller Søppelbøtta for å slette brukeren fra møterommet.

Beramme møter - lag møteplan

Se: Legg til møte

Book møtedeltakere (foreløpig gjøres dette utenfor verktøyet)

Forbered møte

Legg til møte

På møterommets forside finner du en oversikt over møtene, både kommende og ferdige. Her kan du også legge til nye møter. For å gjøre dette:

Trykk på Legg til møte.
Gi møtet tittel, skriv inn sted (og evt. MazeMap lenke). Du kan også legge til en Skype-lenke dersom det skal være et nettmøte. Velg dato og tidspunkt og trykk Lagre.
Møtet dukker da opp i oversikten på forsiden.

Ved å trykke deg inn på møtet får du opp kontrollpanelet for det aktuelle møtet.

Lag saksliste - dette blir også referatet etter hvert.

For å legge punkter til sakslisten:

Trykk på Legg til sak under Saker-feltet.
Her kan du legge inn saker. Under Varighet fører du opp hvor mange minutter som er satt av til posten. Du kan sette Saksnummer og gi posten en Tittel. Under type kan du bestemme hvilken type sak det skal være (feks. Beslutning eller Drøfting). Under Saksbehandler legger du inn den eller de som skal fungere som dette. Du kan også legge inn en Beskrivelse av posten og laste opp Saksvedlegg (enten ved å laste opp en fil eller via lenke).

Du kan legge til flere saker ved å trykke Legg til sak på nytt. De du har opprettet lagres automatisk.

Legg til ekstra deltakere kun på dette møtet slik at de vises i referat (veiledningsvideo)\\Saksvedlegg og presentasjoner

Når du trykker på Saksvedlegg får du valget om å enten Legge til vedlegg eller Legge til lenke.

Når du laster opp vedlegg kan du velge Type og Tilgang. Tilgang bestemmer hvem som skal få se vedlegget. Deretter laster du opp filen via filopplasteren og trykker Last opp.

Legg til lenke lar deg legge til et vedlegg via lenke. Du legger inn URL og gir den en Tittel og velger Type. Trykk Lagre.

Visningsmodus - slik sjekker du hvordan det ser ut for deltakerne

For å se hvordan møtet ser ut for de som bare tilhører rommet som deltakere, uten endringstillatelser, trykker du på Visningsmodus på verktøylinjen under møtetittelen.

Da får du se sakslisten slik som den ser ut for deltakerne.

Du kan også eksportere sakslisten til PDF. Trykk da på PDF – Eksporter sakslisten til PDF. Et PDF-dokument vil da bli lagd og automatisk lastet ned.

Tilstedeværelse og forfall

Under Deltakere kan du styre hvem som skal være deltakere på møtet (og sette deltatt/fraværsstatus under/etter møtet). Som standard så står alle som tilhører rommet på deltakerlista.

Trykk på redigeringsknappen bak Deltakere.
Velg/fjern deltakere fra listen (bruk backspace for å fjerne deltaker/status).
Trykk Lagre.

Send innkalling

Ferdig med planleggingen og klar til å sende innkalling?

Trykk på Send e-post.
Da kan du velge å sende til noen fra medlemslisten eller legge til en annen e-postadresse (feks. eksterne deltakere). En lenke til møtet vil automatisk legge seg i meldingsteksten.

Håndter endringer

Gjennomfør møte

Skriv referat
Godkjenn referat

Etterarbeid

Åpne referatet til møtedeltakerne
Publiser referatet til publikum
Publiser vedlegg til publikum
Websider visning for verden: https://o365addins.it.ntnu.no/RadUtvalg/

Arkiver i ePhorte

Informasjonssikkerhet

Møteverktøyet er laget i O365 og er en skybasert tjeneste (Software as a Service)med såkalt skylagringstjeneste. Enkelt fortalt betyr det at dataprosessering, datalagring og programvare befinner seg i eksterne servere som er tilgjengelige for oss via internett.

Når det gjelder skylagring må du være oppmerksom på følgende:

Du skal aldri lagre konfidensielle eller sensitive data i skyen.
Du bør ha et reflektert forhold til hvilke personopplysninger, forskningsdata og rettighetsbelagte data du ev. lagrer i skyen
Du kan bli holdt ansvarlig for deling av rettighetsbelagt innhold

Løsningen tilbyr også en knapp som publiserer informasjon til en åpen nettside, og det er romeier som er ansvarlig for at dette brukes forsvarlig.

Q&A - spørsmål og svar

Q: Hvorfor bruke møteverktøyet?

A: Møteverktøyet er laget for å automatisere, forenkle og effektivisere arbeidsflyten rundt råd og utvalg. Det er laget på en plattform som er beregnet på arbeid med dokumenter (O365). Ved å bruke møteverktøyet får vi en mer strukturert tilnærming til hele arbeidsflyten, og det skal etterhvert utvides med flere funksjonaliteter som det ikke hadde vært mulig å løse på eksternweb eller innsida - f.eks møteinnkalling. I tillegg til dette viste analyser at det foregikk mye dobbeltarbeid og lagring av disse filene, noe vi prøver å effektivisere i møteverktøyet.

Q: Hvordan gjør jeg det med sensitive dokumenter?

A: Den eneste godkjente plasseringen for sensitive dokumenter ved NTNU er ePhorte. Møteverktøyet er ikke mindre sikkert enn f.eks epost, men det er hver enkelt romeier sitt ansvar å vurdere informasjonssikkerhet.

Q: Kan jeg kalle inn møtedeltakerne fra rommet så jeg slipper å bruke min egen kalender?

A: Nei ikke enda. Dette er knyttet til at NTNU isf må ha O365 epost. Dette er ikke avgjort enda.

Q: Kan møtedeltakerne gjøre egne notater på saksvedleggene før møtet?

A: Nei, ikke enda.

Q: Kan dere ordne det slik at innkalling og sakspapirer samles i en PDF?

A: Ikke pr nå, men det er mulig dette kommer på sikt.

Q: kan dere ordne offlinetilgang til sakspapirer og innkalling?

A: Du kan laste ned en PDF av selve sakslisten. Vi jobber med å gjøre denne PDF bedre med å ta med også sakspapirer og vedlegg.

Q: Hvordan legge til eksterne deltakere uten NTNU bruker?

A: Ny medlem, velg nei på NTNU bruker, skriv inn navn og ekstern epost. Vedkommende kan da bruke sin firmakonto hvis den er knyttet til microsoft eller lage seg en privat microsoftkonto. Ett siste alternativ er å lage en gjestebruker på NTNU for dem.