Lån av lokaler

(Videresendt fra Leie av lokaler og utstillingsboder)

På denne siden finner du informasjon om hvordan du kan låne arealer ved NTNU.
Du finner også fremgangsmåte dersom du ønsker å sette opp stands eller utstillingsboder.

Se også generelle regler for bruk av NTNUs arealer og campusområder.

English version - Short-term booking of campus areas

Regler for lån av arealer: #

Eide og leide arealer kan lånes ut til arrangementer og aktiviteter som kan knyttes til NTNUs kjernevirksomhet: forskning, utdanning, nyskaping og formidling. Disse kan søke om å låne arealer:

  • Ansatte og studenter ved NTNU
  • Fakulteter og institutter
  • Eksterne organisasjoner, bedrifter og NTNUs leverandører

Kurs og konferanser i regi av eksterne organisasjoner, bedrifter og lignende #

For arrangementer i regi av eksterne organisasjoner og bedrifter som krever egenbetaling fra deltagerne i form av konferanseavgift eller annen deltakeravgift, skal det foreligge særskilt avtale med NTNU.

Mat og drikke #

Servering av mat og drikke i vrimleareal og fellesrom krever særskilt tillatelse ved utlån. Det skal ikke serveres/drikkes alkohol uten at det foreligger skjenkebevilling. Se mer om dette på siden regler for bruk av arealer.

Reklame #

Eksterne gis ikke anledning til å drive reklame i og ved NTNUs bygninger. Unntak gjelder for bedriftspresentasjoner med tanke på jobbtilbud til studenter. 

Vakthold og sikkerhet #

Den ansvarlige for arrangementet skal være edru og være tilstede før, under og etter arrangementet. Den ansvarlige skal særlig se til at arrangementet legges opp og organiseres slik at arrangøren ivaretar hensynet til sikkerhet, brannvern, røykeforbud og skjenkebestemmelser. Den ansvarlige skal før arrangementet gjøre seg kjent med byggets rømningsveier, brannvarslings- og slukkeutstyr. Kostnader ved eventuell brannutrykning må dekkes av arrangøren. Arrangøren skal se til at antallet deltakere begrenses til det som er tillatt for lokalene.

Ved alle arrangement skal arrangøren kontrollere at uvedkommende ikke får tilgang til bygget og lokalet. Deltakerne på arrangementet skal ikke få tilgang til andre arealer enn de som er stilt til disposisjon.

Er arrangementet av en slik karakter eller størrelse at det kreves særskilt vakthold, skal opplegget for dette avtales før søknad innvilges. Arrangøren må selv betale for slikt ekstra vakthold.

Rom som er lånt ut skal være klargjort for låsing senest kl 23.00 med mindre annet er avtalt. Alle arrangement skal avsluttes senest kl 02.00.

For øvrig gjelder regler for bruk av NTNUs arealer og campusområder.

Arrangementer som krever ekstra renhold og vakthold #

Campusservice avgjør i hvert enkelt tilfelle om det kreves ekstra renhold eller vakthold avhengig av arrangementets art, hvilke rom som benyttes og antall deltakere. Dette avklares med søker før rombestilling/søknad godkjennes. Alle kostnader til ekstra renhold eller vakthold dekkes av søker.

Søk om å låne arealer eller sette opp stands #

  • For arrangementer/stands i St. Olavs lokaler på Øya, må det sendes en henvendelse til eiendom@stolav.no.
    Dette gjelder ikke for Øya helsehus og MTFS hvor du du må søke ved å fylle NTNUs søknadsskjema.
  • For arrangementer/stands i NTNUs øvrige lokaler må du må søke ved å fylle inn søknadsskjema 
    Dokumentet må lagres og åpnes i Adobe Acrobat Reader eller en annen pdf-leser dersom du skal:
      
  • Låne arealer til kurs, konferanser eller andre arrangement
  • Sette opp en stand eller en utstillingsbod (innendørs og/eller utendørs)
  • Henge opp bannere

For at søknaden skal kunne behandles må informasjon om samtlige punkt inkluderes:

  1. Antall deltakere på arrangementet
  2. Kort beskrivelse av aktiviteten og type arrangement
  3. Din NTNU-tilknytning
  4. Kontaktinformasjon (navn, tlf.nr. og e-post) til ansvarlig person tilstede på arrangementet
  5. Hvilken standplass du ønsker å bruke, ut fra tegninger/bygg under 'Plassering av stands
  6. Tidspunkt og varighet for arrangementet
  7. Eventuell tilgang til lokalene etter arbeidstid
  8. Bekreftelse på at regler for bruk av arealer er lest og forstått
  9. Oppgi kostnadssted eller fakturaadresse for ekstra renhold eller vakthold

Om du ønsker å leie flere enn 5 standplasser eller arealer til et større arrangement, må i tillegg følgende punkter besvares:

  • Hvilket bygg eller hvilken type areal (innendørs og/eller utendørs) du har behov for.
  • Indiker hvilken standplass du ønsker ut fra tegninger under 'Plassering av stands'
  • Om det vil bli servert mat og drikke, og hvordan dette ordnes
  • Om det skal settes opp telt, scene, e.l.
  • Om det er behov for riggområde 
  • Beskrivelse av hvordan brannsikkerheten blir ivaretatt, før, under og etter arrangementet.
    Beskrivelsen skal inneholde plassering av standplasser i henhold til gjeldende plantegning, samt navn og kontaktinformasjon til brannvakt(er)
  • Risikovurdering av arrangementet
  • Oppgi kostnadssted eller fakturaadresse for ekstra renhold eller vakthold
  • Send søknaden til Vakt og service: vaktogservice@campusservice.ntnu.no

Plassering av stands #

Spesifiser i søknaden, med byggnavn og nummer, hvor du ønsker å plassere standen. Under finnes plantegninger for noen bygg hvor standplasser er forhåndsdefinert:

Kontakt #

Vakt og service

E-post: vaktogservice@campusservice.ntnu.no

Besøksadresser/tlf.nr:
Gløshaugen: Sentralbygg 2, 2. etg / Tlf. 918 97 373
Dragvoll: Bygg 6, nivå 3 / Tlf. 918 97 375 

Se også #

14 Vedlegg
41225 Visninger
Gjennomsnitt (4 Stemmer)