Med NTNU-kalenderen kan du booke møter, og se hvilke medarbeidere og møterom som er ledige.

English version - Calendar with Outlook

Temaside om IT-hjelp | Sider merket med kalender

Hvordan åpne og se andres kalender

Det er flere måter en kan se andres kalender på. Her er en av dem.

• Steg 1: Åpne kalenderen din, trykk på Legg til kalender i menyen og velg Fra adressebok... i nedtrekksmenyen.
• Steg 2: Skriv inn navn på eier av kalenderen du ønsker å åpne i søkefeltet. Dobbeltklikk på rett person i lista under.
• Steg 3: Valgte person ligger nå i feltet. Trykk OK
• Steg 4: Kalenderen til valgte person skal nå være tilgjengelig i din kalendervisning.

Teams nettmøte er standard

Merk at alle møter som blir opprettet i Outlook blir i utgangspunktet opprettet med mulighet for å delta via Teams nettmøte. Dersom du ikke ønsker at Teams nettmøte automatisk skal legges til møter du oppretter, må du gjøre følgende innstilling i Outlook:

1. I Outlook, velg Fil -> Alternativer -> Kalender
   
2. Fjern avkryssingen i feltet Legg til nettmøte for alle møter.
3. Velg OK.

Hvordan kalle inn til et møte

Det er flere måter å kalle inn til et nytt møte på, her er en av dem. Se liste med navn på alle møteromsressursene som kan bestilles via kalenderen.

Steg 1:

Åpne kalenderen din, velg Nytt møte oppe i menyen og klikk på Planleggingsassistent.

Steg 2:

Legg til deltakere og møterom ved å klikke på Legg til deltakere og Legg til rom nede i venstre hjørne.

Steg 3:

Legg inn start- og sluttidspunkt, og sjekk om det passer for deltakerne. Hvis tidspunktet kolliderer for enkelte deltakere eller møterommet, kan du velge et annet tidspunkt fra listen over foreslåtte tidspunkter til høyre i møteinnkallingen.

Steg 4:

Når du har funnet et tidspunkt som passer alle trykker du på Avtale og legger inn emnebeskrivelse og eventuelt en melding til deltakerne. Klikk på Send for å sende innkallingen. Innkallingen vil legge seg som et innslag i kalender til møtedeltakerne, samt at de mottar en epost fra deg.

Steg 5:

Når du åpner en møteinnkallelse kan du velge Godta, Foreløpig eller Foreslå nytt tidspunkt. Møteinnkaller får epost fra deltakerne når de svarer på innkallelsen (med mindre de velger alternativet Ikke send et svar nå).

Fraværsmarkering

Når du har ferie eller er borte av andre årsaker, kan det være greit å fraværsmarkere seg, slik at andre som inviterer deg til møte får beskjed om at du er borte. Dette gjør du på følgende måte:

1. I Outlook, velg Kalender
2. Marker de aktuelle dagene ved å klikke og dra med musepekeren.
3. Høyreklikk og velg Ny heldagshendelse.
4. I emnefeltet skriver du fraværsgrunn, som for eksempel "Ferie". Utdyp om ønskelig i beskrivelsefeltet.
5. I Alternativer, klikk på nedtrekksmenyen og velg Fraværende (istedenfor Ledig).
6. Klikk Lagreoglukk.

Husk også å fraværsmarkere e-posten din.

Endre kalendervisning

NTNU-kalenderen leveres med standardvisning i form av "Opptatt og "Ledig". Hvis du vil at alle kolleger skal kunne se mer detaljerte opplysninger om dine avtaler, kan du spesifisere dette.

Steg 1:

Åpne kalenderen din. Gå til fanen Hjem (øverst til venstere, ved siden av Fil), og velg Kalendertillatelser.

Steg 2:

Visningsnivået du har som standard vises her. I punktlisten kan du velge Kan vise titler og steder.

MERK: NTNU ønsker ikke at alle møtedetaljer deles med hele organisasjonen. Tillatelsene Kan vise alle detaljer og Kan redigere vil derfor automatisk bli omgjort til Kan vise titler og steder i tilfeller hvor disse er brukt.

Klikk på Bruk eller OK.

Deling av kalender

NTNU-kalenderen leveres med standardvisning i form av Opptatt og Ledig. Hvis du vil at alle kolleger skal kunne se mer detaljerte opplysninger om dine avtaler, kan du spesifisere dette. OBS: du kan fortsatt markere kalenderhendelser som privat (hengelås-symbol) slik at detaljer er skjult for andre.

Steg 1:

I Outlook markerer du kalenderen din (i venstremenyen under Mine kalendere). Høyreklikk og velg Delingstillatelser.

Steg 2:

Visningsnivået du har som standard vises her. I punktlisten kan du velge Kan vise titler og steder.

MERK: NTNU ønsker ikke at alle møtedetaljer deles med hele organisasjonen. Tillatelsene Kan vise alle detaljer og Kan redigere vil derfor automatisk bli omgjort til Kan vise titler og steder i tilfeller hvor disse er brukt.

Klikk på Bruk eller Ok.

Endre tilgang til kalender for enkeltkolleger

Du kan gi enkeltkolleger tilgang til kalenderen din, for eksempel i form av hva de kan se eller endre. Dette kan være nyttig om du har en privat sekretær eller assistent. Hvis du vil endre visning for enkeltpersoner til en annen visning enn den du har valgt som standard, gjør følgende:

• Trykk på Legg til-knappen (du får opp adresselisten) for å velge personen(e) du ønsker å endre tilgangsnivå til.
• Velg et tilgangsnivå fra Tilgangsnivå-menyen. I ruten under Tilgangsnivå ser du hvilke rettigheter personen får.

Merking av enkeltavtaler som private

Selv om du velger å vise fram detaljer om dine avtaler som standard, kan du fortsatt merke avtaler som private ved behov. Da kan ingen se detaljer om dem.

• Åpne Nytt møte eller Ny avtale
• Klikk på ikonet Privat med hengelås-ikonet. Du skal nå se en liten hengelås (nederst i høyre hjørne) på avtalen i kalenderen din
• Du kan også merke en avtale som privat etter at du opprettet den

Les mer om merking av avtaler som private på Microsofts nettsider (ekstern lenke).

Tilgang til eksterne kalendere i Outlook

1. For å åpne kalenderen til en ekstern, må først den aktuelle personen legges til i kontaktlista. I Outlook, trykk på Kontakter nede til venstre i vinduet.
   
2. Trykk på Ny kontakt.
   
   
3. Skriv inn navn og e-postadresse.
   
   
4. Gå tilbake til Kalender-fanen og trykk på Åpne kalender->Fra adressebok...
   
5. Under Adressebok, velg Kontakter. Du kan da velge fra listen eller søke etter personen du ønsker å se kontakten til. Dobbeltklikk på navn(ene) du vil se kalenderen til og deretter trykk OK.
   
6. Trykk på Nytt møte eller Nytt møte med alle.
   
7. Trykk deretter på Planleggingsassistent, som lar deg undersøke andre personers kalendere.
   
8. Dette vil la deg se ledig/opptatt i kalenderen til den enkelte.
   

Kalender i Webmail

Du kan også bruke kalenderen din fra webmail.

Kontakt

Orakeltjenesten kan hjelpe deg om du har spørsmål eller opplever problemer.