Kalender med Outlook

Med NTNU-kalenderen kan du booke møter, og se hvilke medarbeidere og møterom som er ledige.

English version - Calendar with Outlook

Temaside om IT-hjelp | Sider merket med kalender

Hvordan åpne og se andres kalender #

Det er flere måter en kan se andres kalender på. Her er en av dem.

  • Steg 1: Åpne kalenderen din, trykk på Åpne kalender i menyen og velg Fra adressebok i nedtrekksmenyen.

Choose open calendar

  • Steg 2: Skriv inn navn på eier av kalenderen du ønsker å åpne i søkefeltet. Dobbeltklikk på rett person i lista under.

Choose open calendar

  • Steg 3: Valgte person ligger nå i feltet. Trykk OK

Choose name

Select ok

  • Steg 4: Kalenderen til valgte person skal nå være tilgjengelig i din kalendervisning.

Chosen person's calendar is now avilable

Hvordan kalle inn til et møte #

Det er flere måter å kalle inn til et nytt møte på, her er en av dem. Se liste med navn på alle møteromsressursene som kan bestilles via kalenderen.

Steg 1:

Åpne kalenderen din, velg Nytt møte oppe i menyen og klikk på Planleggingsassistent.

Meeting1

Steg 2:

Legg til deltakere og møterom ved å klikke på Legg til deltakere og Legg til rom nede i venstre hjørne.

Meeting2

Steg 3:

Legg inn start- og sluttidspunkt, og sjekk om det passer for deltakerne. Hvis tidspunktet kolliderer for enkelte deltakere eller møterommet, kan du velge et annet tidspunkt fra listen over foreslåtte tidspunkter til høyre i møteinnkallingen.

Meeting3

Steg 4:

Når du har funnet et tidspunkt som passer alle trykker du på Avtale og legger inn emnebeskrivelse og eventuelt en melding til deltakerne. Klikk på Send for å sende innkallingen. Innkallingen vil legge seg som et innslag i kalender til møtedeltakerne, samt at de mottar en epost fra deg.

Meeting4 

Steg 5:

Når du åpner en møteinnkallelse kan du velge Godta, Foreløpig eller Foreslå nytt tidspunkt. Møteinnkaller får epost fra deltakerne når de svarer på innkallelsen (med mindre de velger alternativet Ikke send et svar nå).

Meeting5

Fraværsmarkering #

Når du har ferie eller er borte av andre årsaker, kan det være greit å fraværsmarkere seg, slik at andre som inviterer deg til møte får beskjed om at du er borte. Dette gjør du på følgende måte:

  1. I Outlook, velg Kalender
  2. Marker de aktuelle dagene ved å klikke og dra med musepekeren.
  3. Høyreklikk og velg Ny heldagshendelse.
  4. I emnefeltet skriver du fraværsgrunn, som for eksempel "Ferie". Utdyp om ønskelig i beskrivelsefeltet.
  5. I Alternativer, klikk på nedtrekksmenyen og velg Fraværende (istedenfor Ledig).
  6. Klikk Lagreoglukk.

Husk også å fraværsmarkere e-posten din.

Endre kalendervisning #

NTNU-kalenderen leveres med standardvisning i form av "Opptatt og "Ledig". Hvis du vil at alle kolleger skal kunne se mer detaljerte opplysninger om dine avtaler, kan du spesifisere dette.

Steg 1:

Åpne kalenderen din. Gå til fanen Hjem (øverst til venstere, ved siden av Fil), og velg Kalendertillatelser.

Outlook_kalender

Steg 2:

Visningsnivået du har som standard vises her (markert med gult på bildet under). Du får opp en rullemeny (ved rød pil), der du for eksempel kan velge Detaljerte opplysninger eller Ledige og opptatte tidspunkter, emne og sted (Detaljerte opplysninger inkluderer også eventuelle filvedlegg).

Klikk på Bruk eller Ok.

kalender_standard

Deling av kalender #

Du kan dele kalenderen din med de du ønsker. Dette gjør du ved å sende en invitasjon til kalenderdeling, på følgende måte: 

Steg 1:

I båndet under Hjem-fanen velger du Del kalender.

Outlook_sharing

Steg 2:

Du får nå opp en ny epostmelding. Invitasjonen din sendes via epost til de mottakerne du legger inn. Velg ønsket detaljeringsgrad i den grå boksen Detaljer.

Outlook_invitasjon

Endre tilgang til kalender for enkeltkolleger #

Du kan gi enkeltkolleger tilgang til kalenderen din, for eksempel i form av hva de kan se eller endre. Dette kan være nyttig om du har en privat sekretær eller assistent. Hvis du vil endre visning for enkeltpersoner til en annen visning enn den du har valgt som standard, gjør følgende:

  • Trykk på Legg til-knappen (du får opp adresselisten) for å velge personen(e) du ønsker å endre tilgangsnivå til.
  • Velg et tilgangsnivå fra Tilgangsnivå-menyen. I ruten under Tilgangsnivå ser du hvilke rettigheter personen får.

Kalender_aksess

Merking av enkeltavtaler som private #

Selv om du velger å vise fram detaljer om dine avtaler som standard, kan du fortsatt merke avtaler som private ved behov. Da kan ingen se detaljer om dem.

  •  Åpne Nytt møte eller Ny avtale
  • Klikk på ikonet Privat med hengelås-ikonet. Du skal nå se en liten hengelås (nederst i høyre hjørne) på avtalen i kalenderen din
  • Du kan også merke en avtale som privat etter at du opprettet den

Les mer om merking av avtaler som private på Microsofts nettsider (ekstern lenke).

Tilgang til eksterne kalendere i Outlook #

  1. For å åpne kalenderen til en ekstern, må først den aktuelle personen legges til i kontaktlista. I Outlook, trykk på Kontakter nede til venstre i vinduet.
  2. Trykk på Ny kontakt.

  3. Skriv inn navn og e-postadresse.

  4. Gå tilbake til Kalender-fanen og trykk på Åpne kalender->Fra adressebok...
  5. Under Adressebok, velg Kontakter. Du kan da velge fra listen eller søke etter personen du ønsker å se kontakten til. Dobbeltklikk på navn(ene) du vil se kalenderen til og deretter trykk OK.
  6. Trykk på Nytt møte eller Nytt møte med alle.
  7. Trykk deretter på Planleggingsassistent, som lar deg undersøke andre personers kalendere. 
  8. Dette vil la deg se ledig/opptatt i kalenderen til den enkelte.

Kalender i Webmail #

Du kan også bruke kalenderen din fra webmail.

Kontakt #

Orakeltjenesten kan hjelpe deg om du har spørsmål eller opplever problemer.

24 Vedlegg
14585 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)