Introduksjon av nytilsatte - Kunnskapsbasen
Introduksjon av nytilsatte
Informasjon om hvordan den første tiden for nytilsatte ved NTNU skal være.
Temaside: Lederstøtte - For deg som leder ved NTNU
Prosessen Introduksjon av nytilsatte
Den første tiden på ny arbeidsplass er viktig både for den nyansatte og for arbeidsgiver, og man regner med at det tar 6-12 mnd å etablere seg i ny jobb. Dette er en periode med intensive lærings- og tilpasningsprosesser, særlig for utenlandske medarbeidere, og her dannes mange av de inntrykk og holdninger som den nyansatte tar med seg i sitt daglige virke ved NTNU. En godt forberedt oppstart og en plan for hele integreringsfasen kan være til god hjelp.
I denne prosessbeskrivelsen finner du beskrivelse av en anbefalt integreringsprosess og noen hjelpemidler. Dette skal først og fremst være til hjelp for ledere, men også for HR-medarbeidere når de skal bidra med råd og støtte til lederne. Også den nye medarbeideren må bidra i integreringen, og prosessbeskrivelsen med hjelpemidler er ment som en informasjon til den nye om hva som skal skje.
Å planlegge og å gjennomføre integrering av nye medarbeidere er et lederansvar, men lederen kan gjerne utpeke støttepersoner, for eksempel en fadder eller en administrativ person.
HR-konsulenten initierer prosessen og bistår leder i hele løpet. HR-medarbeideren sitter med førstehånds kunnskap om hvilke formaliteter og praktiske funksjoner som bør ivaretas.
Før tiltredelse
Senest ved tiltredelse skal alle ansatte ha ha undertegnet en induviduell arbeidsavtale. Avtalen skal blant annet inneholde de generelle og spesielle betingelser som er avtalt for ansettelsesforholdet.
Så snart arbeidstakeren har undertegnet arbeidsavtalen, tar HR-konsulenten kontakt med den nyansattes leder for å planlegge integreringsprosessen. Det er likevel leder som har ansvar for at hele integreringsprosessen planlegges og gjennomføres.
Eventuell tilrettelegging for mottak av utenlandsk medarbeider
Nye utenlandske medarbeidere kan være lite kjent med norsk arbeidsliv, sosiale normer og praktiske ting som må ordnes. Behovet for informasjon og gjennomtenkt tilrettelegging både før de kommer og i tiden etter at de har begynt i stillingen vil være større enn for norske nyansatte. NTNU har en egen international researcher support.
Aktiviteter før oppstart
Nyansatte har forventninger om at de tas godt i mot når de begynner i jobben og at alle praktiske forhold er ordnet. Med utgangspunkt i det som er planlagt, tar leder/HR-medarbeider kontakt med den nye medarbeideren for å drøfte hvilke behov den nye har og hvordan disse kan imøtekommes på den nye arbeidsplassen.
Arbeidsavtalen
Den nye arbeidstakeren skal ha signert arbeidsavtale før første arbeidsdag. Denne avtalen regulerer arbeidsforholdets rettigheter og plikter. I tillegg til arbeidsavtalen gjelder NTNUs standard arbeidsreglement, egne momenter fastsatt i tilbudsbrevet samt øvrige administrative, tariffestede og lovbestemte forhold som bl.a. er beskrevet i denne håndboken.
Mottar ny medarbeider
Etter oppstart skal den nye medarbeideren så raskest mulig bli i stand til å utføre sine arbeidsoppgaver og bli en del av det faglige og sosiale miljøet. I denne tidlige fasen ordnes praktiske ting og den nye får hilse på personer i arbeidsmiljøet og i det teknisk-administrative støtteapparatet for øvrig.
Følger opp ny medarbeider
Med tanke på at det tar 6-12 måneder før man kan regne med at den nye er tilnærmet fullt operativ, er det nødvendig med god oppfølging ikke bare i begynnelsen, men også de neste månedene. Derfor kaller vi ikke denne prosessen for introduksjon av den nyansatte, men for integrering. Gjensidig avklaring av forventninger er gjerne et gjennomgående tema i denne tiden.
Sjekklister
Planlegge integreringsprosessen
Forberedelse før fremmøte
Den første kontakten med nytt arbeidssted er viktig for en ny medarbeider. Førsteinntrykket vil prege oppfatningen i lang tid etter arbeidsstart, og det er store forventninger som forsterker oppmerksomheten rundt hva som skjer/ikke skjer den første dagen.
For å kunne ivareta nye medarbeidere på best mulig måte har NTNU valgt å ha en fadderordning. Som leder må du avklare hvem som skal ha denne rollen i god tid.
Leders oppgaver
- Oppnevne fadder. Brife denne. Fadderordning for nyansatte
- Påse at det blir utsendt velkomstmappe med generell informasjon om NTNU (org. kart og lignende), navn på fadder og oppmøtested-/tid,
- Påse at den nye medarbeideren blir registrert i lønnssystemet
- Informere avdeling/enhet om ny medarbeider og tiltredelsesdato 1-2 uker før tiltredelse
- Klargjøre kontor, sørge for nødvendige IT-tilganger, posthylle, telefon
- Opplyse om Introduksjonsdag for nyansatte ved NTNU
Første arbeidsdag
Den nytilsatte starter dagen på avtalt tidspunkt hos nærmeste leder. Leder må sørge for at vedkommende (uansett nivå) er ventet og føler seg velkommen.
Som leder bør du på forhånd ha avtalt tid for en introduksjonssamtale, der dere vil gå nærmere inn på forventninger og opplæring i den nye stillingen.
Første dagen vil leder introdusere den nytilsatte for fadder/kontaktperson, sine nye medarbeidere. Informasjon bør også gis om NTNUs egne introduksjonsdager som gjennomføres jevnlig for nytilsatte.
Det er også veldig hyggelig om leder kjøper en liten blomst som står klar på det nye kontoret.
Leders oppgaver
- utlevere sjekklisten for nytilsatte (se lenke til høyre)
- fortelle om introduksjonsprogrammet (se lenken til høyre)
- presentere fadder
- gjennomgang av stillingens arbeids- og ansvarsområde
- vise personen rundt og hilse på kolleger
- ta med den nyansatte til lunch sammen med fadder
- legge inn melding om ”Ny medarbeider” på Innsida Personalmedarbeider
- avtale tid for introduksjonssamtale
Sjekklister
Opplæring de første arbeidsdagene
Den første tiden sørger leder/HR-medarbeider/andre støttepersoner for at den nytilsayye får løpende innføring i arbeidsoppgaver/arbeidsområde og står til rådighet for spørsmål og oppfølging.
Opplæringsbehov i administrative støttesystemer som
- KVASS
- It’s learning
- PAGA
- ePhorte m.fl. dekkes.
Leder har ansvaret for å gjennomføre en introduksjonssamtale hvor man bl.a. tar opp følgende:
- NTNU som helhet
- Strategidokumenter
- Gjennomgang av din enhets virksomhet
- Arbeidsoppgaver og krav til jobben
- Hva som vil bli gjennomgått i oppfølgingssamtalene
- Gjensidige forventinger
- System for innføring i jobben
- Eventuelt holdninger til rusmisbruk
- Kompetanseutvikling
Fadder har den første tiden ansvar for:
- Vise den nyansatte rundt og hilse på arbeidskollegaer
- Informere om sosiale forhold på avdelingen (vinlotteri, felles lunsj etc.)
- Gjennomgå praktiske ting (nøkkelkort, garderobe, møterom, kontorrekvisita etc.)
- Spise lunsj med den nytilsatte den første tiden eller sørge for at andre kollegaer ivaretar dette
- PC med nødvendig programvare, brukertilgang og passord, intranett
- Sette av tid til den nytilsatte i introduksjonsfasen og følge opp.
Innen 6 mnd. skal NTNU ha arrangert en dag for nyansatte. Leder/HR-medarbeider/støtteperson informerer den nye medarbeideren om dette.
Leders oppgaver
- Gjennomføre introduksjonssamtale med forventningsavklaringer
- Følge opp fadder
- Planlegge program for opplæring i jobbens gjøremål
- Fastsette tider for oppølgingssamtaler
Oppfølging i prøvetid
Oppfølgingssamtale
I løpet av 2 – 5 måneder vil det bli avholdt oppfølgingssamtale for å se på:
- Hvordan din introduksjonsperiode har vært
- Hvordan du opplever arbeidssituasjonen
- Om det er ting/arbeidsoppgaver du ønsker annerledes enn det de faktisk er i dag og er forespeilet fremover
- Er det områder hvor forventninger ikke er oppnådd?
- Er det behov for opplæring?
- Kreves justering i forhold til oppsatt stilling/stillingsbeskrivelse?
- Samsvarer stillingsbeskrivelsen med reelle ansvars- og myndighetsområder?
- Er det tilstrekkelige ressurser i form av utstyr, systemer og lignende?
- Er det praktiske forhold som krever avklaring?
- Samtale rundt mer sosiale forhold - åpenhet, tillit, kollegiale forhold o.l.
Dersom det i prøvetiden viser seg at den ansattes arbeidsytelse ikke er tilfredsstillende, tatt i betraktning manglende erfaring, skal leder ta dette opp med den ansatte og iverksette tiltak for å bedre arbeidsytelsen. I de tilfeller hvor slike tiltak ikke er tilstrekkelige, må personalansvarlige snarest underrettes for eventuelt å medvirke til at ansettelsesforholdet avsluttes innen prøvetidens utløp. Forutsetningen for at dette skal skje, er at det foreligger skriftlig dokumentasjon på tiltak som er iverksatt for å bedre arbeidsytelsen, og at skriftlig oppsigelse er gitt den prøvetidsansatte innen prøvetidens utløp.
Leders oppgave
- Gi nødvendig instruksjon opplæring og veiledning
- Gjennomføre oppfølgingssamtale i løpet av prøvetiden
- Ved avslutning av arbeidsforholdet skal skriftlig oppsigelse gis innen prøvetidens utløp
Oppfølgingssamtale med ny medarbeider - veiledningsmal
Statens personalhåndbok
Kontakt
Sist redigert 26.10.2020