Merk! Skal du godkjenne, kontrollere, eller ha innsyn i masteravtaler på vegne av ditt institutt, men ikke har fått rollen enda? Da skal kontorsjef, eller en person med godkjennerroll i systemet, bestille dette ved å følge denne lenken til et skjema i NTNU hjelp. Her kan det også etterspørres hvem som innehar roller, og bestille at brukere som eksempelvis har sluttet i jobben sin skal fjernes fra systemet.

• Rolle 1. Studenten: Studenten logger inn i løsningen via Feide, fyller inn avtalen, godkjenner vilkårene, og leverer avtalen. Dette er studentens godkjenning av avtalevilkårene. Det er studenten som knytter veileder til avtalen.
• Rolle 2. Veileder: Som beskrevet er det studenten som knytter veileder til avtalen. Veileder får en epost med lenke til godkjenning. Veileder kan godkjenne, eller avvise avtalen. Hvis avtalen avvises, sender systemet den avviste avtalen tilbake til studenten, og studenten må lage en ny avtale. Veileders navn vil stå på avtalen.
• Rolle 3. kontrollinstans: For noen institutt er det lagt inn et kontrollpunkt. Dersom det er lagt inn vil avtalen sendes dit først, til kontroll. Dette skjer gjerne dersom det er instiuttleder som godkjenner for instituttet, og det derfor er nyttig at en studiekonsulent kontrollerer innholdet på forhånd. Detter er ikke veldig vanlig, og informasjon om denne godkjenningen ligger ikke på den endelige avtalen. Dersom det ikke ligger noen inne i kontrollgruppe, vil avtalen gå direkte til instituttgodkjenning.
• Rolle 4. Instituttgodkjenning: Når veileder har lagt inn sin godkjenning, går det et varsel til instituttet. Dette varselet vil gå hver onsdag til instituttet dersom det ligger avtaler klare for godkjenning. Det er fullt mulig å gå inn og godkjenne eller avvise avtalene før varselet kommer. Når instituttet har lagt inn sin godkjenning er avtalen gyldig, og den som godkjenner på vegne av instituttet vil få navnet sitt på avtalen.

• Digital godkjenning er ikke tilgjengelig for eksterne aktører. Dette påvirker studentene som inngår standardavtaler for samarbeid med eksterne organisasjoner, eller aktører. Studenten får i dette tilfelle beskjed om å hente ut denne, fremskaffe manuell signatur, for så å levere den signerte avtalen hos instituttet

Alle som skal godkjenne avtaler skal følge den samme veiledningen, selv om det er noen nyanser som er ulike for veileder og godkjennere på instituttet. Informasjon til institutt ligger nederst på siden under "Administrativt ansatte - administrere og arkivere avtaler"

• Du får en epost om at det er avtale klar for godkjenning. Lenken du får på e-post er den samme som lenken som ligger her. Innholdet styres av hva din bruker har fått tilgang til å godkjenne. For veileder er det de avtalene veileder er lagt til som veileder på. For godkjennere på institutter er det de avtalene som er levert på aktuelt institutt.
• Når du trykker på lenken får du opp ei liste over masteravtaler, dersom det er noen klare for godkjenning. Trykk på studenten du skal se avtalen til. Det vil komme opp et panel på høyre side av skjermen som inneholder eksempelvis oppgavebeskrivelse og leveringsfrist. Det er for de fleste mer enn nok innhold i dette kortet til å godkjenne. Dersom du trenger å se mer innhold, eller ønsker å se alle avtalene du har behandlet trykker du på lenka som ligger i kortet (markert med en blå sirkel i bildet under). Det er den samme lenka som denne, og innholdet styres av din bruker.

• For å godkjenne, eller avvise, avtalen skroller du ned over innholdet i avtalen og velger din respons i nedtrekksmenyen. Her kan du også legge inn en kommentar til studenten. Trykk bekreft for å avslutte din behandling. Dersom du avviser avtalen vil studenten kunne revidere avtalen sin, og levere den på nytt. Studenten får beskjed om dette fra systemer når du avviser per epost

Du som er veileder som ikke har NTNU som hovedarbeidsgiver kan oppleve problemer med å få adgang til å godkjenne masteravtaler. Dette er ofte på grunn av at du er logget inn i en annen organisasjon, enn NTNU, sin SharePoint. Nettleseren din husker innloggingen, og gir deg som oftest ikke mulighet til å velge noe annet før du blir direkte logget inn når du følger en SharePoint-lenke. Det er kun i NTNUs SharePoint avtalen kan godkjennes.

Dette kan du identifisere ved at du får en 404-feilmelding når du følger lenken som du får på epost. Det er den samme lenka som ligger her. På skjermen vil du se logoen til den primære arbeidsgiveren din, eller en annen organisasjon som du er mye innlogget hos. For å omgå dette er det enklest å følge følgende oppskrift.

1. Logg inn med feide-innlogging. Det vil si brukernavn (uten "@ntnu.no") og passord. Har du glemt passordet kan du sette ett nytt via person-ID/min-ID gjennom denne lenka.
2. Du vil da få beskjed om å legge inn brukernavn i en microsoftpålogging. Her legger du inn brukernavnet ditt med @ntnu.no etter. Altså dittbrukernavn@ntnu.no. Du vil da bli tatt til NTNU-innlogging.
3. Bruk privat vindu, ofte referert til som incognitomodus. Her du ikke brukt dette før, så googler du din "incognitomodus og din nettleser. Her vil du få opp en veiledning for å bruke provat vindu. Det private vinduet gjør at nettleseren ikke husker dine tidligere innlogginger, og eventuell tilhørighet til andre organisasjoner.
4. Lim inn lenka du har fått på mail (denne lenka) i URL-en i det private vinduet. Om du trykker på lenka direkte, vil den åpnes i et vanlig vindu, og problemet vedvarer.

Instituttets startside for administrering og godkjenning av avtaler

NB! Det jobbes med å automatisere arkivering av masteravtaler i ePhorte.

Aktuell informasjon fra avtalen(e) legges manuelt inn i FS. Merk at eventuell avtale om båndlegging (utsatt publisering) skal legges inn i Inspera av administrativt personell på den aktuelle kandidaten.

• Det er også mulig å finne fila på raden til avtalen i den utvida versjonen av avtaleoversikten ("alle mine avtaler"). Her går du bare til den ytterste kolonnen, og så vil filene ligge der for alle studentene som har ferdig produserte filer. Merk at det er kun studenter som har fullført godkjenningsflyten, altså godkjent av veileder og institutt, som vil ha filer liggende. Før dette er ikke avtalen gyldig.

Gi avtaler status "arkivert". Siden arkivering skjer utenfor systemet vil det ikke automatisk endres til at avtalen er arkivert. Avtaler som får status "arkivert" vil slettes fra systemet 90 dager etter at innleveringsfristen studenten har oppgitt går ut. Se veiledningen under:

1. Gå inn i visningen "Merk avtaler som 'arkivert'" i hovedmenyen for instituttadministrasjon.
2. Ved hver avtale ligger det en lenke som heter "merk avtalen som arkivert". Trykk på lenka til den aktuelle avtalen, og det vil komme opp et bilde på høyre side av skjermen. Denne tar det noen sekunder å laste.
3. I dette bildet må du sette igang flyten som endrer status på avtalen ved å trykke "kjør flyt"/"run flow". Første gang en instituttgodkjenner kjører flyten blir vedkommende bedt om å "Logg på"/"Sign in" med ntnu-bruker, ved å trykke "fortsett"/"continue"
4. Det vil da komme opp en beskjed under menylinja om at flyten jobber, og deretter vil avtalen forsvinne fra "klar for arkivering"-lista.
5. Dersom du har gjort feil, eller har lyst til å sjekke at avtalen står med status arkivert, går du tilbake til hovedmenyen til instituttgodkjenner, og velger "arkiverte avtaler". Her kan du se avtalene med status arkivert, samt kjøre samme flyt for å endre til status "klar for arkiv".