Fravær hjemmekontor og håndtering av drift

Retningslinjene er utarbeidet med bakgrunn i vårt hovedmål for vår håndtering av hendelsen: Å bidra til den nasjonale dugnaden for å stoppe spredning. 

Temaside om HMS 

English version: Guidelines for absence and management of operations during extensive absence due to coronavirus

Retningslinjene forvaltes av nærmeste personalleder og forutsettes praktisert på en smidig måte. En viktig føring for praktiseringen er at hele det Norske samfunnet står i en ekstraordinær situasjon som forutsetter fleksibilitet og dugnadsinnsats både fra arbeidsgiver og arbeidstaker – i tillegg er nå hjemmekontor, med de praktiske problemer det kan innebære, hovedregelen ved NTNU. Spørsmål fra ansatte om reglene rettes til nærmeste leder. Ledere kan kontakte fakultetene/VM for nødvendige avklaringer og vurderinger som igjen har kontakt med sentral HR- og HMS-avdeling.


Fravær pga. hjemmekarantene begrunnet i smitte/sykdom #

Dersom du av ulike årsaker sitter i karantene og ikke kan jobbe hjemmefra, må du levere egenmelding eller sykmelding.

Fra 1.juni kan man igjen bare benytte egenmelding i inntil åtte dager, så man må skaffe sykmelding fra lege for overskytende dager.

Fraværet registreres i HR-portalen med kode karantene/korona egenmelding.

Dersom du selv bevisst har medvirket til at du må settes i karantene, for eksempel ved at du har reist til et land som defineres som "rødt", kan du ikke benytte egenmelding eller sykmelding. Hvis du ikke kan jobbe hjemmefra, må tiden i karantene da tas ut som ferie, avspasering av fleksitid eller permisjon uten lønn.


Fravær pga. stenging av barnehager og skoler #

Fravær for å ta seg av barn kan kombineres med hjemmekontor der det er mulig. Arbeidsgiver har full forståelse for at det vil være utfordrende å opprettholde normal produktivitet ved en slik kombinasjon. Du skal derfor føre full arbeidsdag i timeregnskapet selv om deler av dagen har gått med til å yte omsorg til barn.

Omsorgsdager #

01.07.20 ble kvoten for omsorgsdager (sykt barn/barnepasser) nullstilt. Alle fikk da tildelt nye omsorgsdager tilsvarende det du ville hatt i starten av et nytt år:

  • 1-2 barn: 10 dager
  • Mer enn 3 barn: 15 dager
  • Eneforsørgere har dobbel kvote

Dersom du har tatt ut omsorgsdag deler av dagen, skal du vente til du har fylt opp en hel dag og deretter føre fraværet i HR-portalen.


Fravær pga. stengte campus #

Dersom du ikke får lov til å dra på jobb på grunn av stengte campus og du ikke har mulighet til å utføre arbeidsoppgavene dine hjemmefra, skal du skrive arbeidstid som normalt.

Du må likevel til enhver tid være i beredskap for å kunne bli omdisponert til andre oppgaver, og du bør bruke arbeidsdagene til f.eks. faglig oppdatering.


For deg som er i risikogruppen #

Dersom du tilhører det som Folkehelseinstituttet definerer som risikogruppen, må du selv i samråd med lege og leder vurdere om du kan møte opp på campus. Hvis du ikke kan møte opp på jobb og ikke har anledning til å jobbe hjemmefra, skal du skrive arbeidstid som normalt i Min Tid.

Forlengelse for stipendiater #

Følgende retningslinjer gjelder for forlengelse av stipendiater:

  • Ansatte som blir beordret til tjeneste i helsesektor har rett til forlengelse tilsvarende fraværsperioden.
  • Ansatte som blir omdisponert til undervisning eller digitalisering av undervisning har rett til forlengelse tilsvarende fraværsperioden.
  • Ansatte som er hjemme og passer barn, og er enslig eller der ektefelle/partner jobber i en samfunnskritisk funksjon - jf. regjeringens 15 definerte kritiske områder - har rett til forlengelse tilsvarende fraværsperioden.
  • For ansatte som er hjemme og passer barn og der begge foreldrene er hjemme må forlengelse vurderes i hvert enkelt tilfelle.

Retningslinjer for bruk av hjemmekontor #

  • 04.09.20://Nye retningslinjer for hjemmekontor kommer i løpet av høsten
  • Ved bruk av hjemmekontor etter NTNUs pålegg, skal arbeidsgiver legge til rette for at den enkelte ansatte har tilstrekkelige hjelpemidler for å utføre arbeidet tilnærmet likt som i sin ordinære arbeidssituasjon.
  • Arbeidsgiver skal legge til rette for bistand til frakt av eksempelvis PC-utstyr for de som ikke har helse til å frakte utstyret selv. Dette inkluderer også å frakte utstyret tilbake til arbeidsstedet igjen etter at bruken av hjemmekontor opphører. Det legges til grunn at bærbare PC-er uansett må fraktes selv.
  • Statens selvassurandørprinsipp gjelder også ved bruk av hjemmekontor. Dette innebærer at skade på NTNU-eid datautstyr dekkes av arbeidsgiver. Dersom man eksempelvis benytter privat PC-utstyr, må dette skje i samråd med nærmeste leder for at arbeidsgiver skal dekke skade på slikt utstyr.
  • Den enkelte ansatte må selv sørge for at man innretter seg på en slik måte at arbeidsplassutformingen hjemme ikke påfører unødvendig fysisk belastning.
  • Møter som kan gjennomføres på Skype skal som utgangspunkt gjennomføres på vanlig måte.
  • Ansatte som har bredbånd/nettilkobling hjemme fra før, og som ikke faktureres for bruk vil som utgangspunkt ikke få dekket bredbånd. Ansatte som ikke har bredbånd eller annen internettilkobling hjemme og som trenger dette for å kunne utføre hjemmearbeid, må ta kontakt med nærmeste leder for å avklare hvordan man løser situasjonen.
  • Når du bruker hjemmekontor bør du i størst mulig grad være tilgjengelig for leder såfremt ikke annet er avtalt, som f.eks. ferie eller avspasering.
  • Generelt gjelder at arbeidsgiver kan pålegge den ansatte nye oppgaver også i situasjon med hjemmekontor. Dette vil være særlig aktuelt når den ansattes opprinnelige oppgaver ikke kan utføres hjemmefra og/eller det er behov for forsterket innsats på enkeltområder.
  • Som følge av utstrakt bruk av hjemmekontor er kjernetiden (9-14.30) opphevet. Partene ble 01.09.20 enige om at kjernetiden er opphevet fram til 31.desember.

Håndtering av forsvarlig drift ved meget høyt fravær #

  • Det kan bli nødvendig med omdisponering av ansatte dersom omfanget av samtidig fravær blir svært høyt. Dette vil kunne innebære at enkelte ansatte vil kunne få andre arbeidsoppgaver enn de han/hun utfører til daglig. Slik omdisponering kan også innebære at man må møte på campus.
  • I enkelte tilfeller kan det bli nødvendig å pålegge ansatte overtidsarbeid.
  • Ansatte som pga. situasjonen får bortfall av oppgaver kan pålegges andre oppgaver.
  • Det vil kunne bli nødvendig med å inndra allerede innvilget ferie på grunn av uforutsette hendelser, når avvikling av ferien på grunn av de uforutsette hendelsene vil skape vesentlige driftsproblemer, og det ikke kan skaffes stedfortreder. Dersom dette mot formodning skulle bli aktuelt, vil arbeidsgiver drøfte spørsmålet om endring av ferie og konsekvensene av det med arbeidstaker. Arbeidstaker har rett til å la seg bistå av en tillitsvalgt under drøftingen. Under drøftingen plikter arbeidstaker å gi opplysninger om merutgifter som vil bli krevet erstattet.

Bruk av midlertidige ansettelser #

  • Dersom det viser seg nødvendig for forsvarlig drift kan det åpnes for lavere terskel for bruk av midlertidig ansettelse for kortere perioder for å dekke opp for fravær. Det kan inngås avtaler om midlertidig ansettelse av vikar, både for en bestemt arbeidstaker eller der det er flere arbeidstakere som er fraværende.
  • NTNUs personalreglement åpner for ansettelse i kortvarige vikariater i inntil seks måneder på generelt grunnlag og inntil 12 måneder ved særlig uforutsette hendelser. NTNU legger til grunn at korona-virusets konsekvenser er av en slik uforutsigbar karakter at det kan benyttes ansettelse uten forutgående kunngjøring i inntil 12 måneder.

Ferieavvikling #

Ledere og ansatte må ta felles ansvar og utvise smidighet slik at årets ferie kan avvikles mest mulig normalt selv om det kan bli en litt annerledes ferie i år. Det er ingen endringer i NTNUs rutiner og frister for ferieavvikling som følge av koronaepidemien.

Ledere og ansatte finner veiledning om registrering og endring av ferie i Paga på Innsida.

Hovedferien legges inn i Paga for godkjenning innen 1.mai. Restferie og eventuell overføring av ferie må registreres senest 15.november.

  • Tidspunkt for ferie drøftes og avtales mellom leder og ansatte. Ansatte registrerer ferien i Paga for formell godkjenning fra leder. Godkjent ferie kan normalt bare utsettes hvis du blir helt sykmeldt eller blir pålagt driftsoppgaver ved uforutsette hendelser som ingen andre kan ta. En kansellert feriereise pga. koronosituasjonen gir ikke rett til å få utsatt en godkjent ferie.
  • Ledere har ansvar for at ansatte tar ut all lovpålagt ferie. Ved godkjenning av ferie må leder gjøre en totalvurdering av hva som er forenlig med virksomheten.
    • Ansatte har rett og plikt til å ta ut 25 feriedager i året. De over 60 år har 30 feriedager.
    • Ansatte har rett til å ta ut tre uker sammenhengende sommerferie. Arbeidsgiver kan legge denne hovedferien til perioden 1.juni - 30.september, jf. ferieloven §7, men ved NTNU avvikles hovedferien normalt i sommerukene mellom vår- og høstsemesteret.
    • Unntaksvis kan ansatte søke om overføring av inntil 14 feriedager til neste år.
  • NTNU har mange internasjonalt ansatte som ikke vil kunne besøke sin familie i utlandet under koronaepidemien. Vi har forståelse for at en del av dem vil ønske å ta ut noe restferie når reiserestriksjonene opphører. Lederne bes forsøke å imøtekomme slike ønsker, spesielt dersom ansatte søker i god tid.
0 Vedlegg
8597 Visninger
Gjennomsnitt (3 Stemmer)