Fravær hjemmekontor og håndtering av drift

Retningslinjene er utarbeidet med bakgrunn i vårt hovedmål for vår håndtering av hendelsen: Å bidra til den nasjonale dugnaden for å stoppe spredning. 

Temaside om HMS 

English version: Guidelines for absence and management of operations during extensive absence due to coronavirus

Retningslinjene forvaltes av nærmeste personalleder og forutsettes praktisert på en smidig måte. En viktig føring for praktiseringen er at hele det Norske samfunnet står i en ekstraordinær situasjon som forutsetter fleksibilitet og dugnadsinnsats både fra arbeidsgiver og arbeidstaker – i tillegg er nå hjemmekontor, med de praktiske problemer det kan innebære, hovedregelen ved NTNU. Spørsmål fra ansatte om reglene rettes til nærmeste leder. Ledere kan kontakte fakultetene/VM for nødvendige avklaringer og vurderinger som igjen har kontakt med sentral HR- og HMS-avdeling.


Fravær pga. hjemmekarantene begrunnet i smitte/sykdom #

Dersom du av ulike årsaker sitter i karantene og ikke kan jobbe hjemmefra, bør du bruke egenmelding. Som hovedregel trenger du ikke oppsøke lege for å få sykmelding. Dette er også en oppfordring fra regjeringen for å unngå unødvendig trykk på helsevesenet.

Du kan nå bruke inntil 16 egenmeldingsdager for denne situasjonen. Dette forutsetter at du ikke overstiger kvoten på totalt 24 egenmeldingsdager siste 12 kalendermåneder. Hvis du må være hjemme i mer enn 16 dager eller har brukt opp egenmeldingskvoten din, må du ta kontakt med lege for å få sykmelding.

Fraværet registreres i HR-portalen med kode karantene/korona egenmelding.


Fravær pga. stenging av barnehager og skoler #

Fravær for å ta seg av barn kan kombineres med hjemmekontor der det er mulig. Arbeidsgiver har full forståelse for at det vil være utfordrende å opprettholde normal produktivitet ved en slik kombinasjon. Du skal derfor føre full arbeidsdag i timeregnskapet selv om deler av dagen har gått med til å yte omsorg til barn.

Omsorgsdager #

Oppdatert 06.05.20:

Når barnehager og skoler delvis åpner fra 20. og 27.april kan det likevel være noen barn som må holdes hjemme på grunn av smittevernhensyn. Dette kan for eksempel gjelde barn med en kronisk sykdom. Disse må levere legeerklæring.

Dersom du velger å holde barn hjemme fra barnehage/skole til tross for at de har åpnet og du ikke må ta smittevernhensyn, må du regne med at arbeidsgiver forventer at du utfører arbeidet som normalt.

---

Du har nå mulighet til å ta ut dobbelt så mange omsorgsdager for barn under 12 år som normalt. Den nye totale kvoten er:

  • 1-2 barn: 20 dager
  • Mer enn 3 barn: 30 dager

Fraværet registreres i HR-portalen med kode karantene/korona sykt barn/barnepasser.

Dersom du har tatt ut omsorgsdag deler av dagen, kan du vente til du har fylt opp en hel dag og deretter føre fraværet i HR-portalen.


Fravær pga. stengte campus #

Dersom du ikke får lov til å dra på jobb på grunn av stengte campus og du ikke har mulighet til å utføre arbeidsoppgavene dine hjemmefra, skal du skrive arbeidstid som normalt.

Du må likevel til enhver tid være i beredskap for å kunne bli omdisponert til andre oppgaver, og du bør bruke arbeidsdagene til f.eks. faglig oppdatering.


For deg som er i risikogruppen #

Dersom du tilhører det som Folkehelseinstituttet definerer som risikogruppen, ønsker ikke arbeidsgiver at du fysisk møter opp på campus. Hvis du ikke har anledning til å jobbe hjemmefra, skal du derfor skrive arbeidstid som normalt i Min Tid.

Forlengelse for stipendiater #

Følgende retningslinjer gjelder for forlengelse av stipendiater:

  • Ansatte som blir beordret til tjeneste i helsesektor har rett til forlengelse tilsvarende fraværsperioden.
  • Ansatte som blir omdisponert til undervisning eller digitalisering av undervisning har rett til forlengelse tilsvarende fraværsperioden.
  • Ansatte som er hjemme og passer barn, og er enslig eller der ektefelle/partner jobber i en samfunnskritisk funksjon - jf. regjeringens 14 definerte kritiske områder - har rett til forlengelse tilsvarende fraværsperioden.
  • For ansatte som er hjemme og passer barn og der begge foreldrene er hjemme må forlengelse vurderes i hvert enkelt tilfelle.

Retningslinjer for bruk av hjemmekontor #

  • Ved bruk av hjemmekontor etter NTNUs pålegg, skal arbeidsgiver legge til rette for at den enkelte ansatte har tilstrekkelige hjelpemidler for å utføre arbeidet tilnærmet likt som i sin ordinære arbeidssituasjon.
  • Arbeidsgiver skal legge til rette for bistand til frakt av eksempelvis PC-utstyr for de som ikke har helse til å frakte utstyret selv. Dette inkluderer også å frakte utstyret tilbake til arbeidsstedet igjen etter at bruken av hjemmekontor opphører. Det legges til grunn at bærbare PC-er uansett må fraktes selv.
  • Statens selvassurandørprinsipp gjelder også ved bruk av hjemmekontor. Dette innebærer at skade på NTNU-eid datautstyr dekkes av arbeidsgiver. Dersom man eksempelvis benytter privat PC-utstyr, må dette skje i samråd med nærmeste leder for at arbeidsgiver skal dekke skade på slikt utstyr.
  • Den enkelte ansatte må selv sørge for at man innretter seg på en slik måte at arbeidsplassutformingen hjemme ikke påfører unødvendig fysisk belastning.
  • Møter som kan gjennomføres på Skype skal som utgangspunkt gjennomføres på vanlig måte.
  • Ansatte som har bredbånd/nettilkobling hjemme fra før, og som ikke faktureres for bruk vil som utgangspunkt ikke få dekket bredbånd. Ansatte som ikke har bredbånd eller annen internettilkobling hjemme og som trenger dette for å kunne utføre hjemmearbeid, må ta kontakt med nærmeste leder for å avklare hvordan man løser situasjonen.
  • Når du bruker hjemmekontor bør du i størst mulig grad være tilgjengelig for leder såfremt ikke annet er avtalt, som f.eks. ferie eller avspasering.
  • Generelt gjelder at arbeidsgiver kan pålegge den ansatte nye oppgaver også i situasjon med hjemmekontor. Dette vil være særlig aktuelt når den ansattes opprinnelige oppgaver ikke kan utføres hjemmefra og/eller det er behov for forsterket innsats på enkeltområder.
  • Som følge av utstrakt bruk av hjemmekontor er kjernetiden (9-14.30) opphevet. Partene ble enige om dette 16.03.20 og 24.04.20, og kjernetiden er opphevet fram til 15.september.

Håndtering av forsvarlig drift ved meget høyt fravær #

  • Det kan bli nødvendig med omdisponering av ansatte dersom omfanget av samtidig fravær blir svært høyt. Dette vil kunne innebære at enkelte ansatte vil kunne få andre arbeidsoppgaver enn de han/hun utfører til daglig. Slik omdisponering kan også innebære at man må møte på campus.
  • I enkelte tilfeller kan det bli nødvendig å pålegge ansatte overtidsarbeid.
  • Ansatte som pga. situasjonen får bortfall av oppgaver kan pålegges andre oppgaver.
  • Det vil kunne bli nødvendig med å inndra allerede innvilget ferie på grunn av uforutsette hendelser, når avvikling av ferien på grunn av de uforutsette hendelsene vil skape vesentlige driftsproblemer, og det ikke kan skaffes stedfortreder. Dersom dette mot formodning skulle bli aktuelt, vil arbeidsgiver drøfte spørsmålet om endring av ferie og konsekvensene av det med arbeidstaker. Arbeidstaker har rett til å la seg bistå av en tillitsvalgt under drøftingen. Under drøftingen plikter arbeidstaker å gi opplysninger om merutgifter som vil bli krevet erstattet.

Bruk av midlertidige ansettelser #

  • Dersom det viser seg nødvendig for forsvarlig drift kan det åpnes for lavere terskel for bruk av midlertidig ansettelse for kortere perioder for å dekke opp for fravær. Det kan inngås avtaler om midlertidig ansettelse av vikar, både for en bestemt arbeidstaker eller der det er flere arbeidstakere som er fraværende.
  • NTNUs personalreglement åpner for ansettelse i kortvarige vikariater i inntil seks måneder på generelt grunnlag og inntil 12 måneder ved særlig uforutsette hendelser. NTNU legger til grunn at korona-virusets konsekvenser er av en slik uforutsigbar karakter at det kan benyttes ansettelse uten forutgående kunngjøring i inntil 12 måneder.

Ferieavvikling #

Ledere og ansatte må ta felles ansvar og utvise smidighet slik at årets ferie kan avvikles mest mulig normalt selv om det kan bli en litt annerledes ferie i år. Det er ingen endringer i NTNUs rutiner og frister for ferieavvikling som følge av koronaepidemien.

Ledere og ansatte finner veiledning om registrering og endring av ferie i Paga på Innsida.

Hovedferien legges inn i Paga for godkjenning innen 1.mai. Restferie og eventuell overføring av ferie må registreres senest 15.november.

  • Tidspunkt for ferie drøftes og avtales mellom leder og ansatte. Ansatte registrerer ferien i Paga for formell godkjenning fra leder. Godkjent ferie kan normalt bare utsettes hvis du blir helt sykmeldt eller blir pålagt driftsoppgaver ved uforutsette hendelser som ingen andre kan ta. En kansellert feriereise pga. koronosituasjonen gir ikke rett til å få utsatt en godkjent ferie.
  • Ledere har ansvar for at ansatte tar ut all lovpålagt ferie. Ved godkjenning av ferie må leder gjøre en totalvurdering av hva som er forenlig med virksomheten.
    • Ansatte har rett og plikt til å ta ut 25 feriedager i året. De over 60 år har 30 feriedager.
    • Ansatte har rett til å ta ut tre uker sammenhengende sommerferie. Arbeidsgiver kan legge denne hovedferien til perioden 1.juni - 30.september, jf. ferieloven §7, men ved NTNU avvikles hovedferien normalt i sommerukene mellom vår- og høstsemesteret.
    • Unntaksvis kan ansatte søke om overføring av inntil 14 feriedager til neste år.
  • NTNU har mange internasjonalt ansatte som ikke vil kunne besøke sin familie i utlandet under koronaepidemien. Vi har forståelse for at en del av dem vil ønske å ta ut noe restferie når reiserestriksjonene opphører. Lederne bes forsøke å imøtekomme slike ønsker, spesielt dersom ansatte søker i god tid.
0 Vedlegg
3626 Visninger
Gjennomsnitt (3 Stemmer)