Digitalt mottak av nyansatte

Skal du ta imot ny medarbeider i disse korona-tider? Her kommer en anbefaling på hvordan du som leder og HR kan gjennomføre digitalt mottak av ny medarbeider.  

For nye medarbeidere fra utlandet som venter på oppholdstillatelse i Norge, ta kontakt med NIRS

Skal du rekruttere ny medarbeider? Se melding i Innsidakanalen "HR-informasjon" om retningslinjer for digital rekruttering

Temaside ansette medarbeider

Anbefalinger ved digitalt mottak #

Ved kontraktinngåelse #

  1. HR sender ut arbeidsavtale for signering gjennom Jobbnorge.
  2. Nyansatt returnerer signert avtale via Jobbnorge. Dette for å unngå postgang, som sparer både tid og at noen må innom jobb og hente post.  

Ny bruker i Paga og IT-brukerkonto #

  1. HR må legge inn opplysninger om nyansatt (fra signert arbeidsavtale) i HR-portalen. NB: Husk å legge inn privat e-postadresse, da vil den nyansatte automatisk få en e-post/velkomstmail med informasjon om aktivering av brukerkonto.
  2.  Det opprettes automatisk en brukerkonto med basis IT-tilgang som f.eks Outlook, Office 365 og tilgang til Innsida, så snart den nyansatte er lagt inn i HR-portalen.

1-2 uker før oppstart #

  1. Leder må avtale oppstartsdato med nyansatt, dersom dette ikke er gjort i arbeidsavtalen.  
  2. Leder bør utnevne en fadder. Se mer informasjon om Fadderordning for nyansatte
  3. Kall inn til et forberedelsesmøte for leder, HR og fadder (via Skype/Teams). Bli enige om ansvarsfordeling og oppgaver i mottaksprosessen. 
  4. Bestill tilganger til system og rom, dersom den nyansatte trenger tilganger utover basis-IT. F.eks sentraladministrative systemer som ePhorte, HR-portalen (leder- eller HR-tilgang), FS, og/eller BEVISST. For å gjøre dette, går til siden: Bestille tilganger til system og rom
  5. Send den nyansatte en e-post med opplysninger om de ulike systemene/tilgangene den nyansatte har fått og hva dette innebærer. Legg gjerne ved en opplæringsplan og lenke til opplæringsressurser og Ny ved NTNU-siden (tidligere også linket opp fra den automatiske velkomstmailen).  
  6. Legg ut en melding på Innsida eller i Teams, der ny kollega ønskes velkommen og introduseres for enheten. Gjerne med bilde og litt informasjon om den nyansatte og hva han/hun skal jobbe med. 
  7. Bestill IT- og kontorutstyr. Sørg for å få med alt som trengs: 
  • PC, tastatur, mus, skjermer, docking, webkamera, headset 
  • Kontorpult, kontorstol og eventuelle ergonomiske hjelpemidler 
  • Notatbok, penn, etc. 

Bestill utstyr i god tid! Det er for tiden lang ventetid på ikke-standard utstyr. 

Dette gjelder både bestillinger gjennom IT-avdelinga og bestillinger via ekstern leverandør. Årsaken til lang bestillingstid er i hovedsak korona-relatert og stengte fabrikker i Kina. Vi opplever mer enn 8 ukers leveringstid, og vet lite om hvordan det blir fremover.  

Viktig informasjon om aktivering av brukerkontor og pålogging på ny PC

En ny NTNU-pc må logges på fra NTNU-nett første gang for at brukerkontoen skal bli satt opp på riktig måte. Dette må gjøres for at den nyansatte skal få tilgang til all programvare og at VPN-klienten skal kunne fungere riktig. Uten dette vil man ikke kunne bruke sin nye PC hjemmefra. Den nyansatte kan derfor ikke få PC-en levert direkte hjem, uten pålogging på et NTNU-nett først.  

Om den nyansatte ikke kan møte på kontoret for å ta imot den nye PC-en sin og heller ikke har en kollega/leder som kan ta imot på sine vegne, vil PC-en ikke bli levert.  

PC kan hentes direkte hos IT-avdelinga på Sluppen (Sluppenvegen 14). Ta kontakt med Tove Pettersen på tlf. 950 31 902 

Leder har ansvar for at utstyret blir levert til den nyansatte, avtal med den nyansatte når det passer å få det levert, enten i forkant av oppstart eller på oppstartsdagen. 

Den nyansatte bør bruke NTNU-PC, såfremt det er praktisk mulig. Om den nyansatte av praktiske årsaker er nødt til å benytte privat PC i den første tiden, må leder gjøre en avtale med den nyansatte om dette. Ved bruk av privat utstyr, vær ekstra oppmerksom på følgende: 

  • Det private utstyret bør ikke deles med andre. Ikke la gjester og barn få tilgang til enhetene man benytter for å jobbe. 
  • Sørg for at PC, MAC og mobile enheter har skrudd på automatisk oppdatering. Ved å gjøre dette hindrer man hackere i å utnytte sårbarheter på enhetene. 
  • Privat IKT-utstyr som brukes i jobbsammenheng skal ha Cisco AMP (anti-virus) installert. Mer informasjon og nedlasting av Anti-virus
  • Det er viktig at nyansatte vurderer informasjonen de behandler, og at de setter seg inn i hvordan man kan lagre og overføre informasjon på en sikker måte.

Oppstart #

  1. Sørg for at den nye medarbeideren får en hyggelig oppstart! 
  2. Møt den nyansatte personlig eller digitalt (videomøte via Skype/Teams). 
  3. Bestill blomster. (Få de levert til kontoret eller hjemme ved ev. hjemmekontor). 
  4. Introduser den nyansatte for resten av avdelinga. Ta en hilserunde på kontoret. Om hjemmekontor benyttes, inviter alle til et digitalt møte (Skype/Teams). 
  5. Dersom oppstartsdato kommer mens NTNU har pålagt hjemmekontor, må leder legge til rette for at den nyansatte har tilstrekkelig hjelpemidler for å utføre arbeidet hjemmefra. Det vil blant annet si bistand til frakt av eksempelvis PC-utstyr. Mer informasjon om bruk av hjemmekontor ifm korona-situasjonen. Utstyr kan bestilles i nettbutikken som vanlig. Transporttjenesten yter ekstra service, og tar kontakt med hver enkelt mottaker og avtaler levering. 
  6. Gjennomfør en oppstartsamtale på starten av dagen. (Via Skype/Teams). Informer om: 

De første to-tre ukene #

Leder og/eller fadder bør være litt ekstra oppmerksomme og ta jevnlige samtaler på Skype/Teams i denne perioden, for å kunne svare på både faglige, sosiale og digitale spørsmål som dukker opp.  

Vær raus med den nye medarbeideren. Det er ikke enkelt å være ny i en slik situasjon. Vis forståelse og omsorg dersom den nyansatte ikke kommer seg raskt inn i oppgavene sine. 

Og husk: Ta skikkelig imot den nyansatte på den første dagen tilbake på jobb etter hjemmekontor-perioden! Avtal oppmøtetidspunkt og –sted, og få en god fortsettelse på resten av oppstarten. Følg videre rådene for mottak av ny medarbeider.  

Lykke til med den digitale onboardingen! 

Anbefalingen om digital onboarding er gitt av Onboardingprosjektet, som jobber med forbedring, forenkling, standardisering og digitalisering av mottaksprosessen for nye ved NTNU. 

For spørsmål om eller innspill til denne siden, ta kontakt med Onboardingprosjektet, ved prosjektleder Merethe Fjørtoft Åsenhus

0 Vedlegg
843 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)