Arbeidsmiljøundersøkelse - for ledere

Detaljer Skriv ut
(Videresendt fra Arbeidsmiljøundersøkelse)
Målgruppe: Medarbeidere Tema: HMS Organisasjonen
Tagger: hms arbeidsmiljø ark arbeidsmiljøundersøkelsen arbeidslivsundersøkelsen

Arbeidsmiljøundersøkelsen er et av de verktøyene du som leder har for å utvikle et godt arbeidsmiljø. Som leder har du ansvar for gjennomføringen av undersøkelsen ved den enheten du er leder for. Undersøkelsen gjennomføres annethvert år. 

Engelsk versjon: Work Environment Survey – for managers

Table of Contents [-]

  1. Arbeidsmiljø på dagsorden høsten 2020
  2. Hvorfor gjennomfører vi arbeidsmiljøundersøkelse?
  3. Arbeidsmiljøarbeidet 2019 - 2021
  4. Fase 1: Motivere og forberede - mai - oktober 2019
  5. Fase 2: Kartlegge - november 2019 - april 2020
  6. Fase 3: Utvikle tiltak - mars - april 2020
  7. Fase 4: Gjennomføre og evaluere - mai 2020 - mai 2021
  8. Resultat fra tidligere undersøkelser
  9. Verneombudets rolle
  10. Hjelp å få
  11. Kontaktpersoner
    1. Ressurspersoner

  
Arbeidsmiljøundersøkelse - for medarbeidere | Temaside om HMS | Psykososialt arbeidsmiljø

Arbeidsmiljø på dagsorden høsten 2020 #

Koronapandiemien har påvirket oppfølgingsprosessen ved alle enheter. Mange enheter rakk ikke å gjennomføre oppfølgingsmøtene, andre fikk ikke ferdig sine tiltaksplaner eller kommet igang med implementeringen. Uansett hvor langt man kom i prosessen, er det behov for å sette "Arbeidsmiljøet på dagsorden" i høst for å undersøke hvordan medarbeiderne har det nå og hvilke tiltak som er nødvendige for å ivareta et forsvarlig arbeidsmiljø for alle på enheten. Det er laget et eget opplegg for høstens oppfølgingsprosess som er tilpasset hvor langt enhetene hadde kommet i vår.

Frist for å laste opp tiltaksplaner i ePhorte er 30. oktober 2020. 

Hvorfor gjennomfører vi arbeidsmiljøundersøkelse? #

  • Fordi et godt og velfungerende arbeidsmiljø er nødvendig for å realisere NTNUs mål.
  • For å få oversikt over hvordan ansatte opplever sin arbeidssituasjon.
  • For å få grunnlag for strategiske arbeidsmiljøsatsninger og organisasjonsutviklingstiltak.
  • Fordi alle medarbeidere ved NTNU skal ha et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. 

Som leder skal du:

  • Sette mål for arbeidsmiljøarbeidet ved din enhet.
  • Oppfordre alle ansatte ved din enhet til å svare på undersøkelsen og delta i oppfølgingsarbeidet.
  • Gjennomføre oppfølgingsmøte ved din enhet før påske.
  • Utvikle handlingsplan med mål og tiltak
  • Iverksette tiltak
  • Systematisk følge opp og evaluere tiltak
  • Involvere verneombud og LOSAM gjennom hele prosessen.
  • Ha dialog i lederlinja om oppfølgingen i 2020, evaluering og justering av tiltak.    

Arbeidsmiljøundersøkelsen «tar tempen» på arbeidsmiljøet ved enheten og for NTNU samlet. Den gir ansatte en mulighet til å si noe om hvordan de har det på jobb. Disse tilbakemeldingene er en hjelp til deg som leder i arbeidet med å fremme et godt arbeidsmiljø i samsvar med NTNUs verdier - kreativ, kritisk, konstruktiv og respektfull, for å realisere NTNUs mål.

Hovedtemaene i undersøkelsen er:

  • Den enkelte og jobben
  • Samspill ledere og medarbeidere
  • Kommunikasjon og medvirkning
  • Samarbeid og fellesskap
  • Håndtering av uheldige hendelser
  • Støtte, samspill og kultur

Mer om arbeidsmiljø- og arbeidsklimaundersøkelsen ARK.

Arbeidsmiljøarbeidet 2019 - 2021 #

Fase 1: Motivere og forberede - mai - oktober 2019 #

  1. Sette arbeidsmiljøundersøkelsen på agendaen i ledermøte (nivå 2) sammen med HR-/HMS-koordinatorene. Frist: juni.
  2. Fylle ut skjemaet "Forberedelse til Arbeidsmiljøundersøkelsen – 2019 (DOCX)" | Engelsk versjon.DOCX sammen med verneombud. Dette skjemaet erstatter tidligere FaktaARK1. 

    Utfylt skjema arkiveres i ephorte på enhetens saksmappe innen 30. oktober 2019. NB! Det er opprettet en saksmappe for hver enhet slik at dere kan få resultatene fra undersøkelsen på samme sak: "Arbeidsmiljøundersøkelse 2019 ENHETSFORKORTELSE". Eks. "Arbeidsmiljøundersøkelse 2019 MH ISM HUNT". Her er listen over enhetsforkortelsene som vil bli brukt i undersøkelsen. 
  3. Levere liste over ansatte ved din enhet (svarenhet) og hvilken type rapport som ønskes fra kartleggingen (nivå). Frist: 20.09.2019.
    • NTNU anbefaler at det bør være minst 8 ansatte på svarenhetene. Minst 5 ansatte må ha svart for å få skrevet ut resultatrapport. 
    • Store institutt/avdelinger kan velge faggruppe/seksjon som svarenheter. Det skrives ut en samlerapport for hele instituttet/avdelingen i tillegg.
    • Det er også mulig å bestille rapport etter stillingsgruppe på instituttnivå (vitenskapelig, teknisk-administrativ, stipendiat).
  4. Informere alle ansatte ved din enhet om kommende arbeidsmiljøprosess (for eksempel allmøte). Frist: oktober 2019. 

Fase 2: Kartlegge - november 2019 - april 2020 #

  1. Spørreskjema sendes alle ansatte per e-post 4. november med svarfrist 24. november.
  2. En kvalitativ tilnærming til kartleggingen fortsetter i oppfølgingsmøte i fase tre.

Mer detaljert informasjon om spørreundersøkelsen og resultatrapportene, som blant annet;

  • Hvem som skal delta
  • Utsendelse
  • Anonymitet og bruk av resultatene
  • Rapporter fra spørreundersøkelsen

Rapportene for hver enkelt svarenhet tilgjengeliggjøres for deg som leder i januar og tilbakeleses til enheten i oppfølgingsmøtet. Rapporten vil være på samme format som NTNU-nivå rappporten, men vil vise sammenlikning med overliggende enheter og med temaene som var med i 2017-undersøkelsen.

Fase 3: Utvikle tiltak - mars - april 2020 #

  1. Gjennomføre planleggingsmøte med verneombud. Se sjekkliste for planlegging av oppfølgingsmøtet.
  2. Gjennomføre oppfølgingsmøte med alle ansatte ved din enhet før påske. Ressursperson for enheten kan bistå i planleggingen av møtet. I møtet skal dere:
    • Informere om hvordan ansatte kan gå frem dersom de opplever eller har opplevd uakseptabel adferd, vis til siden: 
      Uakseptabel adferd - mobbing og konflikter.
    • Gjennomgå og diskuter enhetens rapport fra spørreskjemakartleggingen.
    • Identifiser bevarings- og utviklingsområder.
    • Utvikle handlingsplan med mål og tiltak. Mal for tiltaksplan.
  3. Gjennomfør alternativt opplegg eller supplerende oppfølgingsprosess i form av "Arbeidsmiljø på dagsorden" høsten 2020 (lenke kommer).
  4. Handlingsplanen drøftes på fakultets-/avdelingsnivå. Vurder om det er behov for felles tiltak eller bistand i videre oppfølging av handlingsplaner. 

Fase 4: Gjennomføre og evaluere - mai 2020 - mai 2021 #

Som enhetsleder har du ansvar for å følge opp handlingsplanen i samarbeid med verneombud og ansatte. Evaluer hvordan tiltakene virker og gjør justeringer ved behov. Evaluering og læring for videre arbeidsmiljøarbeid er viktig. Oppfølging av arbeidsmiljøundersøkelsen vil også være tema i dialogmøter og HMS-årsrapporter.

Gjennomføre evalueringsmøte med verneombud (november-desember 2020)

  • Skjema for oppsummering og evaluering fylles ut og sendes inn (erstatter FaktARK2). Skjemaet fungerer som dokumentasjon på gjennomført prosess. Dette sendes ut på e-post til deg fra ark-kontakt@ntnu.no
  • Frist for innsending: 16. desember 2020 

Se også fremdriftsplan i PDF-format som du kan skrive ut:

Fremdriftsplan for arbeidet med arbeidsmiljøundersøkelsen (PDF)

Resultat fra tidligere undersøkelser #

Verneombudets rolle #

Du som leder skal involvere verneombudet i alle faser i arbeidsmiljøarbeidet. Et minimum er følgende møtepunkt: 

  1. Forberedelse av arbeidsmiljøundersøkelsen (september 2019)
  2. Planlegging av oppfølgingsmøte (januar 2020 og høsten 2020)
  3. Oppsummering av behov og tiltak (etter oppfølgingsmøtet)
  4. Evaluering av tiltak og prosess (november-desember 2020)

Ved enheter med flere verneombud, velger verneombudene selv hvem som skal representere dem. Der flere enheter har et felles verneombud, bør verneombud og vara verneombud fordele enhetene mellom seg.

Verneombudets oppgaver | Finn ditt verneombud

Hjelp å få #

Kontaktpersoner #

Ledelse:

Koordinering:

Ressurspersoner #

HR-støtte og koordinatorer for arbeidsmiljøundersøkelsen lokalt:

55 Vedlegg
65408 Visninger
Gjennomsnitt (2 Stemmer)