685-prosjekter

Prosjektstøtte for prosjektøkonomer

685-prosjekter benyttes til midlertidig vitenskapelig ansatte som skal rapporteres som ansatte på EU-prosjekter (BOA) og hvor det skal belastes timer på prosjekter i Maconomy via timeregistrering.

685-prosjektene defineres som en del av BOA, men opprettes kun i Oracle. Eget skjema for opprettelse må derfor fylles ut og sendes inn til kontakt@okavd.ntnu.no

  • Det må opprettes ett 685-prosjekt pr. person og personen må være registrert i Paga.
  • Lønnen til personen skal belastes 685-prosjektet. Eventuelt kan en %-andel av lønnen belastes prosjektet dersom det er aktuelt.
  • Ingen andre posteringer enn lønnskostnadene og godskriving av timekostnadene skal posteres 685-prosjektet.
  • Lønn og timeførte kostnader skal til enhver tid samsvare mest mulig. Det vil i praksis si at 685-prosjektets saldo skal være minst mulig. Hvis prosjektet opparbeider seg en saldo har det to mulige årsaker:

  1. Det er ikke ført nok timer i Maconomy i forhold til belastet lønn/utført arbeid.
  2. Det er ført for mange timer i forhold til belastet lønn.

Kvalitetssikring #

For å sikre god prosjektoppfølging og NTNUs regnskapskvalitet/korrekt bevilgning fra KD er det viktig at 685-prosjektet følges opp. Det skal gjøres av instituttets prosjektøkonom og ikke de sentrale EU-prosjektøkonomene. Det er spesielt viktig ved hver tertialavslutning/årsavslutning av regnskapet at saldo på 685-prosjektene er minimert.

I god tid før hver tertialavslutning/årsavslutning skal derfor den lokale prosjektøkonomen ved instituttet kvalitetssikre at alle timer er ført og godkjent av prosjektleder og at saldo er minimert.

For å kvalitetssikre saldo på 685-prosjektene kan følgende fremgangsmåte brukes:

  • Åpne rapporten B-20 i BEVISST og søk opp 685-prosjektets saldo. Hvis saldo har positivt fortegn er det ført for få timer i forhold til lønn. Liten saldo viser at lønn og førte timer samsvarer.
  • Hvis B-20 rapporten viser stor saldo må prosjektet følges opp:

  1. Kontroller at alle registrerte timer i Maconomy er godkjent av prosjektleder.
  2. Hvis alle registrerte timer er godkjent, bruk EU-rapporten i Maconomy for å avsjekke med prosjektleder og prosjektmedarbeidere slik at antall timeførte timer samsvarer med arbeidede timer, evt. hvor mange timer som skulle vært ført/må korrigeres. I rapporten vil du finne en fane for regnskapsførte timer som vil gi deg informasjon om dette.

Prosjektavslutning #

  • 685-prosjektet avsluttes når personen ikke lengre er ansatt på BOA-prosjektet/prosjektene.
  • Saldo avsluttes mot kstedets 79-nummer.
  • Avslutningsskjema fylles ut og sendes til kontakt@okavd.ntnu.no
0 Vedlegg
10809 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)