685-prosjekter

Rutinebeskrivelse for opprettelse, kvalitetssikring og avslutning av 685-prosjekt.

Temaside prosjekt | Sider merket BOA | Prosjektstøtte for prosjektøkonomer

685-prosjekter benyttes til:

  • midlertidig vitenskapelig ansatte som skal rapporteres som ansatte på EU-prosjekter (BOA)
  • og hvor det skal belastes timer på prosjekter i Maconomy via timeregistrering

Opprettelse #

685-prosjektene defineres som en del av BOA, men opprettes kun i Oracle. 

  • Fyll ut eget skjema for opprettelse av 685-prosjekter og send til kontakt@okavd.ntnu.no
  • Opprett ett 685-prosjekt pr. person
  • Varighet - minimum 6 mnd.
  • Lønnen til personen skal belastes 685-prosjektet. Eventuelt kan en %-andel av lønnen belastes prosjektet dersom det er aktuelt.
  • Ingen andre posteringer enn lønnskostnadene og godskriving av timekostnadene skal posteres 685-prosjektet.
  • Lønn og timeførte kostnader skal til enhver tid samsvare mest mulig. Det vil i praksis si at 685-prosjektets saldo skal være minst mulig, men det vil alltid oppstå små avvik mellom godskriving av timekostnader og faktisk lønnsbelastning da det for timekostnadene benyttes gruppepriser.
  • Hvis prosjektet opparbeider seg større saldo har det ulike årsaker:
    • Det er ikke ført nok timer i Maconomy i forhold til belastet lønn/utført arbeid.
    • Det er ført for mange timer i forhold til belastet lønn.
    • Ikke samsvar mellom lønnsbelastning og kreditering av timer kan også skyldes  at 685-prosjektet ikke er angitt på medarbeideren i Maconomy eller at lønnsbelastningen ikke går til 685-prosjektet.
    • Andre posteringer enn lønnkostnader og godskrift av timekostnader

Kvalitetssikring #

For å sikre god prosjektoppfølging og NTNUs regnskapskvalitet er det viktig at dette følges opp av instituttets prosjektøkonom. Det er spesielt viktig ved hver tertialavslutning/årsavslutning av regnskapet at saldo på 685-prosjektene er minimert.

  •  I god tid før hver tertialavslutning/årsavslutning skal derfor den lokale prosjektøkonomen ved instituttet kvalitetssikre at alle timer er ført og godkjent av prosjektleder.

For å kvalitetssikre saldo på 685-prosjektene er det en egen rapport i Bevisst for oppfølging og kontroll:

  • Åpne rapporten «Oppfølging av 685-prosjekter» og kjør rapporten for ønsket kostnadssted og periode.
  • Rapporten viser en linje pr prosjekt og kontiene er gruppert for enkel avstemming av lønnsbelastninger og kreditering av timekostnader.
  • Kolonnen «Andre postering hittil i prosjektet» viser posteringer som må kontrolleres nærmere – sannsynligvis feilposteringer

Avvik i saldo som kun skyldes differanse mellom gruppepris på timekostnader og faktisk lønnsbelastning, kan korriges ved å postere DB/CR på konto 9064 Egenfinansiering mellom 685-prosjektet og EU-prosjektet (BOA) det er jobbet på.

Prosjektavslutning #

  • Avslutt 685-prosjektet når personen ikke lengre er ansatt på BOA-prosjektet/prosjektene.
  • Avslutt saldo mot kstedets 79-nummer.
  • Fyll ut avslutningsskjema og send til kontakt@okavd.ntnu.no
0 Vedlegg
11313 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)