Økonomirapporter i Maconomy

Veiledningen for prosjektledere i bruk av økonomirapportene i Maconomy.  Se også andre sider merket Maconomy

Til prosjektoppfølging har prosjektledere følgende hjelpemiddel i Maconomy.

Relaterte brukerveiledninger for Maconomy.

Prosjektportefølje #

Prosjektene som du er prosjektleder for vil du få frem ved å trykke Prosjekter - Mine prosjekter.

Når du velger et prosjekt finner du i fanen Informasjon generell prosjektinformasjon samt et sammendrag av de økonomiske nøkkeltallene.

Prosjektportefølje

Forstørret bilde

Prosjektleder Rapport #

Søkekriterier i rapporten

  • År: Angir siste år som du ønsker rapporten skal inkludere (obligatorisk)
  • Måned: Angir den siste måneden som du ønsker at rapporten skal inkludere (obligatorisk)
  • K-sted: I dette feltet har du mulighet til å spesifisere et spesielt kostnadssted (K-sted).
  • Prosjektnr: I dette feltet skriver du inn prosjektnummeret du ønsker rapporten for.
  • Prosjektøkonom: I dette feltet kan prosjektene til en spesifikk prosjektøkonom velges.
  • Prosjektledernr: I dette feltet kan prosjektene til en spesifikk prosjektleder velges.

Søke opp Prosjektleder Rapporten #

I veiledningen som følger beskrives først hvordan du søker opp ett enkelt prosjekt, deretter hvordan du søker opp hovedprosjekt + delprosjekter.

Rapport som viser kun ett prosjekt #

  • Velg Prosjektleder Rapport i menyen på venstre side og skriv inn det siste året og måneden du ønsker rapporten skal inkludere.
  • Velg søkekriteriet Prosjektnr
  • Skriv inn hele prosjektnummeret i feltet og trykk på kikkertsymbolet

prosjektleder rapport

Forstørret bilde

  • Marker prosjektet i venstre vindu
  • Trykk på den øverste pilen så prosjektet flyttes over i høyre vindu
  • Trykk Run Query

forstørret bilde prosjekt

Forstørret bilde

Det vil da åpnes en porteføljeoversikt som viser et sammendrag for prosjektet.
I venstre sidemeny kan du endre på søkekriteriene. År og måned som settes inn i feltene er siste måned som inkluderes i søket.
Trykk på prosjektnummeret for å åpne Prosjektleder Rapporten som inneholder økt detaljnivå.

porteføljeoversikt

Forstørret bilde

Rapport som viser hovedprosjekt med delprosjekter #

  • Velg Prosjektleder Rapport i menyen på venstre side og skriv inn det siste året og måneden du ønsker rapporten skal inkludere.
  • Velg søkekriteriet Prosjektnr
  • Skriv inn de seks første tallene i hovedprosjektnummeret i feltet og trykk på kikkertsymbolet

hovedprosjekt og delprosjekt
Forstørret bilde

  • Marker i det venstre vinduet de prosjektene du ønsker skal bli inkludert i rapporten. (trykk inn ctrl/shift for å merke flere prosjekter)
  • Trykk på den øverste pilen så de valgte prosjektene flyttes over i høyre vindu
  • Trykk Run Query

Prosjektnr
Forstørret bilde

Det vil da åpnes en porteføljeoversikt med hovedprosjekt og delprosjekter som viser et sammendrag for prosjektet.
I venstre sidemeny kan du endre på søkekriteriene. År og måned som settes inn i feltene er siste måned som inkluderes i søket.
Velg prosjektnummeret du ønsker å se nærmere på. Prosjektleder Rapporten som inneholder økt detaljnivå åpnes.

porteføljeoversikt

Forstørret bilde

Prosjektleder Rapporten #

Prosjektleder Rapporten åpnes for det prosjektet/delprosjektet du har valgt.
I venstre sidemeny kan du endre på søkekriteriene. År og måned som settes inn i feltene er siste måned som inkluderes i søket.
I bunnen vil du finne fire faner. Ved å velge Personalkostnader, Direktekostnader eller Leiestedskostnader får du kostnadene spesifisert ned på aktivitet.

prosjektlederrapport

Forstørret bilde

Hvordan lese Prosjektleder Rapporten #

  • Påløpt denne perioden: Viser påløpte kostnader for siste periode.

Kostnader inneværende år

  • Påløpt HIÅ: Påløpte kostnader hittil i år
  • Årets budsjett: Budsjetterte kostnader for inneværende år
  • Gjenv. Budsjett HIÅ: Gjenværende budsjetterte kostnader hittil i år

Kostnader totalt for prosjektet

  • Påløpt hittil: Påløpte kostnader hittil i prosjektet
  • Totalbudsjett: Totale budsjetterte kostnader for prosjektet
  • Gjenv. Budsjett: Gjenværende totale budsjetterte kostnader for prosjektet

Lokal egenfinansiering: Andel av kostnadene som finansieres gjennom egenfinansiering av instituttet/kostnadsstedet som prosjektet er registrert på.

Ekstern og sentralt finansiert: Andel av kostnadene som finansieres av eksterne finansiører og evt. bidrag fra NTNU sentralt eller fakultet.

NFR-rapport #

Søke opp NFR-Rapporten #

NFR-rapporten er utviklet til bruk for rapportering på bidragsprosjekter til Norges forskningsråd.

Anvend Prosjektleder Rapporten og søk opp prosjektet med samme fremgangsmåte som beskrevet i avsnittet Prosjektleder Rapport.
Når Prosjektleder Rapporten har åpnet seg trykker du på lenken i rapporten som er merket NFR-rapport. (Se skjermbildet i avsnittet om Prosjektleder Rapporten)

NFR-Rapporten vil åpnes.

Ved å velge mellom de seks fanene i bunnen kan du gå inn og se på de ulike kostnadskategoriene.

NFR rapport

Forstørret bilde

Hvordan lese NFR-Rapporten #

NFR-rapporten består av tre deler:

  • Øvre del inneholder et sammendrag av hovedprosjekt og eventuelle delprosjekter.
    Tallene viser akkumulerte summer frem til tidspunktet du kjørte rapporten. Informasjonen er den samme som du får i prosjektporteføljeoversikten.
  • Midtre del viser de påløpte kostnadene fordelt på prosjekt og evt. delprosjekter. Summene er gruppert for å samsvare med NFRs regnskapsrapport. Tabellen er dynamisk og du kan bruke menyen til venstre for å utelate/inkludere delprosjekter og måneder. Veiledning for bruk av menyen i venstre kant finner du i avsnittet Meny på venstre sidekant.
  • Nedre del inneholder de totale påløpte kostnadene for hele prosjektet gruppert i henhold til NFRs regnskapsrapport. Tallene er akkumulert frem til tidspunktet du kjører rapporten, uavhengig om det er foretatt endringer i spørrekriteriene i den midtre/dynamiske delen.
    Hvis det kjøres en rapport som går over to kalenderår vil tallene bli spesifisert pr. kalenderår.
  • Faner i nedre del av rapporten. I nedre kant av rapporten er det seks faner. I fem av de kan du se kostnadene spesifisert pr. konto og på eventuelle delprosjekter. I den sjette fanen kan du se fakturert beløp. Ved bruk av menyen på venstre side kan du endre visningskriteriene. Veiledning for bruk av menyen i venstre sidekant finner du i eget avsnitt.

Meny på venstre sidekant #

  • I menyen på venstre sidekant kan du gjøre endringer i søkekriteriene etter at NFR-rapporten er åpnet.
  • I nedre kant av menyen er det tre ikoner.
  • Midtre ikon: Menyen gir deg mulighet til å endre tidspunktet for visning av prosjektets akkumulerte summer. Rapporten vil vise til og med måneden/året du skriver i feltene
  • Høyre ikon: Menyen gir deg mulighet til å  utelate måneder/delprosjekter som du ikke ønsker skal være inkludert i rapporten. Endringene gjelder kun for den fanen du står i. Hvis du velger en av de andre fem fanene nederst i rapporten må du gjøre tilsvarende endringer i de.

Inngående balanse #

I forbindelse med skifte fra gammel til ny versjon av Maconomy ble kun saldo på prosjektene overført. Denne saldoen er spesifisert som Inngående balanse (IB) og du vil finne den i fanen Andre driftskostnader. Overføringen av saldo skjedde 31.05.2015. Hvis du kun ønsker å se påløpte kostnader etter dette tidspunktet tar du bort måneden «2015 – 5» i menyen i venstre kant. Merk at denne endringen kun vil gjelde for den midtre/dynamiske delen av rapporten. Se veiledningen i avsnittet Meny på venstre sidekant for bruk av det høyre ikonet i menyen.

Transaksjoner på prosjekt #

For en oversikt over transaksjoner på prosjekt:

  • Finn prosjektet du ønsker å se transaksjoner på ved å velge Mine prosjekter.
  • Når du står inne på prosjektet velger du fanen Prosjektkort.
  • Velg tidsperioden du ønsker å se transaksjoner for og trykk Enter
  • Fjern haken i feltet Vis kun åpne og trykk Enter for også å se transaksjoner som er utenfor den åpne regnskapsperioden.

Hvis du ønsker å spesifisere søket på en spesiell kostnadsoppgave skriver du inn kostnadsgruppens artsintervall i feltene til høyre for Oppgave og trykker Enter. I eksempelet brukes et intervall som inngår i Andre driftskostnader.

transaksjoner

Forstørret bilde

Har du spørsmål? Send epost til kontakt@okavd.ntnu.no

10 Vedlegg
9230 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)