Lover og forskrifter for HMS | HMS-politikk | HMS-retningslinjer | HMS temaside

NTNUs stoffkartotek er et digitalt arkiv som inneholder sikkerhetsdatablader og informasjonsblader for helsefarlige kjemikalier, farlige stoffer og helsefarlige biologiske faktorer.

English version - Safety data sheets

Stoffkartotek pålogging

Skal du logge på stoffkartotek utenfor NTNUs nettverk, må du benytte VPN.

Logg på stoffkartoteket

Dersom du ikke har benyttet stoffkartoteket tidligere, vil en bruker automatisk bli opprettet første gang du logger inn. Du vil da ha les-tilgang. Stoffkartoteket er tilgjengelig for alle ansatte og studenter ved NTNU.

I stoffkartoteket finner du også NTNUs eksponeringsregister: Logg på stoffkartoteket, trykk på "Administrasjon" i venstre meny og velg "Eksponering".

Bytte av stoffkartotek - høsten 2023

Oppdatert 13.12.2023.

Hva har blitt gjort?

Den nye løsningen (Workplace Safety, Netpower) er installert. Det har dessverre vært et betydelig mer omfattende arbeid å få migrert (overført) sikkerhetsdatablad fra det gamle stoffkartoteket enn det man forutså. Seksjon for HMS og beredskap og NTNU IT har nå imidlertid lyktes med å få lokasjonsstruktur og sikkerhetsdatablader ut fra den gamle løsningen og det jobbes nå med å få importert dette i den nye løsningen, et arbeid som forventes å være ferdigstilt uke 51. NTNU har midlertidig forlenget avtalen med EcoOnline til medio mars 2024.

Alle eksponeringsdata er hentet ut den gamle løsningen og arkivert i ePhorte (med tilgangsbegrensning), slik at NTNU som arbeidsgiver har tilgang til disse også etter at løsningen blir avviklet. Brukere, som har registrert eksponering(er), vil selv kunne hente fram disse dataene fra EcoOnline sin hjemmeside - også etter at løsningen avvikles ved NTNU.

Det har også vært jobbet en hel del med tilgangsstyring samt vurdering av sikkerhetsnivået i løsningen. I det nye stoffkartoteket, så vil det være slik at man som default (standard) har les-tilgang til eget fakultet, evt. Eiendomsavdelingen eller Vitenskapsmuseet. Tilgangen inkluderer underliggende enheter. En slik endring av tilganger har vært diskutert i Stoffkartotekmatrisen, men ikke vært teknisk mulig å få til i den gamle løsningen. Endringen gjøres av to grunner; 1) Det blir mer oversiktlig for brukeren når man kun ser det som er mest relevant og 2) Det er fordelaktig av sikkerhetsmessige grunner, da ansatte og studenter som ikke tilhører enheter som har bruk av kjemikalier som en naturlig del av sitt virke, ikke får opp andre enheters stoffkartotek. Det vil bli etablert en lokal administratorfunksjon, som kan utvide rettigheter til brukere ved behov.

Når det gjelder sikkerheten i løsningen, så har NTNU satt som krav at det skal være effektive sikkerhetsbarrierer, som hindrer at uvedkommende skal få tilgang til sensitiv informasjon. Her er det ikke nødvendigvis sikkerhetsdatabladet i seg selv som er sensitivt, men det at man kobler dette med lokalisering, kontaktpersoner og evt. mengde. Den nye leverandøren har av den grunn jobbet for å implementere sikkerhetsmekanismer som skal redusere sannsynligheten for misbruk.

NTNU har ca. 300 nettbrett hengende på laboratorier og verksteder (DigSik). Disse har blitt testet opp mot den nye løsningen. Når vi bytter stoffkartotek, vil det nye stoffkartoteket også vises på disse.

Hva skjer framover?

Alle ansatte vil få tilbud om opplæring i den nye løsningen i januar. Opplæringen retter seg mot ulike roller i løsningen (les-bruker, les/skriv og administrator). Opplæringen blir digital og det vil gjennomføres både på norsk og engelsk. Opplæringen vil også bli tatt opp, slik at man har mulighet til å ta den også i etterkant. Det vil bli sendt ut nærmere informasjon om dette.

Vi planlegger deretter overgang til den nye løsningen. Endelig dato er ikke satt da vi har behov for å få gjennomført en del testing etter at vi har fått overført alle data og aktivert både tilgangsstyring og andre sikkerhetsmekanismer, men det vil høyst sannsynlig bli i overgangen januar/februar.

Det nye stoffkartoteket har en funksjon for registrering av eksponeringer. Når løsningen er på plass ønsker vi at alle går tilbake til å registrere eksponeringer digitalt.

Det gamle stoffkartoteket (Chemical Manager, EcoOnline) vil bli avviklet medio mars 2024.

Siden det nye stoffkartoteket er anskaffet igjennom en felles avtale for UH-sektoren, inngått av Sikt, så vil det være viktig å ha en jevnlig dialog med Sikt. NTNU og Sikt vil møtes januar 2024 for å diskutere hvordan samarbeidet skal være framover og hvordan vi skal jobbe for å få til en best mulig løsning for alle parter.

Det vil bli kalt inn til møte i NTNUs stoffkartotekmatrise (møtearena for kontaktpersoner på fakultet- og avdelingsnivå) tidlig i januar.

Kontaktpersoner: Arve Johansen og Gunn Torill Wikdahl.

Oppdatert informasjon vil også legges ut i Teams-kanalen "Stoffkartotek (public)". Her er det også mulig å stille spørsmål.

Undersider

• Digitale sikkerhetsdatablader
• Digitale sikkerhetsdatablader - for lokale administratorer
• Stoffkartotek - kontaktpersoner

Brukerstøtte

Ved spørsmål om bruk av funksjoner i stoffkartoteket:

• EcoOnline Support, tlf. 33 01 68 20, epost: support.no@ecoonline.com. EcoOnline Support er tilgjengelig på telefon mandag-fredag, kl. 0830 - 1530. Epost som mottas før kl. 1500 blir normalt besvart samme dag.

Ved spørsmål om arbeid med stoffkartotek ved din enhet og behov for utvidede rettigheter:

• Ta kontakt med stoffkartotek-kontaktperson ved din enhet.

Andre spørsmål:

• Se Kontakt.

Vurdere iboende egenskaper (H-setninger)

Dette kan utføres av ansatte, som har fått tildelt egne rettigheter til å gjøre dette. Ta kontakt med den som er aktuell for ditt fakultet / institutt. Ansatte i Fellesadministrasjonen kan ta kontakt med sentral stoffkartotekkontakt (arve.johansen@ntnu.no eller ann.kristin.sjaastad@ntnu.no).

Klikk her for å åpne brukerveiledning for vurdering av iboende farer. Kun tilgjengelig for personer med utvidede rettigheter (se over).

Etterspørre manglende sikkerhetsdatablad

Klikk her for å åpne brukerveiledning for hvordan man etterspør sikkerhetsdatablad, som man ikke finner ved søk i stoffkartoteket. Kun tilgjengelig for personer med les/skriv- og administratorrettigheter.

Dette finner du i stoffkartoteket

• Sikkerhetsdatablad for helsefarlige kjemikalier.
• Informasjonsblad for andre helseskadelige stoffer samt helsefarlig biologisk materiale.

Husk at du også skal ha sikkerhetsdatablad eller informasjonsblad for helsefarlige kjemikalier og stoffer som dannes i prosesser i virksomheten. Dersom du mangler dette, må du selv sørge for å utarbeide et informasjonsblad. Ta kontakt med stoffkartotek-kontaktperson hos din enhet dersom du trenger bistand.

Se Kjemikalier og gasser, Biologiske faktorer og Arbeid med biologiske faktorer for nærmere informasjon om arbeid med helsefarlige kjemikalier, stoffer og biologisk materiale.

Krav til sikkerhetsdatablad og informasjonsblad

Generelle krav - sikkerhetsdatablad og informasjonsblad skal:

• være skrevet på norsk.
• ha revisjonsdato påført
• revideres så snart det foreligger nye opplysninger.
• i tillegg til elektronisk versjon i stoffkartoteket også finnes i papirformat der helsefarlige kjemikalier, stoffer og/eller biologiske faktorer blir håndtert.

Sikkerhetsdatablad skal:

• være utarbeidet i henhold til forordning (EU) nr. 453/2010, evt. forordning (EU) nr. 830/2015. I praksis betyr dette at sikkerhetsdatablad med revisjonsdato før 01.01.2010 ikke godtas.
• inneholde 16 obligatoriske punkter.

Informasjonsblad skal:

• inneholde 8 obligatoriske punkter for helsefarlige stoffer som ikke utløser krav om sikkerhetsdatablad.
• inneholde 7 obligatoriske punkter for helsefarlig biologisk materiale.

Sikkerhetsdatablad og eksponeringsscenarier

Registranter i REACH (produsenter/fremstiller/importører) er pålagt å utarbeide en rapport om kjemikaliesikkerhet for stoffer som de fremstiller eller importerer i årlige mengder på 10 tonn eller mer. For stoffer eller stoffkomponenter som er klassifisert som farlige eller vurdert som biopersistente/bioakkumulerende/toksiske (PBT/vPvB) er det krav om at kjemikaliesikkerhetsrapporten skal inneholde eksponeringsscenarier.

Med «farlige stoff» menes stoffer eller komponenter som er merket som kreftfremkallende (C) eller arvestoffskadelige (M) eller reproduksjonsskadelige (R).

PBT er stoffer som er persistente (langsomt nedbrytbare), bioakkumulerende (lagres i levende vev) og toksiske (giftige). Med vPvB menes stoffer som er svært persistente (vanskelig nedbrytbare) og svært bioakkumulerende (lagres i levende vev).

Eksponeringsscenariene for et stoff skal være vedlagt eller inkorporert i sikkerhetsdatabladet for stoffet. Et sikkerhetsdatablad med eksponeringsscenarier kalles et utvidet sikkerhetsdatablad.

Eksponeringsscenariene skal fungere som en veiledning for sikker håndtering av kjemikaliene i virksomhetene. Eksponeringsscenariene inneholder:

• Bruksbetingelser - for eksempel varighet og hyppighet av bruk, mengde stoff som er brukt, konsentrasjon av et stoff i et produkt, prosesstemperatur
• Vernetiltak - for eksempel ventilasjon, luftfiltersystem
• Risikohåndteringstiltak
• Praktiske råd for sikker bruk av kjemikalier - for eksempel beskrivelse av tekniske tiltak (avtrekk, lukket system) eller hva slags personlig verneutstyr som er påkrevet
• Beskrivelser og tiltak rettet mot beskyttelse av ytre miljø.

Hvordan finner vi ut om vi har mottatt et eksponeringsscenario?

For den enkelte bruker er det enklest å lese gjennom nye sikkerhetsdatablad som mottas, og se etter bruksbeskrivelsene.

Ansatte som har utvidete rettigheter i stoffkartoteket (administratorer og les/skriv-brukere) kan hente ut standardrapport på eksponeringsscenario for sine lokasjoner. Fremgangsmåte: Logg inn på EcoOnline, trykk på «NTNU» øverst til venstre. Trykk deretter på fanen «standardrapporter» og velg «vis rapport over eksponeringsscenarioer»:

Standardrapporten inneholder alle stoff som har fått et REACH registreringsnummer. Dette betyr ikke nødvendigvis at stoffet også har et eksponeringsscenario. Slik sjekker du om stoffet har et eksponeringsscenario:

• Pkt 1.1 i sikkerhetsdatabladet: Har stoffet et REACH registreringsnummer?
• Pkt. 15.2 i sikkerhetsdatabladet: Er det utført en kjemikaliesikkerhetsvurdering for stoffet?

Hvis svaret er ‘ja’ på disse spørsmålene er det sannsynlig at stoffet har et eksponeringsscenario, enten som vedlegg til sikkerhetsdatabladet eller innbakt i sikkerhetsdatabladet. Sistnevnte kan være vanskelig å identifisere; Hvis du er i tvil kan du ta kontakt med leverandør av stoffet eller med HMS-avdelingen.

Hva gjør vi når vi har mottatt et sikkerhetsdatablad med eksponeringsscenario?

• Registrer mottatt-dato
  • Kan gjøres i stoffkartoteket (i forbindelse med risikovurdering)
• Vurder om scenariene dekker ditt bruksområde/din bruksmåte
  • Er din bruk dekket av bruksbeskrivelsene i punkt 1.2 i sikkerhetsdatabladet og det tilhørende eksponeringsscenariet?
• Hvis scenariet er dekkende for ditt bruksområde/din bruksmåte:
  • Sjekk om bruksvilkårene beskrevet i eksponeringsscenariet
    • Jobber du i samsvar med bruksbetingelsene? Eksempel: Hvor mye bruker du av kjemikaliet? Hvor lenge blir du eksponert?
  • Sjekk om sikkerhetstiltakene som er beskrevet i eksponeringsscenariet allerede er innført på arbeidsplassen
    • Er de anbefalte risikohåndteringstiltakene på plass i virksomheten, for eksempel punktavsug og rensing av utslipp til luft og vann?
    • Hvis det er uoverensstemmelse mellom tiltakene beskrevet i scenariet og de tiltakene som er innført på din arbeidsplass har du 12 mnd fra den datoen du mottok scenariet til å innføre de tiltakene som kreves.

• Hvis scenariet ikke er dekkende for ditt bruksområde/din bruksmåte har du 12 mnd fra den datoen du mottok scenariet på deg til å iverksette en av følgende muligheter:
  • Gi beskjed til leverandør. Be om å få laget et scenario som er dekkende for din bruk. Leverandøren må få alle nødvendige opplysninger om det aktuelle bruksområdet og bruksmåten, slik at det blir mulig å utarbeide et nytt eller et revidert scenario.
  • Tilpass din aktivitet til de kravene som er stilt i eksisterende scenario.
  • Se etter en annen leverandør som leverer eller er villig til å lage et scenario som dekker dine bruksområder.
  • Utarbeid egen kjemikaliesikkerhetsrapport med eksponeringsscenario. HMS-avdelingen anbefaler at dette unngås, da det vil kunne være svært arbeidskrevende.

Se også Generelt om eksponeringsscenarier og Faktaark om eksponeringsscenarier.

Manglende sikkerhetsdatablad

Flere kjemikalieleverandører legger ikke inn sikkerhetsdatablad i vårt stoffkartotek, og det vil av den grunn ta unødig lang tid å få tak i sikkerhetsdatabladet dersom man etterspør det gjennom stoffkartoteket.

Dersom du mangler et sikkerhetsdatablad, gjør da følgende:

1. Søk opp sikkerhetsdatabladet på kjemikalieleverandøren (f.eks. VWR, Sigma Aldrich, Alfa Aesar....), sin hjemmeside.
2. Last ned sikkerhetsdatabladet.
3. Send sikkerhetsdatabladet til sds.no@ecoonline.com, og be EcoOnline om å legge det inn i NTNUs stoffkartotek.

Ofte stilte spørsmål

Må vi ha sikkerhetsdatablad og informasjonsblad i papirformat?
Dette var tidligere et krav at sikkerhetsdatablad og informasjonsblad skulle være i papirformat. Den aktuelle forskriften er imidlertid endret og sikkerhetsdatablad og informasjonsblad kan foreligge elektronisk og / eller i papirformat, jf. forskrift om utførelse av arbeid § 2-2. Det jobbes med å etablere en standardisert nettbrett-løsning for elektronisk visning av sikkerhetsdatablad og informasjonsblad. Løsningen har blitt testet ut, og 1. utrulling av løsningen vil skje utover høsten 2019. Alle fakulteter har mottatt informasjon og blitt bedt om å melde inn laboratorier og verksteder som er aktuelle for montering av en slik løsning. Det understrekes om at det fortsatt er mulig å fortsette med papirversjoner, om det er ønskelig. Spørsmål kan stilles til arve.johansen@ntnu.no eller arnt.r.rorvik@ntnu.no.

Kan vi legge inn sikkerhetsdatablad og informasjonsblad på engelsk istedenfor på norsk?
Nei. Sikkerhetsdatablad og informasjonsblad på norsk er et krav i forskrift om utførelse av arbeid § 2-2. Merk at engelskspråklige sikkerhetsdatablad gjerne er lagd ut fra amerikansk eller britisk lovgivning, og ikke nødvendigvis er sammenfallende med den norske versjonen. Arbeidstakere som ikke behersker norsk skal imidlertid gis tilstrekkelig skriftlig informasjon og opplæring ut fra opplysningene i stoffkartoteket.

Hvem har ansvar for at sikkerhetsdatablad blir oppdatert i stoffkartoteket?
NTNU har i sin avtale med rammeleverandører av kjemikalier stilt krav om at disse skal levere reviderte sikkerhetsdatablad inn i vårt stoffkartotek. I praksis ser vi at dette ikke alltid skjer. Alternativet da er å ta kontakt med EcoOnline for å få hjelp til å gjøre sikkerhetsdatablad tilgjengelig i stoffkartoteket.

Hjelp

• For administratorer av stoffkartotek: Slik legger du sikkerhetsdatablad i stoffkartotek (pdf).
• Håndtering av utgåtte produkter og nedlagte lokasjoner i ECO-Archive (pdf)
• Laboratorie- og verkstedhåndbok
• Rammeavtale med leverandører av kjemikalier
• Stoffkartotek, faktaside fra Arbeidstilsynet
• Om kjemikalieregelverket REACH
• Kandidatlista i REACH
• Autorisasjon i REACH
• Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning med kommentarer - Arbeidstilsynet
• Arbeidsplassforskriften med kommentarer - Arbeidstilsynet
• Forskrift om utførelse av arbeid med kommentarer - Arbeidstilsynet
• Generelt om eksponeringsscenarier - Miljødirektoratet
• Faktaark om eksponeringsscenarier - Miljødirektoratet

NTNU-bestemmelser

• HMS-runde
• Kjemikalier og gasser
• Arbeid med biologiske faktorer
• Biologiske faktorer
• Risikovurdering
• Risikovurdering av kjemikalier i stoffkartotek (pdf)
• Eksponeringsregister

Lovverk

• Arbeidsmiljøloven, §§ 1-1, 1-2, 4-5, 18-1, 19-1, 20-1
• Forskrift om utførelse av arbeid
  • Kapittel 2 - stoffkartotek
  • Kapittel 3 - kjemikalier
• Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning
• Arbeidsplassforskriften
• Forskrift om tiltaksverdier og grenseverdier
• Merking mv av næringsmidler - forskrift
• REACH-forskriften

Kontakt

• Ann Kristin Sjaastad, yrkeshygieniker og systemadministrator i stoffkartoteket
• Arve Johansen, HMS-rådgiver og systemadministrator i stoffkartoteket
• Stoffkartotek-kontakter på fakultetene

Godkjenning/signatur

Godkjent av HMS-sjef - 29. mars 2021 - HMSR39