Opprette saksmappe i arkivdel student i ePhorte - Kunnskapsbasen
Opprette saksmappe i arkivdel student i ePhorte
1. Klikk på mappeikonet med et plusstegn i verktøylinja øverst for å opprette en ny sak
2. I vinduet som åpner er feltene Dato, Arkivdel og Journalenhet automatisk fylt in. Fyll inn feltet Tittel
2.a. Standardtittel for studentsaker er «Fullt navn med fornavn først - studieprogramkode - Hva saken gjelder», hvor fullt navn samsvarer med Felles Studentsystem. Fullstendig oversikt over rutiner for studentsaker finnes i NTNUs Arkivplan
2.b. I noen tilfeller skal navn og programkode skjermes. Se registreringsrutinene under "spesielle saksområder - studiedokumentasjon" i Arkivplanen for detaljer. Marker i såfall teksten som skal skjermes, høyreklikk den valgte teksten og trykk på Merk tekst som skjermes.
3. Til høyre for feltet Arkivdel trykker på du forstørrelsesglasset, og i vinduet som åpner trykker du på Studentdokumentasjon
4. Under fanen Klassering velger du Studentdokumentasjon fra nedtrekksmenyen i kolonnen «Prinsipp»
4.a. I feltet Ordn. verdi til den nye raden fyller du inn personnummer
4.b. I feltet Beskrivelse til raden fyller du inn fullt navn, med fornavn først
4.c. Hak av for Uoff
4.d. I raden under, hvor «Prinsipp» er satt til «NTNUs arkivnøkkel», skal Ordn. Verdi settes til ordningsverdi som oppgitt i rutinene. Her er det enklest å skrive inn korrekt nummer og trykke på Tab (Tabulator-knappen på tastaturet), så Beskrivelse fylles inn automatisk
5. Under fanen Ansvarlig/tilgang settes feltet Tilgangskode til FS, S eller SX avhengig av hva rutinene oppgir. Riktig hjemmel settes automatisk fra tilgangskoden
6. Klikk på Lagre. Studentsaken er nå opprettet