På denne siden finner du informasjon om hvordan du skal ta imot nye ledere.

Se også Mottak av ny medarbeider | Temaside Ledelse og lederstøtte

Din rolle i mottaket som nærmeste leder

Godt mottak sikrer at den nyansatte lederen raskt kommer inn i jobben og trives.

Målet med aktivitetene i aktivitetsplanen under, er å gjøre den nye lederen godt kjent med rollen, forstå enheten hen skal være leder for, samt hjelp til å bygge relasjoner og knytte nettverk.

Det anbefales at du lager en plan for de seks første månedene.

Som nærmeste leder har du ansvar for planleggingen og å booke aktivitetene. Den nye lederen har ansvar for at aktivitetene gjennomføres. HR er en god støttespiller i mottaksarbeidet.

Aktivitetene må tilpasses den nyansatte lederens rolle og individuelle behov. Tidspunkt og hvordan oppstartsaktivitetene gjennomføres, kan tilpasses hvert enkelt lederskiftes særegne prosesser og utfordringer.

Aktivitetsplan

Forslag til aktiviteter som kan inngå i planen:

Før oppstart og i den nyansatte lederens oppsigelsesperiode

1. Sende personlig velkomstmail. (Det går automatisk ut en epost til nye brukere om hvordan brukerkonto aktiveres).

2. Nærmeste leder anbefales å ha en samtale med den nyansatte kort tid etter kontrakten er underskrevet;

• Avtale oppstartsdato
• Gjennomgå roller, ansvar, ressurser og støttepersoner som fadder/mentor etc.
• Bli enige om det er forberedelser som kan gjennomføres før oppstart og hva som er nyttig å gjennomføre i løpet av prøveperioden.

3. Forslag til aktiviteter som det kan være aktuelt å gjennomføre i månedene før oppstart (oppsigelsestiden), for å gi ny leder mulighet til å bli kjent med NTNU og egen enhet:

• Invitasjon til kurs, formelle og uformelle samlinger i enheten.
• Informasjon om viktige forhold som skjer på enheten.
• Mulighet til å lese sentrale dokumenter.
• Begynne å utarbeide en plan for de første seks månedene.
• Avtal med den nyansatte hvilket tidspunkt for oppmøte første dag, hvem hen vil møte og kort om hvordan den første dagen vil bli.
• Meld inn den nyansatte lederens roller i Selvbetjeningsportalen.

Første dag

1. Nærmeste leder tar imot den nyansatte lederen.

2. Gjennomføre oppstartsamtale med nærmeste leder. Forslag til innhold:

• Oppsummere status fra kontraktsinngåelsen og frem til nå.
• Gjennomgå krav, føringer, forventninger og resultater. Hva slags støtte og oppfølging som kan forventes?
• Gå gjennom planen for de første seks månedene.
• Gjør den nye kjent med sidene "Ny ved NTNU" og «Ny som leder».
• Informere om Rektors møte med nyansatte.

I løpet av den første uken

1. Hvis ønskelig kan ny leder inviteres til et møte med tidligere leder eller konstituert leder:

• Overlappingssamtale.

2. Der det er mulig kan ny leder inviteres til å delta på et felles møte med alle ansatte på enheten:

• Mulighet for ny leder til å presentere seg og motta forventninger.

3. Oppsatertsamtaler med hver enkelt som rapporterer til ny leder:

• Bli kjent med medarbeiderne enkeltvis. Gjensidige forventningsavklaringer.

4. Innfasing i egen leders ledergruppe:

• Bli kjent med lederkolleger.

I løpet av første måneden

1. Oppstartsamtale med administrativ og teknisk lederstøtte:

• Bli kjent med sentrale støttefunksjoner.

2. Oppstartsamtaler med verneombud og eventuelt andre tillitsvalgte:

• Forventningsavklaring, relasjons- og tillitsbygging.

3. Besøk på geografisk spredte enheter:

• Bli kjent.

Etter tre måneder

Oppfølgingssamtale med egen leder:

• Forventningsavklaring og tilbakemeldinger.

Etter tre-fire måneder

Oppstartseminar med egen ansattgruppe:

• Teambygging og – utvikling, diskutere mål og arbeidsmiljø.

Gjennom hele perioden

Interne opplæringsprogrammer og kurs innen viktige lederrutiner:

• Økonomi, HR, HMS, konflikthåndtering, sykefraværs-oppfølging osv.

Etter fem måneder (prøveperioden)

Oppfølgingssamtale med egen leder:

• Evaluering av oppstartsprosessen.
• Gjensidig vurdering av prøvetiden.
• Planlegging av videre løp.

Kilde: Innholdet på denne siden er basert på Frode Dale, 2014 "Lederskifter - om lederutvelgelse, innfasing av nye ledere og lederes første 90 dager i ny jobb".

Nyttige lenker

For deg som skal ta imot en ny leder:

• Ansette medarbeider - Rutiner for ansettelse og mottak av nye medarbeidere
• Fadderordning - Informasjon for ledere om ordningen

For den nyansatte lederen:

• Ny ved NTNU - Samleside med nyttig informasjon for nyansatte
• Ny som leder - Informasjon til nye ledere ved NTNU, samt ledere som endrer lederrolle
• Lederstøtte - Verktøy snarveier og støtte i det daglige arbeidet som leder
• Fadderordning for nyansatte - Informasjon om fadderordningen for deg som er ny

Kontakt

For spørsmå, ta kontakt med Merethe Fjørtoft Åsenhus, HR- og HMS-avdelingen