Brukerveiledninge...

ePhorte - Postfordeling og omfordeling

Fordel brev

1. Klikk på Fordel brev i ledersøket i venstremenyen. Listevisning over ufordelte brev vises til høyre

Fordel brev

2. Klikk på trekantpilen ved journalpost-ikonet (konvolutt-ikonet) og velg Fordel fra menyen

Fordel fra nedtrekksmenyen

3. I vinduet som åpner skriver du ePhorte-initialene til den som skal behandle brevet i feltet Saksbehandler og trykker Tab (tabulatortasten på tastaturet)

Fordel til saksbehandler

3.a. Hvis du ikke kjenner initialene, kan du klikke på forstørrelsesglasset på linjen. Da dukker det opp et nytt vindu. Klikk på Søk, da vises alle som har en rolle på din enhet. Klikk på initialene for å legge inn rett saksbehandler/leder. Du kan også klikke på forstørrelsesglasset ved Adm.enhet.-feltet for å få en liste over forkortelsene til alle enhetene

3.b. Klikk Lagre. Nå er brevet borte fra listevisningen over ufordelte brev

Fordel N-notat

1. Klikk på Fordel notater i venstremenyen. Klikk på trekantpilen ved notatet

Fordele notat

2. Velg Fordel fra menyen.

Fordel fra nedtrekksmenyen

3. Legg inn riktig mottaker i det nye vinduet og trykk på Lagre

Fordele til saksbehandler

Fordel X-notat

Samme prosedyre som for N-notat.

Fordel kopier

1. Her er prosedyren litt annerledes. Hvis du klikker på trekantpilen ved journalposten, ser menyen slik ut:

Fordel er grått i nedtrekksmenyen

2. Her ser vi at Fordel er grått, og ikke er tilgjengelig. Klikk i stedet på tittelen til journalposten, den blå teksten

Tittelen til journalposten

3. Nå er journalposten åpnet i redigeringsvinduet nederst. Klikk på fanen Interne mottakere

Redigeringsvinduet

4. Slik ser mottakerfeltet ut på et X-notat. Klikk på trekantpilen ved riktig adm.enhet. Velg Rediger intern mottaker fra menyen

Rediger intern mottaker i nedtrekksmenyen

5. Fyll inn kopimottakers initialer og trykk på Lagre

Fyll inn navn på kopimottaker

På inngående brev ser kopifeltet slik ut:

Kopifeltet på inngående brev

Omfordeling - Endring av enhet/saksbehandler

1. Klikk på trekantpilen på journalpost-ikonet (konvolutt-ikonet) og velg Funksjoner, deretter Endre saksbehandler

Endre saksbehandler fra nedtrekksmenyen

2. I vinduet som åpner endrer du feltet Adm. enhet til din enhet, og trykker på Lagre

Endre administrativ enhet

Velg rett rolle/enhet

Du er alltid innlogget med en fast standardrolle. Hvis du er leder/postfordeler (eller saksbehandler) for flere enheter, må du bytte mellom enhetene/rollene fra nedtrekksmenyen her på verktøylinja øverst i ePhortebildet. Du får bare opp ufordelt post for pålogget enhet i ledersøket.

Velg rolle eller enhet

Stjernefunksjon *

For å søke opp enheter der du ikke kjenner forkortelsen eller det fulle enhetsnavnet, kan du bruke stjernetegn * (jokertegn) før og etter det du skriver inn. Da søkes det i ord som inneholder denne bokstavsammensetningen. Jokertegn erstatter ett eller flere tegn i søket, og kan brukes i alle ordsøk i ePhorte.

Stjernefunksjon

Søk etter administrative enheter

Hvis du skal fordele (eller skrive) et brev/notat til flere administrative enheter, kan du søke opp alle enhetsgruppene.

1. Klikk på konvolutt-ikonet på journalposten og velg Rediger. Klikk på forstørrelsesglasset på fanen Interne mottakere

Interne mottakere

2. I vinduet som åpner, klikk på plusstegnet ved mappeikonet til Administrativ enhetsgruppe

Administrativ enhetsgruppe i venstremenyen

2. Her ser du de forskjellige gruppene listet opp.

2.a. Klikk på ønsket gruppe, og hak av alle eller noen av enhetene du ser til høyre i bildet (NB! Dette bildet viser inndelingen frem til 15.9., da de nye enhetene under RE ikke er aktive ennå.)

2.b. Klikk på Legg til valgte rader

Legge til valgte rader

3. De valgte enhetene legger seg nå som mottakere i listen

Mottakere på enhetsnivå

Selvplukk av inngående restanser

Hvis leder er innforstått med det, kan saksbehandlere selv fordele posten på sin enhet til seg selv.

NB! Dette fungerer kun på inngående restanser, ikke notater. De må fordeles av en postfordeler.

1. Klikk på plusstegnet ved Enhetens saker i saksbehandlersøket i venstremenyen, deretter Enhetens ufordelte JP. Disse vises nå i listevisning i søkevinduet til høyre

Enhetens ufordelte journalposter

2. Klikk på trekantpilen ved konvolutt-ikonet på det aktuelle brevet, og velg Fordel fra menyen

Fordel i nedtrekksmenyen

3. Skriv inn eller søk opp saksbehandler: deg selv (initialer + Tab)

Fordele inngående restanse

Kopimottaker settes på under fanen Interne mottakere. Interne kopimottakere trenger ikke være en del av din egen enhet.

“Varsle med e-post”

ePhorte har en funksjon som heter Varsle med e-post når en journalpost skal fordeles. Dette varselet trigges av endring av status på journalposten. Hvis du skal fordele et notat som først er satt til ufordelt til enheten, og velger e-postvarsel her, blir varselet sendt først når journalposten blir journalført.

0 Vedlegg
269 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)