Her finner du tips for å administrere Zoom møtedeltakere og beskytte møtene dine mot uvelkomne gjester. 

English version: Zoom - How to secure your meeting

Slik kan du deaktivere "Join before host" på ditt personlige møterom

Hvis du bruker et personlig møterom, er et bra sted å starte å deaktivere alternativet Enable join before host. Dette forhindrer andre i å bruke din personlige møte-ID uten deg. Følg disse trinnene for å justere denne innstillingen.

1. Naviger til møteinnstillinger i Zoom nettportal på https://ntnu.zoom.us/meeting.
2. Klikk på Personal Meeting Room.
3. Bla til bunnen av siden og klikk på Edit this Meeting.
4. Fjern Enable join before host.
5. Klikk på Save.

Innstillinger du må vurdere før et zoom-møte begynner

Konfigurer møteinnstillinger når du planlegger et nytt møte eller ved å redigere et planlagt møte. Noen av innstillingene er ikke tilgjengelige via Zoom desktop klient og må konfigureres via Zoom nettportal.

• Enable only authenticated users to join¹: Dette alternativet sikrer at bare Zoom-brukere ved NTNU kan delta i møtet. Viktig: Noen ansatte og studenter på NTNU har ennå ikke en Zoom-konto, og å aktivere denne innstillingen vil forhindre dem i å delta på møtet ditt. For å opprette en NTNU Zoom-konto, kan FEIDE brukere gå til https://ntnu.zoom.us/ og klikke Logg in.
• Disable join before host¹: Deltakerne kan ikke delta i et møte før verten blir med og vil se en melding som sier: "The meeting is waiting for the host to join".
• Automatisk generert møte-ID: Å velge Generate Automatically for “Meeting ID” genererer en tilfeldig møte-ID i stedet for å bruke din statiske Personal Meeting ID (PMI). Dette reduserer sannsynligheten for misbruk av møterom ved å begrense levetiden til en gitt møte-ID.
• Enable waiting room¹: Et venterom lar en host eller co-host se hvem som prøver å være med på møtet før det starter. Deltakerne kan tas opp individuelt eller alle på en gang. Ved store møter eller klasser bør du vurdere å tildele gjennomgangsfunksjonen til en co-host.
• Require a meeting password¹: Å legge til et møtepassord betyr at deltakerne bare kan delta i møtet ved å legge inn det angitte (eller automatisk genererte) passordet. (Merk: Dette gir liten ekstra sikkerhet hvis passord er inkludert i delt møteinformasjon.)

¹ Disse innstillingene kan konfigureres for individuelle møter eller endres for å bli dine standarder for alle fremtidige møter du planlegger. For instruksjoner, gå til hvordan endre innstillinger for zoommøte (nedenfor).

Anbefalte innstillinger for Zoom baserte undervisningsøkter  

Hvis du bare bruker Zoom til undervisning og innspillinger, kan du endre Zoom-innstillingene i nettportalen slik at de gjelder alle møter og opptak. Hvis ikke, må du huske å endre innstillinger mens du planlegger et bestemt møte eller tilbakevendende møter. 

• Enable only authenticated users to join¹: Dette alternativet sikrer at bare brukere med NTNU-kontoer kan delta i klassen din. (Merk: Det forhindrer ikke NTNU-studenter som ikke er i klassen å bli med.) Studenter som ikke har registrert en Zoom konto enda, vil kunne få opprettet en ved å gå til https://ntnu.zoom.us/ og klikke Logg In.
• Require a password when scheduling new meetings¹: Slå på dette hvis du skal undervise i ett fag som ikke skal være offentlig tilgjengelig. Hvis du slår på denne innstillingen, genererer du automatisk et passord for fremtidige møter du lager. (Merk: Dette gir liten ekstra sikkerhet hvis passord er inkludert i delt møteinkalling.)
  • Embed password in meeting link for one-click join¹: La dette være på. Hvis du endrer passord, genereres en ny møtelink og den gamle blir ugyldig.
• Deaktiver “Join before host”¹: Fjern Join before host når du oppretter møtet (eller rediger innstillinger hvis det allerede er planlagt). Dette vil gjøre det mulig for studenter å koble seg på før møtet starter, men de vil se en popup-melding som sier: " The meeting is waiting for the host to join." Studentene vil ikke komme inn i møtet før du har startet det.
• Gi co-host rettigheter: underviser vil kanskje be en Lærings Assistent (LA), og/eller en student i klassen om å fungere som co-host. De kan hjelpe mute/unmute studenter, hjelpe til med å overvåke chatten for spørsmål, problemer og fjerne eventuelle forstyrrende deltakere. Verten kan klikke på More ved siden av et navn i Manage Participants-vinduet etter møtet har begynt, og velge Make Co-host.
• Mute participants upon entry¹: Alle møtedeltakerne vil komme inn med lyden mutet og må trykke på unmute for å snakke. Dette kan redusere omgivelsesstøy fra mange aktive mikrofoner. Verten kan også klikke på Mute all nederst i Manage Participants-vinduet for å dempe alle deltakermikrofoner.
• Deaktiver “Play sound when participants leave or join”: Hvis lyd når en deltaker kommer inn i møtet eller forlater møtet er forstyrrende, kan host slå dette av fra rullegardinmenyen nederst i Manage Participants-vinduet når møtet har startet.

¹ Disse innstillingene kan konfigureres for individuelle møter eller endres til å bli dine standarder for alle fremtidige møter du planlegger. For instruksjoner, gå til Hvordan endre innstillinger for Zoom møte (nedenfor).

Administrer deltakere under et Zoom-møte

Du får tilgang til de fleste kontrollene i møtet ved å klikke på knappen Manage Participants nederst i hovedvinduet. Fra vinduet Manage Participants kan host låse et møte, mute alle deltakere, gjøre noen til co-host og kaste ut en ubuden eller forstyrrende deltaker.

• Lås møte: Når alle deltakere har kommet, kan verten låse møtet ved å klikke på More nederst i vinduet Manage Participants og velge Lock meeting. Dette forhindrer at nye deltakere kan bli med i møtet.
• Demp alle: En host kan dempe alle aktive mikrofoner via Manage Participants vinduet. Hosten kan også stoppe deltakerne fra å slå på mikrofonen sin selv og be dem bruke chat for spørsmål.
• Demp en deltaker: Folk glemmer ofte å skru av mikrofonene sine og fortsetter å sende bakgrunnsstøyen i rommet de sitter til alle deltakerne i møtet. Host kan dempe individuelle deltakere ved å klikke på More ved siden av navnet til deltakeren i Manage Participants vinduet.
• Stopp en deltagers video: Hvis en deltakers video er distraherende eller forstyrrende kan host eller co-host slå den av ved å klikke på More ved siden av deltakernavnet i Manage Participants vinduet.
• Overstyr uønsket eller upassende skjermdeling: NTNUs standard skjermdelingsinnstillinger lar host overstyre deling når noen andre deler innhold inn i møtet.
• Fjern uønskede eller forstyrrende deltakere: I den sjeldne tilfelle at noen blir med på et møte som ikke burde være til stede, eller hvis de må fjernes av en annen grunn, kan verten eller medverten raskt fjerne en deltaker og forhindre at de blir kunne delta på nytt ved å klikke på Mer ved siden av navnet i vinduet Administrer deltakere og velge Fjern.
• Blokker annotering: Når annoteringsverktøy er deaktivert, Kan ikke deltakerne bruke annoteringsverktøy for å legge til informasjon når en av deltakerne deler skjerm.

Administrer en forstyrrende eller distraherende møtedeltaker

I Host-kontrollpanelet finner du alle verktøyene du trenger for å fjerne en forstyrrende eller distraherende deltaker.

• Fjern uønskede eller forstyrrende deltakere: Hvis noen blir med på et møte som de ikke burde være med i, eller hvis de må fjernes av en annen grunn, kan host eller co-host fjerne en deltaker og forhindre at de vil kunne delta på nytt i møtet ved å klikke på More ved siden av navnet til deltakeren i Manage Participants-vinduet og velg Remove.
• Overstyr uønsket eller upassende skjermdeling: NTNUs standard skjermdelingsinnstillinger lar host overstyre deling av skjerm når noen av de andre deltakerne deler innhold inn i møtet.