Tips og råd om medvirkning ved MH - Kunnskapsbasen
Råd og utvalg ved...
Tips og råd om medvirkning ved MH
Her finner du tips og råd om hvordan du som er ansatt ved Fakultet for medisin og helsevitenskap kan holde deg informert og aktivt bidra til å utvikle organisasjonen. Her er også råd til deg som er leder eller tillitsvalgt, om hvordan du kan legge godt til rette for medvirkning.
Se også Råd og utvalg ved Fakultet for medisin og helsevitenskap - MH
Hvordan kan vi bli bedre på intern kommunikasjon ved MH-fakultetet?
Innholdsfortegnelse [-]
Tips til alle ansatte
NTNUs kommunikasjonspolitikk har som mål å ha velinformerte medarbeidere og studenter som trives og som aktivt bidrar til å utvikle organisasjonen. Gjennom en kultur preget av åpenhet, dialog og medvirkning skal vi sikre intern kunnskapsdeling og deltakelse.
Her er noen tips om hvordan du som ansatt kan holde deg og andre orientert om det som skjer, påvirke din arbeidsplass og bidra til å bygge en god kultur i din enhet og på fakultetet.
- Hold deg orientert på Innsida. Finn dine favorittkanaler og følg med på disse.
- Bruk Innsida veiledninger og hjelp eller spør din nærmeste nettkontakt om du er i tvil om hvordan du bruker Innsida.
- Publiser meldinger på Innsida til relevante målgrupper om saker du har ansvar for. Oppfordre til innspill og kommentarer til meldingen der det er aktuelt.
- Husk at ansvaret for informasjon og kommunikasjon følger saksansvaret både for ledere og medarbeidere.
- Engasjer deg i kommentarfeltene på Innsida.
- Sørg for at viktig informasjon er tilgjengelig på norsk og engelsk.
- En god rettesnor er å informere internt før man informerer eksternt.
- Hold ansattprofilen din oppdatert. Slik kan dine kollegaer, i tillegg til eksterne samarbeidspartnere og andre, finne informasjon om hva du jobber med.
- Orienter deg om hvem som er din nærmeste tillitsvalgte og hvem som representerer deg i ulike råd og utvalg.
- Delta på allmøter, workshoper og andre arenaer der du kan komme med innspill i beslutningsprosesser.
- Vis frem din tilhørighet! Bruk NTNUs grafiske maler i presentasjoner, brev, notater, roll-up og annet informasjonsmatriell, både internt og eksternt.
- Gjør deg kjent med organisasjonen, og orienter deg om den faglige aktiviteten ved NTNU. Les Universitetsavisa. Følg med på NTNUs eksterne kanaler, forskningsmagasinet Gemini, Facebook-siden NTNU medisin og helse, og øvrige kanaler for sosiale medier ved NTNU. Du kan også bidra til å spre saker – del dem i ditt nettverk!
- Delta på uformelle arenaer når det skjer noe – ta gjerne initiativ til hyggelige sammenkomster med dine kollegaer.
- Bli med på NTNU-arrangementer der du kan treffe kollegaer og få faglig påfyll.
Tips til ledere
Hvordan kan du som leder tilrettelegge for medvirkning og god intern kommunikasjon?
Se også flere råd om
Åpne beslutningsprosesser
Sørg for mest mulig åpne beslutningsprosesser, og at alle ansatte får lik tilgang til relevant informasjon.
- Ansatte forventer å finne viktig informasjon på Innsida.
- Informer i god tid om møter på Innsida med lenke til møteinnkalling. Oppgi gjerne kort hva som er på agendaen, målet med de ulike sakene, hva en ønsker innspill på og hvordan ansatte kan komme med innspill.
- Gi en kort oppsummering etter møter med referat og tydeliggjøring av beslutninger.
- Framsnakk viktige møter, for eksempel allmøter og instituttseminar, slik at ansatte blir motiverte til å delta.
- Opprett eller bruk etablerte møtepunkt som kanaler for viktig informasjon.
- Planlegg internkommunikasjon med vekt på medvirkning: Lag handlingsplan for kommunikasjon for større prosjekter - Hva skjer? Når og hvordan kan ansatte komme med innspill?
- Bruk ferdige presentasjoner om viktige tema.
- Gi en kort presentasjon av nye ansatte på Innsida.
Vær synlig og tilgjengelig
- Vær et godt eksempel: Gjør det du oppfordrer dine ansatte å gjøre. Framsnakk og bruk Innsida aktivt, hold din egen ansattprofil oppdatert.
- Informer dine ansatte jevnlig: Korte nyheter på Innsida om hva som skjer, hva du er involvert i og opptatt av. Oppfordre ansatte til å bruke kommentarfeltet når du publiserer meldinger på Innsida. En kort og enkel video kan være virknngsfull.
- Kommuniser tydelig og enkelt: kall en spade for en spade.
- Arranger allmøter om viktige tema og saker der det er viktig med dialog og innspill fra ansatte.
- Ved større prosesser, endinger og annet: Sørg for medvirkning ved å arrangere workshoper og andre møteplasser en kan diskutere og komme med innspill.
- Skap og delta på uformelle arenaer og møteplasser – ta initiativ til små og store feiringer – både ved uformelle møter og ved meldinger på Innsida.
- Bruk eksterne kanaler, som media, bevisst. Sørg alltid for at ansatte er orientert i saker som berører dem før du kommuniserer eksternt.
- Hev din egen kompetanse på kommunikasjon. Ta kontakt med din nærmeste kommunikasjonsmedarbeider for hjelp til Innsida, blogg, medietrening og annet.
Planlegg kommunikasjonen
Vurder:
- Målgruppe: Hvem er de ulike interessentene? Ta utgangspunkt i mottakerens behov for informasjon. Informasjon bør være målrettet og relevant for mottakeren, ikke send alt til alle.
- Budskap: Hva skal kommunikseres til hvem? Budskap varierer gjerne i henhold til målgruppe.
- Kanaler: Skal du bruke skriftlige kanaler som innsida, e-post eller presentasjoner, eller muntlige kanaler som møter eller video? Vurder kanal etter budskap og målgruppe.
- Når skal det kommuniseres, og hvem har ansvar?
Hvordan gjøre allmøter til gode kanaler for medvirkning?
Muntlig informasjon kan ha sterkere effekt enn skriftlig informasjon. Allmøter, og andre møter, kan være viktige arenaer for å informere og ha dialog med ansatte. Merk at viktig informasjon som gis i et møte også må være tilgjengelig på Innsida.
- Møtet bør holdes tidlig i beslutningsprosessen for å sikre medvirkning.
- Tidlig innkalling på Innsida med informasjon om agenda, formålet med møtet, hva ønskes det innspill på og gjerne hvordan innspillene brukes i den videre prosessen.
- Sørg for at det legges opp til dialog i møtet.
- I etterkant av møtet: Gi en oppsummering av den viktigste informasjonen fra møtet på Innsida, med presentasjoner og referat.
- Oppfordre gjerne folk til å komme med innspill som kommentarer på Innsida-meldinger eller på e-post.
Bidra til at ansatte får kjennskap til den faglige virksomheten
- Etablere uformelle møteplasser der en presenterer det faglige innholdet, som foredrag og frokostmøter.
- Sørg for at satsinger og kjernevirksomheten blir synliggjort på Innsida, for eksempel via intervjuer med ansatte, videopresentasjoner av alle faggrupper. Ta kontakt med din nærmeste kommunikasjonsmedarbeider for bistand.
- Få frem suksesshistorier og feire det som kan feires-bruk både Innsida og uformelle møteplasser.
- Oppfordre fagpersoner til å skrive blogg eller bruke media aktivt for å kommunisere.
- Oppfordre ansatte til å ta eierskap til Facebook-siden NTNU medisin og helse og til å følge med på andre kanaler. Vær selv gode ambassadører – lik og del oppdateringer fra ditt fagmiljø!
Tips til tillitsvalgte
Vær en god kanal for medvirkning! Hvordan kan du få flere innspill og bidra til å fremme engasjement hos dem du representerer?
- Vær synlig og informer om hvilke saker du er involvert i og hvilke saker som tas opp i møter der du deltar.
- Vis tydelig hvor og hvordan ansatte kan komme med innspill.
- Informer dem du representerer før og etter møter. Hva skal diskuteres? Hvordan kan ansatte gi innspill? Hva skjedde i møtet?