Timeregistrering og godkjenning i iAccess

Veiledning for prosjektledere og prosjektmedarbeidere som skal registrere timer på BOA-prosjekter i iAccess.

Temaside prosjekt | Sider merket BOA eller iAccess

English version: Tracking and approve time in iAccess

For innlogging se Innlogging iAccess.

Ukentlige timesedler #

Trykk på bildene for forstørret visning.Ukentlige timesedler - illustrasjon

  1. Velg Ukentlige timesedler i menyen til venstre
  2. Klikk på datoen eller bla deg fremover og bakover i kalenderen til du har funnet riktig uke
  3. Dersom timeseddel for uken ikke er opprettet ennå trykk på Opprett
  4. Trykk + Legg til timeseddellinje (eller klikk : Sett inn timeseddellinje) dersom prosjektet du skal føre timer på ikke ligger i listen din fra før
  5. Velg prosjekt, enten fra listen over favoritter, eller ved å søke på prosjektnummer eller prosjektnavn
  6. Velg hvilken oppgave du har jobbet med
  7. Registrer antall timer pr. dag.
    1. 0 – 10 timer kommer automatisk, men dersom du skal registrere 11 timer eller mer må du bruke , for å få registrert riktig timetall (11 => 0:11, mens 11,0 => 11:00)
    2. Bruk av desimaler omregnes til minutter (0,2 => 0:12, 7,75 => 7:45 osv)
  8. Ved å utvide bildet pr. prosjekt kan du legge inn kommentarer/beskrivelse av hva du har gjort
  9. Dersom prosjektet er et prosjekt du kommer til å føre timer på ofte kan du velge Bevar, slik at prosjektet også vil komme med på timelisten når du oppretter en timeliste for en etterfølgende uke.

Registrere timer - skjermdump

10. Når du er ferdig med å registrere timene for en uke må timelisten Avleveres

11. Skulle det vise seg at det var noe feil med timelisten, og det ikke er noen timeseddellinjer som skal godkjennes, kan du velge å Gjenåpne timeseddelen – MEN husk å Avlevere (pkt. 10) på nytt når du er ferdig med redigeringen

Favoritter #

Som nevnt ovenfor er det en mulighet til å hake av for Bevar på en linje på timeseddelen, og på den måte sikre at prosjektet vil være forhåndsutfylt når du skal føre timer for en etterfølgende uke.

Men dersom du har prosjekter du jobber på med ujevne mellomrom, men ikke hver uke, kan det kanskje heller være mest effektivt å ha muligheten til å søke frem disse prosjektene raskt og effektivt i stedet for at alle prosjektene blir liggende på timelisten. Da er Favoritter løsningen.

Timeregistrering - skjermdump

Favoritter finner du under overskriften Timeføring i menyen til venstre i skjermbildet.

  1. Trykk + Legg til favoritt for å legge en ny favoritt i listen din
    1. Eventuelt kan du velge å lagre en linje på timelisten din som favoritt
  2. Velg prosjekt ved å søke på prosjektnummer eller prosjektnavn
  3. Deretter har du en mulighet til å velge hvilken oppgave som favoritten gjelder. Dette er imidlertid ikke et obligatorisk valg, så hvis du ikke velger en spesifikk oppgave i favoritten velger du heller oppgave når du fører timelisten.
  4. Første kolonne som vises heter Favoritt, og her legger du inn et selvvalgt navn som gjør det enkelt for deg å huske/vite hvilket prosjekt – og evt. oppgave - det dreier seg om.

Godkjenne timeføring på prosjekt #

Timeregistrering - skjermdump4

  1. Timegodkjenning i iAccess gjøres i Godkjennelsessenter som du finner i menyen til venstre i skjermbildet.
    1. Eventuelt kan du finne timer til godkjenning i oversikten over antall gjøremål
  2. Kolonnene Medarbeider, Prosjektnavn og Status inneholder lenker som gir deg mer informasjon
  3. Lengst til venstre er det også en lenke som åpner et vindu som spesifiserer timeseddellinjene, inkludert eventuell tekst som er registrert. Det er da mulig å godkjenne (eller avvise) timene fra dette vinduet.
  4. Hvis du ikke godkjenner (eller avviser) timene fra spesifikasjonen av timeseddellinjen er det også mulig å godkjenne (avvise) direkte på oversikten over timeseddellinjer, gjennom å trykke på ikonene. Når timene er godkjent (eller avvist), men før du går ut av godkjennelsessenteret, vil det også fremkomme en mulighet til å angre valget.
  5. Dersom du har mange timeseddellinjer til godkjenning er det en mulighet til å kunne godkjenne alle, uten å gå inn og vurdere den enkelte timeseddel. Dersom du trykker på denne knappen vil du få et spørsmål hvor du må bekrefte at du virkelig ønsker å godkjenne flere timeseddellinjer samlet.

NB: Ved installasjon av iAccess har vi valgt å la prosjektleders egne timer bli auto-godkjent, selv om timene er ført på et prosjekt hvor det er krav om timegodkjenning. Du vil derfor ikke lenger få opp dine egne timer til godkjenning.
Dette er gjort fordi det på EU-prosjekter ikke aksepteres at prosjektleder godkjenner sine egne timer, EU krever at timer skal være godkjent av en overordnet. Det er derfor laget en rapport, tilgjengelig kun for prosjektøkonomene, som skal skrives ut slik at en instituttleder/kontorsjef kan godkjenne prosjektlederes timer med manuell signatur.

Kontakt #

Hvis du trenger støtte til bruk av Maconomy, kontakt prosjektøkonomen som er tilknyttet prosjektet/ ditt institutt.

Andre spørsmål eller systemfeil, send e-post til kontakt@okavd.ntnu.no

4 Vedlegg
548 Visninger
Gjennomsnitt (1 Stemme)