Samlokalisering

Samlokalisering IDI

Samlokalisering av IDI: Kort om den overordnede prosessen #

English version - Co-location of IDI

Institutt for datateknologi og informatikk (IDI) i Trondheim skal i løpet av 2019 samlokaliseres på Gløshaugen. Denne wikisiden er opprettet for å informere alle ansatte og studenter om hva som skjer i den forestående flytteprosessen, som for tiden er under planlegging.

Siden høsten 2018 og allmøter i januar i år, har Arbeidsgruppen jobbet videre for å finne løsninger for ny plassering av fagenheter og ansatte.13.februar ble det besluttet at AIT (IDI Kalvskinnet) flytter inn i IT-bygget - Sydfløy.

Samlokaliseringen ved IDI er en del av den sentrale Samlokaliseringen ved NTNU, og i begge prosjektene legges det stor vekt på gode prosesser for medvirkning.

Siste nytt  #

Ombyggingsarbeidet i IT-syd er snart ferdig #

15.11.19: Nye labb´er i sokkelen på IT-syd er ferdig ombygget. Håndverkere hadde ferdigbefaring torsdag 14.11. av nye VizLab, E-læringslab og SamhandlingsLab. Et par små mangler utbedres, men rommene vil være helt ferdig om kort tid. 

08.11.19: Nye kontorarealer i It-syd 2. etasjen er helt ferdig!
Ferdigbefaring ble gjort i kontorarealet i IT-syd 2. etasje, der man ser over alt arbeid som er gjort og at alt er i orden. Et par småting ble fikset etter befaringen og kontorarealet er nå klart. 

07.11.19 Drivhuset i IT-syd er under omgjøring og det blir gjort om for å få flere og bedre egnede master-og studentarbeidsplasser. Arbeider med riving og bygging utføres i uke 47 og 48, deretter blir det noe malingsarbeider og møblering senere i 2019. Mange studenter bruker rommet i eksamenstiden, så IDI forsøker å tilpasse til dette og tar siste del av arbeidene i slutten av året. Evt. i starten av januar.
  

LOSAM ga tilslutning til IDI-forslag for ansattplassering i IT-syd-kontorene  #

IDI meldte i september inn sak om IDI-prosessen med plasseringen av de AIT-ansatte på ulike kontorene i IT-syd, 2. etasje. Her har det vært kjørt en lokal medvirkningsprosess sammen med ansatte på AIT, hvor man har kommet frem til et forslag på hvem som får hvilket kontor. Dette er gjort etter "Prinsippene for kontorplassering", som Arbeidsgruppen ved IDI vedtok mars 2019. De ansatte har meldt inn ønsker om arbeidsplass (rom) og også verneombud har vært med for å sikre en ryddig prosess. 
LOSAM-møte 04.10.19 presenterte prosjektgruppen ved IDI prosessen og fikk tilslutning for den innmeldte drøftingssaken om ansattplassering. En meget god og ryddig prosess, var tilbakemeldingene. 

Medvirkning #

Alle studenter og ansatte oppfordres til å medvirke i samlokaliseringsprosjektet ved IDI.
Medvirkning skjer både på arrangementer, ved allmøter og på invitasjoner fra prosjektet hvor man kan medvirke i prosessen.

Sent høsten 2018 gjennomførte IDI seminar på Oppdal med alle ansatte, og ble holdt allmøter i januar 2019 for å informere om prosessen. IDI´s egen arbeidsgruppe (se eget kap.) har møttes jevnlig og diskutert saker om samlokaliseringen i 2019.  

Medvirkning for ansatte og studenter har foregått mest i de tre første fasene:

Hovedfaser for medvirkning #

Hvem jobber med samlokaliseringen ved IDI? #

Prosjektgruppen ved IDI #

Det er opprettet en prosjektgruppe for samlokalisering ved IDI som jobber med den overordnede prosessen:

Prosjektgruppa for samlokalisering ved IDI, 2019

Disse er også en del av en større arbeidsgruppe ved IDI:

Arbeidsgruppe ved IDI #

Arbeidsgruppens representanter tar med saker fra og til sine ansattgrupper og studenter, som kom med sine meninger og innspill. Disse tas med tilbake til møter der vi diskuterer løsninger og kommer frem til et beslutningsgrunnlag. Avgjørelser tas av prosjektgruppen, ved John Krogstie, med bakgrunn i arbeid med saker og innspill fra arbeidsgruppen.

Arbeidsgruppen består av følgende personer:

  • Åsmund Haugse - Studentrepresentant Gløshaugen​
  • Joakim Heitmann Tronseth - Studentrepresentant Kalvskinnet 
  • Magnus Själander - Computing​
  • Bart Iver van Blokland - Midlertidige ansatte​
  • Mads Nygård - DART​
  • Babak Amin Farshchian - ISSE​
  • Birgit Sørgård - HMS​
  • Stein Meisingseth - Verneombud Kalvskinnet​
  • Randi Holvik - Verneombud Gløshaugen​
  • Alf Høiset - Teknisk gruppe

Bilde av arbeidsgruppen IDI samlokalisering

Møte i arbeidsgruppen. På bildet, fra venstre: Jan Håvard Ryen, John Krogstie, Morten Antonsen, Mads Nygård, Alf Høiset, Bart Iver van Blokland, Birgit Sørgård, Randi Holvik, Åsmund Haugse, Hege Annette Olstad, Monica Storvik, Joakim Heitmann Tronseth

Ansattearealer #

For å få på plass nødvendige arbeidsplasser, møterom, avlastningsplasser og laboratorier, samt nødvendige fellesfunksjoner samtidig som vi har vekst, vil dette også medføre en betydelig fortetting i IT-bygget. Fagenhet for Anvendt IT flytter fra Kalvskinnet og til IT-Sydfløy til desember 2019.

IDI vil også se på andre metoder for å få en mer effektiv utnyttelse av de arealene vi allerede disponerer i IT-bygget. Dette arbeidet gjøres i parallell med sikring av nødvendige læringsarealer. 

Prosjektgruppen for samlokalisering IDI vedtok, i samråd med alle gruppene, prinsipper for kontorplassering i møte 20. mars (se "siste nytt"-sak).

Prinsipper for kontorplassering  #

Prosjektgruppen for samlokalisering IDI vedtok prinsipper for kontorplassering i møte 20. mars, etter at alle gruppene (fagenhetene) i Trondheim hadde fått muligheten til å medvirke og bli hørt.

Rekkefølgen av prinsipper er utgangspunkt for fordeling. Det må gjøres en helhetsvurdering i hvert enkelt tilfelle .

- Ansatte som vurderes å ha særskilte behov  
- Ledere med personalansvar, konfidensiell personell- og saksbehandlingskontakt, eller mye ansattkontakt  
- Ansatte med spesielt mye kontakt med studenter, andre ansatte og/eller eksterne    
- Ansatte som har en arbeidsdag hvor store deler av arbeidstiden brukes til telefonsamtaler, Skype eller aktivitet som kan forstyrre andre  

Hvis det er vanskelig å skille basert på punktene over, tas personene med i diskusjon om plassering. Faste kontra midlertidig, ansiennitet og stillingskategori vil tas med i vurdering.

LOSAM-sak behandlet om kontorarealene i IT-Syd #

21.06.2019: IDI fikk tilslutning i Lokalt samarbeidsutvalg (LOSAM) til vår utarbeidede arealplan om planlagt bruk kontorlokalene i 2. etasje på IT-byggets sydfløy med tanke på fellesarealer, spiseplass og arbeidsplasser. Tegninger over kontorarealene og møblering ser du i vedleggsmenyen nederst på siden.

Prosjektering og ombygging av IT-byggets sydfløy  #

I mai og juni foregikk grundlig planlegging av hvordan arealene både i Realfagbygget og IT-bygget sydfløy skal bygges om. Sammen med rådgivere fra fagmiljøene, NTNU og brukerrepresentanter fra IDI har alle de store og små detaljene for de enkelte rom blitt nøye gjennomgått. 

Entreprenører var på møte og befaring på IT-byggene 19. Juni, deretter ble det gjennomført tilbudskonkurranse og valgt leverandører. Byggingen startet opp 19.august 2019 i IT-syd og vil holde på utover høsten. IT-syd ferdigstilles til 1. november. Ombyggingen gjelder en ny "VisualiseringsLab", "E-LæringsLab" og "SamhandlingsLab" i kjelleren, samt mindre ombygging av kontorlokalene i 2. etasje. her flytter fagenheten AIT fra Kalvskinnet og inn i uke 48, 2019.

Datamuseet er midlertidig mellomlagret hos IDI i IT-bygget (vest). Museet var tidligere i rom 043, i sokkelen på IT-syd. Ny VisualiseringsLab og E-læringsLab bygges høsten 2019 opp i dette rommet. Datamuseet skal reetableres når IDI får ferdig en avtale om nytt sted og plan for nye lokaler og innredning er klar. 

01.10.19: Ombyggingen i IT-syd er godt i gang og fremdriftsplanen rom for rom følges nøye opp, med byggemøter ukentlig og god koordinering av fagene. Det er gjort rivearbeid av tak og vegger og ventilasjon, rør, elektrisk, lys og malerarbeider pågår for fullt. 

Studentarealer #

Undervisningen på Kalvskinnet vil pågå helt fram til semesterslutt høsten 2019. Studenter på Kalvskinnet starter på Gløshaugen i januar 2020. Da skal de nye læringsarealene i Realfagbygget være klare til bruk.

Samtidig med samlokaliseringen jobber IDI og IE-fakultetet sammen for å finne løsninger for flere studentarbeidsplasser. IDI søkte ombygging Drivhuset i IT-syd tidlig i høst, og omgjøringen av Drivhuset har nå startet (7. november) og vil bli ferdig ca. til over nyttår. Det blir flere masterplasser, endring av møblering og en innredning med fokus på studentarbeidsplasser i Drivhuset.
IDI har fått nye arealer i Gamle Fysikk 3. etasje fra januar 2020, hvor det blir i overkant av 80 nye masterplasser. Noen av masterplassene i IT-bygget blir flyttet dit for å gi rom for økt antall stipendiater på IDI i tiden fremover. 

Ombyggingen av læringsarealer i Realfagbygget, A-blokka #

Før ombyggingen ble det jobbet med å finne egnede undervisningsarealer og laboratorier på Gløshaugen, både i Realfagbygget og i IT-byggene. Studieadministrasjonen sjekket at det er nok plass i Realfagbygget til undervisningen ved IDI for våren 2020. (Vurdering av kapasiteten på læringsarealer for høstsemesteret 2020 pågår og forventes ferdig høsten 2019).

Det kan bli tilført flere arealer fra Eiendomsavdelingen NTNU, og man prøver å unngå økt mengde undervisning på ettermiddag og kveld. Dette var en viktig avklaring i prosjektet. 

Ombygging av undervisningslokalene i Realfagbygget (A-blokka) ble hovedsakelig gjort i løpet av sommeren 2019, for å unngå forstyrrelser for studenter og undervisningen. Det har pågått noe arbeid ut i august for å bli ferdig. Rommene det gjelder var i 2. etasje (rom A2-121,A2-127, A2-098 og A2-107) og i 4. etasje, A4-111.

Ferdigstilling av AV-utstyr og møblering i A-blokka i desember (rom nevnt over):  
AV-utstyr monteres 06.12. -18.12. for å komplettere i de rommene der det trengs. 
Møblering av rommene nevnt over skjer fra 02.12-06.12. 

Dette medfører at rommene ikke kan brukes av studenter den tiden det montørene arbeider i rommene. Vi håper arbeiderne er raske og tar rom for rom, slik at studentene kan sette seg og jobbe igjen så raskt som mulig. 

I noen rom byttes det ut en del stoler og pulter. Noe blir nytt og noe pent brukte møbler fra andre steder på NTNU. Arbeidet er relativt støyfritt og vi håper studentene vil kunne bruke og oppholde seg i arealene samtidig (noen tidspunkt må man være forberedt på å finne annet rom/plass). Arbeidet gjøres etter undervisningsslutt, for å unngå forstyrre undervisning, men IDI må ha rommen klare til undervisning starter i januar. Under perioden har vi forståelse for ulempene det kan medføre for studenter. 

Ombygging underveis på Realfagbygget A-blokka, rom A2-107 (venstre) og A2-121 (høyre). Foto: Jan Håvard Ryen  

Dokumenter og vedlegg #

Meldinger på Innsida om samlokalisering ved IDI

12 Vedlegg
4209 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)