Samlokalisering

Samlokalisering IDI

Samlokalisering av IDI: Kort om den overordnede prosessen #

English version - Co-location of IDI

Institutt for datateknologi og informatikk (IDI) i Trondheim ble i løpet av 2019 samlokaliseres på Gløshaugen. Denne wikisiden ble opprettet for å informere alle ansatte og studenter om ombyggingen og flytteprosessen, som ble fullført til starten av januar 2020.

Siden høsten 2018 og allmøter i januar i 2019 hadde Arbeidsgruppen jobbet videre for å finne løsninger for ny plassering av fagenheter og ansatte.13.februar 2019 ble det besluttet å gå for scenariet hvor AIT (IDI Kalvskinnet) skulle flytte inn i IT-bygget - Sydfløy.

Samlokaliseringen ved IDI er en del av den sentrale Samlokaliseringen ved NTNU, og i begge prosjektene legges det stor vekt på gode prosesser for medvirkning.

Siste nytt  #

24.06.20: Erfaringer med lokaler på vent etter campusstenging vår/sommer 2020

IDI ansatte og -studenter fikk noe tid å bli kjent med hvordan nye arealer fungerte starten av 2020. Men i midten av mars stengte campus pga. Covid-19, og i stor grad har de fleste vært borte og møter igjen på Gløshaugen fra august. Videre erfaringer fra ibrukstakelse av både student- og ansattarealer ble derfor forskjøvet og tas opp igjen utover høsten.  Arealbruken høsten 2020 har blitt planlagt og man ser det gir færre plasser i flere arealer grunnet smittevern og 1m avstandskrav. Videre erfaringer med lokalene gjøres.   

 

Medvirkning #

Alle studenter og ansatte oppfordres til å medvirke i samlokaliseringsprosjektet ved IDI.
Medvirkning skjer både på arrangementer, ved allmøter og på invitasjoner fra prosjektet hvor man kan medvirke i prosessen.

Sent høsten 2018 gjennomførte IDI seminar på Oppdal med alle ansatte, og ble holdt allmøter i januar 2019 for å informere om prosessen. IDI´s egen arbeidsgruppe (se eget kapittel) hadde møttes jevnlig og diskutert saker om samlokaliseringen i 2019.  

Medvirkning for ansatte og studenter har foregått mest i de tre første fasene. Brukere er også blitt involvert i detaljer underveis i ombyggingen.

Fasene i samlokaliseringsprosjektet #

Hvem jobber med samlokaliseringen ved IDI? #

Prosjektgruppen ved IDI #

Det er opprettet en prosjektgruppe for samlokalisering ved IDI som jobber med den overordnede prosessen:

Prosjektgruppa for samlokalisering ved IDI, 2019

Disse er også en del av en større arbeidsgruppe ved IDI:

Arbeidsgruppe ved IDI #

Arbeidsgruppens representanter tar med saker fra og til sine ansattgrupper og studenter, som kom med sine meninger og innspill. Disse tas med tilbake til møter der vi diskuterer løsninger og kommer frem til et beslutningsgrunnlag. Avgjørelser tas av prosjektgruppen, ved John Krogstie, med bakgrunn i arbeid med saker og innspill fra arbeidsgruppen.

Arbeidsgruppen består av følgende personer:

  • Åsmund Haugse - Studentrepresentant Gløshaugen​
  • Joakim Heitmann Tronseth - Studentrepresentant Kalvskinnet 
  • Magnus Själander - Computing​
  • Bart Iver van Blokland - Midlertidige ansatte​
  • Mads Nygård - DART​
  • Babak Amin Farshchian - ISSE​
  • Birgit Sørgård - HMS​
  • Stein Meisingseth - Verneombud Kalvskinnet​
  • Randi Holvik - Verneombud Gløshaugen​
  • Alf Høiset - Teknisk gruppe

Bilde av arbeidsgruppen IDI samlokalisering

Møte i arbeidsgruppen, Kalvskinnet. På bildet, fra venstre: Jan Håvard Ryen, John Krogstie, Morten Antonsen, Mads Nygård, Alf Høiset, Bart Iver van Blokland, Birgit Sørgård, Randi Holvik, Åsmund Haugse, Hege Annette Olstad, Monica Storvik, Joakim Heitmann Tronseth

Ansattearealer #

For å få på plass nødvendige arbeidsplasser, møterom, avlastningsplasser og laboratorier, samt nødvendige fellesfunksjoner samtidig som IDI har vekst, ville dette også medføre en betydelig fortetting i IT-bygget. Fagenhet for Anvendt IT var planlagt å flytte fra Kalvskinnet og til IT-Sydfløy november/desember 2019.

IDI så også på andre metoder for å få en mer effektiv utnyttelse av de arealene man allerede disponerte i IT-bygget. Dette arbeidet gjordes i parallell med sikring av nødvendige læringsarealer. 

Prosjektgruppen for samlokalisering IDI vedtok, i samråd med alle gruppene, prinsipper for kontorplassering i møte 20. mars 2019 .

Prinsipper for kontorplassering  #

Prosjektgruppen for samlokalisering IDI vedtok prinsipper for kontorplassering i møte 20. mars, etter at alle gruppene (fagenhetene) i Trondheim hadde fått muligheten til å medvirke og bli hørt.

Rekkefølgen av prinsipper er utgangspunkt for fordeling. Det gjøres en helhetsvurdering i hvert enkelt tilfelle .

  • Ansatte som vurderes å ha særskilte behov  
  • Ledere med personalansvar, konfidensiell personell- og saksbehandlingskontakt, eller mye ansattkontakt  
  • Ansatte med spesielt mye kontakt med studenter, andre ansatte og/eller eksterne    
  • Ansatte som har en arbeidsdag hvor store deler av arbeidstiden brukes til telefonsamtaler, Skype eller aktivitet som kan forstyrre andre  

Hvis det er vanskelig å skille basert på punktene over, tas personene med i diskusjon om plassering. Faste kontra midlertidig, ansiennitet og stillingskategori vil tas med i vurdering.

I uke 48 2019 flyttet IDI AIT fra Kalvskinnet og inn i nye kontorlokaler i IT-syd, 2. etasje. I henhold til tidsplanen. Labb'er i sokkelen ble også ferdigstilt i november og var klare til å tas i bruk.

LOSAM-saker om kontorarealene i IT-Syd #

Lokalt samarbeidsutvalg (LOSAM) er en viktig part i prosjektet og ivaretar medvirkningen og medbestemmelse for ansatte. Utvalget består av representanter fra arbeidsgiver, verneombud og lokale fagforeningsrepresentanter.

21.06.2019: IDI fikk tilslutning i Lokalt samarbeidsutvalg (LOSAM) til vår utarbeidede arealplan om planlagt bruk kontorlokalene i 2. etasje på IT-byggets sydfløy med tanke på fellesarealer, spiseplass og arbeidsplasser. Tegninger over kontorarealene og møblering ser du i vedleggsmenyen nederst på siden.

LOSAM-møte 04.10.19 presenterte prosjektgruppen ved IDI prosessen og fikk tilslutning for den innmeldte drøftingssaken om ansattplassering i IT-syd-kontorene. En meget god og ryddig prosess, var tilbakemeldingene. Her ble det i forkant kjørt en lokal medvirkningsprosess med ansatte på AIT om hvem som får hvilket kontor, etter "Prinsippene for kontorplassering". De ansatte meldte inn ønsker om arbeidsplass (rom) og også verneombud var med for å sikre en ryddig prosess. 

Prosjektering og ombygging av IT-byggets sydfløy  #

I mai og juni 2019 foregikk grundig planlegging av hvordan arealene både i Realfagbygget og IT-bygget sydfløy skulle bygges om. Sammen med rådgivere fra fagmiljøene, NTNU og brukerrepresentanter fra IDI var alle de store og små detaljene for de enkelte rom blitt nøye gjennomgått. 

Entreprenører var på møte og befaring på IT-byggene 19. Juni, deretter ble det gjennomført tilbudskonkurranse og valgt leverandører. Byggingen startet opp 19.august 2019 i IT-syd og vil holde på utover høsten. IT-syd ferdigstilles til 1. november. Ombyggingen gjelder en ny "VisualiseringsLab", "E-LæringsLab" og "SamhandlingsLab" i kjelleren, samt mindre ombygging av kontorlokalene i 2. etasje. her flytter fagenheten AIT fra Kalvskinnet og inn i uke 48, 2019.

Datamuseet, som hadde vært i IT-syd kjelleren rom 043, ble midlertidig mellomlagret hos IDI i IT-bygget (vest). Museets tidligere plass ble til VisualiseringsLab og E-læringsLab høsten 2019. Datamuseet tenkes reetableres i 2020 når IDI får ferdig en avtale om nytt sted og plan for lokaler. 

Ombyggingen i IT-syd kom godt i gang og fremdriftsplanen ble fulgt nøye opp underveis, med byggemøter ukentlig og god koordinering av fagene. 

Ombyggingsarbeidet i IT-syd ble ferdig i november 2019.  

De nye kontorarealene i IT-syd 2. etasje ble ferdig bygget om og møblert til at IDI AIT kunne flytte inn som planlagt i uke 48. Prosjektet hadde en ferdigbefaring av kontorarealet i IT-syd 08.11., der man så over det utførte arbeidet sammen med byggeledelsen og håndverkerne. Etter et par småting ble notert og fikset var kontorarealet klart. I de nye labb´ene i sokkelen  hadde håndverkere og prosjektledelsen en ferdigbefaring 14.11 hvor man gikk over detaljene i nye VisualiseringsLab, E-læringslab og SamhandlingsLab'en. Noen mangler ble deretter utbedret og rommene ble klare til bruk.

 

Studentarealer #

Undervisningen på Kalvskinnet pågikk fram til semesterslutt høsten 2019. Studenter på Kalvskinnet startet på Gløshaugen i januar 2020. Da var de nye læringsarealene i Realfagbygget klare til bruk.

Samtidig med samlokaliseringen har IDI og IE-fakultetet jobbet for å finne løsninger for flere studentarbeidsplasser. 

Ombyggingen av læringsarealer i Realfagbygget, A-blokka #

Før ombyggingen ble det jobbet med å finne egnede undervisningsarealer og laboratorier på Gløshaugen, både i Realfagbygget og i IT-byggene. Studieadministrasjonen sjekket at det er nok plass i Realfagbygget til undervisningen ved IDI for våren 2020. (Vurdering av kapasiteten på læringsarealer for høstsemesteret 2020 pågår og forventes ferdig høsten 2019).

Det kan bli tilført flere arealer fra Eiendomsavdelingen NTNU, og man forsøkte å unngå økt mengde undervisning på ettermiddag og kveld. Dette var en viktig avklaring i prosjektet. 

Ombygging av undervisningslokalene i Realfagbygget (A-blokka) ble hovedsakelig gjort i løpet av sommeren 2019, for å unngå forstyrrelser for studenter og undervisningen. Det pågikk noe arbeid ut i august for å bli ferdig. Rommene her var i 2. etasje (rom A2-121,A2-127, A2-098 og A2-107) og i 4. etasje, A4-111.

Ferdigstilling av AV-utstyr og møblering i enkelte rom i A-blokka ble gjort i desember (i rom nevnt over). AV-utstyr ble ferdig i uke 50 og 51og møblering i uke 49. Det var stort sett mulig å benytte rommene for studenter i perioden dette arbeidet pågikk, med kun korte avbrekk. IDI har fulgt opp arbeidene slik at det skulle ha minst mulig påvirkning for studentene i perioden før jul.     

I noen rom ble det byttet ut en del stoler og pulter. Noe nytt og noe pent brukte møbler fra andre steder på NTNU. Arbeidet var relativt støyfritt og vi tilstrebet at studentene kunne bruke og oppholde seg i arealene samtidig (noen tidspunkt måtte man være forberedt på å finne annet rom/plass). Arbeidet ble gjort etter undervisningsslutt, for å unngå forstyrre undervisning, men IDI må ha rommen klare til undervisning starter i januar. Under perioden har vi forståelse for ulempene dette kunne medføre for studenter.

Andre IDI-prosjekter og studentarealer  #

Drivhuset i IT-Syd, master- og studentarbeidsplasser  #

IDI søkte ombygging av Drivhuset tidlig høsten 2019, og omgjøringen av Drivhuset startet opp 7. november og pågikk vinteren og utover våren 2020. Mens ansatte og studenter var borte fra campus på våren ble etterslep på feillevering fra møbelleverandør fullført. Det har blitt flere masterplasser, bedre møblering og en innredning med fokus på gode studentarbeidsplasser. En egen lesesalavdeling med 57 plasser vil forbeholdes 4.-trinns masterstudenter på IDI, og rombruken vil vurderes nærmere for resten av lokalet. 

IDI fikk også to nye møterom med Skype-utstyr i enden av Drivhuset, rom 119B og 119C.  Se tegninger på nye Drivhuset nederst på siden, under dokumenter og vedlegg.

Gamle Fysikk, masterplasser  #

IDI fikk nye arealer i Gamle Fysikk 3. etasje fra januar 2020, hvor det ble ca 90 nye masterplasser. Noen av masterplassene i IT-bygget ble overført hit for å gi rom til økt antall stipendiater på IDI i tiden fremover. Dette har bidratt til en bedre dekningsgrad på masterplasser totalt sett. 

 

Dokumenter og vedlegg #

Meldinger på Innsida om samlokalisering ved IDI

14 Vedlegg
5999 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)