Retningslinje for saksbehandling av e-vaktmestertiltak i Lydia - Seksjon for vedlikehold eiendom.

Formål, omfang og ansvar

Retningslinjen skal sikre rett saksbehandling av e-vaktmestertiltak i Lydia.

Fagleder er ansvarlig for at retningslinjen gjøres kjent. Saksbehandlere i Lydia er ansvarlig for at retningslinjen blir fulgt.

Beskrivelse

1. Start LYDIA daglig
2. Saksbehandle innkomne tiltak i løpet av 24 timer og sett deg selv som saksbehandler
3. Endre ansvarlig faggruppe til ansvarlig person som skal utføre jobben
4. Dersom tiltaket ikke skal utføres av ditt fag, eller du har behov for ytterligere info, returner til Servicesenteret. Sett Servicesenteret som ansvarlig. Ikke hak av for mail. Skriv eventuell forklaring under "interne kommentarer"
5. Endre status og evt. dato for tidligst start. Sett riktig status for god oversikt, f.eks Påbegynt, Venter på svar (gi tidsfrist), Venter på K-sted, Utsatt ect.
6. Evt. registrerte vedlikeholdsobjekter velges inn i tiltaket (i tillegg til lokalisering)
7. Skriv tilbakemelding til kontaktperson i tilbakemeldingsfeltet ("melding på e-post" skal være avkrysset)
8. Kontroller at følgende felt er registrert og eventuelt suppler: tjenestetype, motiv, arbeidsart, bygningsdelstype og evt. Feilårsak, prioritet og klassifisering
9. Ved behov for tverrfaglig koordinering skal det opprettes nytt undertiltak med faggruppe som ansvarlig. Om vaktmesterteam i bygget skal involveres, sett "servicesenter for eiendom" som ansvarlig.
10. Nytt behov/tiltak til fag/teamområde (vaktmester) skal meldes i e-vaktmester
11. For saker som skal utføres av huseier, sett status "Saksbehandling huseier". Huseier må så settes på "kopi til" (og ikke «ansvarlig»).
    For saker vi har ansvar for i leide bygg, må vi kontakte huseier og avtale videre fremdrift og eventuell bruk av eksternt firma huseier har rammeavtale med.
    «Ansvarlig» (hos seksjon for vedlikehold eiendom) skal eie saken til tilbakemelding er gitt fra huseier.
    «Ansvarlig» (hos seksjon for vedlikehold eiendom) sluttfører deretter tiltaket m/kommentar til innsender.

Når jobben er utført

1. Registrer timer brukt på tiltak og eventuelt andre kostnader som skal omposteres/faktureres
2. Skriv tilbakemelding til kontaktperson i tilbakemeldingsfeltet ("melding på e-post" skal være avkrysset)
3. Endre status til Sluttført

Definisjoner

• Kontaktperson - den som eier behovet/tiltaket (innmelder)
• Saksbehandler - den som saksbehandler
• Ansvarlig - den som skal utføre jobben
• Deltaker - kun deltaker innen samme fag
• Tjenestetype – Hva oppdraget skal utføres på
• Motiv – Hva er motivasjonen eller bakgrunnen for jobben
• Arbeidsart – Hvilket fagområde som skal utføre oppdraget
• Feilårsak – Om tiltaket har utspring i en registrert feil, kan type feil registreres her
• Prioritet - Lav, normal, høy/akutt
• Klassifisering – Her kan du klassifisere tiltaket etter NS 3454 Livssykluskostnader for byggverk.
• Bygningsdelstype - i henhold til NS3451 bygningsdelstabell

Hvem ser hva på e-post kvittering

Dokumentreferanse

• Generell brukerveiledning for LYDIA finnes under spørsmålstegnikonet øverst til høyre i Lydia-programmet.

Detaljer om retningslinjen

• Utarbeidet av: Avdeling for campusservice
• Godkjent av: Seksjonssjef
• Nummer: AF22
• Dato: 16.10.2017
• Erstatter: 20.01.14

Kontakt

Problem med Lydia? Kontakt orakel@ntnu.no | tlf. 735 91500