Tilbake

Søknad-tilbud - prosjektklassifisering

Rutine nr. 1.01 i prosjektprosessen som beskriver hvordan det avgjøres om et prosjekt klassifiseres som oppdragsfinansiert eller bidragsfinansiert. 

Temaside prosjekt | Sider merket BOA | Sider merket regnskap

Steg 1. Kontroll og godkjenning av ny kunde - KONTROLL  #

Utførende: Prosjektleder  

Ved dialog med kunder om mulige oppdrag, må det alltid sjekkes hvorvidt NTNU tidligere har utført oppdrag for kunden. Hvis NTNU har utført oppdrag for den aktuelle kunde tidligere, er det ikke behov for å gjennomføre aktiviteter vedrørende kontroll og godkjenning av ny kunde som er beskrevet nedenfor. Aktivitetene som beskrives videre i dette steg gjelder dermed kun for nye kunder.  

Innhenting av bakgrunnsdokumentasjon kan delegeres til lokal prosjektstøtte (rutine 1.01, steg 2).  

Før inngåelse av kontrakt med nye kunder, må det vurderes følgende:  

1. om kunden har betalingsevne 

2. om kunden driver en type virksomhet / har en forretningskultur som innebærer at NTNU ikke bør inngå samarbeid med kunden (f.eks. bedriver / aksepterer korrupsjon eller andre lovstridige handlinger).

Prosjektleder må i samråd med prosjektansvarlig vurdere følgende:  

Ad 1 - Betalingsevne: Sjekke om virksomheten er registrert i Brønnøysund, og vurdere kundens betalingsevne. Dette kan f.eks gjøres ved å innhente offisielt årsregnskap for kunden for de 2 siste år.

Ad 2 – Forretningskultur / type virksomhet: Det må gjennomføres tilstrekkelige undersøkelser til å kunne konkludere hvorvidt kunden driver seriøs virksomhet, og ikke driver noen form for illegal/lovstridig virksomhet (f.eks korrupsjon m.m.).

Dette er mest relevant for kunder som er hjemmehørende i deler av verden hvor korrupsjon m.m. er et problem. Ved etablering av kundeforhold til nye virksomheter i slike land, bør man gjøre en viss ”bakgrunnssjekk” av både selve selskapet og personene man har kontakt med. Dette kan gjøres via dialog med / forespørsler til referanser, offentlige myndigheter, andre norske virksomheter som eventuelt har hatt oppdrag for samme selskap o.s.v .

Resultatene av undersøkelsene (både pkt 1 og 2) må dokumenteres, for eksempel med kopi av innhentet ekstern dokumentasjon kombinert med en skriftlig vurdering. Dokumentasjon sendes til lokal prosjektstøtte for arkivering sammen med andre prosjektdokumenter.  

Lokal prosjektstøtte skal sørge for at dokumentasjonen tilgjengeliggjøres for sentral prosjektstøtte som grunnlag for opprettelse av kunde i prosjektregnskapssystemet (ref. rutine 3.01, steg 5).


Steg 2. Innhente data/dokumentasjon av ny kunde  #

Utførende: Lokal prosjektstøtte  

Ved dialog med kunder om mulige oppdrag, må det alltid sjekkes hvorvidt NTNU tidligere har utført oppdrag for kunden. Hvis NTNU har utført oppdrag for den aktuelle kunde tidligere, er det ikke behov for å gjennomføre aktiviteter vedrørende kontroll og godkjenning av ny kunde som er beskrevet nedenfor. Aktivitetene som beskrives videre i dette steg gjelder dermed kun for nye kunder.  

Prosjektleder i samråd med prosjektansvarlig er ansvarlig for kontroll og godkjenning av ny kunde, men lokal prosjektstøtte bistår etter avtale med prosjektleder med innhenting av bakgrunnsdokumentasjon til følgende punkter:  

1. om kunden har betalingsevne.

2. om kunden driver en type virksomhet / har en forretningskultur som innebærer at NTNU ikke bør inngå samarbeid med kunden (f.eks bedriver / akseptere korrupsjon eller andre lovstridige handlinger).

Ad 1 - Betalingsevne: Sjekke om virksomheten er registrert i Brønnøysund, og vurdere kundens betalingsevne. Dette kan f.eks gjøres ved å innhente offisielt årsregnskap for kunden for de 2 siste år.  

Ad 2 – Forretningskultur / type virksomhet: Det må gjennomføres tilstrekkelige undersøkelser til å kunne konkludere på hvorvidt kunden driver seriøs virksomhet, og ikke driver noen form for illegal/lovstridig virksomhet (f.eks korrupsjon m.m.). Dette er mest relevant for kunder som er hjemmehørende i deler av verden hvor korrupsjon m.m. er etproblem. Ved etablering av kundeforhold til nye virksomheter i slike land, bør man gjøre en viss ”bakgrunnssjekk” av både selve selskapet og personene man har kontakt med. Dette kan gjøres via dialog med / forespørsler til referanser, offentlige myndigheter, andre norske virksomheter som eventuelt har hatt oppdrag for samme selskap o.s.v.

Resultatene av undersøkelsene (både pkt 1 og 2) må dokumenteres, for eksempel med kopi av innhentet ekstern dokumentasjon kombinert med en skriftlig vurdering (gjort av/godkjent av prosjektleder i samråd med prosjektansvarlig) som arkiveres sammen med øvrige prosjektdokumenter.  

Dokumentasjonen skal tilgjengeliggjøres for sentral prosjektstøtte som grunnlag for opprettelse av kunde i prosjektregnskapssystemet (ref. rutine 3.01, steg 5).


Steg 3. Vurdering av prosjekttype (prosjektklassifisering)  #

Utførende: Prosjektleder  

Prosjektleder er ansvarlig for at oppgaven blir gjort, men denne kan delegere arbeidet til lokal prosjektstøtte.  

Ut fra prosjektbeskrivelsen skal det foretas en vurdering av om prosjektet er et oppdrag eller bidragsprosjekt. Vurdering skal dokumenteres i følgende skjema: MVA flytskjema.

Dokumentasjonen skal sendes til lokal prosjektstøtte for kontroll og arkivering.


Steg 4. Prosjektklassifisering - KONTROLL  #

Utførende: Lokal prosjektstøtte  

Ut fra prosjektbeskrivelsen skal det foretas en vurdering av om prosjektet er et oppdrag eller bidragsprosjekt. Vurdering skal dokumenteres i følgende skjema: MVA flytskjema Prosjektleder er ansvarlig for at oppgaven blir gjort, men kan delegere arbeidet til lokal prosjektstøtte.  

Lokal prosjektstøtte skal foreta en kontroll og deretter sørge for arkivering av dokumentasjonen.


Rutineinformasjon #

Rutine nr 1.01 - Sist revidert: 20.07.2010 

Tilhører prosess: Prosjektprosessen  

Rutine navn: Søknad/tilbud – prosjektklassifisering  

Formål: Klassifisere prosjekttype som oppdrag eller bidrag  

Hyppighet: Etter behov  

Rutineansvarlig: Prosessleder, Seksjon for økonomirådgivning/Regnskap  

Risikoforhold:

  • NTNU kan inngå avtaler om å utføre prosjekt(er) for kunder som NTNU ikke burde ha forretningsmessig samarbeid med, med tilhørende risiko for tap av penger eller ”ødelagt” rennomé.
  • Feil kategorisering medfører feil regnskapsføring av prosjekter, f. eks. feil vedr. avgiftsplikt (MVA) og eventuell mangelfull kostnadsdekning (oppdragsfinansierte prosjekter skal fullfinansieres).
  • Feil kategorisering kan føre til tap av fradragsrett for MVA på oppdragsfinansierte prosjekter, eller urettmessig fradrag på bidragsfinansierte prosjekter.
  • Ved kategorisering av et oppdragsfinansiert prosjekt som et bidragsfinansiert prosjekt mistes muligheten for avanse (overskudd).
0 Vedlegg
4938 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)