– gjelder ikke prosjekter finansiert av EU-programmer

Det vises til Instruks for økonomiforvaltningen ved NTNU, kapittel 5.1 (revidert 28. mars 2011) (Økonomiinstruks fra rektor). Den følgende teksten gjelder bestemmelser ved Fakultetet for informasjonsteknologi og elektroteknikk (IE) utover det som dekkes i nevnte kapittel.

Kontrakter, roller og ansvar

Institutt

Ved kontrakter med en samlet kontraktssum fra ekstern finansieringskilde på inntil 10 MNOK har fakultetet delegert fullmakten til instituttnivået per 3. juni 2011.

Instituttet er prosjektadministrativ enhet og dermed den enhet som på vegne av NTNU er ansvarlig for at prosjektet gjennomføres i henhold til kontrakt inngått med finansieringskilde. Instituttleder signerer kontrakten. Instituttleder kan likevel anmode at fakultetet skal være prosjektadministrativ enhet i særskilte tilfeller.

Fakultet

Kontrakter med en samlet kontraktssum fra ekstern finansieringskilde på over 10 MNOK, skal underskrives av dekanus eller den dekanus bemyndiger (fakultetsdirektør). Dette gjelder også dersom:

• kontrakter medfører ansvar eller forpliktelser for NTNU utover NTNUs standard kontraktsvilkår,

• den eksterne finansieringskilden krever at kontrakten underskrives av fakultetsdirektør eller av rektor eller den rektor bemyndiger.

Prosjektleder

Prosjektleder har ansvar for (uavhengig av kontraktsum):

• at kopi av alle utfylt(e) sjekkliste(r) for BOA-prosjekter sendes til fakultetet via ePhorte,
• at kopi av alle underskrevne kontrakter (inkludert samarbeidsavtaler) og budsjetter sendes til fakultetet via ePhorte[1]. Budsjettet skal baseres på TDI-modellen.

Ved samlet kontraktssum fra ekstern finansieringskilde på over 10 MNOK:

Når det gjelder søknader til Norges forskningsråd er rutinen som følger[2]:

• Det er ikke nødvendig med underskrift fra fakultetsdirektør i søknadsfasen (prosjektleder krysser derfor av i rubrikk i eSøknad hvor en bekrefter at overordnet godkjenner søknaden). Fakultetsdirektøren skal ha kopi av søknaden.
• Fakultetsdirektøren kan trekke innsendte søknader dersom de av en eller annen grunn ikke kan eller bør godkjennes. Eksempler på dette er:
  • søknader som forutsetter egenfinansiering fra NTNU, men hvor egenfinansieringen ikke er avklart og/eller ikke blir tildelt fra ansvarlig leder ved NTNU. Dette kan være institutt, fakultet eller andre.
  • søknader som enkeltpersoner leverer i strid med strategi eller kvalitetsnormer slik definert av institutt/fakultet.
  • NTNU er ikke tjent med at dårlige søknader blir evaluert (m.a.o. en sikkerhetsmekanisme)

• Samarbeidsavtaler med samarbeidsparter må være signert og sendt til fakultetet i papirformat før kontrakten med Norges forskningsråd kan signeres elektronisk av fakultetet.
• Rettighetsspørsmål (IPR) og andre kontraktsmessige forhold bør forelegges fakultetet i alle prosjekt for å sikre harmonisert praksis på tvers av fakultetet. Fakultetet vil sikre at IEs praktisering er i samsvar med NTNUs regelverk gjennom kontakt til NTNUs jurister, TTO og andre.
• I kontraktene skal NTNUs organisasjonsnummer, 974 767 880, benyttes. Det vil si at organisasjonsnummer til underenheter som fakultetet eller deltagende fakultet(er) ikke skal benyttes.