På romkort kan du finne oversikt over særlige farer, kjemikalie- og gassmengder samt kontaktinformasjon til romansvarlig. NTNU har en digital romkortløsning, hvor man kan finne informasjon om rommet og skrive ut romkort. Utskrift av romkort henger på, eller ved alle dører inn til rom med særlige farer. NTNU og SINTEF benytter samme romkortløsning, men det er pr. i dag ingen utveksling av informasjon.

English version - Room cards

Temaside om HMS | Sider merket med HMS

Typiske rom hvor det kan være behov for romkort er laboratorier, verksteder, forsøkshaller, avfallslager, eller lignende.

Svar på ofte stilte spørsmål finner du under Spørsmål og svar.

Se også romkort - for lokal administrator

Pålogging

• Logg på romkort (benytt samme brukernavn og passord som på Innsida)

Dersom du ønsker å logge på romkort utenfor NTNUs nettverk, må du benytte VPN.

Skrive ut romkort

• Romkort lastes ned fra løsningen i PDF-format og skrives ut. Romkort skrives ut på hvitt papir og festes i egnet holder, evt. legges i plastlomme/lamineres og henges opp.
• Romkort henges godt synlig på, eller ved alle dører, også bakdører, til rom med særlige farer.

Viktig informasjon

• Dersom rommet inneholder brannfarlig, eller giftig væske, brannfarlig, giftig, eller annen gass under trykk skal disse feltene fylles ut. Angi maks-mengder (liter) og maks antall gassflasker, som kan befinne seg i rommet. Angi også om rommet får gass fra sentralgassanlegg (hvor gassen distribueres fra) .

• Dersom rommet har gassvarslingsanlegg, skal dette angis. Dette fylles evt. inn i feltet 'Valgfritt felt 1 ("Andre opplysninger" på romkort)'.

• Dersom flere virksomheter benytter rommet, skal det avklares hvilken virksomhet som er «hovedvirksomhet» (hovedbedrift). Dette gjøres gjennom en samordningsavtale. Hovedvirksomhet er ansvarlig for romkort. 

• Varslingsbehov kan angis på romkortet. Det er imidlertid pr. i dag ikke noe system for å benytte informasjon fra romkort-løsningen til å sende ut varsler fra NTNUs beredskapstelefon, teknisk beredskap eller vektertjeneste. Det at man haker av et, eller flere valg under «Varslingsbehov», medfører ikke at man automatisk får varsel ved uønskede hendelser. Denne informasjonen vil imidlertid kunne brukes for å sende ut varsler dersom NTNU anskaffer en slik tjeneste på et senere tidspunkt.

• Romkort fylles, som hovedregel, ut på norsk. Engelsk kan benyttes, i de tilfeller engelsk benyttes som arbeidsspråk. Dette besluttes av linjeleder. Man kan fylle inn informasjon på engelsk og generere et engelskspråklig romkort. 

Slik benytter du romkortløsningen

Mine romkort

Her finner du oversikt over de rom der du er romansvarlig eller stedfortreder. Du kan klikke på romnummeret for å redigere og skrive ut nytt romkort. Se beskrivelse av dette i egne avsnitt Redigere romkort og Skrive ut romkort. 

Finn et rom

Du kan søke opp et rom i et bygg ved å hente opp bygget via fanen 'Finn et rom'. Søk opp den aktuelle bygningen og trykk på 'Vis bygning'. Visningen gir alle rom som krever romkort; laboratorium, verksted, lager og teknisk rom. Andre rom der det er satt krav til romkort vil også dukke opp her. Følgende ikoner benyttes:

• Laboratorier    

• Verksted          

• Lager               

• Tekniske rom  

• Andre rom      

Grønn farge indikerer at det er utarbeidet romkort. Ved å klikke på "grønne rom" kan du redigere, laste ned og skrive ut romkort.

Rød farge indikerer at det ikke er utarbeidet romkort for rommet. Ved å klikke på "røde rom" kan du velge om du skal 'Opprette romkort' eller merke rommet med 'Fjern krav om romkort'.

Rom uten romkort

Finner du ikke rommet du søker kan du hente rom fra hele databasen ved å velge 'Vis alle rom'. Klikker du på et rom fra denne listen får du valget mellom 'Opprett romkort' eller 'Sett krav om romkort'. For å komme tilbake til visningsbildet for alle rom som krever romkort, velger du 'Vis kun rom med krav om romkort'.

Redigere romkort

Valget 'Rediger romkort' åpner romkortet for redigering. De felt som er obligatorisk å fylle ut er merket med stjerne. De felt som vises på romkortet er merket med R.

Skrive ut romkort 

Når informasjon er lagt inn og lagret, kan romkortet lastes ned og skrives ut. Ved å velge 'Last ned romkort' genereres et romkort i PDF-format som kan skrives ut. Man kan velge om ledeteksten på romkortet skal være på norsk eller engelsk. Språket, som benyttes når man registrerer informasjon, er avgjørende hva som kommer ut på romkortet for øvrig. 

Beredskapsrapport

Dersom du velger fanen 'Beredskapsrapport' og ønsket bygg via rullegardinen, så får du tilgang til en beredskapsrapport. Første side viser en oversikt over innhold i bygget (rom, areal, volum av farlig væske/gass, etc.). Ved å velge 'Romdetaljer' vil det listes opp en detaljert oversikt over alle rom som krever romkort i bygget. Her kan en også velge et rom direkte for å editere/laste ned romkort. Beredskapsrapporten og romdetaljene kan lastes ned via knappene 'Last ned beredskapsrapport' og 'Last ned rom detaljer' i PDF- eller Excel-format.

Tilgang til digitale romkort

• Ansatte ved NTNU har som standard les-tilgang til romkort ved eget institutt/avdeling og redigeringstilgang til romkort hvor man står oppført som "romansvarlig". Alle ansatte kan også opprette nye romkort, som knyttes til eget institutt/avdeling. Dersom du har behov for utvidet redigeringstilgang - ta kontakt med lokal administrator.
• Faste og timelønte ansatte samt vikarer ved Seksjon for Teknisk drift (inkl. vektere) og faste ansatte i Seksjon for bygningsdrift (inkl. Teamledere/bygningsansvarlig) har les-tilgang til alle romkort ved NTNU.

Ansatte, med behov for å kunne lese og/eller redigere romkort ut over eget institutt/avdeling, kan få tildelt utvidede rettigheter. 

• Ved behov for utvidet tilgang ved ditt fakultet/avdeling, ta kontakt med lokal administrator
• Ved behov for utvidet tilgang ut over ditt fakultet/avdeling, ta kontakt med systemadministrator

Manglende rom, manglende adresser, feil romnummer, etc.

Romkortløsningen henter denne informasjonen fra NTNUs FDV-system Lydia. Melding om feil informasjon sendes til Avdeling for Campusservice på e-post: fdv@campusservice.ntnu.no. Merk at dersom rom ikke umiddelbart kommer opp, kan det være fordi det ikke er satt krav om romkort. Se Rom uten romkort.

Manglende telefonnummer

Dersom telefonnummer mangler, så må den aktuelle brukeren legge dette inn under "Min profil" på Innsida. Romkort-løsningen oppdateres en gang i døgnet, så det kan ta noe tid før registrert telefonnummer hentes inn.

Begreper i romkortløsningen

• Annen gass: Gass, som ikke inngår i de andre kategoriene, og er merket med H280: «Inneholder gass under trykk; kan eksplodere ved oppvarming», eller «H281: «Inneholder nedkjølt gass; kan forårsake alvorlige forfrysninger».
• Annet varslingsbehov: Kan f.eks. gjelde trykkluft.
• Brannfarlig gass: Gass, merket med H220: «Ekstremt brannfarlig gass», eller H221: «Brannfarlig gass».
• Brannfarlig væske, kategori 1 og 2: Kategori 1: Væske med flammepunkt < 23 °C og kokepunkt ≤ 35 °C, merket med H224: "Ekstremt brannfarlig væske og damp". Kategori 2: Væske med flammepunkt < 23 °C og kokepunkt > 35 °C, merket med H225: "Meget brannfarlig væske og damp". Merk at det som presenteres på romkort er summen av brannfarlig væske kategori 1, 2 og 3.
• Brannfarlig væske, kategori 3: Væske med ≥23 °C [flammepunkt] ≤ 60 °C, merket med H226: "Brannfarlig væske og damp". Merk at det som presenteres på romkort er summen av brannfarlig væske kategori 1, 2 og 3.
• Gass fra sentralgassanlegg: Angi hvor gassen distribueres fra.
• Giftig gass: Gass, merket med H300: «Dødelig ved svelging», H310: «Dødelig ved hudkontakt», H330: «Dødelig ved innånding, H301: «Giftig ved svelging», H311: «Giftig ved hudkontakt», eller H331: «Giftig ved innånding».
• Giftig væske: Væske, merket med H300: "Dødelig ved svelging", H310: "Dødelig ved hudkontakt", H330: "Dødelig ved innånding", H301: "Giftig ved svelging", H311: "Giftig ved hudkontakt" eller H331: "Giftig ved innånding".
• Kontaktpersoner: Romansvarlig, stedfortredere og linjeleder. Her kan du hente inn NTNU-ansatte via rullegardinen. Telefonnummer oppdateres automatisk. Navn og telefonnummer til personer som ikke er i NTNUs brukerdatabase kan skrives inn med fritekst ved å
  velge 'Ekstern person'.
• Risikovurdering: Er det gjennomført en overordnet risikovurdering for rommet? Hvilke prosesser/utstyr omfatter risikovurderingen? Hvilke barrierer er etablert? (Barrierer er tiltak, som er iverksatt for å redusere sannsynligheten for en uønsket hendelse, eller tiltak som er iverksatt for å redusere konsekvensene dersom en uønsket hendelse inntreffer. Barrierene kan være menneskelige, tekniske, eller organisatoriske.). Evt. henvisning til risikovurdering i RiskManager (ID-nr.).
• Rom navn: F.eks. «Betonglaboratoriet», «Nanolab.», etc. Navnet må være kjent i det aktuelle miljøet.
• Særlige farer (inkl. særlige farer etter en hendelse): Sikkerhetskritisk informasjon som kan ha betydning i beredskapssammenheng; maks-mengder av andre kjemikaliekategorier enn de som er spesifisert på romkortet, farlig utstyr/oppsett, helsefarlige biologiske faktorer, ioniserende stråling, strøm, høye/lave temperaturer, trykksatte komponenter, spesielle forhåndsregler ved/etter brann (f.eks. fare for spredning av helsefarlig støv eller høye gasskonsentrasjoner), eller annet.
• Valgfritt felt 1 ("Andre opplysninger" på romkort): Dersom gassvarslingsanlegg på rommet: angi type deteksjon og evt. kobling til automatisk nedstenging og varsling til brannvesenet. Kan brukes til valgfri informasjon. Felt kommer med på romkort, hvis utfylt.
• Øvrige valgfrie felt: Vises ikke på romkortet. Kan benyttes etter eget ønske, f.eks. til informasjon om førstehjelpsutstyr, brannslukningsutstyr, etc.

Ansvarsforhold

Linjeleder

Linjeleder skal sørge for at:

• det oppnevnes romansvarlig og stedfortreder(e) for rom med særlige farer.
• risikovurdering og tiltak for å redusere risiko gjennomføres.
• det avklares hvilke ansatte som evt. har behov for å kunne lese og redigere romkort ut over egen enhet.

Romansvarlig

Romansvarlig skal:

• delta i risikovurderinger og HMS-runder.
• ha kjennskap til arbeidet i rommet og sørge for at arbeidet ikke medfører fare for helse, miljø eller sikkerhet.
• sørge for at nødvendig utstyr er tilgjengelig.
• sørge for at romkort fylles ut og henges opp, som angitt under Skrive ut romkort.
• kontrollere, og om nødvendig oppdatere opplysningene på romkortet minst en gang i året og/eller når det er endringer. Dersom det ikke er endringer, er det tilstrekkelig at romansvarlig signerer på romkort(ene) som er hengt opp.

Spørsmål og svar

 Må alle rom ha romkort? 

 Nei. Typiske rom hvor det kan være behov for romkort er laboratorier, verksteder, forsøkshaller, avfallslager, rom hvor det lagres giftige eller brannfarlige kjemikalier og gasser samt rom som mottar gass fra sentralgassanlegg.

 Hva med Gjøvik og Ålesund? 

 Bygg- og rominformasjon er hentet fra NTNUs FDV-system (Lydia). Dette inkluderer også Gjøvik og Ålesund. I den grad bygg- og rom er registrert der, vil man få det opp i romkort-løsningen. 

 Vi deler rom med SINTEF. Hvem har ansvar for romkort? 

 Det må avgjøres hvem som er hovedvirksomhet (hovedbedrift). Dette gjøres gjennom en samordningsavtale. Hovedvirksomhet er ansvarlig for romkort. Romkort oppbevares i hovedvirksomhetens system.

 Vi har rom som disponeres av SINTEF i bygget vi sitter i. Vil disse komme med i en rapport for hele bygget? 

 Nei. Det er pr. i dag ingen informasjonsutveksling mellom NTNU og SINTEF sin romkortløsning. NTNU og SINTEF benytter imidlertid samme type løsning, og det er teknisk mulig og et mål å løse dette med informasjonsutveksling på sikt.

 Hva med St. Olavs Hospital? 

 St. Olavs Hospital benytter ikke romkort pr. i dag. Det er imidlertid mulig å hente inn St. Olav sin logo på romkortet.

 Fins det en engelsk utgave av løsningen?

 Ledeteksten i løsningen er kun på norsk, men det er mulig å generere et engelskspråklig romkort. Det må da legges inn engelsk tekst i løsningen.

 Er løsningen sikker? 

 Løsningen kjører kryptert (https). Det er kun mulig å logge på fra NTNU sine nett. Dersom man skal logge på romkort-løsningen utenfra, må VPN benyttes. Det er også satt begrensninger i hva ansatte kan se og redigere. Som hovedregel har man tilgang kun til eget institutt. Studenter har ikke tilgang til løsningen.

 Det kommer feil "ikon" på rommet jeg har ansvar for. Hvordan får jeg rettet dette? 

 Ikoner bestemmes av hvordan rom er kategorisert i NTNUs FDV-system, Lydia. Dersom rommet har feil kategori, meldes dette til fdv@campusservice.ntnu.no.

 For at telefonnummer til vaktmester skal komme med på romkortet, må feltet "Vaktmester telefon" være utfylt. Hvor finner jeg telefonnummer til vaktmester? 

 Telefonnummer til vaktmester kan finnes på siden Kontakt vaktmester. Pr. i dag må telefonnummer til vaktmester legges inn på hvert enkelt romkort, for å komme med på utskrift. Løsningen er pr. i dag ikke satt opp slik at disse telefonnumrene er forhåndsregistrert for alle rom i bygningene.

 Jeg har opprettet et nytt romkort, men får ikke redigert dette når jeg har lagret. Hva er problemet?

 Alle ansatte kan opprette et romkort, som knyttes til institutt / enhet, men for å kunne redigere disse må man ha redigeringstilgang, eller stå oppført som romansvarlig. Dersom man oppretter et romkort og setter inn en annen person som romansvarlig, vil man miste redigeringstilgangen. Ta evt. kontakt med lokal administrator dersom du trenger utvidet redigeringstilgang.

NTNU-bestemmelser

• Risikovurdering
• HMS-runde
• Stoffkartotek
• Laboratorie- og verkstedshåndbok
• Beredskapsplan
• Akutt hjelp

Lovverk

• Forskrift om organisering, ledelse og medvirkning
  • Kapittel 7: Risikovurdering
  • Kapittel 8: Opplæring
  • Kapittel 9: Informasjon til arbeidstakerne
  • Kapittel 10: Planlegging, tilrettelegging av arbeidet og sikker drift
• Brann- og eksplosjonsvernloven
• Forskrift om håndtering av farlig stoff

Kontakt

• Romansvarlig: Se romkort på, eller ved dør, eller logg inn i romkortløsningen. Romansvarlig har ikke beredskapsansvar, dvs. at man ikke kan forvente at vedkommende er tilgjengelig til enhver tid.
• Lokal administrator: Dersom romansvarlig mangler, du trenger utvidede rettigheter ved ditt fakultet, eller har spørsmål knyttet til romkort ved ditt fakultet/avdeling.
• Systemadministrator/HMS-rådgiver: Arve Johansen. Ved generelle spørsmål om romkort og bruk av NTNUs digitale løsning for romkort samt ved behov for utvidede rettigheter, ut over ditt fakultet/avdeling
• fdv@campusservice.ntnu.no: Ved feil/manglende byggnr./romnr., adresser, etc. Romkortløsningen henter disse opplysningene fra NTNUs FDV-system (Forvaltning, Drift og Vedlikehold), Lydia.
• Teamleder/vaktmester: Ved driftsrelaterte spørsmål. 
• Akutt hjelp: Dersom du trenger umiddelbar hjelp.
• NTNUs beredskapstelefon: Tlf. 800 80 388 (Bemannet hele døgnet. Ved behov for å varsle NTNUs beredskapsledelse om alvorlige hendelser.)

Godkjenning/signatur

Godkjent av HMS-sjef -  31. mars 2021 - HMSR27