Rollebeskrivelser for ansatte i økonomifunksjoner

Oversikt over ansvars- og rollebeskrivelser for ansatte i økonomifunksjoner ved enheter og Økonomiavdelingen.

Bestiller #

Generelt skal bestillere samarbeide med og bistå i øvrige økonomiprosesser.  Attestasjonskontroll

Ansvar

  • Forespørsler / innhente tilbud
  • Bestille varer og tjenester
  • Leveranseoppfølging
  • Varemottak/ attestering av inngående faktura
  • Kontering
  • Rapportering og oppfølging av enhetens regnskap for inngående faktura
  • Ivareta gjeldende regelverk for anskaffelser blir overholdt

Myndighet

  • Attestere inngående faktura
  • Ompostering knyttet til inngående faktura
  • Utføre jobben i henhold til retningslinjer og reglement

Arbeidsoppgaver

  • Sende forespørsler / innhente tilbud ved behov
  • Bestille varer og tjenester
  • Oppfølging av leveranser
  • Registrere varemottak i innkjøpssystemet
  • Rapportering
  • Attestere faktura som ikke matcher mot bestilling
  • Kontraktskjøp, innlegging og ajourføring
  • Kontaktperson mot leverandører
  • Oppfølging mot gjeldende anskaffelsesregelverk
  • Delta i bestillerforum, obligatorisk
  • Service- garantikontrakter
  • Reklamasjoner
  • Toll
  • Forpliktelsesrapportering m/bilag
  • Orientere/informere om BtB-prosessen

Regnskapsoppgaver

  • Ta ut forpliktelsesrapporter
  • Kvalitetssikring ved kontering
  • Omposteringer knyttet til inngående faktura

Kompetansekrav

  • Høyere utdanning, eller lang relevant praksis innen området
  • Innkjøps- og økonomikompetanse
  • God regnskapsforståelse
  • Systemkunnskap
  • Serviceinnstilling
  • Engelskkunnskaper
  • Gjennomført bestillerkurs ved NTNU

Krav til verktøy/støtte

  • Bestillingssystem
  • Fakturasystem
  • Kontraktsmodul
  • Arkivsystem
  • Malverk
  • Støtte fra sentral økonomiavdeling
  • Økonomiportal
  • Rapporteringssystem
  • Prosjektregnskapssystem, lesetilgang

 Fagbestiller #

Fagbestillere skal generelt samarbeide med og bistå øvrige økonomiske prosesser.

Ansvar

  • Forespørsler / innhente tilbud
  • Bestille varer og tjenester
  • Leveranseoppfølging
  • Varemottak/ attestering av inngående faktura
  • Kontering
  • Ivareta gjeldende regelverk for anskaffelser blir overholdt

Myndighet til

  • Attestere inngående faktura
  • Ompostering knyttet til inngående faktura
  • Utføre jobben i henhold til retningslinjer og reglement

Arbeidsoppgaver

  • Sende forespørsler / innhente tilbud ved behov
  • Bestille varer og tjenester
  • Oppfølging av leveranser
  • Registrere varemottak i innkjøpssystemet
  • Rapportering
  • Attestere faktura som ikke matcher mot bestilling
  • Kontaktperson mot leverandører
  • Oppfølging mot gjeldende anskaffelsesregelverk
  • Delta i bestillerforum, obligatorisk
  • Service- garantikontrakter
  • Reklamasjoner
  • Toll
  • Orientere/informere om BtB-prosessen

Regnskapsoppgaver

  • Kvalitetssikring ved kontering
  • Omposteringer knyttet til inngående faktura

Krav til verktøy/støtte

  • Bestillingssystem
  • Fakturasystem
  • Arkivsystem
  • Malverk
  • Støtte fra sentral økonomiavd.
  • Økonomiportal
  • Rapporteringssystem
  • Prosjektregnskapssystem, lesetilgang

Kompetansekrav

  • Høyere utdanning, eller lang relevant praksis innen området.
  • Innkjøps- og økonomikompetanse
  • God regnskapsforståelse
  • Systemkunnskap
  • Serviceinnstilling
  • Engelskkunnskaper
  • Gjennomført bestillerkurs ved NTNU
  • Fagkompetanse innen definert fagområde

Prosessleder - BtB #

Ansvar:

  • Faglig ledelse av prosessen i hele organisasjonen
  • Evaluering og utvikling av prosessen med tilhørende rutiner og verktøy
  • Opplæring og faglig oppdatering for deltagere i prosessen
  • Koordinering av nettverk for bestillere
  • Rapportering av måleresultater som viser enhetenes bruk av BtB-prosessen


Myndighet

Disponere avtalte ressurser til utvikling og oppfølging av BtB-prosessen

  • Rapportere prosessavvik til enhetsledere


Arbeidsoppgaver

  • Faglig ledelse av BtB-prosessen i hele organisasjonen
  • Kvalitetssikring av prosess og rutiner
  • Gjennomføre rutinemessige evalueringer og forbedringer
  • Måle og rapportere enhetenes bruk av standard BtB-prosess
  • Sørge for utarbeidelse og oppdatering av skriftlige rutiner for BtB-prosessen
  • Sørge for å utarbeide og oppdatere kurs og kursmateriell for personell i prosessen:
  • Bestillere og fagbestillere
  • Fakturamedarbeidere
  • Sørge for kursing/opplæring av deltagere i prosessen
  • Utarbeide og oppdatere informasjonsmateriell, skriftlig og nettbasert
  • Delta i utviklingsprosjekter innen BtB-prosessen
  • Holde seg oppdatert om endringer i lover og regelverk på området
  • Koordinering av bestillerforum
  • Følge opp pålegg fra revisjon og interne kontrollrutiner
  • Sørge for god arbeidsflyt og operativ drift for BtB-prosessen i sentral Økonomienhet
  • Delta aktivt i samarbeidet med de andre økonomiprosessene


Krav til kompetanse

  • Høyere utdanning, eller lang relevant praksis innen område
  • Innkjøps- og økonomikompetanse
  • God regnskapsforståelse
  • Systemkunnskap
  • Personlige egenskaper: Gode kommunikasjonsevner, skriftlig og muntlig, serviceinnstilling, selvstendighet, pådriver, strukturert, teambygger, utviklings- og prosessorientert


Krav til verktøy/støtte

  • Systemportefølje for BtB:
  • Rekvisisjonsmodul
  • Innkjøpsmodul
  • Fakturamodul
  • Økonomihåndbok på Web
  • Rapporteringssystem
  • Hjelpemidler for kursing og presentasjoner
  • Støtte fra fagpersonell innen Økonomiavdelingen/-stab
  • Etablert samarbeidsfora med de øvrige økonomiprosessene- og funksjonene

Prosjekthåndtering (BOA) #

Se alle roller i prosjekthåndtering BOA.

Controller og leder #

Controller #

Rollens overordnede formål

Legge til rette for en veldrevet, tidsriktig og effektiv PBO-prosess gjennom å:

  • Være rådgivende og serviceytende overfor ledelsen
  • Legge til rette for bedre og mer effektive beslutningsprosesser
  • Legge til rette for bedre kvalitet i plan-, budsjett- og oppfølgingsprosessen
  • Sørge for, i samarbeid med leder, at økonomiinstruksen blir fulgt
  • Legge til rette for oppfølging av virksomhetsstyringen
  • Være koordinator for PBO-prosessen, herunder samarbeide med og bistå i de øvrige økonomiprosessene

Controllers ansvar

Controller fungerer som rådgiver for ledelsen innen PBO-området, og har videre operativt ansvar for at de konkrete arbeidsoppgavene tillagt rollen blir utført.

Planarbeid #

Controllers arbeidsoppgaver

Legge til rette for og koordinere planarbeidet slik at det blir organisert og gjennomført iht. gjeldende retningslinjer. Være lederstøtte i planarbeidet og virksomhetsstyringen, dvs. bistå i arbeidet med:

  • Strategi og overordnede mål
  • Resultatmål og handlingsplaner
  • Årlige aktivitetsplaner

Budsjettarbeid #

Controllers arbeidsoppgaver

Legge til rette for at ledelsen skal kunne foreta fordeling av bevilgede midler. Tallfeste planer, lage budsjettfordeling, budsjettere og periodisere.

Oppfølging/rapportering/prognoser #

Controllers arbeidsoppgaver

  • Oppfølging/rapportering av regnskap iht. budsjett av enhetens totaløkonomi
  • Prognosearbeid ifb. med enhetenes totaløkonomi
  • Tilrettelegger for leders oppfølging. Utfører rapportering. Utreder konsekvenser av tiltak.
  • Iverksetter tiltak som leder har vedtatt. Forslag til omdisponering av bevilgning

Annet økonomisk strategiarbeid #

Controllers arbeidsoppgaver

  • Utarbeide grunnlagsmateriale til styringsdialogmøter
  • Analysearbeid ifb. styring av enheten
  • Vedlikehold og utvikling av rutiner/standarder/maler i forbindelse med PBO-prosessen
  • Opplæring/koordinering av opplæring i endringer i PBO-prosessen
  • Koordinere arbeidet med internkontroll

Kompetansekrav til controller

  • Utdanning: Minimum bachelorgrad innen økonomi (eller tilsvarende formalkompetanse).
  • Personlige egenskaper: Vedkommende må være proaktiv, dyktig til å oppnå samhandling og kunne se sammenhenger samt helhet.
  • I tillegg må vedkommende være motivert, imøtekommende, selvstendig, analytisk, ha god fremstillingsevne og pedagogiske evner.

Krav til verktøy/støtte for controller

  • gode rapporter
  • et godt virksomhetsstyringsverktøy
  • oppfølgingsverktøy
  • budsjettverktøy
  • datavarehus
  • samhandlingsorientert ledelse

Leder - leders aktiviteter tilknyttet controller-rollen og PBO-prosessen #

Rollebeskrivelsen for leder er en synliggjøring av leders arbeidsoppgaver knyttet til PBO-prosessen.

Leders ansvar

Leder har det overordnede ansvaret for controllers arbeidsoppgaver.

Planarbeid #

Leders arbeidsoppgaver

Utarbeide og vedlikeholde strategiplan. Legger premisser og føringer for arbeidet med planer samt hva som er tenkt gjennomført med utgangspunkt i strategiplanen.

Budsjettarbeid #

Leders arbeidsoppgaver

Fatte vedtak om aktiviteter og prioritering. Fatte vedtak om budsjettfordeling.

Oppfølging/rapportering/prognoser #

Leders arbeidsoppgaver

  • Ha oversikt over enhetens totaløkonomi
  • Følger opp vedtatte måleindikatorer og handlingsplaner. Vedtar hvor og hvilke tiltak som skal settes inn dersom måle ikke nås og handlingsplaner ikke gjennomføres. Fatter vedtak om omdisponeringer

Annet økonomisk strategiarbeid #

Leders arbeidsoppgaver

  • Gjennomfører styringsdialogsmøter
  • Sikre internkontroll og sikre at retningslinjene for internkontroll blir fulgt

Prosessleder PBO-prosessen #

Ansvar

  • Faglig ledelse av prosessen i hele organisasjonen
  • Evaluering og utvikling av prosessen med tilhørende rutiner og verktøy
  • Opplæring og faglig oppdatering for medarbeidere i prosessen

Myndighet

  • Disponere avtalte ressurser til utvikling, evaluering og oppdatering av prosess, rutiner, kurs- og informasjonsmateriell
  • Rapportere avvik på prosess til enhetsleder

Arbeidsoppgaver

  • Kvalitetssikring av prosess og rutiner
  • Gjennomføre evalueringer og forbedringer
  • Sørge for å oppdatere skriftlige rutiner for prosessen
  • Sørge for å oppdatere informasjonsmateriell, skriftlig og nettbasert
  • Sørge for opplæring og oppdatering av kontrollere
  • Sørge for at linjeledelsen gis tilstrekkelig informasjon for å kunne ivareta arbeidsoppgaven knyttet til prosessen
  • Koordinere kontrollernettverket
  • Holde seg oppdatert om gjeldende lover, reglement og rutiner
  • Sørge for samarbeid med de øvrige prosessene i økonomifunksjonen

Kompetansekrav

  • Minimum bachelorgrad innen økonomi (eller tilsvarende formalkompetanse)

Personlige egenskaper

  • Vedkommende må kunne være proaktiv og dyktig til å oppnå samhandling og å kunne se sammenhenger og helhet.
  • I tillegg må vedkommende være motivert, imøtekommende, selvstendig, analytisk, ha god fremstillingsevne og pedagogiske evner.

Krav til verktøy/støtte

  • Et godt virksomhetsstyringsverktøy / oppfølgingsverktøy
  • Gode rapporter
  • Datavarehus
  • Budsjettverktøy
  • Samhandlingsorientert leder/ledelse
  • Etablert samarbeidsfora med de øvrige prosessene i økonomifunksjonen

Prosessleder - Lønn #

Ansvar

  • Faglig ledelse av prosessen i hele organisasjonen
  • Evaluering og utvikling av prosessen med tilhørende rutiner og verktøy
  • Innhente kompetanse/ressurser fra andre enheter
  • Opplæring og faglig oppdatering for medarbeidere i lønnsprosessen

Myndighet

  • Disponere avtalte ressurser i egen enhet og evt. fra andre enheter etter behov til utvikling. Evaluering- og oppdatering av prosess, rutiner, kurs- og informasjonsmateriell
  • Rapportere avvik på prosess til enhetsleder

Arbeidsoppgaver

  • Faglig ledelse av lønnsprosessen i hele organisasjonen
  • Kvalitetssikring av prosess og rutiner
  • Gjennomført evalueringer og forbedringer
  • Sørge for utarbeidelse og oppdatering av skriftlige rutiner for lønnsprosessen
  • Sørge for utarbeidelse og oppdatering informasjonsmateriell, skriftlig og nettbasert
  • Sørge for at det gis tilbud om lønnsfaglig opplæring og oppdatering for medarbeidere i lønnsprosessen
  • Sørge for at linjeledelsen gis tilstrekkelig informasjon for å kunne ivareta daglig ledelse og tilrettelegging av de lønnsrelaterte oppgavene
  • Sørge for koordinering av lønnsfaglig nettverk
  • Holde seg oppdatert om gjeldende lover, reglement og rutiner
  • Delta aktivt i samarbeidet med de andre økonomiprosessene 

Krav til kompetanse

  • Inngående kjennskap til regelverk og rutiner innenfor området
  • Høyere relevant utdanning og erfaring innen lønn, regnskap og økonomi
  • Personlige egenskaper: serviceinnstilling, selvstendighet, pådriver, strukturert, teambygger, utviklings- og prosessorientert 

Krav til verktøy/støtte

  • Brukervennlig og tidsriktig lønnssystem
  • Tilstrekkelig IT-støtte, support og drift
  • Etablert samarbeidsfora med de øvrige økonomiprosessene- og funksjonene

Sentral lønnstjeneste #

Ansvar

  • Faglig og operativt ansvar for lønnsfunksjonen
  • Overholdelse av gjeldende lover, regelverk, rutiner, bestemmelser og fullmakter innen lønnsområdet
  • Bidrag til drift av faglig nettverk for fastlønnsattestanter og attestanter for variabel lønn og reiseregninger
  • Kontroll, oppfølging og godkjenning av lønnskjøring samt lønnsutbetaling/remittering på aggregert nivå
  • Overføring og kontroll av samlede lønnsposteringer
  • Utføre pålegg fra og rapportering til offentlige myndigheter
  • Rapportering og eventuelt korrigering av pensjonsdata, samt løpende avstemming og betaling av beregnet pensjonspremie
  • Løpende avstemming av regnskapskonti for lønns- og refusjonsområdet samt årsoppgjør

Myndighet

  • Godkjenne lønnskjøring og lønnsutbetaling på aggregert nivå
  • Foreta trekk i lønn for ansatte på vegne av offentlige myndigheter
  • Foreta oppgjør av pålagte skatter, avgifter og andre pålagte trekk ovenfor offentlige myndigheter
  • Foreta oppgjør av pensjonspremie
  • Korrigere ved feil utbetalt og regnskapsført lønn, honorarer og reiseregninger
  • Inngå avtale om tilbakebetaling ved urettmessig utbetalinger
  • Avvise bilag og registrerte opplysninger som ikke oppfyller gjeldende lover,regelverk, retningslinjer og bestemmelser

Arbeidsoppgaver

  • Generell faglig informasjon/veiledning og brukerstøtte innen lønnsområdet
  • Delta i opplæring og koordinering av faglige nettverk for fastlønnsrolle og attestant for variabel lønn og reiseregninger i samarbeid med prosessleder for lønn
  • Bidra til utforming, tilrettelegging og beskrivelse av rasjonelle rutiner innen lønnsområdet, som ivaretar gjeldende regelverk og bestemmelser
  • Registrering, oppfølging, rapportering og oppgjør av bidrags- og påleggstrekk på vegne av offentlig myndigheter
  • Registrering og oppgjør av fagforeningskontingent og andre trekk
  • Oppfølging av restanser innen lønnsområdet
  • Utarbeide lønnsrapportering og årsoppgaver til ansatte og offentlige myndigheter, eksempelvis lønns- og trekkoppgaver og tilhørende følgeskriv
  • Utarbeide nødvendige vedlegg innen lønnsområdet til NTNUs årsregnskap
  • Foreta avtalte internkontroller innen lønnsområdet
  • Godkjenne avtalt, desentralt registrert lønnutbetalingsprosess
  • Godkjenne utbetaling av lønn og avtalte forskudd i bank
  • Overføring av remittering, overordnet kontroll og avstemming av lønnsposteringer i regnskapet
  • Registrering og rapportering av medlemsdata, avstemming og betaling av beregnet pensjonspremie til SPK
  • Mottak av refusjonskrav fra NAV innhentes for korrekt regnskapsføring, beregning og registrering av arbeidsgiveravgiftsfradrag. (Oppfølging av refusjonskrav tilligger inntil videre enhetenes ansvarsområde, men vil bli endret som en del av LØF-prosessen høsten 2008)
  • Registrering av lønns- og bankopplysninger vedrørende utenlandske arbeidstakere og utenlandsopphold, samt lønnsutbetalinger til utenlandske bankkonti
  • Registrere og godkjenne sentrale justeringsoppgjør og eventuelle andre, felles endringer, samt feriepengeberegning
  • Fastsette årlig lønnskjøringsplan

Krav til kompetanse

  • Inngående kunnskap om lover og regelverk innenfor lønns- og personalområdet, samt skatt- og avgiftsberegning
  • Strukturert og nøyaktig
  • Serviceinnstilling
  • Evne til å jobbe strukturert og selvstendig
  • God kommunikasjonsevne
  • God systemforståelse og anvendelse av edb-verktøy

Krav til verktøy/støtte

  • Brukervennlig og tidsriktig lønns- og personalsystem som er kompatibelt med rapporteringskrav til offentlige myndigheter
  • Definerte rutiner og verktøy for tilfredsstillende internkontroll innen lønnsområdet
  • Faglig nettverk for fastlønnsattestanter og attestanter for variabel lønn og reiseregninger
  • Leder legger til rette for og bidrar aktivt til at arbeidsoppgaver kan utføres i samsvar med denne rollebeskrivelsen

Attestant - fastlønn #

Ansvar  - Attestasjonskontroll

  • Korrekt grunnlag for utbetaling og regnskapsføring av måneds-/fastlønn
  • Påse at registrering og endring av lønns- og personalopplysninger, samt regnskapsføring og rapportering knyttet til måneds-/fastlønn, gjøres iht. gjeldende lover, regelverk, rutiner, bestemmelser og fullmakter
  • Påse oppdatert registrering av fravær og ferier
  • Gi råd, veiledning og anbefalinger innen området
  • Samarbeide med og bistå i øvrige økonomiprosesser
  • Delta og bidra i faglige nettverket for Fastlønnsrollen i NTNU
  • Holde seg oppdatert innen gjeldende lover og bestemmelser for fagområdet

Myndighet

  • Korrigere ved feil utbetaling og / eller regnskapsføring av måneds-/fastlønn
  • Inngå avtale om tilbakebetaling ved urettmessig utbetaling

Arbeidsoppgaver

  • Utarbeide tilsettingsbrev og arbeidsavtale inneholdende korrekt kontering
  • Innhente skattekort og bankopplysninger
  • Registrere og endre relevante lønns- og personalopplysninger, samt grunnlag for regnskapsføring (omposteringer) knyttet til fastlønn/månedslønn
  • Informere attestant for variabel lønn og reiseregning, om iverksetting av avtaler vedrørende faste naturalytelser og godtgjørelser
  • Innhente og videreformidle grunnlag for registrering av lønnsrelaterte opplysninger vedrørende utenlandske arbeidstakere, utenlandsopphold og eventuelle andre forhold, som skal registreres og følges opp av Sentral lønntjeneste
  • Korrigering og oppfølging av feilutbetalinger, og sikre tilbakebetaling av eventuelt for mye utbetalt lønn
  • Kontroll og oppfølging av lønnsrelatert fravær (permisjoner, sykefravær, ferie) samt grunnlag for fraværsrefusjon
  • Delta og bidra i faglig nettverk for fastlønnsrollen

Krav til kompetanse:

  • God kunnskap om lover og regelverk innen lønns- og personalområdet
  • Grunnleggende regnskapsforståelse
  • Systemkunnskap
  • Sørvisinnstilt
  • Evne til å jobbe strukturert og selvstendig

Krav til verktøy/støtte

  • Brukervennlig og tidsriktig lønnssystem
  • Faglig nettverk innenfor lønns- og personalområdet, som legger til rette for og bidrar til støtte og oppdateringer innen fagområdet og tilhørende systemer
  • Leder legger til rette for og bidrar aktivt til at arbeidsoppgaver kan utføres i samsvar med denne rollebeskrivelsen

Attestant for variabel lønn og reiseregninger #

Ansvar  - Attestasjonskontroll

  • Korrekt grunnlag for utbetaling og regnskapsføring av variabel lønn og reiseregninger
  • Påse at variable lønnsbilag og reiseregninger er utfylt iht. gjeldende lover, regelverk, rutiner, bestemmelser og fullmakter
  • Gi råd, veiledning og anbefalinger i forbindelse med utfylling og registrering av variable lønnsbilag, reiseregninger og annet innen området
  • Samarbeide med og bistå i øvrige økonomiprosesser
  • Delta og bidra i faglige nettverket for attestanter variabel lønn og reiseregninger i NTNU
  • Holde seg oppdatert innen gjeldende lover og bestemmelser for fagområdet

Myndighet

  • Korrigere ved feil utbetalt og / eller regnskapsført variabel lønn og reiseregninger
  • Korrigere bilag som ikke er i samsvar med gjeldende retningslinjer og regelverk
  • Avvise godkjenning av bilag som ikke er i samsvar med gjeldende regelverk og retningslinjer
  • Inngå avtale om tilbakebetaling ved urettmessig utbetaling

Arbeidsoppgaver

  • Kontrollere, eventuelt korrigere, og attestere variable lønnsbilag og reiseregninger
  • Påse at kontering er påført variable lønnsbilag og reiseregninger
  • Sende søknad om skattefritak for utenlandske oppdragstakere
  • Rådgivning ved utfylling og registrering av nødvendige skjema innen området
  • Registrering av elektroniske reiseregninger og variable lønnsbilag for de som ikke har egen registreringstilgang
  • Vurdere og følge opp nødvendig rapportering av oppgavepliktige naturalytelser og utgiftsgodtgjørelser (f.eks. elektroniske kommunikasjonsmidler, avis o.l.)
  • Registrere og endre relevante opplysninger for korrekt regnskapsføring (ompostering) av variabel lønn og reiseregninger, herunder sørge for omposteringer
  • Korrigering og oppfølging av feilutbetalinger, og sikre tilbakebetaling av eventuelt for mye utbetalt lønn
  • Sørge for arkivering av nødvendige bilag som ikke er lagret elektronisk
  • Delta og bidra i faglig nettverk for attestanter variabel lønn og reiseregninger

Krav til kompetanse

  • God kunnskap om lover og regler innenfor lønnsområdet, reiseregulativ, skatt og avgiftsberegning
  • Grunnleggende regnskapsforståelse
  • Systemkunnskap
  • Serviceinnstilling
  • Evne til å jobbe strukturert og selvstendig
  • Gode engelskkunnskaper

Krav til verktøy/støtte

  • Brukervennlig og tidsriktig lønnssystem med reisemodul
  • Standardiserte satser for honorar/timelønn
  • Faglig nettverk innenfor lønnsområdet, som legger til rette for og bidrar til oppdateringer innen fagområdet og tilhørende systemer
  • Leder legger til rette for og bidrar aktivt til at arbeidsoppgaver kan utføres i samsvar med denne rollebeskrivelse
0 Vedlegg
23043 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)