Tilbake

Rollebeskrivelser - Prosjektprosessen

Oversikt over ansvars- og rollebeskrivelser for ansatte med roller i prosjektprosessen.

Prosjekteier #

Ansvar

  • Skal sørge for at enhetens prosjekter og ressursbruk er i tråd med enhetens mål og strategier
  • Faglig og økonomisk ansvar for enhetens prosjekter
  • Skal sørge for at avtalte og nødvendige ressurser stilles prosjektet til disposisjon

Myndighet

  • Godkjenne eller avslå søknader og kontrakt
  • Avgjøre ev. egeninnsats i prosjektet
  • Oppnevne ny prosjektleder ved mislighold

Arbeidsoppgaver

  • Vurdere prosjektsøknad i forhold til enhetens mål og strategi og avgjøre hvorvidt enheten ønsker å prioritere dette prosjektet
  • Forvisse seg om/sørge for at søknad og kontrakt er kvalitetssikret i forhold til faglig kvalitet, økonomi og jus
  • Godkjenne eller avslå søknad/kontrakt
  • Planlegge bruken av enhetens ressurser og sørge for at nødvendige ressurser (lokaler, instrumenter, medarbeidere) stilles til disposisjon for gjennomføring av prosjektet i forhold til prosjektplan (prosjektplan skal utarbeides av prosjektleder og godkjennes av prosjektansvarlig)
  • Holde seg oppdatert på fremdrift, faglig og økonomisk, på prosjekter

Kompetansekrav

  • Enhetsleder med faglig og økonomisk ansvar.

Krav til verktøy/støtte

  • Lett tilgjengelig støtte
  • Hensiktsmessige og oversiktlige styringsrapporter

Prosjektleder #

Ansvar

  • Økonomisk og faglig ansvar for prosjektet

Myndighet

  • Full budsjettdisponeringsmyndighet innenfor prosjektets periodiserte budsjett.

Arbeidsoppgaver

  • Overvåke ”markedet” for muligheter / holde seg oppdatert
  • Utarbeide søknad (inklusive budsjett og ressursbehov – eksempelvis behov for prosjektøkonom gjennom prosjektet) i samråd med prosjekteier. Støtte gis til økonomiske vurderinger og oppsett av budsjett fra prosjektøkonom
  • Sørge for tilstrekkelig kvalitetssikring av søknad, og korrekt signering av denne (støtte gis innen økonomiområdet og jus – kontakt prosjektøkonom)
  • Tilgjengeliggjøre søknad til prosjektøkonom
  • Nødvendig oppfølging av søknad mot oppdragsgiver
  • Sørge for utarbeidelse og kvalitetssikring av kontrakt i samråd med prosjekteier og med støtte fra prosjektøkonom
  • Forvaltning av kontrakt i driftsfasen
  • Sørge for at prosjektet opprettes i prosjektregnskapssystemet av prosjektøkonom
  • Initiere eventuelle ansettelser, bestillinger, og subkontrakter (kontakt administrasjonen)
  • Daglig ansvarlig for prosjektet både mht. fremdrift, rapportering og ressursbruk
  • Månedlig godkjenning av regnskap
  • Fremdriftsrapportering til oppdragsgiver og NTNU (etter avtale) (skriving av økonomirapport kan gjøres av prosjektøkonom etter avtale på forhånd)
  • Sluttrapportering til oppdragsgiver og NTNU (etter avtale) (skriving av økonomirapport kan gjøres av prosjektøkonom etter avtale på forhånd)
  • Godkjenning av sluttregnskap
  • Gjennomføre evaluering av prosjektet

Kompetansekrav

  • Prosjektlederkompetanse (hva innebærer det å være prosjektleder på NTNU)
  • Grunnleggende økonomiforståelse

Krav til verktøy/støtte

  • Brukervennlig og homogent grensesnitt til økonomisk informasjon
  • Lett tilgjengelig støtte
  • Prosjektveiviser/prosjekthåndbok

Prosjektøkonom (PØ) #

Ansvar

  • Holde seg oppdatert og sørge for at prosjektet forvaltes i henhold til gjeldende lover, reglement og rutiner
  • Proaktiv støtte for prosjektleder

Myndighet til

  • Plikt og rett til å melde fra til prosjektansvarlig og prosjektleder dersom BOA ikke forvaltes etter gjeldende retningslinjer og regler.

Arbeidsoppgaver

  • Bistand til utarbeidelse av/kvalitetssikring av prising av tjenester, ressursestimat og budsjett i søknads- og kontraktsfase
  • Arkivering av søknad og kontrakt i elektronisk saks- og arkivsystem
  • Bruk av prosjektregnskapssystem, herunder registrering og opprettelse av prosjekter, budsjettering, periodisering og fakturering på BOA-prosjekter
  • Bistand til utarbeidelse/kvalitetssikring av subkontrakter mht. økonomi
  • Bistand ved månedlig kvalitetssikring av rapporter og avvikshåndtering (eks. feilretting og budsjettrevidering/prognose)
  • Oppfølging av regnskap mot budsjett
  • Bistå ved skriving av økonomiske rapporter utover kvalitetssikring (tilleggstjeneste)
  • Bistand ved kvalitetssikring av sluttregnskap og avvikshåndtering
  • Bistå ved skriving av sluttrapport utover kvalitetssikring (tilleggstjeneste)
  • Bistand og ev. opplæring av prosjektleder i aktuelle systemer/rutiner
  • Orientere controller om forhold som påvirker enhetens totaløkonomi (avvik)
  • Regnskapsmessig avslutning av BOA-prosjekter

Kompetansekrav

  • Høyere utdanning innen økonomi/prosjektstyring (ev. relevant praksis kombinert med relevant etter- og videreutdanning)
  • Helhetsforståelse prosjektstyring
  • Personlig egnethet: Serviceinnstilling, løsningsorientert, proaktiv, ryddig
  • Gode engelskkunnskaper
  • God kjennskap til aktuelle systemer, retningslinjer, regelverk og rutiner

Krav til verktøy/støtte

  • Gjeldende retningslinjer, lovverk og rutiner innen BOA-området
  • Enkle verktøy med homogent brukergrensesnitt
  • Økonomiportal på nett
  • BOA-nettverk
  • Kompetanseutvikling

Inngår i følgende prosessbeskrivelser

  • Prosjektprosess 1.02 Budsjett for bidragsprosjekter
  • Prosjektprosess 1.03 Budsjett for oppdragsprosjekter
  • Prosjektprosess 2.01 NTNUs kontrakt
  • Prosjektprosess 2.02 Kundens kontrakt
  • Prosjektprosess 3 Oppstart
  • Prosjektprosess 4.05 Arkivering
  • Prosjektprosess 4.01 Oppfølging av regnskap mot budsjett
  • Prosjektprosess 4.03 Fakturering
  • Prosjektprosess 5.01
  • Prosjektprosess 5.02

Prosjektøkonom EU #

Ansvar

  • Holde seg oppdatert om aktuelle lover, reglement og rutiner
  • Bidra til at prosjektet forvaltes i henhold til ovennevnte
  • Proaktivt og oppsøkende støtteapparat for prosjektleder

Myndighet

  • Påse at EU-prosjekter forvaltes etter retningslinjer og reglement.

Arbeidsoppgaver

  • Bistand til/kvalitetssikring av prising av tjenester, ressursestimat og budsjett i søknad og kontraktsfasen
  • Sørge for arkivering av søknad og kontrakt i elektronisk saks- og arkivsystem
  • Bruk av prosjektregnskapssystem, herunder registrering og opprettelse av prosjekter, budsjettering, periodisering av budsjett og fakturering
  • Registrering og opprettelse av EU-prosjekt i Maconomy
  • Bistand til detaljbudsjettering og periodisering ved oppstart
  • Månedlig kvalitetssikring av regnskapsrapporter og avvikshåndtering (feil rettes av den som har gjort feilen - kontakt rette vedkommende)
  • Oppfølging av regnskap mot budsjett, gjennomfør ev. budsjettrevisjoner
  • Bistå med utarbeidelse av økonomiskrapportering til EU
  • Kvalitetssikring av sluttregnskap og avvikshåndtering mht. til regnskapet
  • Bistå med utarbeidelse av økonomisk sluttrapport til EU
  • Orientere enhetens controller om forhold som påvirker enhetens totaløkonomi
  • Regnskapsmessig avslutning av EU-prosjekter

Kompetansekrav

  • Grunnleggende kjennskap til EUs rammeprogram og regelverk
  • Helhetsforståelse prosjektarbeid
  • God økonomiforståelse
  • Gode engelskkunnskaper
  • Personlig egnethet: sørvisinnstilt, proaktiv, ryddig og trygg

Krav til verktøy/støtte

  • Gjeldende retningslinjer, lovverk og rutiner innen BOA-området
  • EU kompatible rapporter
  • Enkle verktøy med homogent brukergrensesnitt
  • Økonomiportal på nett
  • BOA nettverk/ekspertise (sentral prosjektstøtte)
  • Hensiktsmessig kompetanseutvikling

Sentral prosjektstøtte (SP) #

Ansvar

  • Holde seg oppdatert om gjeldende lover, reglement og rutiner
  • Sørge for at informasjon gjøres tilgjengelig og at opplæring skjer
  • Proaktivt støtteapparat for PØ
  • Rapporteringsløsninger

Myndighet til

  • Påse at BOA forvaltes etter gjeldende retningslinjer og reglement.

Arbeidsoppgaver

  • Skaffe seg helhetlig oversikt over prosjektportefølje og BOA ved NTNU, foreta analyser og statistikkgrunnlag som vil være grunnlag for styringsinformasjon for ledelse og controller-virksomhet.
  • Proaktiv støtte til PØ/PL
  • Rådgivning i forhold til muligheter, regelverk og maler (både mht. finansieringskilden og NTNU)
  • Rådgivning vedr. økonomi; eksempelvis mva, prising av tjenester, budsjettering, periodisering, rapportering, vurdering av økonomisk risiko og økonomisk analyse (evaluering)
  • Støtte vedrørende Maconomy prosjektregnskapssystem, herunder blant annet opprettelse og avslutning av eksterne prosjekter
  • Sørge for at informasjon tilgjengeliggjøres ved oppdatering av prosjektportal/informasjonsmateriell, retningslinjer og rutinebeskrivelser
  • Kursing/opplæring av PØ og PL
  • Koordinering av BOA-nettverket
  • Påse at rapporter i prosjektregnskapssystemet evalueres og utvikles/oppdateres

Kompetansekrav

  • God kjennskap til regelverk og rutiner
  • Helhetsforståelse for prosjektstyring
  • Økonomikunnskaper på bachelornivå
  • Personlig egnethet: sørvisinnstilt, proaktiv, ryddig og trygg i rollen

Krav til verktøy/støtte

  • Hensiktsmessig kompetansebygging
  • Prosjektveiviser/prosjekthåndbok
  • Prosjektregnskapssystem
  • BOA-nettverk

Sentral EU prosjektøkonom #

Ansvar

  • Holde seg oppdatert om gjeldende lover, reglement og rutiner
  • Sørge for at informasjon tilgjengeliggjøres og at opplæring skjer
  • Proaktivt støtteapparat for EU-PØ
  • Rapporteringsløsninger

Myndighet

  • Påse at EU-prosjekter forvaltes etter gjeldende interne og eksterne retningslinjer og reglement.

Arbeidsoppgaver

  • Proaktiv støtte til EU-PØ:
  • Rådgivning i forhold til muligheter, regelverk og maler (både mht. finansieringskilden og NTNU)
  • Rådgivning vedr. økonomi; eksempelvis finansiering/kostmodeller, mva, prising av tjenester, budsjettering, periodisering, regnskapsføring, vurdering av økonomisk risiko, skriving av økonomiske rapporter til EU og økonomisk analyse (evaluering)
  • Støtte vedr Maconomy prosjektregnskapssystem
  • Sørge for at informasjon tilgjengeliggjøres ved oppdatering av prosjektportal/informasjonsmateriell, retningslinjer og rutinebeskrivelser, samt kursing/opplæring av EU-PØ og PL
  • Utvikle/oppdatere rapporter iht. EUs krav/kompatible rapporter
  • Tilbud: Økonomiansvarlig for koordinatorprosjekter

Kompetansekrav

  • God kjennskap til EUs rammeprogram og regelverk
  • Helhetsforståelse for prosjektstyring
  • Økonomikunnskaper på bachelornivå
  • Gode engelskkunnskaper
  • Personlig egnethet: sørvisinnstilt, proaktiv, ryddig og trygg i rollen

Krav til verktøy/støtte

  • Hensiktsmessig kompetansebygging
  • Prosjektveiviser/prosjekthåndbok
  • BOA nettverk
0 Vedlegg
9270 Visninger
Gjennomsnitt (2 Stemmer)