Lær deg...

Retningslinjer for personvern i nettbasert undervisning

Behandling av personopplysninger i nettbasert undervisning.

Temaside om nettbasert undervisning

Innledning #

Nettbasert undervisning kan innebære behandling av personopplysninger.

Personopplysninger omfatter for eksempel både lyd- og bildeopptak av undervisere og studenter. Det er derfor viktig at løsningene for digital undervisning benyttes i tråd med reglene som følger av personopplysningsloven og personvernforordningen (GDPR).

Følgende retningslinjer gjelder for opptak eller direktestrømming (streaming) av undervisning gjennom digitale løsninger, hvor opptaket eller direktestrømmen inneholder lyd fra og-/eller video av personer (personopplysninger). Et opptak eller en direktestrøm som ikke inngår i et undervisningsopplegg, følger andre retningslinjer.

Om du skal gjøre opptak av en undervisningsaktivitet, enten på nett eller i et undervisningsrom, plikter du å sette deg inn i NTNU sitt regelverk for utføring og bruk av opptak, spesielt med hensyn til personvern. 

§ 1 - Formålet med opptak eller direktestrømming #

Institusjoner under universitets - og høyskoleloven skal tilby undervisning på et høyt faglig nivå. Det overordnede formålet med å behandle personopplysninger i forbindelse med bruken av digitale undervisningstjenester, er å øke studentenes kunnskap.

Personopplysninger skal kun samles for spesifikke, utrykkelig angitte formål, og disse må dokumenteres av den ansvarlige for opptaket. Formålet kan beskrives i for eksempel den digitale læringsplattformen som NTNU bruker, og må i alle tilfeller være tydeliggjort for den eller de personene som er med i opptaket eller direktestrømmen. Dersom et emne har flere undervisningsaktiviteter av samme karakter, for eksempel ei forelesningsrekke, kan formålet beskrives felles for undervisningsaktivitetene som er like.

(a) Undervisning #

Dette er formålsvurderingen som gjelder for alle opptak foretatt av NTNU i undervisning ved universitetet: Formålet med opptak av undervisning ved NTNU er å styrke studentens læring ved å gi muligheten til å spille av hele eller deler av undervisningen i etterkant av selve forelesningen, kurset mm. 

(b) Opptak for andre formål enn undervisning #

For alle andre typer opptak enn de gjort i forbindelse med undervisning ved NTNU må den ansvarlige for opptaket dokumentere hva formålet med opptaket er. Formålet må være knyttet til NTNUs virksomhet.

Det er viktig å merke seg at alle opptak foretatt til et angitt formål, kun kan brukes til dette formålet.  Dersom man ønsker å bruke opptakene til et annet formål må det vurderes om man har behandlingsgrunnlag for det nye formålet. 

§ 2. Behandlingsgrunnlag for personopplysningene i et opptak eller en direktestrøm #

Den som er ansvarlig for opptak av lyd og/eller bilde plikter å sikre at man har et behandlingsgrunnlag, rettslig grunnlag, for opptaket. Med behandlingsgrunnlag menes klar hjemmel i lov eller samtykke fra alle tilstede.

Det rettslige grunnlaget bør oppgis sammen med formålet som nevnt over. I noen tilfeller vil flere grunnlag være aktuelle for å behandle personopplysningene i ett og samme opptak. Dette er ingen ulempe, men den ansvarlige må kunne vise til minst ett behandlingsgrunnlag for hvert opptak eller hver direktestrøm.

Følgende grunnlag nevnt i GDPR art. 6 nr. 1 kan være aktuelle:

  • a) Arbeidsavtalen og arbeidsgivers styringsrett, som gir anledning til å bestemme at ansatte skal gjennomføre undervisningen digitalt, jf. også GDPR art. 88.
  • b) Avtale med en ekstern underviser hvor slik undervisning er en del av ytelsen .
  • c) At institusjonen utfører en oppgave i allmenhetens interesse som gjør behandlingen av personopplysninger nødvendig .

Avtalebasert behandlingsgrunnlag #

Behandlingsgrunnlagene i bokstavene a og b er anvendelige ved undervisningssituasjoner som tilsvarer en forelesning – altså hvor den som underviser har en tilknytning til NTNU via arbeids- eller oppdragsavtale, og vedkommende gjør opptak av eller direktestrømmer undervisningen til flere mottakere. Et behandlingsgrunnlag basert på avtale med den som underviser, er imidlertid ikke tilstrekkelig for undervisningsformer hvor også lyden av stemmen til eller video av studentene blir en del av opptaket eller direktestrømmen. NTNU må i tilfelle sørge for å ha et grunnlag for å behandle studentenes personopplysninger, i tillegg til avtalen med underviseren.

Undervisning som en oppgave i allmenhetens interesse #

Undervisning ved NTNU er en oppgave i allmenhetens interesse . Dette rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger kan suppleres med henvisning til universitets - og høyskoleloven § 3 - 8 om undervisning , § 4 - 2 om utdanningsplan , og § 4 - 3 om studentenes læringsmiljø .

Den ansvarlige bør vurdere hvorvidt undervisningen er i allmenhetens interesse , slik at GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e gir grunnlag for å behandle personopplysningene til deltakerne i undervisningen. Behandlingsgrunnlaget vil være særlig aktuelt i tilfeller hvor undervisningen inkluderer studentene, for eksempel et webinar, slik at studentene kan stille spørsmål eller besvare oppgaver. Institusjonen bør i tilfelle vurdere hvorvidt det er essensielt at studentene deltar aktivt for å kunne oppnå formål et med undervisningen, eller om formålet også kan oppnås med et videoopptak av kun foreleseren.

For å begrense inngrepet i studentenes personvern, bør den ansvarlige for opptaket vurdere om studentene kan stille eventuelle spørsmål eller gi oppgavesvar via en chattefunksjon, i stedet for å bli en del av opptaket ved lyd eller video.

Subsidiært – samtykke som behandlingsgrunnlag //// #

Dersom et av grunnlagene over ikke kan benyttes, kreves det samtykke fra alle personer som kan gjenkjennes i lyd- eller videoopptaket eller direktestrømmen. Ved bruk av samtykke som behandlingsgrunnlag, er det NTNU som må kunne påvise at den enkelte som berøres av opptaket eller direktestrømmen, faktisk har samtykket til den aktuelle bruken av personopplysninger. Bruken av samtykke som behandlingsgrunnlag er derfor upraktisk dersom undervisningen gjennomføres som et webinar, hvor det forutsettes at studentene skal delta aktivt. I tilfelle må NTNU dokumentere at hver deltaker har samtykket til å bli en del av opptaket eller direktestrømmen.

Dersom én eller flere deltakere ikke samtykker, må enten vedkommende redigeres bort fra opptaket, eller hele opptaket stanses. Et samtykke kan også trekkes etter at undervisningen er gjennomført. Både lyd- og bildeopptak av en student vil hver for seg utgjøre studentens personopplysninger.

Samtykkeskjema

 § 3. Opplysninger til studentene #

 I forkant av undervisningen, skal de som blir berørt av et opptak eller en direktestrøm gis tydelig informasjon om

  • at opptaket gjennomføres,
  • hva som er formålet med opptaket,
  • hva som er behandlingsgrunnlaget,
  • hvordan og hvor lenge opptaket lagres,
  • hvordan dette gjøres tilgjengelig for andre, og hvem som vil ha tilgang

Informasjonen gis fortrinnsvis i læringsmiljøplattformen, tilknyttet det aktuelle emnet.  Ved opptak i auditorier skal det varsles om opptak med skilting både utenfor og inne i rommet. Foreleser skal også gi muntlig informasjon om opptak før forelesningen starter.

Dersom samtykke er behandlingsgrunnlaget, må studentenes informeres om at det er frivillig å avgi samtykke og at samtykket kan trekkes i ettertid. 

§ 4. Publisering og bruk av opptak #

Opptak av lyd eller bilde som er gjort i forbindelse med undervisning og inneholder personopplysninger, skal ikke benyttes til andre formål enn undervisning som beskrevet i informasjonen gitt før opptaket. Et eventuelt nytt formål krever et nytt behandlings-grunnlag.

Ved publisering av opptak, skal det kun benyttes systemer som er godkjent av NTNU (se punkt 6.). 

§ 5. Lagring og sletting av opptak #

Den ansvarlige for opptaket er pliktig til å sørge for sikker lagring av data på NTNUs server eller systemer som er godkjent av NTNU (se punkt 6.).

Et opptak skal slettes fra alle lagringsmedier når formålet med opptaket er oppfylt.

Dersom det gjøres opptak av undervisning hvor studenter deltar aktivt med lyd og/eller bilde, skal opptaket slettes senest når undervisningen er avsluttet eller når eksamen i emnet er gjennomført

Undervisningsopptak hvor kun foreleser deltar aktivt med lyd og/eller bilde, kan beholdes så lenge de har en gyldighet faglig sett. Det betyr at opptakene må slettes når de er å anse som faglig utdaterte, med mindre videre bevaring kan forsvares av historisk verdi. Dette må vurderes konkret for hvert enkelt opptak og av hver enkelt foreleser, kursholder etc.

Sletting av opptak skal skje i henhold til de opplysninger som ble gitt i forkant av opptaket.

Ønsker du å slette et opptak?  Kontakt: kontakt@lss.ntnu.no

 

§ 6. Bruk av godkjente systemer #

Det er viktig at den som er ansvarlig for opptak tar i bruk systemer som er godkjent av NTNU. Det vil si systemer som er risikovurdert og hvor NTNU har inngått databehandleravtaler med leverandøren. Risikoen for ulovlig innsamling og bruk av personopplysninger reduseres kraftig dersom du holder deg til systemer og verktøy som NTNU anbefaler og har godkjent. NTNU kan ikke pålegge studentene å bruke andre systemer for digital undervisning.

 Alle verktøy som er anbefalt på temasiden for nettbasert undervisning, er godkjent av NTNU. 

Må du ta opp undervisning der studenter er til stede?  #

Mange av verktøyene som benyttes til nettbasert undervisning, gir mulighet for å gjøre opptak. Tenk deg likevel nøye om før du tar opp lyd/video av undervisningen.  

Sanntidsundervisning gjennomfører du gjerne fordi du har planlagt studentaktivitet. Hvis studentene vet at undervisningen blir tatt opp, kan det påvirke aktiviteten. Og hvis du tenker at opptaket skal være til nytte for studenter som ikke er til stede, vil de uansett ikke få delta i aktiviteten. Hvis du vil benytte video i undervisningen, kan du kanskje heller lage en video som studentene ser på forhånd. Da kan tiden sammen med studentene benyttes til diskusjoner og annen studentaktivitet.  

Kontakt #

Har du spørsmål om retningslinjer for nettbasert undervisning, send en e-post til kontakt@lss.ntnu.no

For mer informasjon og råd om forpliktelsene NTNU har i henhold til EUs personvernforordning og norsk lovgivning om personvern, kontakt NTNUs personvernombud.

Les mer om personvern og GDPR.

0 Vedlegg
352 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)