På denne siden finner du beskrivelse av rutiner for utvelgelse og innstilling ved tilsettinger i utdanningsstillinger ved Fakultet for økonomi.

Temaside om ansettelser | Sider merket med ansette

Rekruttering av utdanningsstillinger kan være både omfattende og krevende. For å ivareta en kvalitetssikret og effektiv tilsettingsprosess, er det viktig å være i forkant, ha gode elektroniske hjelpemidler og tett samarbeid med de involverte partene i prosessen.

Før utlysning

Behovet for å lyse ut en utdanningsstilling melder seg ved instituttet, og finansieres på tre forskjellige måter:

• Bevilgninger gjennom strategiske midler fra fakultetet (RSO-stillinger)
• Eksternfinansierte prosjekter (BOA)
• Ramme drift (RD)

Som hovedregel skal alle ledige stillinger i staten lyses ut, men det kan vurderes om det skal foretas tilsetting uten forutgående kunngjøring til utdanningsstillinger hvis særlige grunner taler for det. Se personalreglementet punkt 3.2. for mer informasjon om dette: 

• NTNUs personalreglement for vitenskapelige stillinger - norsk
• NTNUs personalreglement for vitenskapelige stillinger - engelsk

Ved tilsetting av utdanningsstillinger på eksternfinansierte prosjekt (BOA-stillinger), har en mulighet for å foreta forenklet prosedyre i tilsettingsprosessen, Rutiner ved tilsetting i eksternt finansierte stillinger, NTNU.

Anmodning om utlysning

Dersom stillingen skal lyses ut og det ikke skal benyttes forenklet prosedyre for tilsetting, følger følgende prosedyre:

• Instituttet får opprettet tilsettingssak i ePhorte via HR-konsulenten på fakultetet. All saksbehandling på institutt- og fakultetsnivå vil videre foregå via saken i ePhorte.
• Forslag til stillingsbeskrivelse utarbeides på instituttet.
  
  • Mal for stillingsbeskrivelse - norsk
  • Mal for stillingsbeskrivelse - engelsk
• Anmodningsskjema utfylles og sendes til fakultetet via ePhorte på tilsettingssaken
• HR-konsulenten ved fakultetet kvalitetsikrer anmodning og utlysningstekst, lager saksframlegg til dekan for godkjenning.
• HR-konsulenten lyser ut stillingen i Jobbnorge, og gir kontorsjef og kontaktperson til stillingen tilgang i Jobbnorge.

Planlegging av rekrutteringsprosess

Når det er startet en tilsettingssak i ePhorte, åpner HR-konsulenten en saksflyt for prosessen på saken. På den måten kan instituttleder og kontorsjef til enhver tid se status for saken ved å følge saksflyten i ePhorte.

Samtidig som at stillingsbeskrivelsen utarbeides og godkjennes, skal Instituttet og HR-konsulent utarbeide en tidsplan for tilsettingsprosessen. Tidsplanen skal inneholde viktige milepæler i prosessen og konkrete datoer for utførelse av disse.

Tidsplan for rekruttering av stipendiat i xx:

Utlysning

Utlysning og søknadshåndtering

Utlysning blir foretatt gjennom webportalen Jobbnorge, og blir publisert i de kanaler som er avtalt.

Når søknadsfristen er gått ut og søkerlisten er klar, blir utvidet søkerliste sendt til kontaktperson ved instituttet snares. Før offentlig søkerliste sendes ut til søkerne må det kontrolleres om noen har bedt om å unntas offentlighet. Vurderingen blir gjort i henhold til Offentleglova § 25

En faglig komite ved instituttet utfører en faglig vurdering av søkerne basert på søknaden. Medlemmene av faglig komite og rådgivende rekrutteringsgruppe må foreta en habilitetssjekk for å medvirke i saksbehandlingen.

• Habilitetserklæring - norsk
• Habilitetserklæring - engelsk

Vurderingen fra faglig komite gjøres skriftlig og er grunnlaget for hvem som inviteres til intervju. Kun kandidater for kvalifiserer til stillingens kvalifikasjonskrav vil bli invitert til intervju.

Intervju og referansesjekk

Rådgivende rekrutteringsgruppen består av medlemmer fra fagmiljøet stillingen lyser ut i samt HR-konsulent. Intervju utføres i instituttets lokaler. Rekrutteringsgruppen avtaler hvem som foretar referansesjekk, og HR-konsulenten skriver rapport fra rådgivende gruppe med forslag til rangering av kandidatene.

Innstilling

Det er instituttleder som er innstillende myndighet, og som på bakgrunn av faglig vurdering og rapport fra rådgivende rekrutteringsgruppe leverer instituttleder en formell innstilling i saken.

Tilsetting

• HR-konsulent ved fakultetet kvalitetssikrer innstillingen og øvrige saksdokumenter.
• HR-konsulent ved fakultetet skriver saksframlegg til dekan.
• Dekanen behandler saken elektronisk i ePhorte.
• Ved vedtak om tilsetting skriver HR-konsulent ved fakultetet tilbudsbrev og arbeidsavtale.<

Mottak av nye medarbeidere

Hvert institutt har sin prosedyre for mottak av nye medarbeidere. NTNU har egen generell rutine for å ta imot nye medarbeidere