Tilbake

Reiseregning

Statens reiseregulativ ligger til grunn for reiseregningsskjemaet. Reiseregning brukes også til utgifter i forbindelse med kansellerte reiser. Reiseregninger skal sendes inn snarest mulig og senest en måned etter at reisen er avsluttet.

English - Accounting for travel expenses

Temaside reise | Sider merket reise | Reiseregning for ikke-ansatte

Det er egne rutiner for forskertermin og stipendiatreiser/tilskuddsreiser. 

Formkrav til reiseregningen #

Det stilles strenge formkrav til reiseregningen for at arbeidsgiver skal kunne utbetale reisegodtgjørelser trekk- og avgiftsfritt. 

Reiseregning i HR-portalen #

Er du ansatt på NTNU bruker du skjemaet i HR-portalen. Er du ikke NTNU ansatt - bruker du reiseregning skjemaet. 

Logg inn i HR-portalen og velg Min Mappe. Finn fram til Nytt Skjema i venstre øverste hjørnet. Velg Reiseregning fra liste.

Forsiden av HR portalen der man registrerer blant annet reiseregning

Man finner reiseregning skjemaet i HR portalen under min mappe og nytt skjema

Får du ikke opp reiseregningsskjemaet? Sjekk om du har pop-up blokkering på din nettleser som forhindrer tilgang, eller prøv en annen nettleser. 

Organisasjon  #

Helt øverst på førstesida må du kontrollere om det er riktig informasjon i feltet Organisasjon. Det er dette som styrer flyten på skjema og det vil da havne til rett leder for godkjenning. 

Du kan jobbe for en enhet, men reise på vegne av en annen enhet. Organisasjon du tilknyttet kommer automatisk fra hvor din hovedarbeidssted er. Når du endrer i det feltet, kommer nytt k-sted automatisk og skjema blir sendt til rett leder.

Du har selv ansvar for at reiseregningen blir betalt av rett enhet/fakultet. 

Arbeidsforhold: har du flere aktive arbeidsforhold ved NTNU må du være oppmerksom på å velge rett arbeidsforhold 

reiseregning

reiseregning arbeidsforhold

Belastning av kostnader/overstyrt kontering #

Du har selv ansvar å fylle inn riktig prosjektnummeranalysenummer og k-sted (enhet/avdeling du er registrert på). Skjemaet henter automatisk riktig art. Spør din leder/økonomiansvarlig på egen enhet hvis du er i tvil. 

belastning av kostnader #

Belastning av kostnader kontering

Hvor og hvorfor reiste du #

Årsak/formål med reisen må fylles ut så konkret som mulig. møte, kurs, seminar, samling, tjenestereise er ikke konkret nok. Det må komme klart frem hvilket arrangement/kurs/møte du har vært på.

Hvor reiste du - illustrasjon

Type overnattingssted #

Du får ulike felt/valg når du velger Innland eller Utland reise.

Har du foretatt en reise som inkluderte både privatreise og tjenestereise må du definere når var privat og tjenestereise foretatt og hvilken reise var først og sist.

Flere reisemål/privat opphold/ferie  #

Ved privat opphold/ferie må du velge type overnattingssted: «privat opphold – (ingen kostgodtgjørelse)». Dette gjør at hverken kostgodtgjørelse eller kompensasjonstillegg genereres.

Du gjør det ved å legge til flere reiser under Type overnattingssted

Oppgi riktig overnattingssted

Illustrasjon - reisen gikk til

Satser

Det er forskjellige satser for kostgodtgjørelse (mat) og overnatting. Disse hentes automatisk opp i skjemaet. Ved overnatting - fyll ut type losji. Overnatting, reise og kostgodtgjørelse.

Utenlandsreiser #

Ved valg av Utenlandsreise, kommer Kompensasjonstillegg  automatisk. Kompensasjonstillegg gis kun ved tjenestereiser (NB! viser til egen rutine for forskertermin og stipendreiser/tilskuddsreiser).

Du har krav på kostgodtgjørelse etter statens satser på utenlandsreiser. Satsene varierer fra land til land.
Måltidstrekk og utlegg på utenlandsreise fylles ut på samme måte som på innenlandsreise.

Måltidstrekk #

Hvis ett eller flere måltider er dekket av program/innbydelse eller er påspandert, må du krysse av for aktuelle måltider du har mottatt. Det foretas måltidstrekk i kostgodtgjørelsen.

NB! Huk av de måltidene du ikke har betalt selv.

Måltidstrekk reiseregning

Utlegg #

NB! For å laste opp kvittering må du LAGRE reiseregningen først. Skjemaet lagres under Mine skjema i Min mappe. Husk å ha ny linje for hver utlegg!

Legg til utlegg - velg type utlegg. Du får informasjonsboks med veiledning og tips underveis. Vi anbefaler deg å laste opp kvittering på aktuelle linjer. 

Hent fra kredittkort -  vi anbefaler å bruke kredittkortet slik at du kan få korttransaksjonene direkte inn i reiseregningen i HR portalen. Du registrerer kredittkortet i HR portalen. Du må fortsatt laste opp kvitteringer i tillegg. Det er mange fordeler med å ha kredittkort for både deg og NTNU. 

Utlegg Flyreise #

NB! Ved flyreise må du LAGRE skjemaet for å kunne laste opp kvitteringen. Du må legge ved billett/kvittering som viser betalt beløp, dato, navn, og at flyreisen er gjennomført

Utlegg flyreise reiseregning

Kjøregodtgjørelse #

Kjøregodtgjørelse får man kun ved bruk av egen bil, båt eller moped. Bruk av egen bil må være avtalt med leder. Nøyaktig reiserute må oppgis. Kan hentes fra google maps. OBS. Husk at navn på passasjerer må oppgis.

NB! Hvis du har brukt buss, tog, fly osv. går det på Utlegg

Kjøregodtgjørelse reiseregning

Mottatt reiseforskudd #

Dersom du har søkt om, og mottatt, reiseforskudd for reisen skal du registrere beløpet du har fått utbetalt på forskudd i feltet Mottatt reiseforskudd.

Merk at man IKKE skal føre opp noe her dersom noen av utgiftene er forhåndsbetalt, for eksempel at det er foretatt bestilling av fly eller hotell gjennom bestillingssystemet og NTNU har mottatt faktura for utgiften.

For utgifter som er forhåndsbetalt av NTNU skal man krysse av for dette valget for hvert enkelt utlegg som er forhåndsbetalt.

Bilde mottatt reiseforskudd

Kvitteringer #

Ta vare på kvitteringer for å få dekket utleggene dine.
Kvitteringer skal tas bilde av eller skannes og deretter lastes opp i reiseregningen som en pdf-fil eller jpg-fil. Ta vare på kvitteringer het til du får utbetalt beløpet.

  • Hvis du legger sammen to eller flere beløp på samme linje, vil du få skjema i retur. Robot legger ikke sammen beløp. Beløpet må være nøyaktig det samme i skjemaet, som på kvitteringen - ingen avrundingsregel gjelder her.
  • Valuta: Skriv samme valuta i skjemaet, som på kvitteringen. Roboten omregner ikke fra eks. EUR til NOK, den leter etter beløpet på kvitteringen
  • Kvalitet på vedlegg /håndskrevne kvitteringer. Sørg for god kvalitet på ditt vedlegg ved opplasting. Håndskrevne kvitteringer og ulike varianter av datoformat er en utfordring og oppdatering av denne teknologien er løpende. Ved retur på grunn av at vedlegg ikke kunne tolkes av roboten, skriv en kommentar og send inn skjema på nytt

Bruker du reiseregning på mobil - tar du bilde av kvitteringen og laster den opp. 

Du kan også laste opp alle kvitteringer på siste side i reiseregning skjemaet (side 3)

reiseregning siste side

Reiseregning på mobil #

Du kan starte å fylle ut reiseregningen under reise på mobil, og avlutte den dagen du kommer fra reisen hjem. Dokumentasjon av reiseutlegg gjøres ved å ta bilde av kvitteringer.

Reiseregning for ikke-ansatte #

Ikke-ansatte ved NTNU må fylle ut skjema for reiseregning. Informasjon og skjema finner du på siden om reiseregning for ikke-ansatte.

Årsaker til at du får reiseregning i retur #

Reiseregning i retur

Formkrav reiseregning #

NTNU har maskinell kontroll som utføres av roboten Bot-Anna på alle reiseregninger, refusjon av utlegg og kjørebok sendt inn via HR-Portalen. Kontrollen er satt opp etter gitte algoritmer som følger Statens reiseregulativ og krav til dokumentasjonsplikten. Formkravene vil variere avhengig av hvilken type godtgjørelse som kreves. 

Bokføringsforskriften § 5-1-1.

  • Dokumentasjon må tydelig vise betalingsgrunnlag (hva utgiften gjelder) og betalingsbekreftelse ( at utgiften er faktisk betalt).
  • Betaling med kort - du må levere dokumentasjon som spesifiserer hva du har kjøpt (betalingsgrunnlag) og viser beløpet som er belastet kortet ditt (betalingsbekreftelse).
  • Kontoutskrift - når du legger ved kontoutskrift for å dokumentere betaling av en ugift (betalingsbekreftelse), må du legge ved fakturaen, regningen eller lignede som var opphavet til transaksjonen (betalingsgrunnlag).
  • internettkjøp - kvittering for kjøp av varer eller tjenester over internett skal inneholde informasjon om hva som ble kjøpt (pris, antall etc.) og at ditt kredittkort eller din bankkonto er blitt belastet.

Utbetaling #

Utbetaling skjer to ganger per måned, rundt den 12. og 25. Nøyaktig oversikt over frister for innsending og utbetalingsdatoer finner du i HR-portalen.

Kontakt #

Servicetelefon for lønn og reiseregning: 73 41 31 40 mandag til fredag kl. 10 - 14. 

E-post: kontakt@okavd.ntnu.no.

20 Vedlegg
96857 Visninger
Gjennomsnitt (3 Stemmer)