Reiseregning

Reiseregning i retur

Bot-Anna returnerer samme reiseregningsskjema kun en gang hvis hun finner feil. Finner hun feil andre gang du sender inn skjemaet, sendes reiseregningen din til manuell kontroll hos en saksbehandler på Økonomiavdelingen.

English: Returned travel claims

Temaside reise | Sider merket reise

Returnert skjemaet ligger i HR-portalen #

Når skjemaet kommer i retur, får du e-post om at du har oppgaver til behandling i HR-portalen. Skjemaet ligger under gulmeldingen Venter på deg. Du er selv ansvarlig for å sjekke om skjema er sendt i retur. Reiseregning utbetales to ganger per måned (gjelder også kjørebok, refusjon av utlegg og honorar).

HR-portalen 

hr portalen statusmeldinger

Maskinell kontroll er ikke satt opp til å kontrollere om reisen er belastet rett k-sted, prosjektnummer og analyse. Dette må du selv sørge for å påføre riktig. Beskrivelser eller kommentarer gitt i merknadfeltet om f.eks prosjektnummer blir ikke fanget opp av roboten.

Årsaker til at reiseregning kommer i retur #

  1. Hvis du legger sammen to eller flere beløp på samme linje, vil du få skjema i retur. Robot legger ikke sammen beløp. Beløpet må være nøyaktig det samme i skjemaet som på kvitteringen - ingen avrundingsregel gjelder her. Sørg for å enten laste opp én kvittering pr. utlegglinje, eller en samle fil med kvitteringer på siste side i reiseregningen, under fanen last opp vedlegg.
  2. Valuta: Skriv samme valuta i skjemaet som på kvitteringen. Roboten omregner ikke fra eks. EUR til NOK, den leter etter beløpet på kvitteringen. 
  3. Dato på utlegg: dato på kvittering må være innenfor reisens start og slutt.
  4. Kvalitet på vedlegg /håndskrevne kvitteringer. Sørg for god kvalitet på ditt vedlegg ved opplasting. Håndskrevne kvitteringer og ulike varianter av datoformat er en utfordring og oppdatering av denne teknologien er løpende. Ved retur på grunn av at vedlegg ikke kunne tolkes av roboten, skriv en kommentar og send inn skjema på nytt. Vi bruker Google Vision for tolkning av vedlegg hvor det blir tatt ett nytt bilde av din kvittering. Her endres layout av bildet, det filtreres bort «støy» som farger, lys/skygge brett eller krøller på vedlegget for optimal tolkning. Det beste med pdf-fil eller jpg-fil.
  5. Gamle reiser og reiser fram i tid: reiser mer enn 1 år tilbake i tid samt reiser frem i tid kan ikke behandles. Skjema vil bli sendt deg i retur.
  6. Navn på passasjerer. Dersom navn på passasjer i bil mangler eller er mangelfull, får du skjema i retur. Fyll inn navn og send skjema inn på nytt.
  7. Korrekt utleggstype. F.eks utlegg «book now-pay later» kr 70; Benytt utleggstype Gebyr.  Ta en ekstra kikk på hvilken utleggtype som velges når du laster opp kvittering fra kreditt-kort. Gjelder kun NTNU-kort med firmafordel. Det er mulig å endre type utlegg i nedtrekksmenyen og finne rett type.  Dato kan også overstyres til å stemme med reisens start og slutt. Obs! husk at kvittering må lastes opp, i tillegg til transaksjonen fra kredittkort.

Manuell kontroll #

Roboten kan sende skjema til manuell kontroll. Dette betyr at en attestant på Økonomiavdelingen vil behandle skjemaet ditt. Du behøver ikke å foreta deg noe med mindre du får tilbakemelding fra en saksbehandler.

Stikkprøvekontroll: det foretas stikkprøvekontroll etter gitte algoritmer.

Sjekker totalbeløp: reiseregning over gitt beløp blir kontrollert av en attestant på Økonomiavdelingen (gjelder også refusjon av utlegg og kjørebok).

Kontroll siste side for bestemte ord og begreper: f.eks. hvis skjemaet inneholder ordet "reiseforskudd", blir det sendt til kontroll og behandlet av en attestant på Økonomiavdelingen.

Om du vil vite hvor er skjemaet ditt i flyten, les også: Hva betyr statusmeldingene i HR-portalen når jeg sender inn skjemaet

Kontakt #

Ta gjerne kontakt ved spørsmål eller problemer med reiseregningen
Tlf. 73 41 31 40 (man-fre) kl. 10.00-14.00

E-post: kontakt@okavd.ntnu.no

2 Vedlegg
2298 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)