Regnskap

Regnskap - ompostering

Ompostering i lønns- og regnskapssystemet.

Hovedside regnskap | Hovedside lønn

Ompostering i regnskapssystemet #

Elektronisk ompostering bør foretrekkes ved ompostering, oppretting, korreksjon på ett kostnadssted. Skjema finner du her:

Regnskapsskjemaer - Ompostering

Ompostering ved bruk av ADI #

ADI er elektronisk ompostering via excel. Et ADI-bilag benyttes i hovedsak ved større antall posteringer, det vil si 15 linjer eller mer. 

Regnskapet oppdateres raskere ved bruk av elektronisk ompostering og som igjen gir mer korrekt regnskap. Bilagsmengdene som sendes inn vil også minke.

Unntak: Elektronisk ompostering kan foreløpig ikke benyttes av 4-kontoer(arter) og bilag som inneholder mva, unntatt mva-kode 60. Bruk i så fall skjema for Ompostering - korrigering/feilretting (4-konti og/eller momskoder).

Elektronisk ompostering via fakturasystemet (Basware) #

Rutinebeskrivelse - ompostering

Veiledning: Slik logger du på elektronisk ompostering Solow (pdf)

Ompostering av lønn og reiseregninger #

Hva kan omposteres i lønnssystemet og - hva omposteres i regnskapssystemet:

  • Det er kun inneværende år som kan omposteres via lønnssystemet, og omposteringen må være knyttet til den ansattes tilsettings-/arbeidsforhold.
  • Eksternt finansierte prosjekt kan ompostere foregående år, dette må skje direkte i regnskapssystemet.

Fastlønn #

For ompostering av fastlønn må rutine velges rutine ut fra hva omposteringen gjelder (se punkt A og B):

A. Ompostering av belastningssted (ikke art), dvs. rett art, men feil belastningssted (kostnadssted, prosjekt eller analyse)

Omposteringen foretas i regnskapssystemet via ADI-bilag.

Omposteringsbeløpet inkluderer totale lønnsutgifter med alle avsetninger ved bruk av art 5899 både Debet og Kredit med endret belastningssted.

For kortere perioder (unntatt juli hvis feriepenger er utbetalt) kan omposteringsbeløpet beregnes slik:

Bruttolønn - OU-midler (OU-midler er totalt 400.- per år) 

  • Avsatte feriepenger som er 12 % av (bruttolønn - OU)
  • Arbeidsgiveravgift 14,1 % av (bruttolønn - OU)
  • Arbeidsgiveravgift 14,1 % av avsatte feriepenger
  • Arbeidsgiverandel av pensjon 13,20 % (år 2019) av bruttolønn med OU midler
  • Arbeidsgiverandel av pensjon 13,30 % (år 2020)
  • Arbeidsgiveravgift 14,1 % av pensjonspremie

For 2019 utgjør dette et tillegg til lønn på 42,85% slik at totale kostnader blir: lønn×1,4285.

For 2020 utgjør dette et tillegg til lønn på 42,97% slik at totale kostnader blir: lønn×1,4297.

Disse beløpene summeres og føres opp som totalbeløp i omposteringsskjemaet. For økonomioversikt av lønn må en ta med art 5899 i regnskapet for å få med alle lønnskostnadene, og man oppnår at kontoklasse 5-serien på artnivå er korrekt.

Når brukes denne omposteringen? 

- ved endring i kontering etter at lønnskjøringen er foretatt, det vil si endringsdato tilbake i tidligere lønnskjøring(er).

Eksempel:

Endringen oppstår innen septemberlønn kjøres, og skulle vært gyldig fra og med julilønn. I lønnssystemet vil kontering da bli endret fra og med september lønn. Lønnsutgiftene for perioden juli og august må omposteres via art 5899 jfr. ovenfor.

B. Omposteringen gjelder art, dvs. feil art og rett belastningssted (kostnadssted, prosjekt og/eller analyse), eller både feil art og belastningssted.

Omposteringen foretas via lønnssystemet.

Ompostering og beregning av beløp skjer i lønnssystemet og registreres ved Seksjon for økonomitjenester/Lønn på bakgrunn av opplysninger i bilagets merknadsfeltet om hva konteringsendringen gjelder. Bilaget (P1) må inneholde følgende opplysninger: Navn, fødsels- og personnummer, periode, kontering (Debet) (art, sted, eventuelt prosjekt og analyse) og hvilket som skal godskrives (Kredit) (art, sted, eventuelt prosjekt og analyse).

NB! Hele kontostrengen må fylles inn på bilaget (P1), og i tillegg må det oppgis hvilke deler av kontostrengen som endringen gjelder, merkes "Endringen gjelder" ( kun art eller både art + belastningssted).

Eksempel i)://

Feil art og riktig belastningssted: En lærling har avsluttet som lærlingperiode ved Økonomiavdelinga den 1. september og fått fast stilling ved Lønnstjenesten. Lønnsmelding registreres til oktober lønn. Her vil da lønn være feilkontert for september måned. Kontering for september er da på art 5041 og kostnadssted 915030, men kontering skulle ha vært på art 5011 og kostnadssted 915030. Her kan ikke art 5899 brukes, da det ikke er samsvar på artskonto-nivå. Posteringen må foretas i lønnssystemet.

Eksempel ii) (konteringsverdiene er ikke gyldig fra 2017)

Feil art og feil belastningssted. En lærling har avsluttet som lærlingperiode ved Økonomiavdelinga den 1. september og har fått fast stilling ved Seksjon for økonomitjenester. Lønnsmelding registreres til oktober lønn. Her vil da lønn være feilkontert for september måned. Kontering for september er da på art 5041 og kostnadssted 915030, men kontering skulle ha vært på art 5011 og kostnadssted 915040. Her kan ikke 5899 brukes, da det ikke er samsvar på artskonto-nivå. Posteringen må foretas i lønnssystemet.

Variabellønn og reiseregninger #

Her brukes ADI-bilag eller ompostering via Basware. (Godkjent bilag sendes Seksjon for økonomitjenester for videre vurdering og behandling.-endret rutine)

Omposteringsbilaget fylles ut og vedlegges dokumentasjon som bekrefter opprinnelig postering (sporing av omposteringsgrunnlaget). Bilaget må inneholde begrunnelse for hva omposteringen gjelder, se rutine punkt A - C:

A) Hvis omposteringen skyldes feil i kontering (art, sted, eventuelt prosjekt-analyse), må  fakultet/institutt fylle ut skjemaet ovenfor med korrekte konteringsspesifikasjon. Discoverer-rapport vedlegges som bilagsdokumentasjon. Attestert og anvist bilag sendes Seksjon for økonomitjenester.

B) Hvis omposteringen gjelder feilregistrering av kontering, kopi av bilaget må vedlegges som bilagsdokumentasjon, eller kontakt Seksjon for økonomitjenester for avklaring.

C) Hvis omposteringen gjelder feil/endring i lønnsbehandlingskode (TT-kode), vedlegges kopi av originalbilaget med påført TT-kode "fra-til". TT-koden har betydning for hvordan et bilag blir behandlet, eks.  innberettet til ligningsmyndighetene og kan ha betydning for beregning av lønnsmottakers skatt. Kontakt Seksjon for økonomitjenester/Lønn for avklaring ved usikkerhet omkring TT-koden som er brukt.

Kontakt #

Ompostering i lønnssystemet:

Ta kontakt med Seksjon for økonomitjenester/Lønn for ompostering av lønn, reise, eller send e-post til: kontakt@okavd.ntnu.no

Ompostering i regnskapssystemet:

Ta kontakt med Seksjon for økonomirådgivning/Regnskap eller send e-post til : kontakt@okavd.ntnu.no

1 Vedlegg
27823 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)