Regnskap

Regnskap - kostnadsfordeling av reiseregninger

Sider merket med regnskap | sider merket lønn

Når reiseoppgjør skal deles mellom flere aktører, eller tjenestereiser som skal refunderes i sin helhet fra annen virksomhet.

Kostnadsfordeling etter utbetaling av reiseoppgjør #

Vi anbefaler at en av de samarbeidende partene sørger for utbetaling av hele reiseoppgjøret til den reisende i utgangspunktet, og foretar en kostnadsfordeling i ettertid partene imellom.

Dette gjelder både for deling av kostnader mellom enheter ved NTNU, og for kostnadsfordeling mellom NTNU og eksterne samarbeidspartnere, samt kostnadsrefusjon fra eksterne for reiseoppgjør foretatt for NTNU-ansatte.

Fordeler ved slik fordeling #

  • reiseoppgjøret blir mest mulig korrekt og fullstendig, da alle reiseutlegg er samlet i en reiseregning, som gjør det lettere å kontrollere (unngå dobbeltutbetalinger)
  • vi får et korrekt grunnlag for fordeling mellom samarbeidende parter ihht avtale om nøkkel for kostnadsfordeling
  • utbetaling kan skje innen rimelig tid etter gjennomført reise til den reisende og belastes samtidig NTNUs regnskap

Deling av kostnader mellom enheter ved NTNU #

Når det er omposteringer med én godkjenner (BDM) bruker du elektronisk ompostering (excel).

Når det er ompostering som involverer to eller flere godkjennere (BDM), bruker du ADI-bilag (excel).

Deling av kostnader mellom NTNU og eksterne enheter #

Den av partene som har sørget for utbetaling av det samlede reiseoppgjør til den reisende, sender en utgående faktura for refusjon av kostnader til den andre aktøren på det avtalte beløp (eks 50 %).

Da må det lages et fakturagrunnlag som spesifiseres konto/art, k-sted, eventuelt prosjekt og analyse (avhengig av hvor belastningen er postert).

Gjelder det en reiseregning hvor kostnadene skal fordeles, så vil fakturagrunnlaget være på konto/art 7131/7141, da dette er en refusjon av kostnader og ikke en ordinær inntekt.

For trekkpliktige reisegodtgjørelser, vil arbeidsgiveravgift på dette gå frem av art 5411.

Som fakturagrunnlag bør posteringsjournal pr. ansatt benyttes, for å få fram den samlede totalkostnad som grunnlag for intern ompostering eller ekstern viderefakturering.

Samarbeidspartnere med rett til fradragsføring av utgående mva #

For samarbeidspartnere med rett til fradragsføring av utgående mva 8 % som kan være på reiseregninger (f.eks flybilletter, persontransport) anbefales:

Reiseoppgjøret til den reisende utbetales av den som har fradragsrett for utg. mva, og fakturerer NTNU for avtalt dekning av nettokostnaden.

Dette fordi NTNU ikke har tilsvarende fradragsrett, og vil derfor viderefakturere avtalt andel av bruttobeløpet, hvilket medfører at samarbeidspartnere med fradragsrett for mva, mister dette.

Ved denne type fakturering fra NTNU har vi ikke muligheten til å spesifisere utgående mva på 8 % som kan være på reiseregninger (f.eks flybilletter, persontransport). Hvis den andre aktøren som har muligheten til fradragsføring av mva, så mister denne fradragsretten når det er NTNU som skal viderefakturere denne type kostnader. NTNU kan kun viderefakturere bruttobeløpet.

Når det er belastning på oppdragsprosjekt som starter på 3XXXXXXX så er det litt spesielle føringer, så ta kontakt med Seksjon for økonomirådgivning for hjelp til videre føringer.

Praktisk håndtering #

De som er attestanter for variabel lønn og reiseregninger i NTNU, kan bistå med utforming av fakturagrunnlag  for utstedelse av faktura til samarbeidende part som skal refundere deler av utbetalt reiseregning, da de vil ha all dokumentasjon for dette tilgjengelig. Gjelder dette prosjekter som følges opp av en lokal prosjektstøtte (LP), bør fakturering skje i samarbeid med denne, slik at regnskapsføring i fht prosjektregnskapet blir korrekt. Se Dele reiseregning

Kontakt #

E-post: kontakt@okavd.ntnu.no 

0 Vedlegg
8535 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)