Registrere ekstern fagperson - for administrativt ansatte

IT-info: brukerstøtte Målgruppe: Medarbeidere Tema: Eksamen Blackboard

Denne siden inneholder en oversikt over gangen i innmelding av eksterne sensorer og eksterne fagpersoner, slik at disse får tilgang til NTNU sine systemer.

English version: - This article only exists in Norwegian

Digital eksamen | Sider merket med eksamen

 Logg inn i Inspera

Innmelding av eksterne sensorer og eksterne fagpersoner #

For å få tilgang i systemene NTNU benytter, må enhver person benytte sin NTNU-bruker til innlogging. Første del av rutinen omhandler derfor biten med å få en NTNU-bruker med tilknyttede roller.

  1. Ansvarlig på institutt har en ny sensor/fagperson som skal benyttes. Instituttansvarlig må da sende en e-post til aktuell sensor/fagperson, med lenke til skjema for tilgangsavtale. Baser gjerne e-posten på malen som finnes under punkt 1 under Tilgangsbestillingsprosess, hvor det finnes instruksjoner på hvordan dette gjøres.
  2. Ekstern sensor/fagperson mottar denne e-posten, og registrerer personopplysninger og krysser av under "Brukers aksept". (NB: Man trenger ikke krysse av for noen tilganger under 'tilgangsnivå').
    Deretter sendes avtalen tilbake til kontaktpersonen ved NTNU (den ansvarlige på instituttet). Om vedkommende ikke har Microsoft-bruker, så må dette opprettes
  3. Oppgitt kontaktperson på institutt mottar e-post om utfylt skjema, og kompletterer dette med å fylle ut resterende felter, før skjemaet sendes ved bruk av knappen "Send skjema".
    • Ansvarlig enhet og tilgangsnivå
      • Tilknytningsforhold: Sensor
      • Startdato: Tidlig nok til at vedkommende får tid til å aktivere kontoen sin i god tid før selve jobben kan forventes å starte.
    • Kontaktperson ved enhet og godkjenner av avtalen
  4. HR-avdelingen på aktuelt fakultet mottar ferdig utfylt skjema elektronisk, og legger disse opplysningene inn i HR-portalen (PAGA).
    Merk at utenlandske personer kan ha behov for fiktivt fødselsnummer. For eksterne sensorer med kort varighet kan det være lurt å bestille et FS-Nummer generert av FShjelp(fshjelp@adm.ntnu.no).
  5. Aktivering av bruker (se under for utenlandske) Når HR har lagt inn personen i PAGA, kan sensor dagen etter gå inn og aktivere brukeren sin. Studiekonsulent eller HR må varsle sensor når han eller hun er registrert. Informasjon om hvordan man aktiverer bruker finnes her: https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/Aktiver+brukerkonto 
  6. Når oppgitt startdato for arbeidsforhold nås vil informasjonen om den eksterne sensoren/fagpersonen sendes automatisk til FS, og videre inn i aktuelt system (f.eks. eksamenssystemet).
  7. Når digital eksamen er klar for sensur vil sensor automatisk motta en e-post til sin oppgitte e-postadresse i tilgangsavtalen om hva som ligger klart for sensur.
  8. Ekstern sensor/fagperson benytter nå sin NTNU-bruker til å logge inn i aktuelt system for å gjøre jobben. 

Rutinen er forsøksvis illustrert i vedlegg (.jpg-fil).

Aktivere NTNU-bruker for utenlandske eksterne sensorer/fagpersoner #

Det er dessverre ikke like rett fram om det er snakk om utenlandske eksterne sensorer eller eksterne fagpersoner, da disse ikke vil kunne aktivere sin NTNU-bruker gjennom bruk av minID eller bankID. Her må følgende gjøres ifm. punkt 5 over:

  • Kontaktperson på institutt må kontakte Orakel
  • Orakel skriver ut en kontrakt som sendes på e-post til kontaktperson på NTNU (navn, brukernavn, fødselsdato og evt e-post)
  • Kontaktperson på institutt innhenter samtykke og underskrift (på kontrakt) fra den nye brukeren. Kontrakt bør ikke sendes på e-post - bruk gjerne Filesender (krypteres automatisk under sending).
  • Sensor/fagperson sender kontrakt med samtykke og underskrift tilbake til sin kontaktperson. Her kan også han/hun sende via Filesender dersom kontaktpersonen i forkant sender følgende lenke (dette er i tråd med GDPR).
  • Kontaktperson på institutt bekrefter etter mottak av kontrakt at kontrakten er signert ovenfor Orakel. 
  • Orakel sender passordet per SMS til sluttbrukerens (sensor/fagperson i denne artikkelen) mobiltelefon.

Forlenge avtaleperioder #

Dersom en ekstern fagperson skal forlenges utover perioden man opprinnelig registrerte, så er det nok å sette en ny sluttdato i PAGA.

  • Kontaktperson på institutt må da gi beskjed til HR om dette
  • HR legger inn ny sluttdato. 

Anbefalt rutine  #

Det enkelte institutt bør i den grad det er hensiktsmessig tillegge seg en rutine hvor de ved semesterstart hver høst gjør avtale med aktuelle sensorer, sender ut tilgangsavtalen (punkt 1), og videre registrerer sensorer i størst mulig grad for tre år frem i tid. For sensorer som skal fortsette utover sin treårsperiode bør ansvarlig på institutt bestille utvidelse i god tid før perioden går ut, slik at HR rekker å legge dette inn i HR-portalen før tilknytningsforholdet løper ut. 

Tilbakemelding #

Om du har noen tilbakemeldinger angående rutinen eller innholdet på siden, ta gjerne kontakt med oss. Rettelser og endringer på siden gjøres fortløpende.

1 Vedlegg
5773 Visninger
Gjennomsnitt (3 Stemmer)