Psykososial omsorg - hvordan ivareta ansatte i koronatid

Målgruppe: Medarbeidere Tema: HMS Sykdom

Den nye arbeidshverdagen byr på en del utfordringer knyttet til organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø, og psykisk helse. Her får du som leder tips til flere tiltak du kan iverksette for å hindre utbrenthet og uhelse, samt opprettholde motivasjon hos dine ansatte i koronatid.

Temaside om lederstøtte | Sider merket med lederstøtte

Det aller viktigste er at du som leder sørger for å ringe dine ansatte regelmessig.

Ikke vent på at medarbeidere tar kontakt med deg og forteller om sine behov. Som leder er det ditt ansvar å ta jevnlig kontakt med dine medarbeidere – dette er spesielt viktig i den unntakstilstanden vi er i nå. Dersom du har personalansvar for svært mange, kan samtaler og oppfølging av medarbeidere delegeres til mellomledere/faggruppeledere, slik at oppfølging blir praktisk gjennomførbart.

Merk også at alle kan kontakte NTNUs Bedriftshelsetjeneste direkte dersom de har behov for en samtale. Dette gjelder også ledere. Ikke alle kjenner til denne muligheten og har derfor behov for at ledere gjør dem oppmerksomme på den.

Som hjelp til å sette temaet på dagsorden i ledermøter el. er det laget en PPT presentasjon. 

Følgende råd til ledere er basert på STAMIs modell om hvilke organisatoriske og psykososiale tiltak som har effekt. Disse er også gjeldende i koronatid. 

Viktige ledelsesfaktorer #

  1. Ring ansatte jevnlig - ikke la det være opp til de ansatte å opprettholde holde kontakten. Videokommunikasjon kan også fungere godt til dette formålet, men e-post eller annen skriftlig kommunikasjon anbefales ikke.  
  2. Lag gjerne en oppfølgingsplan dersom en ansatt opplever situasjonen som særdeles krevende. 
  3. Vis forståelse for redusert arbeidskapasitet. Medarbeidere i alle livssituasjoner kan oppleve at arbeidskapasiteten nå blir redusert av ulike årsaker. Bidra til å redusere stress ved å være tydelig på at du har tillit til at de ansatte gjør så godt de kan. 
  4. Vis aksept og vær raus i møte med de ansattes emosjonelle reaksjoner. Alle følelser er normale følelser i en krise.  
  5. Isolasjon og ensomhet – tenk over hvem som kan være ekstra utsatt og ta kontakt. Isolasjon og ensomhet kan føre til tap av helse, motivasjon, arbeidslyst og produktivitet. Medarbeidere som enten bor alene og/eller har lite sosialt nettverk på og utenfor jobb er spesielt utsatt. Gjør en vurdering av hvem det kan gjelde blant dine medarbeidere. Ta kontakt. 
  6. Vær ekstra oppmerksom på ansatte som har, eller er disponert for psykiske helseplager fra før. For disse kan isolasjon og fravær av kontakt med andre føre til oppblomstring eller forverring av symptomer. Dersom du kjenner til at noen av dine medarbeidere har psykiske helseplager, vær ekstra oppmerksom, sørg for regelmessig kontakt og oppfølging. Koble på Bedriftshelsetjenesten ved behov.  
  7. Husk at oppfølging av sykmeldte skal gjennomføres som vanlig. 
  8. Oppfordre til å ta pauser utendørs. Frisk luft og bevegelse er godt både for mental og fysisk helse. Oppfordre derfor gjerne medarbeiderne dine til å gå ut i løpet av arbeidsdagen – det er ikke bare helt lov, men veldig fint om de gjør det! 

Balanse mellom krav og ressurser (kontroll) #

Noen har mer, og andre har mindre kapasitet nå. Både det å ha for mange, og det å ha for få oppgaver, kan få negative konsekvenser for helse og motivasjon. Derfor må mange finne en ny balanse mellom krav og ressurser. En god balanse gir jobbengasjement og motivasjon. 

  1. Juster på den enkeltes oppgaver og mål ihht. (endret) kapasitet. Avklar nye ambisjoner, oppgaver og prioriteringer i samråd med medarbeideren selv. Omdisponer ressurser ved behov.  
  2. Vær fleksibel - på individnivå. Den nye arbeidshverdagen bringer med seg et bredt spekter av ulike situasjoner og ulike behov på individnivå. Kompleksiteten i situasjonen gjør at det er viktig at du som leder er fleksibel, gjør vurderinger fra sak til sak, og justerer etter behov på individnivå.
  3. Oppfordre ansatte til å ta kontakt med deg (leder) for å finne gode løsninger, og si fra dersom de har behov for støtte.  

Kultur og samarbeidsklima - ivareta fellesskapet #

Det å ivareta fellesskapet og opprettholde sosial kontakt kan være spesielt viktig i krisesituasjoner, som nå. Sosial støtte fra kollegaer fremmer arbeidslyst og motivasjon. Det fungerer også som en “buffer” mot uhelse i en situasjon som kan oppleves utfordrende for mange.  

  1. Oppfordre ansatte til å ta formell og uformell kontakt med hverandre. 
  2. Be ansatte ta ansvar for at de ser minst ett fjes hver dag.  
  3. Oppfordre til å særlig å ivareta kollega de tror har behov for kontakt eller støtte. 
  4. Ønsk sosiale initiativ fra medarbeiderne velkommen.  
  5. Opprett/oppretthold hold faste (virtuelle) møter for gruppa.  
  6. Husk at virtuelle møter i mindre grupper gir mer rom for dialog mellom kolleger.  
  7. Kommuniser tydelige forventninger til tilstedeværelse på fellesmøter i gruppa. Ta individuell kontakt med ansatte som har hyppig fravær (ring, ikke e-post). Dette bidrar til å lage et sikkerhetsnett som forebygger at noen blir glemt og isolert. 

Forutsigbarhet og tydelige rammer #

 I en situasjon der mye er usikkert og nytt, er det spesielt viktig å skape så mye forutsigbarhet, og så klare rammer for arbeidet som mulig, slik at ansatte opplever trygghet og kontroll i dennye arbeidshverdagen.  

  1. Informer ansatte jevnlig om utviklingen i situasjonen, også når det ikke nødvendigvis er noe nytt å formidle.  
  2. Vær tydelig mht. endringer i aktiviteter og framdrift og hvilke konsekvenser dette får for den enkelte.  
  3. Opprett/oppretthold faste fellesmøter. Dette skaper forutsigbarhet og trygghet i det som for mange kan oppleves som en grenseløs og/eller kaotisk arbeidshverdag.  
  4. Opprett gjerne faste sosiale møter for dine medarbeidere.   

Balanse mellom innsats og belønning #

For mange krever det nå større innsats å få gjort den samme jobben som før. Derfor kan det være lurt å tenke på hvordan man kan gjenskape balanse mellom innsats og belønning.  

  1. Vær raus med positive tilbakemeldinger og anerkjennelse som belønning.   
  2. Bistå ansatte med en revurdering av hva som er meningsfylte oppgaver i ny arbeidshverdag. Mange kan oppleve at arbeidet de gjør har lite synlige resultater nå. Det å få oppgaver man opplever som meningsfulle kan være en viktig belønning for innsatsen.  

Rolleklarhet #

Ny arbeidshverdag kan føre til uklare roller. Rolleuklarhet kan være en stor belastning for den enkelte,og lett føre til konflikter i gruppen.  

  1. Vurder om det er behov for å omdisponere ressurser i teamet for en periode.  
  2. Snakk med enkeltansatte om nye roller og forventninger 
  3. Vis at du setter pris på ansatte selv om de ikke får utført de oppgavene de vanligvis gjør. Noen kan nå oppleve at den verdien og selvtilliten som ligger i rollen de vanligvis har på jobb mer eller mindre forsvinner i den nåværende situasjonen. 
  4. Tett oppfølging gir ansatte økt rolleklarhet. Opplevelsen av uklare roller øker når ledere er fraværende. Tett oppfølging av nærmeste leder er dermed også viktig for ansatte som jobber hjemmefra.
2 Vedlegg
1668 Visninger
Gjennomsnitt (2 Stemmer)