Prosjektstøtte...

Prosjektprosessen ved ISM

Denne siden er for prosjektledere ved Institutt for samfunnsmedisin og sykepleie (ISM).

Her finner du informasjon om hva du må huske på i ulike faser av prosjektet og hva administrasjonen kan hjelpe til med underveis.

Se også disse overordnede sidene om forskningsprosjekt og helseforskning: 

Kontakt #

Prosjektstøtte ved ISM: prosjektstotte@ism.ntnu.no | Administrativ forskningsstøtte ved ISM

prosjektprosessen ved ISM

Muligheter for finansiering #

Hvor kan du henvende deg når du har en ide til et nytt forskningsprosjekt?

Prosjektledere bør følge med på muligheter for finansiering og være oppdatert på finansieringskilder og deres krav. Oversikt over utvalgte utlysninger legges ut på innsidakanalen "Prosjektstøtte ISM", som anbefales å abonnere på. Noen utlysninger legges også ut på fakultetet og instituttets meldingskanal på Innsida. 

De vanligste finansieringskildene er Norges forskningsråd (NFR), Extrastiftelsen, Kreftforeningen, fysiofondet og Horizon2020 (EU-prosjekt). 

Idé og prosjektutkast #

Alle prosjekt skal være i henhold til ISMs mål og strategi.

Fra idé til forankring:  #

Har du en idé til et forskningsprosjekt - snakk tidlig med din instituttleder. Diskuter om ideen er i tråd med instituttets strategi. Drøft:

  • om det skal søkes,
  • hvor det skal søkes, og
  • med hvem det skal søkes (samarbeidspartnere).

Vurder også forskningsetiske problemstillinger.

Intellektuelle rettigheter/kommersialiserig: #

  • Vurder hvordan du skal forvalte intellektuelle rettigheter (IPR).
  • Hvis kommersialisering er en del av prosjektet - vurder om du skal søke om et forskerprosjekt (FP), et kompetanseprosjekt (KPN) eller Innovasjonsprosjekt (IPN). Gjør gjerne denne vurderingen i samråd med instituttleder før søknaden sendes inn.

 I en prosjektidé må du vurdere:  #

  • Muligheter for finansiering
  • Tidsbruk
  • Ressursbehov (material, utstyr og personal)
  • Faglig kompetanse
  • Samarbeidspartnere
  • Risiko (dette kan for eksempel være knyttet til lab.-virksomhet, samarbeidsproblemer, sykdom, få respondenter osv)

Det anbefales at det gjennomføres et oppstartsmøte i samarbeid med administrativ prosjektstøtte for å klarere bl.a. nødvendige ressurser og gjennomføringsplan.

Administrativ støtte: 

  • Prosjektøkonomene kan bistå med en vurdering av finansiering og ressursbehov, samt skaffe bistand ved juridiske spørsmål i kontrakten med leverandører, risiko osv. 

Søknad #

I prosjektets søknadsfase må dette defineres:

  • Tidsbruk for ulike finansieringskilder
  • Bestemte mål og begrensninger
  • Suksesskriterier
  • Milepælsplan
  • Budsjett
  • Føringer fra finasniseringskilden
  • Samarbeidspartnere

Husk at du må vurdere om prosjektet skal godkjennes av REK.

Som et ledd i kvalitetssikring av prosjektets forankring skal det i denne fasen fylles ut en sjekkliste hvor instituttleder skal blant annet ta stilling til om prosjektet er i samsvar med instituttets mål og strategier.

Sjekkliste for søknad #

  • Sjekklisten skal gjennomgås sammen med instituttleder, signeres og godkjennes før det kan inngås avtale/kontrakt med finansieringskilde.
  • Prosjektøkonom ved instituttet skal involveres ved vurdering av ressursbruk og finansiering på prosjektet

Administrativ støtte: 

  • Prosjektøkonomene: Bistå med rådgivning ved utarbeidelse av søknad: økonomi, jus, prosjektklassifisering, kvalitetssikring, søknadsskjema og sjekklisten.

     

Vurdering av søknaden #

Ved positiv vurdering fra finansieringskilden må du huske å #

  • Be om bistand i forhold til det praktiske rundt prosjektet.
  • Levere kontrakt til prosjektøkonom

Tilbudet: 

  • Tilbudet sendes prosjektøkonom for praktisk håndtering (arkiv, oppretting av prosjektnr. osv.)
  • Revidering av prosjektplan, mål og budsjett etter en evt. differanse mellom søkte midler og tildelte midler.
  • Vurdere om prosjektet skal gjennomføres etter gitt tilbud fra finansieringskilden.

Administrativ støtte: 

  • Prosjektøkonomene: Ordne det praktiske, vurdere tilbudet, revidere budsjettet og lignende. 

Ved avslag fra finansieringskilden:  #

  • Evaluering - hvorfor avslag? Evaluer gjerne i samarbeid med administrativ prosjektstøtte.
  • Vurdere nye strategier for ny søknad

Kontrakt #

Prosjektleder mottar kontrakt fra finansieringskilden. Instituttleder/Dekan/Rektor skriver under på kontrakten (avhengig av størrelsen på prosjektets rammer og type prosjekt).

Kontrakten klargjør ansvar, forpliktelser og rettigheter til alle partene.

Hvis finansieringskilden ikke har en egen utformet kontrakt har NTNU egne kontraktsmaler for både bidrag- og oppdragsfinansierte prosjekter. Prosjektøkonom kan være behjelpelig med utforming av kontrakten.

Administrativ støtte: 

  • Prosjektøkonomene: Bistå ved utarbeidelse og kvalitetssikring av kontrakt, praktisk håndtering av kontrakten (arkivering osv.), klassifisere prosjektet som bidrag eller oppdrag.

 

Oppstart av prosjektet #

  • Ansettelse av medarbeidere i samarbeid med kontorsjef/HR
  • Husk å sette av nødvendig tid til opplæring av prosjektmedarbeidere.

Administrativ støtte

  • Prosjektøkonomene: Oppstartsmøte, opprette prosjektnummer, melding/involvering i forbindelse med aktiviteter i prosjektet, veiledning i hvordan føre timer (gjelder EU-prosjekter). 
  • HR-støtte på institutt: Ansettelse og introduksjon av nye medarbeidere med generell informasjon om NTNUs systemer. 

 

Gjennomføring av prosjektet #

Prosjektleder er daglig ansvarlig (både i forhold til fag og økonomi) for prosjektet. Ved behov må man oppsøke informasjon hos prosjektøkonom. Prosjektleder har også ansvar for: 

  • Rekruttering og oppfølging av ansatte i prosjektet
  • Lese regnskapsrapporter og holde seg oppdatert om prosjektets økonomi: Maconomy for prosjektledere
  • Rapport til finansieringskilden
  • Evaluere om prosjektet går etter planen og evt. komme med tiltak hvis framdriften er forskjellig fra framdriftsplanen.
  • Utforming av risikoanalyser
  • For EU-prosjekter: føring og godkjenning av timer

Administrativ støtte: 

  • Prosjektøkonomene: 
    • Økonomioppfølging
    • Prosjektrapporter til prosjektleder
    • Fakturering og regnskapsrapporter til eksterne finansieringskilder.
    • Bistand i forhold til dialog med finansieringskilden (utsettelser og lignende.)
  • HR-støtte på institutt: 
    • Stipendiatene følges opp i henhold til HR plan. Forlengelse av kontrakt

Avslutning og evaluering #

Prosjektleder skal

  • Levere sluttrapport og evaluere prosjektet
  • Håndtere evt. overskudd/underskudd ihht kontrakt og i samarbeid med instituttledelsen.

Prosjektet skal evalueres etter de indikatorene som ble bestemt i oppstarten av prosjektet. 

  • Har alt gått som planlagt?
  • Hva kunne vært gjort annerledes?
  • Kan prosjektet videreføres til et nytt prosjekt?
  • Var bistand fra administrasjonen tilstrekkelig, andre områder for bistand?

Administrativ støtte

  • Prosjektøkonomene: 
    • Bistå ved utarbeidelse av sluttrapport
    • Følge opp avslutning av arbeidsforhold for ansatte i prosjektet, evt. søke sluttføringsstipend.
    • Avslutte prosjektet
  • Studieveileder på institutt: 
    • Disputas for stipendiater på prosjektet
1 Vedlegg
9884 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)