Tilbake

Prosjektopprettelse i Maconomy

Brukerveiledning til prosjektopprettelse i Maconomy.
BOA-prosjekter opprettes i Maconomy-klienten som kun prosjektøkonomer har tilgang til.

Formelle krav #

NTNU har følgende formelle krav til BOA-prosjekter:

  • Signert kontrakt/tildelingsbrev
  • Utfylt og signert sjekkliste
  • Utfylt MVA-vurdering/prosjektklassifisering
  • Alle BOA-prosjekter skal ha start og sluttdato, budsjett og periodisert budsjett i Maconomy.
  • Dokumentene skal arkiveres i ePhorte og ephortenummer skrives inn i eget felt i Maconomy.
  • Ved arkivering skal dokumentene påføres tilgangsgruppen «SP» - Sentral prosjektstøtte. Dette for at Sentral prosjektstøtte ved Økonomiavdelingen skal ha lesertilgang til dokumentene i forbindelse med revisjon, internkontroll og prosjektstøtte.

Prosjektoppsett #

Før du begynner å opprette prosjektet i Maconomy må  følgende være avklart:

  • Er det et bidrag, oppdrag eller EU-prosjekt?
    Bruk MVA-vurderingsskjemaet for å klassifisere om aktiviteten er bidrag eller oppdrag.
  • Hva er rett finansieringskategori?
    Bruk informasjonen på Innsida angående finansieringskategorier hvis du er usikker.
  • Hva er rett faktureringsform?
    Fastpris: Tilsvarer Akonto og gir deg mulighet til å forhåndsfakturer samt sette faktureringssum ut fra avtale.
    Løpende: Fakturaforslag basert på påløpte kostnader. Det er ikke mulig å forhåndsfakturere.
  •   Faktureringsform og bidrag/ oppdrag/ EU-mal kan ikke endres etter at du har trykket   Opprett.
      Ved feil valg må prosjektet opprettes på nytt. For å få slettet feilopprettet prosjekt, send henvendelse til kontakt@okavd.ntnu.no

Opprette nytt prosjekt #

For å opprette et nytt hovedprosjekt trykk Nytt prosjekt.

Opprette nytt prosjekt

Prosjektmal #

Velge mal for en av prosjekttypene bidrag, oppdrag eller EU-prosjekt.

Prosjekttypen kan ikke endres etter at prosjektet er opprettet.

Prosjektmal

Fyll inn prosjektinfo

Du kan søke direkte i feltene

Søk i prosjektmal

Prosjektspesifikk informasjon #

  • Kunde
    Hvis du ikke finner kunden du søker, send henvendelse til kontakt@okavd.ntnu.no for opprettelse av ny kunde. Kunden på prosjektet kan endres, men kun før prosjektet er konvertert til ordre.
  • Prosjektnavn
    Skriv inn prosjektnavnet, navnet kan endres i etterkant.
  • Prosjektleder
    Sett inn prosjektleder, kan endres i etterkant.
  • Ksted
    Skriv inn prosjektets kostnadssted, kan endres i etterkant.
  • Finansieringskategori
    Velg finansieringskategori, finansieringskategori kan endres fram til, men ikke etter at prosjektet er konvertert til ordre.
    Rett finansieringskategori er viktig for NTNUs rapportering og er avgjørende for rett uttelling på BOA-aktiviteten.
  • Faktureringsform
    Feltet faktureringsform gir deg tre alternativer
    NB! Faktureringsform kan ikke endres etter at prosjektet er opprettet.

Fastpris
Tilsvarer Akonto og gir deg mulighet til å forhåndsfakturer samt sette faktureringssum ut fra avtale.

Løpende
Fakturaforslag gir deg påløpte kostnader. Ikke mulighet til å forhåndsfakturere.

Intern
Kun aktuelt for internprosjekter (RD/RSO/RF osv.)

Kontrollpunkt 1 #

  • Prosjektmal og faktureringsform kan ikke endres etter at du trykker Opprett, det vil derfor være lurt å kontrollere at du har valgt rett.

Når feltene er fylt inn/valgt, trykk Opprett

Kontroller og fyll inn gjenværende informasjon, lagre endringer i feltene ved å trykke Enter

Kontrollpunkt

Prosjektinformasjon #

  • Firma mva kode
    Bidragsprosjekt = Bidrag
    Oppdragsprosjekt kan ha varianter avhengig av klassifisering i forhold til merverdiregelverket. Bruk MVA-vurderingsskjemaet for rett klassifisering.
  • Saksbehandler
    Kontaktperson hos NTNU på faktura. Dette vil som regel være prosjektøkonomen.
    Unntak: Regnskapstjenesten K10001 på NFR/EU-prosjekter.
  • Start/ sluttdato i henhold til kontrakt.
  • Regnskapsmessig sluttdato: Maks 6 mnd. etter sluttdato/ 12 mnd. for EU-prosjekter.
    Regnskapsmessig sluttdato styrer muligheten for å postere på prosjektet. Når denne datoen passeres sperres muligheten til å postere på prosjektet. Prosjektøkonomen kan selv forlenge dato i tilfeller der prosjektet blir forlenget.
  • Sperret for tidsregistreringer.
    Ta bort haken etter at prosjektet er konvertert til ordre hvis det skal registreres timer.
  • Kundereferanse.
    Evt referanse/kontaktperson hos kunde.
  • NFR/EUnr.
    Kontraktsnummeret brukes for å identifisere prosjektet når innbetalinger fra NFR/EU skal fordeles. For korrekt identifisering er det viktig at feltet fylles ut.
  • Ephorte nr.
    Saksnummer til mappe i Ephorte med kontrakt, MVA-vurdering osv.

Samlefakturering #

Hovedprosjekt med delprosjekter kan faktureres samlet fra hovedprosjektet.

  • Delprosjekter som det skal utstedes egen faktura fra skal det ikke hakes av for samlefakturering på.
    Fjern hake for samlefakturering på delprosjekter der det ikke skal faktureres fra hovedprosjektet.
  • Hake for samlefakturering angir ønske om samlefakturering fra hovedprosjekt
  • Hake for hovedprosjektfakturering angir om det er mulig å samlefakturere fra hovedprosjektet.
  • Ved inntektsføring avregnes fakturert på hovedprosjektet mot det som er postert av kostnader på delprosjekter når samlefakturering brukes.

Forutsetninger for samlefakturering er at hoved og delprosjekt har samme:

  • Finansieringskategori
  • Hovedkunde
  • Faktureringsform
  • Inntektsart
  • MVA
  • Tidsgodkjennelse
    I dette feltet velger du om registrerte timer skal godkjennes av prosjektleder/prosjektøkonom
  • Ingen: Ingen godkjenning av prosjektleder/prosjektøkonom
  • Påkrevet: Registrerte timer må godkjennes før de bokføres. Kommer som gjøremål hos prosjektleder/prosjektøkonom
  • Faktureringshyppighet.
    Valg i dette feltet fører til automatiske påminnelser/gjøremål om at det  er på tide å fakturere i henhold til valgt hyppighet.
  • Finansieringsprogram.
    Må fylles ut for EU/EU-randsoneprosjekter.
  • NFR Program.
    Fyll ut felt hvis du har informasjonen.

Kontrollpunkt 2 #

Før du setter prosjektet i ordre er det lurt å kontrollere at kunde og finansieringskategori er korrekt da dette ikke kan endres etter at prosjektet er konvertert til ordre.

  • Finansieringskategori kan du endre selv.
  • Kunde skal bare endres i samråd med regnskapstjenesten via kontakt@okavd.ntnu.no

Konverter til ordre #

Prosjektet settes i ordre ved å trykke på knappen Konverter til ordre

  • Prosjektet er klart til bruk og det kan registreres timer/faktureres på det.
  • Hovedprosjekt må konverteres før delprosjekt.
  • Egenfinansierings% bør velges i fanen Priser før prosjektet konverteres til ordre.
  • Alle prosjekter skal ha budsjett og periodisert budsjett på hoved og/eller delprosjekter, før prosjektet konverteres til ordre bør også dette legges inn.

Delprosjekter #

For å opprette delprosjekter er det to forskjellige prosedyrer avhengig om hovedprosjektet er i ny eller gammel prosjektnummerserie

  • For å opprette delprosjekt på hovedprosjekt i ny nummerserie (9xxxxxxx), velg fanen Delprosjekter og trykk Opprett nytt underprosjekt og følg vanlig prosedyre for prosjektopprettelse.
  • For å opprette delprosjekter på hovedprosjekt med gammel nummerserie, følg veiledning på Ofte stilte spørsmål

Kontakt #

Har du spørsmål og trenger hjelp? kontakt kontakt@okavd.ntnu.no

For hurtig hjelp merk overskriften tydelig med hva henvendelsen gjelder, f.eks.  Maconomy-opprettelse av prosjekt.

4 Vedlegg
6339 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)