Tilbake

Produsere vitnemål

Målgruppe: Medarbeidere Tema: Eksamen Administrativt

Her finner du NTNUs rutinebeskrivelse tilknyttet vitnemålsproduksjon og Diploma Supplement (DS) for ny desentral vitnemålsløsning som ble innført våren 2019. Rutinebeskrivelsen viser hva som skjer før vitnemål skrives ut, produksjonen av vitnemål og arbeidet etter at vitnemålene er skrevet ut. Rutinebeskrivelsen under er for produksjon av bachelor- og mastervitnemål.

Felles Studentsystem | Brukerveiledninger FS

Kap. 1 Innledning #

Viktige prinsipper

  • Vitnemål skrives kun ut EN gang, og det skal kun eksistere EN utgave av denne.
  • Vitnemål for oppnådd grad utstedes når kravene i utdanningsplanen er fullført uten at det foreligger en søknad fra kandidaten, jfr. Den nasjonale malen for vitnemål og vitnemålstillegg utarbeidet i regi av Universitets- og høgskolerådet.
  • Studenten kan reservere seg i inntil to semestre mot å få vitnemålet for bachelorgraden utstedt for å kunne forbedre karakteren i emner som inngår i graden, jfr. Forskrift om studier ved NTNU.
  • Alle utstedte vitnemål med vitnemålstillegg skal arkiveres i ePhorte, jfr. retningslinjer for arkivering, kopi og duplikat ved NTNU.
  • Ved klage på karakter etter at vitnemålet er produsert, må vitnemålet returneres til fakultetet innen klagen kan behandles. Fakultetene må utarbeide egne rutiner på hvordan dette skal fanges opp.
  • Det er ikke mulig for en student å endre sammensetning av emner i utdanningsplan etter overføring til protokoll.

  Sjekkliste FØR vitnemålet skrives ut

  • Vitnemålstekst for aktuelle kull må oppdateres. Fakultetene leverer til FS-hjelp (fshjelp@adm.ntnu.no) forslag til tekst tilknyttet studieprogrammet. Avdeling for studieadministrasjon oppdaterer tekst og legger inn andre nødvendige tekstelementer.
  • Kontroller tittel på bachelor- og masteroppgaver. Har studenten levert via Inspera skal tittel på oppgaven ikke endres etter at oppgaven er sensurert, også ved skrivefeil.
  • Kontroller innhold og omfang i utdanningsplanene til studentene før rutinen under iverksettes. Bruk FS rapport FS727.001 Utdanningsplan for student. Velg «Kun ikke-godkjente planer» og få ut en oversikt over studenter som må følges opp. Rapporten kan kjøres ut etter oppmeldingsfristen er utløpt.
  • Studentene må få beskjed i god tid om å sjekke utdanningsplan og gradssammensetning innen gradfangst.
  • Minn dekan om å sette av tid i kalenderen for signering av vitnemål. Merk at i henhold til delegasjonsreglementet pkt 3.2.10 gir rektor dekan fullmakt til å tildele grad/yrkesutdanning og utstede vitnemål. Dekan skal ha en fast stedfortreder som trer i funksjon med tilsvarende fullmakter og myndighet som den leder man fungerer for, og denne stedfortreder kan signere vitnemål dersom dekan er fraværende. I tilfeller hvor det er stort omfang av vitnemål som skal utstedes kan vitnemål også signeres av prodekan. Det er ikke anledning til å videredelegere utstedelse av vitnemål til organisasjonsnivået under dekan (instituttleder).
  • Sett deg grundig inn i rutinebeskrivelsen under.

Kap. 2 Reservasjonsrett for bachelorstudenter #

Fakultetene vil ha ulike rutiner på når de kjører gradfangst og håndterer reservasjonsrett. Rutiner vedrørende reservasjonsrett vil kun gjelde for bachelorstudenter, da det kun er denne gruppen som kan reservere seg mot utstedelse av vitnemål for å kunne forbedre karakter i emner som inngår i graden.

E-post om reservasjonsrett må sendes ut tidsnok slik at vitnemålsproduksjonen ikke blir forsinket. Det er utviklet to brevmaler i FS:

  • Bruk brevmal i FS «Bachelorvitnemål og reservasjonsrett», for reservasjon av vitnemålsutstedelse FØR gradfangst. 
  • Bruk brevmal i FS «Vitnemål og bachelorgrad», for reservasjon av vitnemålsutstedelse ETTER gradfangst. 

E-post om reservasjonsrett FØR gradfangst må sendes ut i god tid før avgangskullet har mottatt siste sensur i emnet/emnene som inngår i kvalifikasjonen.  E-posten gir i hovedsak beskjed om mulighetene for å endre sammensetning av graden og mulighetene for å utsette utstedelse av vitnemålet (14 dagers svarfrist), samt beskjed om at vitnemålet sendes til hjemstedsadressen registrert i Studentweb. Finn det aktuelle kullet i rapport FS301.010 Studenter i studiekull og send ut e-post fra denne rapporten. Hvordan du sender ut brev i FS er beskrevet her.

E-post om reservasjonsrett ETTER gradfangst sendes ut etter at siste sensur er registrert for emner som inngår i kvalifikasjonen. E-posten gir i hovedsak beskjed om at det ikke er mulig å endre sammensetningen av graden, mulightene for å utsette utstedelse av vitnemål (14 dagers svarfrist), samt at vitnemålet sendes til hjemstedsadressen registrert i Studentweb. Kapittel 3 Gradfangst av bachelorvitnemål beskriver hvordan du sender ut beskjed om reservasjonsrett ETTER gradsfangst. Brevet kjøres ut fra rapport FS651.002 Beregning av oppnådd kvalifiaksjon - utdanningsplanbasert.

Vær oppmerksom på at ved reservasjon av vitnemålsutstedelse skal saksbehandler IKKE sette sluttdato på studieperioden i Student samlebilde, på grunn av at studenten vil automatisk få en sluttdato ved gradfangst.

 

Kap. 2.1. Hvordan registrere vitnemålsutsettelse? #

Utsettelse av vitnemålsutstedelse registreres i bilde Utdanningsplan, fane Vitnemål og DS. Her settes en dato for når vitnemålet tidligst skal produseres (markert i bildet under). En merknadstekst kan angis. Alternativt kan registreringen gjøres i Student samlebilde, underbilde MrkR med merknadstype VTM-UTSETTELSE. Dato for når vitnemål skal tidligst utstedes, settes til 31. desember (høstsemester) eller 15. juni (vårsemester).

Det er produksjonen av vitnemålet som utsettes, ikke beregning av oppnådd grad. Etter beregning av oppnådd grad, vil merknaden vises i bilde Oppnådd kvalifikasjon / - protokoll:

Ved kjøring av rapporten FS670.001 Vitnemålsdokumenter vises en merknad og et hengelåssymbol på studenter som har reservert seg mot utskrift.

Det er et eget utplukk Vitnemålsutsettelser som tar med alle studenter (for gitt kvalifikasjon, studieprogram etc.) som er registrert med utsatt utskrift av vitnemål. Denne tar kun med oppnådde kvalifikasjoner det ikke er produsert vitnemål for tidligere:

I utplukket over vises to studenter som har registrert vitnemålsutsettelse. Studenten uten merknad og hengelås er klar for produksjon av vitnemål (siden reservasjonstiden har passert).

Kap. 2.2. Forbedring av karakter #

Når vitnemålstildeling er utsatt på grunnlag av ønske om å forbedre en eller flere karakterer, skal det opplyses i en merknad i Grunnlag for vitnemål hvilken karakter som er forbedret.

 Når du kjører FS670.001 Vitnemålsdokumenter for ett utplukk, vil det dukke opp en merknads boks dersom noen i utplukket har forbedret karakter etter at kvalifikasjonen er oppnådd. 

Merknadsboksen vil spørre om det skal settes «J» for «Forbedret etter oppn.» Dette fører til at karakteren på Grunnlag for vitnemål får en nummerert fotnote som forteller at karakteren er forbedret etter at graden var oppnådd, og ja det vil vi. Trykk «OK», og du vil da få en rapport med oversikt over studenter som har forbedret karakter etter oppnåelse. Merk at det står "studenter som muligens har forbedret karakter", så vær nøye med å kontrollere utplukket. Deretter trykk «Oppdater J for forbedret resultat», og «OK» for oppdatering av rapporten.

   

Kap. 3 Gradfangst av bachelorvitnemål #

Her finner du rutinen for å finne fram til, informere og følge opp studenter som kvalifiserer til en bachelorgrad. Merk at PPU følger samme rutine, med unntak av rutinen som omhandler reservasjonsrett.

Kap. 3.1. Gradfangst FS651.002 #

  1. Rutinen FS651.002 Beregning av oppnådd kvalifiksjon - utdanningsplanbasert kjøres pr. studieprogram, for aktive studenter (aktiv studierett pr. dato). Rutinen kan kjøres for ikke-aktive studenter, men merk at rutinen kan ta flere timer hvis utplukket er stort.
  2. Beregn oppnådd dato etter UHR-modell. Hvis det siste som er registrert på studenten er sensur i et NTNU-emne, brukes dato for når sensur er registrert. Hvis det siste studenten har gjort er et emne fra annen utdanningsinstitusjon brukes 01.06. for VÅR, 01.08. for SOM og 01.12. HØST. Dette er kun aktuelt å gjøre for enkeltstudenter.
  3. «Beregn oppgave/avhandling for oppnåelse» kan hakes av selv om tittel på bacheloroppgaven ikke skal vises på vitnemålets forside. Det er vitnemålsmalen i FS som styrer om tittel på oppgaven skal vises eller ikke.
  4. Pass på at det IKKE er haket av på «Sett ferdigbehandlet» dersom det skal sendes ut mail om reservasjonsrett.
  5. Velg «Vis nye oppnåelser» i nedtrekks-menyen.
  6. Hak av for «Detaljer» for å sjekke at vitnemål kjøres ut med tilstrekkelig antall studiepoeng, og ikke for mange. Ett par studiepoeng over kan godtas, men helst ligge nærmest mulig det totale antall studiepoeng som graden skal inneha.  For å gi en oversikt over antallet studenter, kan man fjerne haken «Detaljer» i visvalget.
  7. Når vi er klar til å opprette gradene velger vi «Ja» under «Oppdater database». Det er viktig at dette blir gjort for å sikre at studentene ikke tilskrives flere ganger. Studentens grad finnes nå i bildet «Oppnådd kvalifikasjon».

 

Kap. 3.2. Tilskriv student om reservasjonsrett #

Dersom det ikke allerede er sendt ut e-post om reservasjonsrett, må følgende gjøres.

  1. Det er viktig å påse at punkt 3.1.4. over er valgt slik at kun studentene som nå er gradfanget vises i rapporten og vil være mottakere av melding om reservasjonsrett for oppnådd grad. Dersom andre enn disse finnes i rapporten vil de få en melding som kanskje vil overraske dem.
  2. Høyreklikk i rapporten og finn valget «Lag brev/meldinger». Se https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/FS+-+Person for mere informasjon om å sende brev i FS. Bruk brevmal i FS «Vitnemål og bachelorgrad». Tekst gjelder reservasjon av vitnemålsutstedelse for bachelorstudenter ETTER gradfangst.
  3. Velg knappen «Meld.info» lengst til høyre på knapperaden.
  4. Sett inn valgte epostavsender etter behov.
  5. Påse at «Arkiver meldingen» er satt til 18 måneder.
  6. Påse at epost er valgt som prioritet 1, semesteradresse/hjemsted som prioritet 2.
  7. Påse at begge epostadresser er valgt.
  8. Velg «Sett som default» slik at valgene huskes til neste gang.
  9. Trykk ok for å gå tilbake til rapporten for å se e-posten.
  10. Grunnlaget viser flere rader pr. student, dvs. en rad for alle emner som inngår i graden. Ettersom samme person kommer flere ganger i grunnlaget er det viktig at valget «Kun et brev/en melding pr student» er haket av. 
  11. Grunnlaget viser flere rader pr. student, dvs. en rad for alle emner som inngår i graden. Ettersom samme person kommer flere ganger i grunnlaget er det viktig at valget «Kun et brev/en melding pr student» er haket av.
  12. Språk/målform står på automatisk, så studenten vil få henvendelsen på riktig språk.
  13. Ved å velge en student i grunnlaget, kan du i fanen «E-post» se meldingen som blir sendt til studenten.
  14. For å sende ut meldingene velger du skriv ut (CTRL+P), hvorpå du vil få opp nesten samme dialog som i punkt 3.2.4. Sjekk punktene nevnt i dette punktet og avslutt med å trykke «skriv ut/send melding». Eposten legges direkte til utsending og eventuelle brev åpnes i et PDF-dokument på PC-en din.
  15. Meldingen til studenten ligger i studentens dokumentarkiv som kan finnes i nedtrekks menyen i Student samlebilde.
  16. Nå er det bare å sette seg tilbake å vente på tilbakemeldinger fra studentene.

 

Kap. 3.3. Tilbakemeldinger og reservasjoner #

Ved tilbakemelding om reservasjon mot utskriving av vitnemål må følgende gjennomføres.

  1. Ved reservasjon av vitnemålsutstedelse skal en IKKE sette sluttdato på studieperioden i Student samlebilde. Studenten vil automatisk få registrert en sluttdato ved gradfangst. Legg til "Utsettelse av vitnemålsutstedelse" under fanen "Vitnemål og DS" i bildet Utdanningsplan til den aktuelle studenten. Oppdater merknad «VTM-UTSETTELSE» på studenten med antall semester det ønskes reservasjon for. Dato for når vitnemål skal tidligst utstedes, settes til 31. desember (høstsemester) eller 15. juni (vårsemester).
  2. Når reservasjon er registrert på studenten, skal kvalifikasjonen overføres til protokoll. Slå opp studenten i bildet «Oppnådd kvalifikasjon». Sett «J» på Ferdigbehandlet. Pass på at det kun settes «J» på den ene studenten som skal overføres til protokoll. Kvalifikasjonen til studenten overføres til protokoll slik som i punkt 3.4., men hak av for «Overfør kun for en enkelt student» slik at du er sikker på at det kun er den ene studenten som blir overført.
  3. Svar studenten om at reservasjon er lagt inn og at vitnemål vil bli automatisk utskrevet når reservasjonstiden har gått ut. Informer studenten også om at han/hun må søke om emnestudierett via Søknadsweb. Dersom søknadsfristen er gått ut for inneværende semester, vil emnestudierett for studenten bli opprettet ved rutine av Avdeling for studieadministrasjon ved Opptakskontoret.

 

Kap. 3.4. Overføring til kvalifikasjonsprotokoll #

Etter at fristen for å reservere seg er gått ut, kan gradsoppnåelsene på de studentene som ikke har gitt tilbakemelding om reservasjon, overføres til protokoll. Gjør følgende:

  1. Ettersom vi i punkt 3.1.4. ikke satte «J» for ferdigbehandlet, må vi inn i «Oppnådd kvalifikasjon» og gjøre dette for hver student, før overføring til protokoll. Sjekk omfang, innhold og emnekategori på den oppnådde kvalifikasjonen, og deretter sett «J» for ferdigbehandlet såfremt alt er ok. Endringer kan gjøres før overføring, ikke etterpå.
  2. Etter at du har kjørt rapport 651.002 «Beregning av oppnådd kvalifikasjon – utdanningsplanbasert», skal de studieprogram som har snittkarakter på forsiden beregnes nå. Du finner beskrivelse av rutinen her.
  3. Rutinen 655.001 kjøres på aktuell kvalifikasjon, datoperiode og studieprogram. Sørg for at datoperioden dekker alle gradsoppnåelser notert i punkt 3.1.6.
  4. Hak av for «Terminer studierett og klassetilhørighet», men la systemet sette dato til den samme som oppnåelsen.
  5. Oppdater databasen.
  6. Studenter med reservasjonsrett som allerede har forbedret karakter og som skal ha utstedt vitnemål, må følges opp. Se pkt. 2.1.

 

Kap. 3.5. Utskrift av vitnemål #

  1. Rapport FS670.001 Vitnemålsdokumenter benyttes for utskrift av vitnemål. Rapporten kjøres for de grader og studieprogram som er aktuelle. Det anbefales at adresselapper lages fra dette bildet. Dersom klagesaker ikke er ferdigbehandlet vil det fremkomme i dette bildet. Må sjekke opp dette innen vitnemål utskrives.
  2. Sett til-fra dato slik at alle som skal ha vitnemål blir med i utplukket. Her er det lurt å sette fra-dato minst 2 semester tilbake i tid, for å sikre at studenter som har hatt reservasjon mot utskrift blir med.
  3. Valget «Kun nye» er vesentlig for å sikre at kun vitnemål som ikke tidligere er utskrevet blir med i utvalget.
  4. Såfremt noen i utvalget har forbedret karakter vil du få opp et merknadsfelt vedrørende dette, se kapittel 2.2. Forbedring av karakter.
  5. Når utvalget er kontrollert og vi er klar for å skrive ut, velges «Lag vitnemål». PDF-fil opprettes ved å velge «Skriv ut» på verktøylinja. Kontroller ved utskrift at det ikke blir blanke sider. For å løse dette kan marg reguleres før utskriving via knappen «Forh.visn». Deretter kan marg reguleres.
  6. Vitnemålet skal ikke arkiveres i FS. Pass på at det er haket av for «Sidenummerer vitnemålet».
  7. Skriv ut PDF-filene til ønsket skriver.
  8. Samme rutine gjøres for utskrift av DS -> «Lag Diploma Supplement».
  9. Vi skriver ut alle vitnemål i utvalget.
  10. Ikke oppdater rapporten FS670.001 med «Oppdater vitnemål og DS produsert», før alt er skrevet ut. Det er for øvrig svært viktig at «Oppdater vitnemål og DS produsert» gjøres etter at vitnemålsutskriften er ferdig. Dette for å sikre at vitnemål kun blir utstedt én gang.

 

Kap. 3.6. Utsending av vitnemål #

  1. Vitnemålene signeres og stemples etter gjeldende regler, jfr. Retningslinjer for utforming av vitnemål og Diploma Supplement ved NTNU. Deretter skal vitnemålene kontrolleres i henhold til fakultets rutiner. Vitnemålet signeres og stemples på grunnlaget og DS av den som har skrevet ut vitnemålet. Forsiden signeres av dekan og saksbehandler på fakultet. Forsiden på vitnemålet skal IKKE stemples.
  2. Før utsending må vitnemålet skannes til ePhorte. Se kapittel 5.
  3. Vitnemålet sendes rekommandert til studentens hjemstedsadresse fra fakultetet.
  4. Brevmal legges ved vitnemålene (skriv ut i A4, på vanlig papir):

Kap. 4 Gradfangst av mastervitnemål #

Gradfangst kjøres fortløpende etter at sensuren på masteroppgaven blir lagt inn/evt. etter klagefrist. Vår rutine for å finne fram til, informere og følge opp studenter som kvalifiserer til grad er som følger:

Kap. 4.1. Gradfangsten FS-rutinen 651.002 #

  1. Rutinen kjøres pr. studieprogram, eller enkeltvis per student.
  2. Beregn oppnådd dato etter UHR-modell. Hvis det siste som er registrert på studenten er sensur i et NTNU-emne brukes dato for når sensur er registrert. Hvis det siste studenten har gjort er et emne fra annen institusjon brukes 01.06. for VÅR, 01.08. for SOM og 01.12. HØST. Dette er kun aktuelt å gjøre for enkeltstudenter.
  3. Hak av for «Beregn oppgave/avhandling for oppnåelse» slik at tittel på masteroppgaven vises på vitnemålets forside.
  4. For å gi en riktig oversikt over studentene velger vi «Vis nye oppnåelser» og hake for «Detaljer».
  5. Hak av for «Detaljer» for å sjekke at vitnemål kjøres ut med tilstrekkelig antall studiepoeng, og ikke for mange. Ett par studiepoeng over kan godtas, men helst ligge nærmest mulig det totale antall studiepoeng som graden skal inneha. 
  6. Sjekk omfang, innhold og emnekategori på hver enkelt student. Sett «J som Ferdigbehandlet hvis alt er ok og klart for å overføres til protokoll. Endringer kan gjøres før overføring, ikke etterpå.
  7. Når vi er klar til å opprette gradene velger vi «Ja» under «Oppdater database».
  8. På de programmene som skal ha gjennomsnittskarakter, må dette beregnes etter at rapport FS651.002 er kjørt. Du finner beskrivelse av rutinen her.
  9. Utvalget du har opprettet i punkt 4.1.7. finnes nå i bildet «Oppnådd kvalifikasjon».
  10. Bruk overgangsknappen «Protokoll», da kommer vi til FS655.001 Overføring av oppnådd kvalifikasjon til protokoll.

 

Kap. 4.2. Overføring til kvalifikasjonsprotokoll #

  1. Rutinen 655.001 kjøres på aktuell kvalifikasjon, datoperiode og studieprogrammet du behandler.
  2. Hak av for «Terminer studierett og klassetilhørighet», men la systemet sette dato til den samme som oppnåelsen.
  3. Oppdater databasen.
  4. Studenter som ønsker å ta enkeltemner etter fullført grad, må søke via Søknadsweb. Studieretten på masterprogrammet skal ikke utvides.

 

Kap. 4.3. Utskrift av vitnemål #

Nå kan vitnemål produseres for det valgte studieprogrammet.

  1. Rapport 670.001 Vitnemålsdokumenter benyttes for utstedelse av vitnemål. Det anbefales at adresselapper lages fra dette bildet. Dersom klagesaker ikke er ferdigbehandlet, vil det fremkomme i dette bildet. Må sjekkes opp før vitnemål utskrives.
  2. Sett til-fra dato slik at alle som skal ha vitnemål blir med i utplukket.
  3. Valget «Kun nye» er vesentlig for å sikre at kun vitnemål som ikke tidligere er utskrevet blir med i utvalget.
  4. Når utvalget er kontrollert og vi er klar for å skrive ut, velges «Lag vitnemål». PDF-fil opprettes ved å velge «Skriv ut» på verktøylinja. Kontroller ved utskrift at det ikke blir blanke sider. For å løse dette kan marg reguleres før utskriving, via knappen «Forh.visn». Deretter kan marg reguleres.
  5. Vitnemålet skal ikke arkiveres i FS. Pass på at det er haket av for «Sidenummerer vitnemålet».
  6. Skriv ut PDF-filene til ønsket skriver.
  7. Samme rutine gjøres for utskrift av DS -> «Lag Diploma Supplement».
  8. Vi skriver ut alle vitnemål i utvalget.
  9. Ikke oppdater rapporten FS670.001 med «Oppdater vitnemål og DS produsert», før alt er skrevet ut. Det er for øvrig svært viktig at «Oppdater vitnemål og DS produsert» gjøres etter at vitnemålsutskriften er ferdig. Dette for å sikre at vitnemål kun blir utstedt én gang.

 

Kap. 4.4. Utsending av vitnemål #

  1. Vitnemålene signeres og stemples etter gjeldende regler, jfr. Retningslinjer for utforming av vitnemål og Diploma Supplement ved NTNU. Deretter skal vitnemålene kontrolleres i henhold til fakultets rutiner. Vitnemålet signeres og stemples på grunnlaget og DS av den som har skrevet ut vitnemålet. Forsiden signeres av dekan og saksbehandler på fakultet. Forsiden på vitnemålet skal IKKE stemples.
  2. Før utsending må vitnemålet skannes til ePhorte, jfr. Se eget kapittel 5 om scanning og arkivering.
  3. Brevmal legges ved vitnemålene (skriv ut i A4, på vanlig papir). 

   Vitnemålet sendes rekommandert til studentens hjemstedsadresse fra fakultetet.

Kap. 5 Scanning og arkivering av vitnemål #

NTNU IT har tilrettelagt for skanning av vitnemål fra oppgitte multimaskiner til dedikerte filområder ved fakultetene. På noen multimaskiner er det satt opp mulighet for skanning fra før, men til andre filområder.

Skannevalg:

Benytt valget «Ephorteskann (T:)» på multimaskinen for skanning av vitnemål.

Skanning vitnemål i bunke:

Vitnemål kan skannes som bunke, men de enkelte vitnemål må skilles fra hverandre ved bruk av tildelte skilleark.
Skilleark skrives ut i ønsket antall eksemplarer.

Bunken må organiseres på følgende måte før skanning:
skilleark – vitnemål – skilleark – vitnemål – skilleark osv.

Skanning kun ett vitnemål:

Dersom kun ett vitnemål skannes, må første side være skilleark.

Lagring og tilgang:

Skannede filer blir lagret på angitt filområde for automatisert arkivering i ePhorte.
Tilgang til dedikert filområde er opprettet for de personer som skal håndtere skanningen.

Husk å gi Avdeling for dokumentasjonsforvaltning beskjed hvis et vitnemål blir returnert for makulering. Vitnemål som makuleres må registreres av Dokumentsenteret som «Utgått». 

Kap. 6 Beregning av snittkarakter #

Etter at du har kjørt rapport 651.002 «Beregning av oppnådd kvalifikasjon – utdanningsplanbasert», skal de studieprogram som skal ha snittkarakter på forsiden beregnes nå. Bruk FS652.001 «Beregning av samlet karakter for grad – modell NTNU». Se regler for beregning av gjennomsnittskarakter i NTNUs Studieforskrift § 7-3:

"Med gjennomsnittskarakter menes en samlekarakter som gis for hele studieprogrammet ved tildeling av grad. Karakteren beregnes som et veiet gjennomsnitt av tellende bokstavkarakter for de emner som inngår i graden. For å få beregnet gjennomsnittskarakter må studenten ha bestått karakter i emner ved NTNU på til sammen minst 120 studiepoeng og det må være benyttet bokstavkarakter i minst 75 % av studiepoengene som inngår. Gjennomsnittskarakteren beregnes slik://

1. Hver bokstavkarakter erstattes av en tallekvivalent, A=5, B=4, C=3, D=2, E=1.

2. Tallekvivalenten multipliseres med emnets studiepoeng, og de enkelte produktene av studiepoeng og tallekvivalent summeres for de emner som inngår.

3. Produktsummen divideres med totalt antall studiepoeng som inngår i samlingen av aktuelle emner.

4. Kvotienten regnes ut med én desimal.

5. Gjennomsnittskarakteren blir den bokstavkarakter som har heltallet i kvotienten som tall-ekvivalent, etter at vanlig forhøyningsregel er brukt."

Forskriften tolkes på samme måte som FS beregner gjennomsnittskarakter. Vi bruker avrunding til hele tall. Eksempelvis skal 3,45 regnes ut kun med en desimal, uavhengig av hvor mange desimaler det er: 3,4 avrundes til 3. Svaret blir C i snitt.

Utvalget gjøres vanligvis for hele studieprogram eller enkeltstudenter. Vær oppmerksom på at FS beregner snittkarakter for alle i utvalget, uavhengig av om kandidaten en kvalifisert for å få en snittkarakter eller ikke. Du må oppgi kvalifikasjonskoden, en periode for når kvalifikasjonen er oppnådd, og det tilhørende studieprogrammet. Rutinen skal alltid kjøres med avkrysning for «Nei» i «Oppdater database» første gang. Først når dataene som rutinen henter fram er gjennomgått og vurdert til å være korrekte kan rutinen kjøres med «Oppdater database» er lik «Ja». Da endres dataene i databasen.

Snittkarakteren skrives ut på vitnemålets tittelside via flettefeltet {KARAKTER} samt i DS pkt. 4.5.

Kap. 6.1. Feil på beregning av snittkarakter #

Dersom rutinen gjør endringer som blir feil, må dette ryddes opp i manuelt av saksbehandler i bildet «Oppnådd kvalifikasjon» i ramme "Resultat". Feltet "Karakter" settes til blankt og ta bort koden «G» (gjennomsnittskarakter) i feltet «Res.status». Feilen rettes opp i dette bilde før den oppnådde kvalifikasjon kjøres til protokoll.

I noen tilfeller kan en student feilaktig fått utskrevet et vitnemål før alle karakterene som skal inngå i kvalifikasjonen er protokollført, eksempelvis ved forbedring av karakter. I disse tilfellene må snittkarakter beregnes manuelt. Bruk vår egen snittkalkulator.  Snittkalkulatoren må lastes opp på egen PC før den kan brukes. Ny snittkarakter rettes opp i bilde «Oppnådd kvalifikasjon protokoll». Husk å legg til merknad i kvalifikasjonsprotokollen, type merkand KVAL-MRK. 

Kap. 7 Bestilling av vitnemålspapir og omslag #

Avdeling for studieadministrasjon koordinerer felles bestilling av vitnemålspapir og omslag for hele NTNU. Fakultetene bestiller konvolutter selv siden disse skal ha egen logo med fakultetets navn. På denne måten vil vitnemål som kommer i retur, blir returnert til riktig fakultet.

Hvert fakultet melder inn hva de trenger av papir og omslag til SA. Frist for å melde inn settes til 15. januar og 15. september. Behovene meldes inn per e-post til: vitnemal@sa.ntnu.no

Følgende må meldes inn:

  • Antall vitnemålsark
  • Antall vitnemålsomslag
  • Leveringsadresse
  • Kontaktperson for levering

Fakturering: SA legger inn bestillingene og betaler fakturaene fra Skipnes. Ompostering/intern handel blir foretatt i ettertid til det enkelte fakultet.

Kap. 8 Feil på vitnemål #

Det er i hovedsak tre årsaker til at en kandiat har rett til å få utstedt nytt vitnemål, under forutsetning av at det utstedt originale vitnemålet returneres:

  1. Ved klage på karakter etter at vitnemålet er produsert
  2. Saksbehandlingsfeil
  3. Kjønnsskifte, jfr. sak i likestillings- og diskrimineringsombudet: https://www.ldo.no/nyheiter-og-fag/klagesaker/lhbt/161732-har-rett-pa-nytt-vitnemal-ved-bytte-av-juridisk-kjonn/

Vi retter ikke opp feil fra en institusjon som ikke eksisterer (eksempelvis fra Høgskolen i Gjøvik, Høgskolen i Ålesund og Høgskolen i Sør-Trøndelag), men vi kan da utstede et brev fra NTNU om sier hva som var feil og hva som skal være riktig, med underskrift fra saksbehandler og leder. 

Hver enkelt sak vedrørende feil på vitnemål må alltid vurderes individuelt (hvor graverende er feilen, er det mulig å gjenskape vitnemålet etc.). Som en hovedregel skal vitnemål fra NTNU ikke inneha feil.

Merk at ingen som jobber med vitnemålsproduksjon skal ugyldigjgøre en kvalifikasjon etter at vitnemålet er produsert. Hvis det er behov for å gjøre slike endringer skal fshjelp@adm.ntnu.no kontaktes.

Ved feil på vitnemål skal følgende gjøres:

  1. Be studenten returnere originalvitnemålet
  2. Rette opp feilen
  3. Legg inn en merknad av typen KVAL-MRK for å vise hva som er endret (denne vises ikke på vitnemål og DS)
  4. Skriv ut nytt vitnemål og DS når det originale vitnemålet er mottatt (ikke før), og endre utskriftsdato
  5. Arkiver det nye vitnemålet og be DOKU registrere «Utgått» på det gamle.

Såfremt feilen er rettet opp og studenten ikke returnerer vitnemålet, må han/hun bli gjort oppmerksom på at det er manglende samsvar mellom det vitnemålet som han/hun har fått og protokoll/vitnemålsportal. Husk å sett en tilbakemeldingsfrist på brevet. Såfremt fristen ikke overholdes skal saken lukkes. Dette er en orientering til studenten, og det vil ikke være klagerett på saken. Ved senere henvendelser om nytt vitnemål skal det vises til tildligere orienteringer. Henvis til Vitnemålsportalen. 

Kap. 8.1. Oppretting av kjente feil #

Ved feil på vitnemålet er det viktig å vite hvor FS henter data fra. Merk at beskrivelsen under tar ikke hensyn til hvilke tilganger du har i FS. 

Kap. 8.1.1. Oppnådd kvalifikasjon protokoll #

Det som er unikt for selve kvalifikasjonen rettes opp i bilde «Oppnådd kvalifikasjon protokoll». Det gjelder:

  • Emnesamling
  • Vekting
  • Manglende tittel på forsiden
  • Gjennomsnittskarakter (se kap. 6.1.)
  • Utskrifts dato

Ved endring i dette bilde skal det legges til en merknad i kvalifikasjonsprotokollen, type merknad KVAL-MRK. 

Er feilen av en slik art at graden ikke skal vises på Vitnemålsportalen, vil graden kunne fjernes ved å ta bort utskriftsdato i bildet «Oppnådd Kvalifikasjon protokoll». Merk at dette gjelder bare for kvalifikasjoner oppnådd de to siste årene fra dags dato. Er oppnåelsen eldre, vises den uavhengig av om det ligger dato for utskrift eller ikke.

Du vil se i bilde "Oppnådd kvalifikasjon protokoll" ved å trykke på knappen "Hele", om en kvalifikasjon er rapportert til NSD eller ikke.

Kap. 8.1. 2. Andre feil #

Karakterer, titler på bachelor- og masteroppgaver og emnenavn er ikke lagret i selve den oppnådde kvalifikasjonen, og skal da rettes opp utenfor kvalifikasjonsprotokollen. 

  • "Student vurdering samlebilde" -  "Protokoll" (finn korrekt emne og hak av for "Detaljer"): Her rettes opp blant annet endringer i karakterer og feil i titler på bachelor- og masteroppgaver.  Ved klage på karakter kan nytt vitnemål skrives ut når ny karakter blir registrert i protokoll, jfr. FS – Registrering av klage på karakter. Under "Endringsstatus" registres type endring: TITTEL (endring i tittel), KLAGE (klage på karakter) etc.). Legg til merknad og Oppdater.
  • "Emne samlebilde": Her rettes opp feil i emnenavn, evt. manglende oversetting av emnenavn.
  • "Person eksternstudium": Her rettes opp emnenavn på innpassede emner.

Kap. 8.2. Avslag på spørsmål om nytt vitnemål #

Typiske årsaker til avslag ved spørsmål om nytt vitnemål er vitnemål som kommer bort i posten, navnebytte, endring av emner etter gradfangst og at vedkommende har mistet vitnemålet. I saker der vi avslår nytt vitnemål er det greit å henvise til Vitnemålsportalen der dette er mulig, evt. kopi av vitnemål eller en bekreftelse. Vi er pliktig til å kunne dokumentere på hvilket grunnlag en grad er tildelt, også i ettertid. 

Vurder alltid i saker som omhandler avslag om personen har rett til duplikat (i hovedsak ved dokumentert brann, feil knyttet til postgang eller tyveri). 

Kap. 8.3. Duplikatvitnemål #

Dersom vitnemålet er tapt, kan en etter søknad be om å få et duplikatvitnemål. Søknader og eventuell utstedelse av duplikat behandles og utføres av Avdeling for studieadministrasjon ved Eksamenskontoret (vitnemal@sa.ntnu.no). Med duplikat menes en kopi av originalt vitnemål på originalt papir, men stemplet med «DUPLIKAT» på alle sider, jfr. retningslinjer for arkivering, kopi og duplikat ved NTNU.

NTNU har en restriktiv praksis med hensyn til å utstede duplikat, etter anbefalinger fra Universitets- og høgskolerådet (UHR). Det kreves dokumentasjon på tapet, f.eks. kopi av politianmeldelse hvis det er stjålet eller forsikringsselskap ved brann.

Hvis det eksisterer elektronisk kopi av vitnemålet, skal det ikke utstedes duplikat. Da kjøres det ut en kopi av vitnemålet. «Rett kopi» med sted, dato og signatur påføres alle sidene.

Vi behandler søknader som omhandler nytt vitnemål (duplikat) såfremt studenten/NTNU kan dokumentere at vitnemål er kommet bort i posten (f.eks. bekreftelse fra posten). Er et vitnemål tapt i forbindelse med postgang bør det vurderes å legge inn avviksmelding og sende inn erstatningskrav til Posten (for rekommandert brev).

Kap. 9 Har du spørsmål? #

I forbindelse med innføring av desentral vitnemålsproduksjon ved NTNU, er det nedsatt et vitnemålsforum. Vitnemålsforumet er en ressursgruppe for fakultetene i forbindelse med vitnemålsproduksjon, som skal sikre at rutiner og retningslinjer for vitnemålsproduksjon ved NTNU blir fulgt. Gruppen møtes jevnlig og ledes av Avdeling for Studieadministrasjon.

Har du spørsmål eller kommentarer tilknyttet vitnemålsproduksjon kan du kontakte Avdeling for studieadministrasjon eller fakultetets ressursperson i forumet.

Kap. 10 Relevante lenker og maler #

   

45 Vedlegg
3654 Visninger
Gjennomsnitt (1 Stemme)