FS - Grader og...

Produsere vitnemål

Målgruppe: Medarbeidere Tema: Eksamen Administrativt

Her finner du NTNUs rutinebeskrivelse tilknyttet vitnemålsproduksjon og Diploma Supplement (DS). Rutinebeskrivelsen viser hva som skjer før vitnemål skrives ut, produksjonen av vitnemål og arbeidet etter at vitnemålene er skrevet ut.

Felles Studentsystem | Brukerveiledninger FS

Kap. 1 Innledning #

Viktige prinsipper

  • Vitnemål skrives kun ut EN gang, og det skal kun eksistere EN utgave av denne.
  • Vitnemålet utstedes når graden er fullført uten at det foreligger en søknad fra kandidaten, jfr. Den nasjonale malen for vitnemål og vitnemålstillegg fra Universitets- og høgskolerådet.
  • Alle utstedte vitnemål med vitnemålstillegg skal arkiveres i ePhorte, jfr. retningslinjer for arkivering, kopi og duplikat ved NTNU.
  • Vitnemålet kontrolleres før utsending. Fakultetene skal utarbeide seg egne rutiner på hvordan dette skal gjøres.

 Sjekkliste FØR vitnemålet skrives ut

  • Vitnemålstekst for aktuelle kull oppdateres og kontrolleres av fakultetene. FS-gruppa (kontakt@sa.ntnu.no) og/eller fakultetene selv oppdaterer tekst og legger inn andre nødvendige tekstelementer. Se egen rutine knyttet til vitnemålstekster.
  • Fremmes klage på karakter eller formelle feil før vitnemålet er utstedt, skal vitnemålet holdes tilbake til klagen er ferdigbehandlet, ref. NTNUs studieforskrift § 6-2 (4).
  • Minn dekan om å sette av tid i kalenderen for signering av vitnemål. 
  • Ansatte som skal produsere vitnemål må sette seg inn i rutinen under.

Kap. 2 Kontroll av utdanningsplan #

Etter oppmeldingsfristen i siste semester av utdanningen, bør fakultet/institutt ta en gjennomgang av utdanningsplanene. Såfremt det er sendt ut beskjed til studentene om at de har mulighet til å endre sammensetning av graden (se kapittel 3.1. Reservasjonsrett for bachelorstudenter), vil det være hensiktsmessig at kontrollen gjøres når svarfristen har passert. Det er ikke mulig for en student å endre sammensetning av emner i utdanningsplanen etter overføring til protokoll. Ved å kontrollere utdanningsplanene i forkant, vil det lette jobben med å skrive ut vitnemål. 

FS727.001 Utdanningsplan for student er en oversiktsrapport over studentenes utdanningsplan, og er fin å bruke for å få oversikt over hvilke studenter som bør følges opp (velg «Kun ikke-godkjente planer»). Er det utdanningsplaner som ikke er fullført i siste semester av utdanningen, bør du vurdere om utdanningsplanen skal justeres og eventuelt kull-flytte studenten. 

Det er mulig å registrere studentstatus UTDPLANOK når utdanningsplanen er fullført og kontrollert i Student samlebilde. UTDPLANOK = Utdanningsplan fullført.

Fordelen med denne funksjonen, er at den sperrer mot at studenten selv kan oppdatere utdanningsplanen mens studentstatus er aktiv. UTDPLANOK kan settes i Student samlebilde på slutten av studiet når planen er klar for vitnemålsproduksjon. Registrering av UTDPLANOK, fører til at studentene kan se følgende melding i utdanningsplanen sin i Studentweb: «Du kan ikke gjøre endringer i utdanningsplanen». 

Kap. 3 Gradfangst av bachelorvitnemål #

Her finner du rutinen for å finne fram til, informere og følge opp studenter som kvalifiserer til en bachelorgrad. Merk at PPU følger samme rutine, med unntak av rutinen som omhandler reservasjonsrett.

Før rutinen under iverksettes bør følgene ting være sjekket/kontrollert:

  • Tittel på bacheloroppgaven må kontrolleres for stavefeil. Har studenten levert via Inspera er det studentens eget ansvar å følge opp at tittel på oppgaven er registrert korrekt.
  • Kontrollèr innhold og omfang i utdanningsplanene: Studentene må få beskjed i god tid om å sjekke utdanningsplan og gradssammensetning innen gradfangst. Det er ikke mulig for en student å endre sammensetning av emner i utdanningsplan etter overføring til kvalifikasjonsprotokoll. 

Kap. 3.1. Reservasjonsrett og ustedelse av vitnemål #

Studenten kan reservere seg i inntil to semestre mot å få vitnemålet for bachelorgraden utstedt for å kunne forbedre karakteren i emner som inngår i graden, jfr. Forskrift om studier ved NTNU. Merk at rutiner vedrørende reservasjonsrett vil kun gjelde for bachelorstudenter, da det kun er denne gruppen som kan reservere seg mot utstedelse av vitnemål for å kunne forbedre karakter i emner som inngår i graden.

Studentene må få beskjed i god tid om å sjekke utdanningsplanen og gradssammensetningen innen gradfangst. Når studentene er gradfanget vil det ikke være mulig å endre i gradssammensetningen. Fakultetene vil ha ulike rutiner på når de kjører gradfangst og håndterer reservasjonsrett. Det er viktig at e-post om reservasjonsrett sendes ut tidsnok slik at vitnemålsproduksjonen ikke blir forsinket. Det er utviklet to brevmaler i FS til dette formålet, og valg av brev er avhengig av når det er hensiktsmessig å informere om reservasjonsrett:

  • Bruk brevmal i FS «FS GRADOPPN 1 - Før gradfangst - reservasjon av vitnemålsutstedelse», for reservasjon av vitnemålsutstedelse FØR gradfangst. 
  • Bruk brevmal i FS «FS GRADOPPN 2 - Etter gradfangst - reservasjon av vitnemålsutstedelse», for reservasjon av vitnemålsutstedelse ETTER gradfangst. 

E-post om reservasjonsrett FØR gradfangst må sendes ut i god tid før avgangskullet har mottatt siste sensur i emnet/emnene som inngår i kvalifikasjonen.  E-posten gir i hovedsak beskjed om mulighetene for å endre sammensetning av graden og mulighetene for å utsette utstedelse av vitnemålet (14 dagers svarfrist), samt beskjed om at vitnemålet sendes til hjemstedsadressen registrert i Studentweb. Finn det aktuelle kullet i rapport FS301.010 Studenter i studiekull og send ut e-post fra denne rapporten. Hvordan du sender ut brev i FS er beskrevet her.

E-post om reservasjonsrett ETTER gradfangst sendes ut etter at siste sensur er registrert for emner som inngår i kvalifikasjonen. E-posten gir i hovedsak beskjed om at det ikke er mulig å endre sammensetningen av graden, mulighetene for å utsette utstedelse av vitnemål (14 dagers svarfrist), samt at vitnemålet sendes til hjemstedsadressen registrert i Studentweb. Kapittel 3 Gradfangst av bachelorvitnemål beskriver hvordan du sender ut beskjed om reservasjonsrett ETTER gradsfangst. Brevet kjøres ut fra rapport FS651.002 Beregning av oppnådd kvalifikasjon - utdanningsplanbasert. 

Vær oppmerksom på at ved reservasjon av vitnemålsutstedelse skal du som saksbehandler IKKE sette sluttdato på studieperioden i Student samlebilde. FS genererer automatisk en sluttdato til studenten ved gradfangst.

Hvordan registrere vitnemålsutsettelse? #

Utsettelse av vitnemålsutstedelse registreres i bilde Utdanningsplan, fane Vitnemål og DS. Her settes en dato for når vitnemålet tidligst skal produseres (markert i bildet under). En merknadstekst kan angis. Alternativt kan registreringen gjøres i Student samlebilde, underbilde MrkR med merknadstype VTM-UTSETTELSE. Dato for når vitnemål skal tidligst utstedes, settes til 31. desember (høstsemester) eller 15. juni (vårsemester).

Det er produksjonen av vitnemålet som utsettes, ikke beregning av oppnådd grad. Etter beregning av oppnådd grad, vil merknaden vises i bilde Oppnådd kvalifikasjon / - protokoll:

Ved kjøring av rapporten FS670.001 Vitnemålsdokumenter vises en merknad og et hengelåssymbol på studenter som har reservert seg mot utskrift.

Det er et eget utplukk Vitnemålsutsettelser som tar med alle studenter (for gitt kvalifikasjon, studieprogram etc.) som er registrert med utsatt utskrift av vitnemål. Denne tar kun med oppnådde kvalifikasjoner det ikke er produsert vitnemål for tidligere:

I utplukket over vises to studenter som har registrert vitnemålsutsettelse. Studenten uten merknad og hengelås er klar for produksjon av vitnemål (siden reservasjonstiden har passert).

Forbedring av karakter #

Når vitnemålstildeling er utsatt på grunnlag av ønske om å forbedre en eller flere karakterer, skal det opplyses i en merknad i Grunnlag for vitnemål hvilken karakter som er forbedret.

Når du kjører FS670.001 Vitnemålsdokumenter for ett utplukk, vil det dukke opp en merknads boks dersom noen i utplukket har forbedret karakter etter at kvalifikasjonen er oppnådd. 

Merknadsboksen vil spørre om det skal settes «J» for «Forbedret etter oppn.» Dette fører til at karakteren på Grunnlag for vitnemål får en nummerert fotnote som forteller at karakteren er forbedret etter at graden var oppnådd, og ja det vil vi. Trykk «OK», og du vil da få en rapport med oversikt over studenter som har forbedret karakter etter oppnåelse. Merk at det står "studenter som muligens har forbedret karakter", så vær nøye med å kontrollere utplukket. Deretter trykk «Oppdater J for forbedret resultat», og «OK» for oppdatering av rapporten.

Kap. 3.2. Gradfangst FS651.002 #

  1. Rutinen FS651.002 Beregning av oppnådd kvalifiksjon - utdanningsplanbasert kjøres pr. studieprogram, for aktive studenter (aktiv studierett pr. dato). Rutinen kan kjøres for ikke-aktive studenter, men merk at rutinen kan ta flere timer hvis utplukket er stort.
  2. Beregn oppnådd dato etter UHR-modell. Hvis det siste som er registrert på studenten er sensur i et NTNU-emne, brukes dato for når sensur er registrert. Hvis det siste studenten har gjort er et emne fra annen utdanningsinstitusjon brukes 01.06. for VÅR, 01.08. for SOM og 01.12. HØST. Dette er kun aktuelt å gjøre for enkeltstudenter.
  3. «Beregn oppgave/avhandling for oppnåelse» bør hakes av selv om tittel på bacheloroppgaven ikke skal vises på vitnemålets forside. Det er vitnemålsmalen i FS som styrer om tittel på oppgaven skal vises eller ikke.
  4. Ikke hak av for Oppdater studentstatus til UTDPLANOK.
  5. Pass på at det IKKE er haket av på «Sett ferdigbehandlet» dersom det skal sendes ut mail om reservasjonsrett.
  6. Velg «Vis nye oppnåelser» i nedtrekks-menyen.
  7. Hak av for «Detaljer» for å sjekke at vitnemål kjøres ut med tilstrekkelig antall studiepoeng, og ikke for mange. Ett par studiepoeng over kan godtas, men helst ligge nærmest mulig det totale antall studiepoeng som graden skal inneha.  For å gi en oversikt over antallet studenter, kan man fjerne haken «Detaljer» i visvalget.
  8. Når vi er klar til å opprette gradene velger vi «Ja» under «Oppdater database». Det er viktig at dette blir gjort for å sikre at studentene ikke tilskrives flere ganger. Studentens grad finnes nå i bildet «Oppnådd kvalifikasjon».

 

Kap. 3.3. Tilskriv student om reservasjonsrett #

Dersom det ikke allerede er sendt ut e-post om reservasjonsrett, må følgende gjøres.

  1. Det er viktig å påse at kapittel 3.2., pkt. 4 er valgt slik at kun studentene som nå er gradfanget vises i rapporten også vil være mottakere av melding om reservasjonsrett for oppnådd grad. Dersom andre enn disse finnes i rapporten vil de få en melding som kanskje vil overraske dem.
  2. Høyreklikk i rapporten og finn valget «Lag brev/meldinger». Se https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/FS+-+Person for mere informasjon om å sende brev i FS. Bruk brevmal i FS «Etter gradfangst - reservasjon av vitnemålsutstedelse». Tekst gjelder reservasjon av vitnemålsutstedelse for bachelorstudenter ETTER gradfangst.
  3. Velg knappen «Meld.info» lengst til høyre på knapperaden.
  4. Sett inn valgte epostavsender etter behov.
  5. Påse at «Arkiver meldingen» er satt til 18 måneder.
  6. Påse at epost er valgt som prioritet 1, semesteradresse/hjemsted som prioritet 2.
  7. Påse at begge epostadresser er valgt.
  8. Velg «Sett som default» slik at valgene huskes til neste gang.
  9. Trykk ok for å gå tilbake til rapporten for å se e-posten.
  10. Grunnlaget viser flere rader pr. student, dvs. en rad for alle emner som inngår i graden. Ettersom samme person kommer flere ganger i grunnlaget er det viktig at valget «Kun et brev/en melding pr student» er haket av. 
  11. Grunnlaget viser flere rader pr. student, dvs. en rad for alle emner som inngår i graden. Ettersom samme person kommer flere ganger i grunnlaget er det viktig at valget «Kun et brev/en melding pr student» er haket av.
  12. Språk/målform står på automatisk, så studenten vil få henvendelsen på riktig språk.
  13. Ved å velge en student i grunnlaget, kan du i fanen «E-post» se meldingen som blir sendt til studenten.
  14. For å sende ut meldingene velger du skriv ut (CTRL+P), hvorpå du vil få opp nesten samme dialog som i punkt 3.2.4. Sjekk punktene nevnt i dette punktet og avslutt med å trykke «skriv ut/send melding». Eposten legges direkte til utsending og eventuelle brev åpnes i et PDF-dokument på PC-en din.
  15. Meldingen til studenten ligger i studentens dokumentarkiv som kan finnes i nedtrekks menyen i Student samlebilde.
  16. Nå er det bare å sette seg tilbake å vente på tilbakemeldinger fra studentene.

 

Kap. 3.4. Tilbakemeldinger og reservasjoner #

Ved tilbakemelding om reservasjon mot utskriving av vitnemål må følgende gjennomføres.

  1. Ved reservasjon av vitnemålsutstedelse skal en IKKE sette sluttdato på studieperioden i Student samlebilde. Studenten vil automatisk få registrert en sluttdato ved gradfangst. Legg til "Utsettelse av vitnemålsutstedelse" under fanen "Vitnemål og DS" i bildet Utdanningsplan til den aktuelle studenten. Oppdater merknad «VTM-UTSETTELSE» på studenten med antall semester det ønskes reservasjon for. Dato for når vitnemål skal tidligst utstedes, settes til 31. desember (høstsemester) eller 15. juni (vårsemester).
  2. Når reservasjon er registrert på studenten, skal kvalifikasjonen overføres til protokoll. Slå opp studenten i bildet «Oppnådd kvalifikasjon». Sett «J» på Ferdigbehandlet. Pass på at det kun settes «J» på den ene studenten som skal overføres til protokoll. Kvalifikasjonen til studenten overføres til protokoll slik som i kapittel 3.5., men hak av for «Overfør kun for en enkelt student» slik at du er sikker på at det kun er den ene studenten som blir overført.
  3. Svar studenten om at reservasjon er lagt inn og at vitnemål vil bli automatisk utskrevet når reservasjonstiden har gått ut. Informer studenten også om at han/hun må søke om emnestudierett via Søknadsweb. Dersom søknadsfristen er gått ut for inneværende semester, vil emnestudierett for studenten bli opprettet ved rutine av Avdeling for studieadministrasjon ved Opptakskontoret.

 

Kap. 3.5. Overføring til kvalifikasjonsprotokoll #

Etter at fristen for å reservere seg er gått ut, kan gradsoppnåelsene på de studentene som ikke har gitt tilbakemelding om reservasjon, overføres til protokoll. Gjør følgende:

  1. Ettersom vi i kapittel 3.2., pkt. 4 ikke satte «J» for ferdigbehandlet, må vi inn i «Oppnådd kvalifikasjon» og gjøre dette for hver student, før overføring til protokoll. Sjekk omfang, innhold og emnekategori på den oppnådde kvalifikasjonen, og deretter sett «J» for ferdigbehandlet såfremt alt er ok. Endringer kan gjøres før overføring, ikke etterpå.
  2. Etter at du har kjørt rapport 651.002 «Beregning av oppnådd kvalifikasjon – utdanningsplanbasert», skal de studieprogram som har snittkarakter på forsiden beregnes nå. Du finner beskrivelse av rutinen her.
  3. Rutinen 655.001 kjøres på aktuell kvalifikasjon, datoperiode og studieprogram. Sørg for at datoperioden dekker alle gradsoppnåelser.
  4. Hak av for «Terminer studierett og klassetilhørighet», men la systemet sette dato til den samme som oppnåelsen.
  5. Oppdater databasen.
  6. Studenter med reservasjonsrett som allerede har forbedret karakter og som skal ha utstedt vitnemål, må følges opp. Se kapittel 3.2., pkt. 1.
  7. Trykk på overgangsknappen FS670.001 Vitnemålsdokumenter som brukes for å utstede vitnemål. Gå så videre i rutinebeskrivelsen til kap. 6. vedrørende utskrift, arkivering og utsending.

Kap. 4 Gradfangst av mastervitnemål #

Gradfangst kjøres fortløpende etter at sensuren på masteroppgaven blir lagt inn/evt. etter klagefrist.

Før rutinen under iverksettes bør følgende ting være sjekket/kontrollert: 

  • Tittel på masteroppgaven må kontrolleres for stavefeil. Har studenten levert via Inspera er det studentens eget ansvar å følge opp at tittel på oppgaven er registrert korrekt.
  • Kontrollèr innhold og omfang i utdanningsplanene: Studentene må få beskjed i god tid om å sjekke utdanningsplan og gradssammensetning innen gradfangst. 

Kap. 4.1. Gradfangsten FS-rutinen 651.002 #

  1. Rutinen kjøres pr. studieprogram, eller enkeltvis per student.
  2. Beregn oppnådd dato etter UHR-modell. Hvis det siste som er registrert på studenten er sensur i et NTNU-emne brukes dato for når sensur er registrert. Hvis det siste studenten har gjort er et emne fra annen institusjon, brukes 01.06. for VÅR, 01.08. for SOM og 01.12. HØST. Dette er kun aktuelt å gjøre for enkeltstudenter.
  3. Hak av for «Beregn oppgave/avhandling for oppnåelse» slik at tittel på masteroppgaven vises på vitnemålets forside.
  4. Ikke hak av for Oppdater studentstatus til UTDPLANOK.
  5. For å gi en riktig oversikt over studentene velger vi «Vis nye oppnåelser» og hake for «Detaljer».
  6. Hak av for «Detaljer» for å sjekke at vitnemål kjøres ut med tilstrekkelig antall studiepoeng, og ikke for mange. Ett par studiepoeng over kan godtas, men helst ligge nærmest mulig det totale antall studiepoeng som graden skal inneha. 
  7. Sjekk omfang, innhold og emnekategori på hver enkelt student. Sett «J som Ferdigbehandlet hvis alt er ok og klart for å overføres til protokoll. Endringer kan gjøres før overføring, ikke etterpå.
  8. Når vi er klar til å opprette gradene velger vi «Ja» under «Oppdater database».
  9. På de programmene som skal ha gjennomsnittskarakter, må dette beregnes etter at rapport FS651.002 er kjørt. Du finner beskrivelse av rutinen her.
  10. Utvalget du har opprettet i kapittel 4.1., pkt. 7 finnes nå i bildet «Oppnådd kvalifikasjon».
  11. Bruk overgangsknappen «Protokoll», da kommer vi til FS655.001 Overføring av oppnådd kvalifikasjon til protokoll.

Kap. 4.2. Overføring til kvalifikasjonsprotokoll #

  1. Rutinen 655.001 kjøres på aktuell kvalifikasjon, datoperiode og studieprogrammet du behandler. Sørg for at datoperioden dekker alle gradsoppnåelser.
  2. Hak av for «Terminer studierett og klassetilhørighet», men la systemet sette dato til den samme som oppnåelsen.
  3. Oppdater databasen.
  4. Studenter som ønsker å ta enkeltemner etter fullført grad, må søke via Søknadsweb. Studieretten på masterprogrammet skal ikke utvides.
  5. Trykk på overgangsknappen FS670.001 Vitnemålsdokumenter som brukes for å utstede vitnemål. Gå så videre i rutinebeskrivelsen til kap. 6. vedrørende utskrift, arkivering og utsending.

Kap. 5 Ph.d.-, cotutelle og dr.philos. vitnemål #

Produksjon av ph.d.-, cotutelle- og dr.philos. vitnemål skjer fortløpende etter at graden er tildelt, og etter at all registering i doktorgradsmodulen er fullført. Dato for oppnådd grad blir automatisk satt lik disputasdato som rutine i FS. 

Før rutinen under iverksettes, må det kontrolleres at alle data som inngår i vitnemålet er riktig registrert:

  • tilstrekkelig antall studiepoeng
  • kreeringsdato
  • avhandlingstittel
  • emnene i opplæringsplanen
  • prøveforelesningstittel
  • veiledere
  • bedømmelseskomite 

Se Dokumentasjon for bruk av doktorgradsmodulen for utfyllende informasjon.

For cotutelle skal følgende gjøres før rutinen under iverksettes:

  • kandidaten skal være registrert med PH.D/COT i feltet "Grad" i Student samlebilde. Trykk "Hele" i Student samlebilde og registrer korrekt kvalifikasjon. PH.D/COT har en generell tekst på vitnemålet side 1, 2 og DS pkt. 6.1 som beskriver at dette er en cotutelle.
  • det skal registreres en kandidatspesifikk merknad på grunnlaget side 3 og tilsvarende på engelsk i Diploma Supplement, som beskriver hvilken institusjon graden er oppnådd i samarbeid med. Søk opp kandidaten i Student samlebilde, fane «MrkR». Legg til ny rad, og velg type merknad VTM-MRK-SIDE3. Legg inn norsk og engelsk tekst her. Bruk Ctrl + T for å få opp et større felt for å redigere teksten.

  • såfremt den eksterne institusjonen skal tildele graden vil det i fanen “Samarbavt” i student samlebilde være avkrysset “J” i feltet "Gradgivende institusjon". Det vil hindre at rutinen 999.001 kan overføres til bildet Oppnådd kvalifikasjon. Sett feltet til “N”, foreta overføringen med 999.001, og deretter sette feltet tilbake til “J”. Det er viktig å understreke at feltet må tilbakestilles etter at 999.001 har vært bruk på grunn av rapportering til DBH.

Kap. 5.1. Avslutning (FS999.001) #

  • Søk opp kandidaten i Student samlebilde. Trykk på knappen “Innlevering samebilde” i fanen Innlev. Du kommer nå til bildet Innlevering (Modul Doktorgrad - Bilder).  
  • Bruk overgangsknappen «FS999.001 Avslutning», øverst til høyre i bildet.  
  • Sjekk meldingene som kommer fram i de 5 boksene i rutinen. Rutinen gjør følgende: 
    • a) Terminere studierett: Terminerer studieretten på disputasdato og setter studentstatus = FULLFØRT. 
    • b) Registrere avhandlingsemne (vurderingsmelding): Oppretter et avhandlingsemne på 150 SP i vurderingsprotokollen som et vanlig emne (dataene til vitnemålet hentes imidlertid ikke herfra). Merk: Såfremt FS ikke finner en vurderingsenhet for avhandlingsemnet, må dette opprettes av FS-gruppa sentralt. Send en henvendelse til  NTNU Hjelp
    • c) Registrere pensumemne: FS oppretter en vurderingsmelding med emnekode «DR/PENSUM» dersom emner som inngår i opplæringsplanen + avhandlingsemnet IKKE utgjør 180 SP totalt. Pensumemnet gis antall SP lik differansen mellom 180 SP og faktisk bestått sensur. Dette feltet skal ikke være haket av fordi det skal være sjekket på forhånd at kandidaten har fullført tilstrekkelig antall studiepoeng slik at vitnemålet kan skrives ut.
    • d) Registre oppnådd grad: Overfører kandidaten til bildet Oppnådd kvalifikasjon sammen med emnene i opplæringsplanen. 
    • e) Registrere fagperson: Oppretter evt. kandidaten som fagperson i bildet Fagperson (dette vil alltid være gjort på forhånd). 
  • Pass på at punktene a, b og d er haket av, unntatt boksen «Registrere fagperson» og «Registrere pensumemne».
  • Klikk på knappen «Oppdatèr» og deretter «Avslutt» i FS. Fortsett så arbeidet i bildet Oppnådd kvalifikasjon. 

Kap. 5.2. Oppnådd kvalifikasjon  #

For hver kandidat som skal avsluttes gjøres følgende: 

  1. Velg modul Kvalifikasjon og åpne bildet Oppnådd kvalifikasjon.  
  2. Søk fram kandidaten(e) som ble overført gjennom rutinen 999.001. Hvis det er flere enn 1 kandidat på samme studieprogram, kan man søke på studieprogram i bildet. Sjekk at antallet kandidater stemmer.
  3. Klikk på knappen «Kun markert som inngår». Dette fjerner alle emner som ikke inngår i graden. 
  4. Slett avhandlingsemnet fra listen med emner. Emnet skal ikke inngå på vitnemålet under Grunnlag for vitnemål. Du sletter emnet ved å sette markøren i emnekoden, og trykk «Slett rad». 
  5. Er dette en cotutelle, sjekk at kandidaten er tilknyttet korrekt kvalifikasjon «PH.D/COT». Hvis ikke, bruk overgangsknappen “Endre kvalifikasjon/dato”. Registrer ny kvalifikasjon “PH.D/COT”, og trykk “Endre”. Du vil nå komme tilbake igjen til bildet Oppnådd kvalifikasjon. Såfremt den kandidatspesifikke merknaden ikke er lagt inn fra før av, kan den legges inn under fanen «Merknad»:
  6. Lagre ved å trykke «Oppdater» eller Enter. 
  7. Klikk på overgangsknappen →Protokoll. Da får vi opp rutinen Overføring av oppnådd kvalifikasjon til protokoll (FS655.001).  

Kap. 5.3. Overføring til Oppnådd kvalifikasjon protokoll (FS655.001)  #

Nå er vi klar for å overføre oppnådd kvalifikasjon til protokoll.  

  1. Aktuell periode, grad og studieprogram legges inn automatisk av FS når du bruker overgangsknappen. Trykk «Rapport». 
  2. Hak av Nei for «Oppdater database». Kjør rutinen ved å trykke «Rapport» – sjekk. Ved ok: Sett Ja på «Oppdater database» og trykk «Rapport» igjen.  
  3. Trykk på overgangsknappen FS670.001 Vitnemålsdokumenter som brukes for å utstede vitnemål. 

Kap. 6 Utskrift, arkivering og utsending #

Kap. 6.1. Produsere vitnemål (FS670.001) #

Nå kan vitnemål produseres.

  1. Rapport 670.001 Vitnemålsdokumenter benyttes for utstedelse av vitnemål. Det anbefales at adresselapper lages fra dette bildet. 
  2. Sett til-fra dato slik at alle som skal ha vitnemål blir med i utplukket.
  3. Valget «Kun nye» er vesentlig for å sikre at kun vitnemål som ikke tidligere er utskrevet blir med i utvalget.
  4. Kandidater som har en ubehandlet klage på karakter vil være merket med "Det eksisterer en klage på vurdering [emnekode]": Vitemål holdes tilbake til klagen er ferdig behandlet, ref. NTNUs studieforskrift § 6-2 (4)  Det er mulig å registrere en utsettelse av vitnemålsutstedelse for disse.
  5. Når utplukket er kontrollert og vi er klar for å skrive ut, velges «Lag vitnemål». PDF-fil opprettes ved å velge «Skriv ut» på verktøylinja. Kontroller ved utskrift at det ikke blir blanke sider. For å løse dette kan marg reguleres før utskriving, via knappen «Forh.visn». Deretter kan marg reguleres. 
  6. Trykk "Lag Diploma Supplement" for å skrive ut DS. I feltet Underskrift DS, skriver du inn ditt navn og under Capacity - DS skriver du inn din stillingstittel (engelsk tekst). Velg "Skriv ut" på verktøylinja.
  7. Vitnemålet arkiveres i FS ved å hake av for "Arkivèr vitnemål". Hak av for "Slett evt tidligere vitnemål" hvis vitnemålet må skrives ut på nytt. Da slettes det gamle fra dokumentarkivet. Pass på at det er haket av for «Sidenummerer vitnemålet»
  8. Skriv ut PDF-filene til ønsket skriver.
  9. Samme rutine gjøres for utskrift av DS -> «Lag Diploma Supplement».
  10. Vi skriver ut alle vitnemål og DS i utvalget.
  11. Ikke oppdater rapporten FS670.001 med «Oppdater vitnemål og DS produsert» før alt er skrevet ut. Det er viktig at «Oppdater vitnemål og DS produsert» gjøres etter at vitnemålsutskriften er ferdig, for å sikre at vitnemål som blir lagret er det samme som blir utstedt til kandidaten.
  12. Hvis du ønsker å forsikre deg om at vitnemålene blir sendt til korrekt hjemstedsadresse, kan du sende e-post fra denne rapporten. Høyreklikk i rapporten of finn valget "Lag brev/meldinger". Bruk brevmal "FS GRADOPPN 3 - Vitnemål på vei i posten" (kun som e-post). 
  13. I Vitnemålsportalen kan kandidaten se at graden er oppnådd. Du finner oppdatert informasjon om hva som vises i Vitnemålsportalen i Units egne brukerveiledninger.

Vitnemålene signeres og stemples etter gjeldende regler, jfr. Retningslinjer for utforming av vitnemål og Diploma Supplement ved NTNU. Deretter skal vitnemålene kontrolleres i henhold til fakultets rutiner. Vitnemålet signeres og stemples på grunnlaget og DS av den som har skrevet ut vitnemålet. Forsiden signeres av dekan og saksbehandler på fakultet. Forsiden på vitnemålet skal IKKE stemples.

Kap. 6.2. Scanning og arkivering #

Alle utstedte vitnemål med vitnemålstillegg skal arkiveres i ePhorte, jfr. retningslinjer for arkivering, kopi og duplikat ved NTNU. NTNU IT har tilrettelagt for skanning av vitnemål fra oppgitte multimaskiner til dedikerte filområder ved fakultetene. På noen multimaskiner er det satt opp mulighet for skanning fra før, men til andre filområder.

Skannevalg:

Benytt valget «Ephorteskann (T:)» på multimaskinen for skanning av vitnemål.

Skanning av vitnemål i bunke:

Vitnemål kan skannes som bunke, men de enkelte vitnemål må skilles fra hverandre ved bruk av tildelte skilleark.
Skilleark skrives ut i ønsket antall eksemplarer.

Bunken må organiseres på følgende måte før skanning:
skilleark – vitnemål – skilleark – vitnemål – skilleark osv.

Skanning av kun ett vitnemål:

Dersom kun ett vitnemål skannes, må første side være skilleark.

Lagring og tilgang:

Skannede filer blir lagret på angitt filområde for automatisert arkivering i ePhorte.
Tilgang til dedikert filområde er opprettet for de personer som skal håndtere skanningen.

Husk å gi Avdeling for dokumentasjonsforvaltning beskjed hvis et vitnemål blir returnert for makulering. Vitnemål som makuleres må registreres av Dokumentsenteret som «Utgått». 

Kontroll av skannejobben:

Du vil ikke få feilmelding på skriveren hvis de skannede filene ikke blir lastet opp på det dedikerte filområdet. For å kontrollere dette må du trykke på knappen/ikonet "Skannet filstatus" for å få opp en liste over filene. Her ser du tidspunkt for når jobbene er fullført og status.  Hvis du får opp feilkoden "Hvilemodus Tilkoblingsfeil" har skannejobben feilet. Kontakt Orakel og be dem sjekke om programvaren på skriveren må oppdateres.

Kap. 6.3. Utsending #

Vitnemålet sendes rekommandert til studentens hjemstedsadresse fra fakultetet. Husk at du må benytte konvolutter med fakultetets navn og NTNU logo. På denne måten vil vitnemål som kommer i retur, blir returnert til riktig fakultet.

Følgende brevmal legges ved vitnemålene (skriv ut i A4, på vanlig papir). 

Kap. 7 Beregning av snittkarakter #

Etter at du har kjørt rapport 651.002 «Beregning av oppnådd kvalifikasjon – utdanningsplanbasert», skal de studieprogram som skal ha snittkarakter på forsiden beregnes nå. Bruk FS652.001 «Beregning av samlet karakter for grad – modell NTNU». Se regler for beregning av gjennomsnittskarakter i NTNUs Studieforskrift § 7-3:

"Med gjennomsnittskarakter menes en samlekarakter som gis for hele studieprogrammet ved tildeling av grad. Karakteren beregnes som et veiet gjennomsnitt av tellende bokstavkarakter for de emner som inngår i graden. For å få beregnet gjennomsnittskarakter må studenten ha bestått karakter i emner ved NTNU på til sammen minst 120 studiepoeng og det må være benyttet bokstavkarakter i minst 75 % av studiepoengene som inngår. Gjennomsnittskarakteren beregnes slik://

1. Hver bokstavkarakter erstattes av en tallekvivalent, A=5, B=4, C=3, D=2, E=1.

2. Tallekvivalenten multipliseres med emnets studiepoeng, og de enkelte produktene av studiepoeng og tallekvivalent summeres for de emner som inngår.

3. Produktsummen divideres med totalt antall studiepoeng som inngår i samlingen av aktuelle emner.

4. Kvotienten regnes ut med én desimal.

5. Gjennomsnittskarakteren blir den bokstavkarakter som har heltallet i kvotienten som tall-ekvivalent, etter at vanlig forhøyningsregel er brukt."

Forskriften tolkes på samme måte som FS beregner gjennomsnittskarakter. Vi bruker avrunding til hele tall. Eksempelvis skal 3,45 regnes ut kun med en desimal, uavhengig av hvor mange desimaler det er: 3,4 avrundes til 3. Svaret blir C i snitt.

Utvalget gjøres vanligvis for hele studieprogram eller enkeltstudenter. Vær oppmerksom på at FS beregner snittkarakter for alle i utvalget, uavhengig av om kandidaten er kvalifisert for å få en snittkarakter eller ikke. Du må oppgi kvalifikasjonskoden, en periode for når kvalifikasjonen er oppnådd, og det tilhørende studieprogrammet. Rutinen skal alltid kjøres med avkrysning for «Nei» i «Oppdater database» første gang. Først når dataene som rutinen henter fram er gjennomgått og vurdert til å være korrekte, kan rutinen kjøres med «Oppdater database» er lik «Ja». Da endres dataene i databasen.

Snittkarakteren skrives ut på vitnemålets tittelside via flettefeltet {KARAKTER} samt i DS pkt. 4.5.

Kap. 7.1. Feil på beregning av snittkarakter #

Dersom rutinen gjør endringer som blir feil, må dette ryddes opp i manuelt av saksbehandler i bildet «Oppnådd kvalifikasjon» i ramme "Resultat". Feltet "Karakter" settes til blankt og deretter må du ta bort koden «G» (gjennomsnittskarakter) i feltet «Res.status». Feilen rettes opp i dette bilde før den oppnådde kvalifikasjon kjøres til protokoll.

I noen tilfeller har en kandidat feilaktig fått utskrevet et vitnemål før alle karakterene som skal inngå i kvalifikasjonen er protokollført, eksempelvis ved forbedring av karakter. I disse tilfellene må snittkarakter beregnes manuelt. Bruk vår egen snittkalkulator.  Snittkalkulatoren må lastes opp på egen PC før den kan brukes. Ny snittkarakter rettes opp i bilde «Oppnådd kvalifikasjon protokoll». Husk å legg til merknad i kvalifikasjonsprotokollen, type merkand KVAL-MRK. 

Kap. 8 Bestilling av vitnemålspapir og omslag #

Avdeling for studieadministrasjon koordinerer felles bestilling av vitnemålspapir og omslag for hele NTNU. Fakultetene bestiller konvolutter selv siden disse skal ha egen logo med fakultetets navn. På denne måten vil vitnemål som kommer i retur, blir returnert til riktig fakultet.

Hvert fakultet melder inn hva de trenger av papir og omslag til SA. Frist for å melde inn settes til 15. januar og 15. september. Behovene meldes inn per e-post til: vitnemal@sa.ntnu.no

Følgende må meldes inn:

  • Antall vitnemålsark
  • Antall vitnemålsomslag
  • Leveringsadresse
  • Kontaktperson for levering

Fakturering: SA legger inn bestillingene og betaler fakturaene fra Skipnes. Ompostering/intern handel blir foretatt i ettertid til det enkelte fakultet.

Kap. 9 Har du spørsmål? #

I forbindelse med innføring av desentral vitnemålsproduksjon ved NTNU, er det nedsatt et vitnemålsforum. Vitnemålsforumet er en ressursgruppe for fakultetene i forbindelse med vitnemålsproduksjon, som skal sikre at rutiner og retningslinjer for vitnemålsproduksjon ved NTNU blir fulgt. Gruppen møtes jevnlig og ledes av Avdeling for Studieadministrasjon.

Har du spørsmål eller kommentarer tilknyttet vitnemålsproduksjon kan du kontakte Avdeling for studieadministrasjon (kontakt@sa.ntnu.no) eller fakultetets ressursperson i forumet.

  • Avdeling for studieadministrasjon (SA) → Anette Sofie Knutsen, vara Elisabeth Volden
  • Avdeling for studieadministrasjon (SA) → Ann Karin Heggset Langaas, vara Hege Sandstad Gjelsvik
  • Fakultet for arkitektur og design (AD) → Lill Carina Klevset Leimbrock, vara Ann Karin Heggset Langaas
  • Det humanistiske fakultet (HF) → Arnhild Hoelsether, vara Maria Aamand
  • Fakultet for informasjonsteknologi og elektronikk (IE) → Aud Bakken, vara Suzan Bulduk
  • Fakultet for ingeniørvitenskap (IV) → Anne Grethe Bjørgan og Elin Kristidatter Steen, vara Elin Tollefsen Leer
  • Fakultet for medisin og helsevitenskap (MH) → Anita Grønning og Gro Nergaard, vara Hans Martin Tunaal 
  • Fakultet for naturvitenskap (NV) → Sigurd Håkon Madsen og Anne Sæther, vara Sølvi Seljeflot
  • Fakultet for samfunns- og utdanningsvitenskap (SU) → Eli Vangen, vara Tove Bogen Lian
  • Fakultet for økonomi → Kristin Melum, vara Ann Karin Heggset Langaas

Kap. 10 Relevante lenker og retningslinjer #

   

59 Vedlegg
12714 Visninger
Gjennomsnitt (1 Stemme)