FS - Grader og...

Produsere vitnemål

Målgruppe: Medarbeidere Tema: Eksamen Administrativt

Her finner du NTNUs rutinebeskrivelse tilknyttet vitnemålsproduksjon og Diploma Supplement (DS). Rutinebeskrivelsen viser hva som skjer før vitnemål skrives ut, produksjonen av vitnemål og arbeidet etter at vitnemålene er skrevet ut. Rutinebeskrivelsen under er for produksjon av bachelor- og mastervitnemål. Rutinebeskrivelsen for produksjon av ph.d. vitnemål vil publiseres medio mars/april 2020. 

Felles Studentsystem | Brukerveiledninger FS

Kap. 1 Innledning #

Viktige prinsipper

  • Vitnemål skrives kun ut EN gang, og det skal kun eksistere EN utgave av denne.
  • Vitnemålet utstedes når graden er fullført uten at det foreligger en søknad fra kandidaten, jfr. Den nasjonale malen for vitnemål og vitnemålstillegg fra Universitets- og høgskolerådet.
  • Alle utstedte vitnemål med vitnemålstillegg skal arkiveres i ePhorte, jfr. retningslinjer for arkivering, kopi og duplikat ved NTNU.
  • Ved klage på karakter etter at vitnemålet er produsert, må vitnemålet returneres til fakultetet innen klagen kan behandles. Fakultetene må utarbeide egne rutiner på hvordan dette skal fanges opp.
  • Det er ikke mulig for en student å endre sammensetning av emner i utdanningsplan etter overføring til protokoll.

  Sjekkliste FØR vitnemålet skrives ut

  • Vitnemålstekst for aktuelle kull oppdateres og kontrolleres av fakultetene. FS-gruppa (kontakt@sa.ntnu.no) oppdaterer tekst og legger inn andre nødvendige tekstelementer. Se egen rutine knyttet til vitnemålstekster.
  • Minn dekan om å sette av tid i kalenderen for signering av vitnemål. Merk at i henhold til delegasjonsreglementet pkt 3.2.10 gir rektor dekan fullmakt til å tildele grad/yrkesutdanning og utstede vitnemål. Dekan skal ha en fast stedfortreder som trer i funksjon med tilsvarende fullmakter og myndighet som den leder man fungerer for, og denne stedfortreder kan signere vitnemål dersom dekan er fraværende. I tilfeller hvor det er stort omfang av vitnemål som skal utstedes kan vitnemål også signeres av prodekan. Det er ikke anledning til å videredelegere utstedelse av vitnemål til organisasjonsnivået under dekan.
  • Ansatte som skal produsere vitnemål må sette seg inn i rutinen under.

Kap. 2 Reservasjonsrett for bachelorstudenter #

Studenten kan reservere seg i inntil to semestre mot å få vitnemålet for bachelorgraden utstedt for å kunne forbedre karakteren i emner som inngår i graden, jfr. Forskrift om studier ved NTNU. Merk at rutiner vedrørende reservasjonsrett vil kun gjelde for bachelorstudenter, da det kun er denne gruppen som kan reservere seg mot utstedelse av vitnemål for å kunne forbedre karakter i emner som inngår i graden.

Studentene må få beskjed i god tid om å sjekke utdanningsplanen og gradssammensetningen innen gradfangst. Når studentene er gradfanget vil det ikke være mulig å endre i gradssammensetningen. Fakultetene vil ha ulike rutiner på når de kjører gradfangst og håndterer reservasjonsrett. Det er viktig at e-post om reservasjonsrett sendes ut tidsnok slik at vitnemålsproduksjonen ikke blir forsinket. Det er utviklet to brevmaler i FS til dette formålet, og valg av brev er avhengig av når det er hensiktsmessig å informere om reservasjonsrett:

  • Bruk brevmal i FS «Før gradfangst - reservasjon av vitnemålsutstedelse», for reservasjon av vitnemålsutstedelse FØR gradfangst. 
  • Bruk brevmal i FS «Etter gradfangst - reservasjon av vitnemålsutstedelse», for reservasjon av vitnemålsutstedelse ETTER gradfangst. 

E-post om reservasjonsrett FØR gradfangst må sendes ut i god tid før avgangskullet har mottatt siste sensur i emnet/emnene som inngår i kvalifikasjonen.  E-posten gir i hovedsak beskjed om mulighetene for å endre sammensetning av graden og mulighetene for å utsette utstedelse av vitnemålet (14 dagers svarfrist), samt beskjed om at vitnemålet sendes til hjemstedsadressen registrert i Studentweb. Finn det aktuelle kullet i rapport FS301.010 Studenter i studiekull og send ut e-post fra denne rapporten. Hvordan du sender ut brev i FS er beskrevet her.

E-post om reservasjonsrett ETTER gradfangst sendes ut etter at siste sensur er registrert for emner som inngår i kvalifikasjonen. E-posten gir i hovedsak beskjed om at det ikke er mulig å endre sammensetningen av graden, mulighetene for å utsette utstedelse av vitnemål (14 dagers svarfrist), samt at vitnemålet sendes til hjemstedsadressen registrert i Studentweb. Kapittel 3 Gradfangst av bachelorvitnemål beskriver hvordan du sender ut beskjed om reservasjonsrett ETTER gradsfangst. Brevet kjøres ut fra rapport FS651.002 Beregning av oppnådd kvalifikasjon - utdanningsplanbasert.

Vær oppmerksom på at ved reservasjon av vitnemålsutstedelse skal du som saksbehandler IKKE sette sluttdato på studieperioden i Student samlebilde. FS genererer automatisk en sluttdato til studenten ved gradfangst.

 

Kap. 2.1. Hvordan registrere vitnemålsutsettelse? #

Utsettelse av vitnemålsutstedelse registreres i bilde Utdanningsplan, fane Vitnemål og DS. Her settes en dato for når vitnemålet tidligst skal produseres (markert i bildet under). En merknadstekst kan angis. Alternativt kan registreringen gjøres i Student samlebilde, underbilde MrkR med merknadstype VTM-UTSETTELSE. Dato for når vitnemål skal tidligst utstedes, settes til 31. desember (høstsemester) eller 15. juni (vårsemester).

Det er produksjonen av vitnemålet som utsettes, ikke beregning av oppnådd grad. Etter beregning av oppnådd grad, vil merknaden vises i bilde Oppnådd kvalifikasjon / - protokoll:

Ved kjøring av rapporten FS670.001 Vitnemålsdokumenter vises en merknad og et hengelåssymbol på studenter som har reservert seg mot utskrift.

Det er et eget utplukk Vitnemålsutsettelser som tar med alle studenter (for gitt kvalifikasjon, studieprogram etc.) som er registrert med utsatt utskrift av vitnemål. Denne tar kun med oppnådde kvalifikasjoner det ikke er produsert vitnemål for tidligere:

I utplukket over vises to studenter som har registrert vitnemålsutsettelse. Studenten uten merknad og hengelås er klar for produksjon av vitnemål (siden reservasjonstiden har passert).

Kap. 2.2. Forbedring av karakter #

Når vitnemålstildeling er utsatt på grunnlag av ønske om å forbedre en eller flere karakterer, skal det opplyses i en merknad i Grunnlag for vitnemål hvilken karakter som er forbedret.

 Når du kjører FS670.001 Vitnemålsdokumenter for ett utplukk, vil det dukke opp en merknads boks dersom noen i utplukket har forbedret karakter etter at kvalifikasjonen er oppnådd. 

Merknadsboksen vil spørre om det skal settes «J» for «Forbedret etter oppn.» Dette fører til at karakteren på Grunnlag for vitnemål får en nummerert fotnote som forteller at karakteren er forbedret etter at graden var oppnådd, og ja det vil vi. Trykk «OK», og du vil da få en rapport med oversikt over studenter som har forbedret karakter etter oppnåelse. Merk at det står "studenter som muligens har forbedret karakter", så vær nøye med å kontrollere utplukket. Deretter trykk «Oppdater J for forbedret resultat», og «OK» for oppdatering av rapporten.

   

Kap. 3 Gradfangst av bachelorvitnemål #

Her finner du rutinen for å finne fram til, informere og følge opp studenter som kvalifiserer til en bachelorgrad. Merk at PPU følger samme rutine, med unntak av rutinen som omhandler reservasjonsrett.

Før rutinen under iverksettes bør følgene sjekkes/kontrolleres:

  • Tittel på bacheloroppgaven må kontrolleres for stavefeil for studenter som ikke har levert oppgaven via Inspera. Har studenten levert via Inspera er det studentens eget ansvar å følge opp at tittel på oppgaven er registrert korrekt, og da skal oppgavetittel ikke endres etter at oppgaven er sensurert.
  • Kontroller innhold og omfang i utdanningsplanene til studentene. Vi anbefaler at du bruker FS rapport FS727.001 Utdanningsplan for student. Velg «Kun ikke-godkjente planer» og få ut en oversikt over studenter som må følges opp. Rapporten kan kjøres ut etter oppmeldingsfristen er utløpt i siste semester av graden.
  • Studentene må få beskjed i god tid om å sjekke utdanningsplan og gradssammensetning innen gradfangst.

Kap. 3.1. Gradfangst FS651.002 #

  1. Rutinen FS651.002 Beregning av oppnådd kvalifiksjon - utdanningsplanbasert kjøres pr. studieprogram, for aktive studenter (aktiv studierett pr. dato). Rutinen kan kjøres for ikke-aktive studenter, men merk at rutinen kan ta flere timer hvis utplukket er stort.
  2. Beregn oppnådd dato etter UHR-modell. Hvis det siste som er registrert på studenten er sensur i et NTNU-emne, brukes dato for når sensur er registrert. Hvis det siste studenten har gjort er et emne fra annen utdanningsinstitusjon brukes 01.06. for VÅR, 01.08. for SOM og 01.12. HØST. Dette er kun aktuelt å gjøre for enkeltstudenter.
  3. «Beregn oppgave/avhandling for oppnåelse» kan hakes av selv om tittel på bacheloroppgaven ikke skal vises på vitnemålets forside. Det er vitnemålsmalen i FS som styrer om tittel på oppgaven skal vises eller ikke.
  4. Pass på at det IKKE er haket av på «Sett ferdigbehandlet» dersom det skal sendes ut mail om reservasjonsrett.
  5. Velg «Vis nye oppnåelser» i nedtrekks-menyen.
  6. Hak av for «Detaljer» for å sjekke at vitnemål kjøres ut med tilstrekkelig antall studiepoeng, og ikke for mange. Ett par studiepoeng over kan godtas, men helst ligge nærmest mulig det totale antall studiepoeng som graden skal inneha.  For å gi en oversikt over antallet studenter, kan man fjerne haken «Detaljer» i visvalget.
  7. Når vi er klar til å opprette gradene velger vi «Ja» under «Oppdater database». Det er viktig at dette blir gjort for å sikre at studentene ikke tilskrives flere ganger. Studentens grad finnes nå i bildet «Oppnådd kvalifikasjon».

 

Kap. 3.2. Tilskriv student om reservasjonsrett #

Dersom det ikke allerede er sendt ut e-post om reservasjonsrett, må følgende gjøres.

  1. Det er viktig å påse at punkt 3.1.4. over er valgt slik at kun studentene som nå er gradfanget vises i rapporten og vil være mottakere av melding om reservasjonsrett for oppnådd grad. Dersom andre enn disse finnes i rapporten vil de få en melding som kanskje vil overraske dem.
  2. Høyreklikk i rapporten og finn valget «Lag brev/meldinger». Se https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/Norsk/FS+-+Person for mere informasjon om å sende brev i FS. Bruk brevmal i FS «Etter gradfangst - reservasjon av vitnemålsutstedelse». Tekst gjelder reservasjon av vitnemålsutstedelse for bachelorstudenter ETTER gradfangst.
  3. Velg knappen «Meld.info» lengst til høyre på knapperaden.
  4. Sett inn valgte epostavsender etter behov.
  5. Påse at «Arkiver meldingen» er satt til 18 måneder.
  6. Påse at epost er valgt som prioritet 1, semesteradresse/hjemsted som prioritet 2.
  7. Påse at begge epostadresser er valgt.
  8. Velg «Sett som default» slik at valgene huskes til neste gang.
  9. Trykk ok for å gå tilbake til rapporten for å se e-posten.
  10. Grunnlaget viser flere rader pr. student, dvs. en rad for alle emner som inngår i graden. Ettersom samme person kommer flere ganger i grunnlaget er det viktig at valget «Kun et brev/en melding pr student» er haket av. 
  11. Grunnlaget viser flere rader pr. student, dvs. en rad for alle emner som inngår i graden. Ettersom samme person kommer flere ganger i grunnlaget er det viktig at valget «Kun et brev/en melding pr student» er haket av.
  12. Språk/målform står på automatisk, så studenten vil få henvendelsen på riktig språk.
  13. Ved å velge en student i grunnlaget, kan du i fanen «E-post» se meldingen som blir sendt til studenten.
  14. For å sende ut meldingene velger du skriv ut (CTRL+P), hvorpå du vil få opp nesten samme dialog som i punkt 3.2.4. Sjekk punktene nevnt i dette punktet og avslutt med å trykke «skriv ut/send melding». Eposten legges direkte til utsending og eventuelle brev åpnes i et PDF-dokument på PC-en din.
  15. Meldingen til studenten ligger i studentens dokumentarkiv som kan finnes i nedtrekks menyen i Student samlebilde.
  16. Nå er det bare å sette seg tilbake å vente på tilbakemeldinger fra studentene.

 

Kap. 3.3. Tilbakemeldinger og reservasjoner #

Ved tilbakemelding om reservasjon mot utskriving av vitnemål må følgende gjennomføres.

  1. Ved reservasjon av vitnemålsutstedelse skal en IKKE sette sluttdato på studieperioden i Student samlebilde. Studenten vil automatisk få registrert en sluttdato ved gradfangst. Legg til "Utsettelse av vitnemålsutstedelse" under fanen "Vitnemål og DS" i bildet Utdanningsplan til den aktuelle studenten. Oppdater merknad «VTM-UTSETTELSE» på studenten med antall semester det ønskes reservasjon for. Dato for når vitnemål skal tidligst utstedes, settes til 31. desember (høstsemester) eller 15. juni (vårsemester).
  2. Når reservasjon er registrert på studenten, skal kvalifikasjonen overføres til protokoll. Slå opp studenten i bildet «Oppnådd kvalifikasjon». Sett «J» på Ferdigbehandlet. Pass på at det kun settes «J» på den ene studenten som skal overføres til protokoll. Kvalifikasjonen til studenten overføres til protokoll slik som i punkt 3.4., men hak av for «Overfør kun for en enkelt student» slik at du er sikker på at det kun er den ene studenten som blir overført.
  3. Svar studenten om at reservasjon er lagt inn og at vitnemål vil bli automatisk utskrevet når reservasjonstiden har gått ut. Informer studenten også om at han/hun må søke om emnestudierett via Søknadsweb. Dersom søknadsfristen er gått ut for inneværende semester, vil emnestudierett for studenten bli opprettet ved rutine av Avdeling for studieadministrasjon ved Opptakskontoret.

 

Kap. 3.4. Overføring til kvalifikasjonsprotokoll #

Etter at fristen for å reservere seg er gått ut, kan gradsoppnåelsene på de studentene som ikke har gitt tilbakemelding om reservasjon, overføres til protokoll. Gjør følgende:

  1. Ettersom vi i punkt 3.1.4. ikke satte «J» for ferdigbehandlet, må vi inn i «Oppnådd kvalifikasjon» og gjøre dette for hver student, før overføring til protokoll. Sjekk omfang, innhold og emnekategori på den oppnådde kvalifikasjonen, og deretter sett «J» for ferdigbehandlet såfremt alt er ok. Endringer kan gjøres før overføring, ikke etterpå.
  2. Etter at du har kjørt rapport 651.002 «Beregning av oppnådd kvalifikasjon – utdanningsplanbasert», skal de studieprogram som har snittkarakter på forsiden beregnes nå. Du finner beskrivelse av rutinen her.
  3. Rutinen 655.001 kjøres på aktuell kvalifikasjon, datoperiode og studieprogram. Sørg for at datoperioden dekker alle gradsoppnåelser notert i punkt 3.1.6.
  4. Hak av for «Terminer studierett og klassetilhørighet», men la systemet sette dato til den samme som oppnåelsen.
  5. Oppdater databasen.
  6. Studenter med reservasjonsrett som allerede har forbedret karakter og som skal ha utstedt vitnemål, må følges opp. Se pkt. 2.1.

Kap. 3.5. Utskrift av vitnemål #

  1. Rapport FS670.001 Vitnemålsdokumenter benyttes for utskrift av vitnemål. Rapporten kjøres for de grader og studieprogram som er aktuelle. Det anbefales at adresselapper lages fra dette bildet. Dersom klagesaker ikke er ferdigbehandlet vil det fremkomme i dette bildet. Må sjekke opp dette innen vitnemål utskrives.
  2. Sett til-fra dato slik at alle som skal ha vitnemål blir med i utplukket. Her er det lurt å sette fra-dato minst 2 semester tilbake i tid, for å sikre at studenter som har hatt reservasjon mot utskrift blir med.
  3. Valget «Kun nye» er vesentlig for å sikre at kun vitnemål som ikke tidligere er utskrevet blir med i utvalget.
  4. Såfremt noen i utvalget har forbedret karakter vil du få opp et merknadsfelt vedrørende dette, se kapittel 2.2. Forbedring av karakter.
  5. Når utvalget er kontrollert og vi er klar for å skrive ut, velges «Lag vitnemål». PDF-fil opprettes ved å velge «Skriv ut» på verktøylinja. Kontroller ved utskrift at det ikke blir blanke sider. For å løse dette kan marg reguleres før utskriving via knappen «Forh.visn». Deretter kan marg reguleres.
  6. Vitnemålet skal ikke arkiveres i FS. Pass på at det er haket av for «Sidenummerer vitnemålet».
  7. Skriv ut PDF-filene til ønsket skriver.
  8. Samme rutine gjøres for utskrift av DS -> «Lag Diploma Supplement».
  9. Vi skriver ut alle vitnemål i utvalget.
  10. Ikke oppdater rapporten FS670.001 med «Oppdater vitnemål og DS produsert» før alt er skrevet ut. Det er svært viktig at «Oppdater vitnemål og DS produsert» gjøres etter at vitnemålsutskriften er ferdig, for å sikre at vitnemål som blir lagret er det samme som blir utstedt til kandidaten.
  11. Hvis du ønsker å forsikre deg om at vitnemålene blir sendt til korrekt hjemstedsadresse, kan du sende e-post fra denne rapporten. Høyreklikk i rapporten of finn valget "Lag brev/meldinger". Bruk brevmal "Vitnemål på vei i posten" (kun som e-post). 
  12. I Vitnemålsportalen kan kandidaten se at graden er oppnådd. Du finner oppdatert informasjon om hva som vises i Vitnemålsportalen i Units egne brukerveiledninger.

Kap. 3.6. Utsending av vitnemål #

  1. Vitnemålene signeres og stemples etter gjeldende regler, jfr. Retningslinjer for utforming av vitnemål og Diploma Supplement ved NTNU. Deretter skal vitnemålene kontrolleres i henhold til fakultets rutiner. Vitnemålet signeres og stemples på grunnlaget og DS av den som har skrevet ut vitnemålet. Forsiden signeres av dekan og saksbehandler på fakultet. Forsiden på vitnemålet skal IKKE stemples.
  2. Før utsending må vitnemålet skannes til ePhorte. Se kapittel 5.
  3. Vitnemålet sendes rekommandert til studentens hjemstedsadresse fra fakultetet.
  4. Brevmal legges ved vitnemålene (skriv ut i A4, på vanlig papir):

Kap. 4 Gradfangst av mastervitnemål #

Gradfangst kjøres fortløpende etter at sensuren på masteroppgaven blir lagt inn/evt. etter klagefrist.

Før rutinen under iverksettes bør følgende sjekkes/kontrolleres: 

  • Tittel på masteroppgaven må kontrolleres for stavefeil for studenter som ikke har levert oppgaven via Inspera. Har studenten levert via Inspera er det studentens eget ansvar å følge opp at tittel på oppgaven er registrert korrekt, og da skal oppgavetittel ikke endres etter at oppgaven er sensurert.
  • Kontroller innhold og omfang i utdanningsplanene til studentene før rutinen under iverksettes. Bruk FS rapport FS727.001 Utdanningsplan for student. Velg «Kun ikke-godkjente planer» og få ut en oversikt over studenter som må følges opp. Rapporten kan kjøres ut etter oppmeldingsfristen i siste semester av graden er utløpt.

Kap. 4.1. Gradfangsten FS-rutinen 651.002 #

  1. Rutinen kjøres pr. studieprogram, eller enkeltvis per student.
  2. Beregn oppnådd dato etter UHR-modell. Hvis det siste som er registrert på studenten er sensur i et NTNU-emne brukes dato for når sensur er registrert. Hvis det siste studenten har gjort er et emne fra annen institusjon brukes 01.06. for VÅR, 01.08. for SOM og 01.12. HØST. Dette er kun aktuelt å gjøre for enkeltstudenter.
  3. Hak av for «Beregn oppgave/avhandling for oppnåelse» slik at tittel på masteroppgaven vises på vitnemålets forside.
  4. For å gi en riktig oversikt over studentene velger vi «Vis nye oppnåelser» og hake for «Detaljer».
  5. Hak av for «Detaljer» for å sjekke at vitnemål kjøres ut med tilstrekkelig antall studiepoeng, og ikke for mange. Ett par studiepoeng over kan godtas, men helst ligge nærmest mulig det totale antall studiepoeng som graden skal inneha. 
  6. Sjekk omfang, innhold og emnekategori på hver enkelt student. Sett «J som Ferdigbehandlet hvis alt er ok og klart for å overføres til protokoll. Endringer kan gjøres før overføring, ikke etterpå.
  7. Når vi er klar til å opprette gradene velger vi «Ja» under «Oppdater database».
  8. På de programmene som skal ha gjennomsnittskarakter, må dette beregnes etter at rapport FS651.002 er kjørt. Du finner beskrivelse av rutinen her.
  9. Utvalget du har opprettet i punkt 4.1.7. finnes nå i bildet «Oppnådd kvalifikasjon».
  10. Bruk overgangsknappen «Protokoll», da kommer vi til FS655.001 Overføring av oppnådd kvalifikasjon til protokoll.

Kap. 4.2. Overføring til kvalifikasjonsprotokoll #

  1. Rutinen 655.001 kjøres på aktuell kvalifikasjon, datoperiode og studieprogrammet du behandler.
  2. Hak av for «Terminer studierett og klassetilhørighet», men la systemet sette dato til den samme som oppnåelsen.
  3. Oppdater databasen.
  4. Studenter som ønsker å ta enkeltemner etter fullført grad, må søke via Søknadsweb. Studieretten på masterprogrammet skal ikke utvides.

Kap. 4.3. Utskrift av vitnemål #

Nå kan vitnemål produseres for det valgte studieprogrammet.

  1. Rapport 670.001 Vitnemålsdokumenter benyttes for utstedelse av vitnemål. Det anbefales at adresselapper lages fra dette bildet. Dersom klagesaker ikke er ferdigbehandlet, vil det fremkomme i dette bildet. Må sjekkes opp før vitnemål utskrives.
  2. Sett til-fra dato slik at alle som skal ha vitnemål blir med i utplukket.
  3. Valget «Kun nye» er vesentlig for å sikre at kun vitnemål som ikke tidligere er utskrevet blir med i utvalget.
  4. Når utvalget er kontrollert og vi er klar for å skrive ut, velges «Lag vitnemål». PDF-fil opprettes ved å velge «Skriv ut» på verktøylinja. Kontroller ved utskrift at det ikke blir blanke sider. For å løse dette kan marg reguleres før utskriving, via knappen «Forh.visn». Deretter kan marg reguleres.
  5. Vitnemålet skal ikke arkiveres i FS. Pass på at det er haket av for «Sidenummerer vitnemålet».
  6. Skriv ut PDF-filene til ønsket skriver.
  7. Samme rutine gjøres for utskrift av DS -> «Lag Diploma Supplement».
  8. Vi skriver ut alle vitnemål i utvalget.
  9. Ikke oppdater rapporten FS670.001 med «Oppdater vitnemål og DS produsert» før alt er skrevet ut. Det er viktig at «Oppdater vitnemål og DS produsert» gjøres etter at vitnemålsutskriften er ferdig, for å sikre at vitnemål som blir lagret er det samme som blir utstedt til kandidaten.
  10. Hvis du ønsker å forsikre deg om at vitnemålene blir sendt til korrekt hjemstedsadresse, kan du sende e-post fra denne rapporten. Høyreklikk i rapporten of finn valget "Lag brev/meldinger". Bruk brevmal "Vitnemål på vei i posten" (kun som e-post). 
  11. I Vitnemålsportalen kan kandidaten se at graden er oppnådd. Du finner oppdatert informasjon om hva som vises i Vitnemålsportalen i Units egne brukerveiledninger.

 

Kap. 4.4. Utsending av vitnemål #

  1. Vitnemålene signeres og stemples etter gjeldende regler, jfr. Retningslinjer for utforming av vitnemål og Diploma Supplement ved NTNU. Deretter skal vitnemålene kontrolleres i henhold til fakultets rutiner. Vitnemålet signeres og stemples på grunnlaget og DS av den som har skrevet ut vitnemålet. Forsiden signeres av dekan og saksbehandler på fakultet. Forsiden på vitnemålet skal IKKE stemples.
  2. Før utsending må vitnemålet skannes til ePhorte, jfr. Se eget kapittel 5 om scanning og arkivering.
  3. Brevmal legges ved vitnemålene (skriv ut i A4, på vanlig papir). 

   Vitnemålet sendes rekommandert til studentens hjemstedsadresse fra fakultetet.

Kap. 5 Scanning og arkivering av vitnemål #

NTNU IT har tilrettelagt for skanning av vitnemål fra oppgitte multimaskiner til dedikerte filområder ved fakultetene. På noen multimaskiner er det satt opp mulighet for skanning fra før, men til andre filområder.

Skannevalg:

Benytt valget «Ephorteskann (T:)» på multimaskinen for skanning av vitnemål.

Skanning av vitnemål i bunke:

Vitnemål kan skannes som bunke, men de enkelte vitnemål må skilles fra hverandre ved bruk av tildelte skilleark.
Skilleark skrives ut i ønsket antall eksemplarer.

Bunken må organiseres på følgende måte før skanning:
skilleark – vitnemål – skilleark – vitnemål – skilleark osv.

Skanning av kun ett vitnemål:

Dersom kun ett vitnemål skannes, må første side være skilleark.

Lagring og tilgang:

Skannede filer blir lagret på angitt filområde for automatisert arkivering i ePhorte.
Tilgang til dedikert filområde er opprettet for de personer som skal håndtere skanningen.

Husk å gi Avdeling for dokumentasjonsforvaltning beskjed hvis et vitnemål blir returnert for makulering. Vitnemål som makuleres må registreres av Dokumentsenteret som «Utgått». 

Kontroll av skannejobben:

Du vil ikke få feilmelding på skriveren hvis de skannede filene ikke blir lastet opp på det dedikerte filområdet. For å kontrollere dette må du trykke på knappen/ikonet "Skannet filstatus" for å få opp en liste over filene. Her ser du tidspunkt for når jobbene er fullført og status.  Hvis du får opp feilkoden "Hvilemodus Tilkoblingsfeil" har skannejobben feilet. Kontakt Orakel og be dem sjekke om programvaren på skriveren må oppdateres.

Kap. 6 Beregning av snittkarakter #

Etter at du har kjørt rapport 651.002 «Beregning av oppnådd kvalifikasjon – utdanningsplanbasert», skal de studieprogram som skal ha snittkarakter på forsiden beregnes nå. Bruk FS652.001 «Beregning av samlet karakter for grad – modell NTNU». Se regler for beregning av gjennomsnittskarakter i NTNUs Studieforskrift § 7-3:

"Med gjennomsnittskarakter menes en samlekarakter som gis for hele studieprogrammet ved tildeling av grad. Karakteren beregnes som et veiet gjennomsnitt av tellende bokstavkarakter for de emner som inngår i graden. For å få beregnet gjennomsnittskarakter må studenten ha bestått karakter i emner ved NTNU på til sammen minst 120 studiepoeng og det må være benyttet bokstavkarakter i minst 75 % av studiepoengene som inngår. Gjennomsnittskarakteren beregnes slik://

1. Hver bokstavkarakter erstattes av en tallekvivalent, A=5, B=4, C=3, D=2, E=1.

2. Tallekvivalenten multipliseres med emnets studiepoeng, og de enkelte produktene av studiepoeng og tallekvivalent summeres for de emner som inngår.

3. Produktsummen divideres med totalt antall studiepoeng som inngår i samlingen av aktuelle emner.

4. Kvotienten regnes ut med én desimal.

5. Gjennomsnittskarakteren blir den bokstavkarakter som har heltallet i kvotienten som tall-ekvivalent, etter at vanlig forhøyningsregel er brukt."

Forskriften tolkes på samme måte som FS beregner gjennomsnittskarakter. Vi bruker avrunding til hele tall. Eksempelvis skal 3,45 regnes ut kun med en desimal, uavhengig av hvor mange desimaler det er: 3,4 avrundes til 3. Svaret blir C i snitt.

Utvalget gjøres vanligvis for hele studieprogram eller enkeltstudenter. Vær oppmerksom på at FS beregner snittkarakter for alle i utvalget, uavhengig av om kandidaten er kvalifisert for å få en snittkarakter eller ikke. Du må oppgi kvalifikasjonskoden, en periode for når kvalifikasjonen er oppnådd, og det tilhørende studieprogrammet. Rutinen skal alltid kjøres med avkrysning for «Nei» i «Oppdater database» første gang. Først når dataene som rutinen henter fram er gjennomgått og vurdert til å være korrekte, kan rutinen kjøres med «Oppdater database» er lik «Ja». Da endres dataene i databasen.

Snittkarakteren skrives ut på vitnemålets tittelside via flettefeltet {KARAKTER} samt i DS pkt. 4.5.

Kap. 6.1. Feil på beregning av snittkarakter #

Dersom rutinen gjør endringer som blir feil, må dette ryddes opp i manuelt av saksbehandler i bildet «Oppnådd kvalifikasjon» i ramme "Resultat". Feltet "Karakter" settes til blankt og deretter må du ta bort koden «G» (gjennomsnittskarakter) i feltet «Res.status». Feilen rettes opp i dette bilde før den oppnådde kvalifikasjon kjøres til protokoll.

I noen tilfeller har en kandidat feilaktig fått utskrevet et vitnemål før alle karakterene som skal inngå i kvalifikasjonen er protokollført, eksempelvis ved forbedring av karakter. I disse tilfellene må snittkarakter beregnes manuelt. Bruk vår egen snittkalkulator.  Snittkalkulatoren må lastes opp på egen PC før den kan brukes. Ny snittkarakter rettes opp i bilde «Oppnådd kvalifikasjon protokoll». Husk å legg til merknad i kvalifikasjonsprotokollen, type merkand KVAL-MRK. 

Kap. 7 Bestilling av vitnemålspapir og omslag #

Avdeling for studieadministrasjon koordinerer felles bestilling av vitnemålspapir og omslag for hele NTNU. Fakultetene bestiller konvolutter selv siden disse skal ha egen logo med fakultetets navn. På denne måten vil vitnemål som kommer i retur, blir returnert til riktig fakultet.

Hvert fakultet melder inn hva de trenger av papir og omslag til SA. Frist for å melde inn settes til 15. januar og 15. september. Behovene meldes inn per e-post til: vitnemal@sa.ntnu.no

Følgende må meldes inn:

  • Antall vitnemålsark
  • Antall vitnemålsomslag
  • Leveringsadresse
  • Kontaktperson for levering

Fakturering: SA legger inn bestillingene og betaler fakturaene fra Skipnes. Ompostering/intern handel blir foretatt i ettertid til det enkelte fakultet.

Kap. 8 Har du spørsmål? #

I forbindelse med innføring av desentral vitnemålsproduksjon ved NTNU, er det nedsatt et vitnemålsforum. Vitnemålsforumet er en ressursgruppe for fakultetene i forbindelse med vitnemålsproduksjon, som skal sikre at rutiner og retningslinjer for vitnemålsproduksjon ved NTNU blir fulgt. Gruppen møtes jevnlig og ledes av Avdeling for Studieadministrasjon.

Har du spørsmål eller kommentarer tilknyttet vitnemålsproduksjon kan du kontakte Avdeling for studieadministrasjon (kontakt@sa.ntnu.no) eller fakultetets ressursperson i forumet.

  • Avdeling for studieadministrasjon (SA) → Anette Sofie Knutsen, vara Asger Hagerup
  • Avdeling for studieadministrasjon (SA) → Ann Karin Heggset Langaas, vara Hege Sandstad Gjelsvik
  • Fakultet for arkitektur og design (AD) → Lill Carina Klevset Leimbrock, vara Ann Karin Heggset Langaas
  • Det humanistiske fakultet (HF) → Arnhild Hoelsether, vara Maria Aamand
  • Fakultet for informasjonsteknologi og elektronikk (IE) → Aud Bakken, vara Ingrid Island
  • Fakultet for ingeniørvitenskap (IV) → Anne Grethe Bjørgan, vara Elin Tollefsen Leer
  • Fakultet for medisin og helsevitenskap (MH) → Anita Grønning, vara Lars Trovatten Grønflaten
  • Fakultet for naturvitenskap (NV) → Sigurd Håkon Madsen, vara Sølvi Seljeflot
  • Fakultet for samfunns- og utdanningsvitenskap (SU) → Eli Vangen, vara Marit Elin Magnarsdatter
  • Fakultet for økonomi → Kristin Melum, vara Ann Karin Heggset Langaas

Kap. 9 Relevante lenker og maler #

   

45 Vedlegg
5274 Visninger
Gjennomsnitt (1 Stemme)