Her finner du det du trenger å vite for å ivareta studentenes personvern når du gjør videoopptak av undervisning.

Gjør du opptak med studenter til stede, har du behandlingsansvar på vegne av NTNU, og da er det noen regler for personvern du må følge.

Temaside: Nettbasert undervisning | Sider merket: personvern

Engelsk versjon: Privacy when recording online teaching sessions with students present

Når du gjør opptak av undervisning, er dette de tre tingene du må huske:

1. Informere studentene om at det blir gjort opptak av undervisningen – og hvorfor.
2. Innhente samtykke hvis enkeltstudenter holder presentasjoner eller er i hovedfokus. Du trenger ikke samtykke fra studentene dersom det er deg som underviser som er hovedfokus i opptaket.
3. Lagre opptaket i godkjente system.

Under finner du mer informasjon om hver av de tre punktene.

Merk også: Det er hyggelig å se studentene man underviser, men studentene kan ha kamera slått av fordi de er redde for at andre studenter fotograferer eller filmer dem for så å spre dette i sosiale medier. Minn gjerne studentene på at det ikke er lov til å publisere bilder eller video av studenter eller foreleser uten at de har fått tillatelse til dette.

1. Informere studentene at det blir gjort opptak – og hvorfor

Før undervisningen må du alltid si ifra til studentene om at det blir gjort opptak og vise til hvor de finner informasjon om personvern.

• Du kan for eksempel legge ut informasjon om dette i Blackboard, eller informere i starten av undervisningen.
• Vis alltid til nettsiden https://s.ntnu.no/video-opptak. Her finner studentene det de trenger å vite om opptak, samtykke og lagring av opptaket.
• Bruker du powerpoint, kan du sette denne sida inn i presentasjonen din: Informasjon til studenter om personvern ved opptak (pptx)

Fortell også hvorfor det gjøres opptak: at det gjøres for å styrke læringen, at de som ikke kan delta får mulighet til å få med seg undervisningen, og for at studentene skal kunne spille av og repetere kunnskapen i ettertid. Dermed utelukker du en eventuell usikkerhet hos studenten for at opptaket kan bli brukt til helt andre formål.

2. Når må du innhente samtykke?

Du trenger ikke å innhente samtykke når studentene ikke er hovedfokus i opptaket, som for eksempel at de sitter som tilhørere i rommet. Du trenger heller ikke innhente samtykke fra den som stiller spørsmål. Noen studenter vil trolig vegre seg for å stille spørsmål under opptak, og disse bør få mulighet til å stille spørsmål eller diskutere på alternative måter, her kan du sette av tid til diskusjon og spørsmål etter at opptaket er slått av eller bruke chatfunksjon.

Du trenger heller ikke å innhente samtykke når videoopptak er en obligatorisk del av undervisningen for at læringsmålet skal nås, dette vil i så fall fremgå av studieplanen.

I undervisningssituasjoner der studentene er mer delaktige enn i en «vanlig» undervisningssituasjon slik at de blir gjenkjennelige i opptaket, må du innhente samtykke. Dette gjelder hvis opptaket ikke bare er av underviser, men der studentene holder presentasjoner eller på annen måte er i fokus.

Slik innhenter du samtykke

1. Be studentene lese denne nettsida https://s.ntnu.no/video-opptak
2. Dokumenter samtykke fra studentene, for eksempel ved å opprette et dokument der studentene selv signerer/registrerer seg, eller ved å be dem sende deg en e-post med samtykke.

3. Lagre opptaket i godkjente system

Når du skal lagre et videoopptak, må du bruke et system som NTNU har støtte for og databehandleravtale med.

Anbefalte systemer for opptak av undervisning

Hvor lenge skal opptaket lagres?

Et opptak skal slettes fra alle lagringmedier når formålet med opptaket er oppfylt.

Opptak med gjenkjennelige studenter: Hvis det gjøres opptak av undervisning hvor studenter deltar aktivt med presentasjoner eller lengre innlegg, skal opptaket slettes senest når undervisningen i det aktuelle emnet er avsluttet eller eksamen i emnet er gjennomført. Dette gjelder frem til utsatt eksamen er fullført.

Opptak med kun deg: Undervisningsopptak hvor kun du som foreleser deltar aktivt med lyd og/eller bilde, kan beholdes så lenge de har en gyldighet faglig sett.

Legge opptaket eksternt tilgjengelig

Hvis du ønsker å legge opptaket tilgjengelig for eksterne utenfor NTNU – for eksempel på YouTube – må du gjøre en ny vurdering av personvern. Du må innhente nye samtykker fra studenter som er gjenkjennelige på opptaket, hvis du ikke gjorde det klart fra starten av at opptaket også skal legges eksternt.

Du må også gjøre en vurdering av rettigheter til ditt undervisningsmateriale. Her finner du mer informasjon: Opphavsrett for forelesere.

Dersom NTNU ønsker å legge opptaket av undervisningen din eksternt tilgjengelig, skal du som underviser alltid godkjenne dette. Da skal NTNUs avtaleskjema brukes.

I noen tilfeller må undervisningen strømmes eller tas opp

Det er ikke alltid nødvendig å innhente samtykke fra deg som underviser for å strømme/gjøre opptak av undervisning. Dette gjelder undervisning som er nødvendig for å oppfylle NTNUs plikt til å gi studenter undervisning, og som krever NTNU-pålogging for å kunne følges. Dette betyr at NTNU kan pålegge deg som underviser at undervisningen blir strømmet/gjort opptak av.

Dette gjelder for eksempel undervisning som skal være tilgjengelig for studenter på flere campus, og det kan også være slik at opptak må være tilgjengelig for studenter som er i karantene. Personvern anses i prinsippet som godt ivaretatt når det kreves pålogging for å se opptaket.

Hvis studenter ønsker å gjøre opptak

Etter NTNUs retningslinjer må studenter som ønsker å gjøre opptak ha samtykke fra underviser, så fremt studenten ikke har fått innvilget opptak gjennom vedtak om tilrettelegging fra fakultetet. Studenten kan kun bruke opptaket i forbindelse med egne studier og kan ikke publisere det eller bruke opptaket på annen måte uten at underviser har godkjent det.

Retningslinjer og lovverk

NTNUs retningslinje for behandling av personopplysninger

Nettbasert undervisning er vurdert som en oppgave i allmenhetens interesse, slik at GDPR art. 6 nr. 1 bokstav e gir grunnlag for å behandle personopplysningene til deltakerne i undervisningen. Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger suppleres med henvisning til universitets - og høyskoleloven § 4-15 (1).

Kontakt

Ta kontakt med Seksjon for læringstøtte (SLS) for hjelp med digital læring. Ta kontakt via NTNU Hjelp.