ePhorte -...

Opprette saksmappe i arkivdel student i ePhorte

1. Klikk på mappeikonet med et plusstegn i verktøylinja øverst for å opprette en ny sak

Mappeikonet på verktøylinja

2. I vinduet som åpner er feltene Dato, Arkivdel og Journalenhet automatisk fylt in. Fyll inn feltet Tittel

Tittel og arkivdel

2.a. Standardtittel for studentsaker er «Fullt navn med fornavn først - studieprogramkode - Hva saken gjelder», hvor fullt navn samsvarer med Felles Studentsystem. Fullstendig oversikt over rutiner for studentsaker finnes i NTNUs Arkivplan

2.b. Husk at navn og programkode skal skjermes. Marker teksten som skal skjermes, høyreklikk den valgte teksten og trykk på Merk tekst som skjermes

Skjerme tekst

3. Til høyre for feltet Arkivdel trykker på du forstørrelsesglasset, og i vinduet som åpner trykker du på Studentdokumentasjon

Velge arkivdel Studentdokumentasjon

4. Under fanen Klassering velger du Studentdokumentasjon fra nedtrekksmenyen i kolonnen «Prinsipp»

Klassere som Studentdokumentasjon

4.a. I feltet Ordn. verdi til den nye raden fyller du inn personnummer

4.b. I feltet Beskrivelse til raden fyller du inn fullt navn, med fornavn først

4.c. Hak av for Uoff

Unnta offentlighet

4.d. I raden under, hvor «Prinsipp» er satt til «NTNUs arkivnøkkel», skal Ordn. Verdi settes til ordningsverdi som oppgitt i rutinene. Her er det enklest å skrive inn korrekt nummer og trykke på Tab (Tabulator-knappen på tastaturet), så Beskrivelse fylles inn automatisk

5. Under fanen Ansvarlig/tilgang settes feltet Tilgangskode til FS, S eller SX avhengig av hva rutinene oppgir. Riktig hjemmel settes automatisk fra tilgangskoden

Angi tilgangskode

6. Klikk på Lagre. Studentsaken er nå opprettet

0 Vedlegg
605 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)