For å gjøre det lettere for interne med behov for oppbevaring av arkivmateriale samler denne siden bruksanvisninger for hvordan dette gjøres.

Sende arkivmateriale for oppbevaring hos Historisk Arkiv

Sentral ledelse og administrasjon, fakultetene med grunnenheter og Vitenskapsmuseet kan selv organisere ordning og avlevering av arkivmateriale direkte til Arkivverket, eller etter avtale sende arkivmaterialet til oppbevaring hos Historisk arkiv på Dora.

Før arkivmateriale sendes for oppbevaring på Historisk arkiv skal følgende kriterier være oppfylt:

• Materialet skal pakkes i arkivbokser som nummereres og merkes med arkivkode og ytterår, med blyant
  • A4 med 9,5 cm dybde (Staples varenummer 842006)
• Det skal lages en liste over arkivmaterialet
  
  • Hver arkivboks føres opp fortløpende, og man skal også føre opp innholdet i boksene, arkivkoder og tidsperiodens ytterår
  • Samme informasjon skal stå utenpå boksen
  • Institutt- og fakultetsnavn skal stå øverst på lista
• Plastomslag, strikk og lignende skal fjernes før arkivmaterialet legges i bokser
• Forskjellige arkivserier skal ikke slås sammen, men pakkes slik de opprinnelig ble dannet, og alt materiale fra en tidsperiode skal sendes samlet
  
  • Eventuelle arkivnøkler som er benyttet skal følge med

Eksempel på merking

Arkivboksen(e)

Fakultet for ... eller Institutt for ...
Hva slags materiale eller Arkivkode
1973 – 1975
Boks 1

Liste over arkivmaterialet

Fakultet for ... eller Institutt for ...
1973 – 1975
Da 1 (se vedlegget "Ordningsplan.pdf")

Eksamensbesvarelser

Før eksamensbesvarelser kan sendes til Historisk Arkiv, så må de:

• Tas ut av konvoluttene, sorteres på emnekode i stigende rekkefølge etter kandidatnummer og legges i arkivbokser.
  
  • Eventuelle plastlommer fjernes. Boksene merkes med emnekode og kandidatnummer fra – til på fremsiden/kortsiden av esken, ikke oppå lokket.
• Boksene stables i postbur – ta kontakt med transporttjenesten for dette – eller i pappesker/flyttekasser som settes på paller, men ikke mer enn to kasser i høyden.
  
  • Boksene må merkes godt med innhold, avsender og mottaker.
• Selve oppgaveteksten tas vare på og legges for seg i egne arkivbokser, godt merket.

Transport av materialet til Dora bestilles etter at det er gjort avtale med Historisk Arkiv, via Transportsentralen på NTNU.

Avdeling for dokumentasjonforvaltning (DOKU) kommer gjerne på befaring for å gi råd før avlevering av arkivmateriale, dersom det er ønskelig.

Spørsmål? Kontakt DOKU via NTNU Hjelp