Kanaler for...

Offisielle kommunikasjonskanaler mellom NTNU og studentene

Faglærere og administrativt ansatte bør bruke kanalene som er nevnt under for å kommunisere med studenter. Det er viktig at studentene vet hvor de finner offisiell informasjon fra NTNU, uavhengig av hvilket studieprogram de tar.

English version: Official communication channels between NTNU and students 

Anbefalingene på denne siden om kommunikasjon med NTNUs studenter er gitt av prorektor for utdanning 1.4.2020. 

Undervisning – Blackboard  #

I hovedsak bruker vi Blackboard til all kommunikasjon som er direkte tilknyttet undervisning og læring i et emne. Unntaksvis kan en alternativ kanal benyttes hvis dette er vel etablert praksis fra faglærer. 

Administrere studiene – Innsida  #

På Innsida skal studentene finne beskjeder, veiledninger og lenker til de verktøy og tjenester de trenger for å administrere studiehverdagen sin.  

Beskjeder #

  • Felles informasjon til alle studenter skal gå til meldingskanalen Alle studenter på Innsida  
  • Informasjon til studenter i de ulike byene går til meldingskanalene Student i Gjøvik, Student i Ålesund eller Student i Trondheim på Innsida 
  • Meldingskanalene for hvert studieprogram på Innsida 
  • Informasjon til ansatte legges ut i kanalen til enheten, f.eks fakultet eller institutt.  

Vi anbefaler å bruke meldingssystemet på Innsida fordi informasjonen da blir liggende samlet på ett sted og det er lett for studentene å kommentere og stille spørsmål. Du kan også endre en melding i etterkant hvis noe ble feil, noe du ikke kan gjøre med innholdet i for eksempel en e-post når den først er sendt ut. 

Vær tydelig og konsekvent overfor studentene på hvor de finner informasjonen, samt at de plikter å holde seg oppdatert. 

Merk: Noen enheter har begynt å ta i bruk Blackboard Organisations til å kommunisere ikke-faglig innhold til studentene. Denne kanalen brukes for å sende beskjeder til alle studenter ved ett institutt eller ett fakultet. Dette er greit siden det er en kanal studentene er godt kjent med. 

Når velger du Innsida som kommunikasjonskanal? #

Å stille deg de spørsmålene som står i flytskjemaet under hjelper deg på veien:

Flytskjema over kommunikasjonskanaler for å nå eksisterende studenter. Foto.

  • Q: Er informasjonen til alle studenter på NTNU? 
  • Q: Er informasjonen til alle studenter på et geografisk sted?
  • Q: Er informasjonen til studenter på ett studieprogram?
    • A: Informasjonen skal legges på studieprogramkanalen på Innsida. 
  • Q: Er informasjonen til studenter på ett spesifikt emne?

Tips: Når du har lagt informasjonen der den hører hjemme er det ok å dele lenken/vise til kilden i andre kanaler som f.eks sosiale medier og e-post, men vurder alltid personvern og informasjonssikkerhet. 

Veiledninger og tjenester  #

Her på Innsida finner studentene offisielle veiledninger og lenker til tjenester som de skal bruke når de skal administrere studiehverdagen. Dette kan for eksempel være; nettsider om utveksling, bibliotektjenester, tilrettelegging og gjennomføring av eksamen.

Fra Innsida finner studentene også lenker til andre tjenester, som Studentweb, Programvareportalen, Officepakken og Farm.  

På Innsida er det også lagt ut mye informasjon om lokale retningslinjer fra fakultet og institutt til studentene. Både veiledninger og tjenester på Innsida ligger åpent tilgjengelig og er dermed godt søkbart fra Google. 

Support  #

Våren 2020 fases NTNU Hjelp inn som supportsenter for studenter (og ansatte). Mange av NTNUs skranker og kontaktpunkt har allerede begynt å løse saker i verktøyet. 

Her kan studenter sende inn spørsmål om hva som helst som angår IT, bibliotek, tilrettelegging, eksamen osv, og henvendelsen vil bli rutet til rette enhet. Dette for å ivareta personvern og sikkerhet, samt at studentene skal slippe å lete etter rette kontaktpunkt. 

Tjenesten bygges ut nå, og det kommer mer informasjon i løpet av vårsemesteret. 

E-post  #

Følgende er føringer fra NTNU til hvordan e-post kan brukes til kommunikasjon med studenter. 

En til en og en til få  #

E-post kan egne seg bra til kommunikasjon med studenter når det gjelder en til en, eller en til få. Vanlige råd om å tenke gjennom personvern og informasjonssikkerhet gjelder.  

Husk også at informasjon som sendes i e-post ikke kan endres, så et tips er å vise til informasjon som ligger på nett (f.eks Innsida) så sant det er mulig, i stedet for å kopiere innholdet inn i eposten.  

Masseutsendelser av e-post skal ikke forekomme  #

Masseutsendelser av e-post til studenter skal ikke forekomme, uansett om det skjer via FS eller til e-postlister. Dette fordi: 

  • E-postadressene til studentene i FS er ikke nødvendigvis kvalitetssikret eller riktige. 
  • Større utsendelser legger seg i kø, fører til hakking, forsinkelser og økt belastning på NTNUs kritiske infrastruktur. 
  • E-post kan utgjøre en stor kilde for feilinformasjon, særlig i perioder hvor informasjon endrer seg raskt.  
  • Det skaper en forventning hos studentene om at de får e-post hver gang det gis viktige beskjeder.  

Unntak:  

  • Ved behov for å sende ut spesielt viktige beskjeder i en krisesituasjon kan sentral beredskapsledelse på NTNU-nivå benytte masseutsendelse av e-post. Fakultetene kan, i samarbeid med NTNU IT, få mulighet til masseutsendelse for å sikre trygg utsendelse og ytelse på utsendelsen. 
  • Masseutsendelser kan brukes ved kontrollerte utsendelser fra rektoratet til både ansatte og studenter når det er nødvendig. 

Sosiale medier  #

Vi anbefaler ikke at NTNU kommuniserer ut formell informasjon til studentene via sosiale medier, av sikkerhetsgrunner og fordi vi ikke kan regne med eller kreve at alle skal bruke slike tjenester.  

NTNU har noen offisielle SoMe-kanaler som i hovedsak brukes til formidling av forskning, profilering og rekruttering. 

Se redaksjonelle retningslinjer for NTNUs sosiale medie-kanaler. 

I en akutt krisesituasjon kan disse kanalene også brukes for å nå interne målgrupper. I slike tilfeller skal innholdet klareres med beredskapsledelsen før det legges ut. 

Følgende kanaler (og bare disse) kan benyttes i en beredskapssituasjon:  

  • Facebook: NTNU - Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Facebook: NTNU - Norwegian University of Science and Technology 
  • Twitter: @NTNU 
  • Twitter: @NTNUnorway 
  • Instagram: NTNU 

All informasjon som deles i sosiale medier skal på forhånd være delt i NTNUs formelle kanaler og kunne finnes der. Informasjon i sosiale medier skal kun brukes som forsterkning av budskap. 

Se også  #

Kontakt  #

1 Vedlegg
412 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)