Tilbake

Ny Maconomy - Ofte stilte spørsmål

Spørsmål og svar rundt implementering av ny Maconomy og TDI legges fortløpende på denne siden.

Prosjektstøtte for prosjektøkonomer | Brukerveiledninger til Maconomy-klienten


PDF-filer fra Maconomy åpner seg ikke i Adobe Reader, men i et annet program.
Dette fikses ved å endre standardinnstillingene for PDF-filer. Informasjon om det finner du her.

Hvorfor kommer ikke prosjektnummer fra Maconomy frem i Paga?

Integrasjonen kjøres ca. klokken 09.00 hver dag.

Hvis du har vært pålogget Paga før dette og prøver å søke opp prosjekt etter integrasjonen, men ikke finner det,  må du gjøre følgende:

Logge ut av Paga og  foreta deretter ny pålogging gjennom Feide.
Prosjekter som har vært med på integrasjonen skal da fremkomme.
Hvis du fortsatt ikke finner prosjektet, sjekk i Maconomy om opplysninger er registrert riktig og at prosjektet er konvertert til ordre.

Jeg eller noen jeg prøver å hjelpe har problemer med å logge på Maconomy-portalen eller det oppstår feilmelding i portalen.

Løsning finner du på siden Maconomy for prosjektledere.

Hvor finner jeg den gamle Maconomy-portalen?
Du finner påloggingslenken til den gamle Maconomy-portalen på siden prosjektstøtte for prosjektøkonomer.

Opprettelse av delprosjekt #

Jeg skal opprette et delprosjekt på et prosjekt med "gammel" nummerserie, men knappen for "opprett nytt underprosjekt" er ikke aktiv. Hvordan får jeg opprettet nytt delprosjekt?

  • Delprosjektet må opprettes av regnskapstjenesten.
  • For hurtig saksbehandling,  fyll ut skjemaet for nye delprosjekter som du finner på siden Prosjektstøtte for prosjektøkonomer under "Verktøy" og send det til kontakt@okavd.ntnu.no. Merk henvendelsen tydelig med hva saken gjelder.
  • Når delprosjektet er opprettet må du selv gå inn og kontrollere/ fylle ut de resterende feltene, evt. budsjett og konvertere det til ordre.

Prosjektinformasjon #

Kan jeg endre hovedkunden på prosjektet?

Hvis prosjektet er opprettet, men ikke konvertert til ordre, kan hovedkunden endres  Etter at prosjektet er konvertert til ordre kan hovedkunden ikke endres. For å få rett hovedkunde på konverterte prosjekter må det opprettes på nytt. For å få slettet det gamle prosjektet ta kontakt med kontakt@okavd.ntnu.no

Jeg finner ikke prosjektet jeg  søke etter?

I fanen Prosjekter - Prosjektliste, velg Avdelingsprosjekter/Åpne prosjekter/Alle prosjekter for å øke søkekriteriene.

I forbindelse med konverteringen til Maconomy 2.1 oppdager jeg at et gammelt prosjekt kanskje har feil finansieringskategori. Kan jeg endre finansieringskategorien?
Nei, du kan ikke endre den selv. Send henvendelse til kontakt@okavd.ntnu.no for vurdering. Eventuell endring i Maconomy må gjennomføres av regnskapstjenesten.

Kan jeg endre regnskapsmessig sluttdato selv?
Ja. Dette gjøres i faneblad "Hjem" / "Informasjon".
NTNUs rutine er at regnskapsmessig sluttdato skal være inntil seks måneder etter prosjektets sluttdato. For EU-prosjekter er rutinen inntil tolv måneder etter prosjektets sluttdato.

Hva er rutinen for regnskapsmessig sluttdato på PES-prosjekt?
PES-prosjekter for 2016 har 10.01.2017 som maksimal regnskapsmessig sluttdato, og den kan ikke forlenges.

Er det ok å sette prosjektet i ordre først og så legge inn budsjettet senere?
Ja, men ha et bevisst forhold til registrering av egenfinansieringsprosenten dersom du vil unngå manuell ompostering av egenfinansiering i ettertid.

Hvordan  registrer jeg meg som timesekretær for en annen medarbeider i Maconomy-klienten? 
Fremgangsmåte finner du på siden Brukerveiledninger til Maconomy-klienten

Hvordan oppretter vi avregningsprosjektene?
Avregningsprosjektene vil bli opprettet av Økonomiavdelingen. Prosjektene vil få følgende nummeroppbygging:
79 + 4 første siffer av ksted + løpenummer som starter på 00.
Eksempel:
- ITK, administrasjon, ksted 632505, avregningsprosjekt 79632500 
- ITK, mekanisk verksted, ksted 632510, avregningsprosjekt 79632501
- ITK, elektronikkverksted, ksted 632515, avregningsprosjekt 79632502

Fakturering og kunder #

Kunden jeg ønsker å registrere på prosjektet kommer ikke opp når jeg søker/ det er feil kundeinfo på kundenummeret.
Send e-post til kontakt@okavd.ntnu.no med kundedetaljene så vil regnskapstjenesten opprette en nytt kundenummer med korrekt kundeinfo.

Jeg har opprettet et prosjekt med feil hovedkunde, kan jeg endre kunden eller må jeg opprette prosjektet på nytt?
Har du opprettet et prosjekt med feil kunde og konvertert det til ordre må du opprette prosjektet på nytt med rett kunde.

Hvis kunden har endret fakturaadresse etter at prosjektet ble opprettet i Maconomy, kan jeg endre fakturaadressen til kunden ?
Nei. Du må legge til samme kunde på nytt i fanen "Flerfinansiering", men med kundenummeret som har rett fakturaadresse. Fakturer deretter til den nyopprettede kunden. Hvis du ikke finner kunden registrert med rett fakturaadresse, følg fremgangsmåten i spørsmålet ovenfor angående ny kunde.

Skal jeg sende inn manuelt fakturagrunnlag til regnskapsseksjonen på NFR-prosjekter som skal faktureres?
Nei. Hvis det skal sendes faktura til NFR for beløp som ikke inngår i overføringen fra NFR, kan du selv utstede faktura i Maconomy.

Kan jeg fakturere andre kunder enn Norges forskningsråd fra et NFR-direkteprosjekt?
Nei. Det må opprettes et delprosjekt med rett finansieringskategori i forhold til kunden.

Kan NFR-direkteprosjekter ha flere kunder enn NFR?
Nei. Det må opprettes delprosjekt med rett finansieringskategori i forhold til kunden.

Kan jeg selv lage kreditnota for korrigering av faktura i Maconomy?
Nei. Du må fylle ut et manuelt kreditnotagrunnlag og sende det inn til kontakt@okavd.ntnu.no

Utskrift av faktura/kladdefaktura viser tom eller sort side når Acrobat Reader åpnes.
Dette skjer bla. på enkelte datamaskiner som har Adobe Reader DC (versjon 15) installert. For å utbedre problemet kontakt din lokale IT-støtte med forespørsel om å nedgradere til Adobe Reader versjon 11.

Prosjektnummer på faktura
Prosjektnummer vises på fakturaen i maconomy, men er ikke med i integrasjon over til Oracle.
Hvis du ønsker at prosjektnummer skal vises på faktura til kunden, beholder du prosjektnummer i fakturateksten ved redigering.

Hvordan søke opp faktura i maconomy?
Velg "Prosjektfakturaer" i menyen til venstre under "Prosjekter". Du får da  frem "Prosjektfakturaliste" hvor du kan søke opp ønsket fakturanummer.

Avslutning og sletting av prosjekter #

Kan jeg slette et prosjekt selv?
Nei, for å få slettet et prosjekt må du sende en henvendelse til kontakt@okavd.ntnu.no for å få slettet det selv om det fortsatt bare står "i tilbud".

Kan jeg avslutte prosjektet ved å trykke på knappen "Avslutt"?
Nei, funksjonaliteten er ikke aktiv.

Hvordan avslutter jeg BOA-prosjekter?
Rutine for avslutning finner du på siden Avslutning av BOA-prosjekter

Hvordan finner jeg prosjektet/prosjektinformasjonen etter at prosjektet er avsluttet?
Filtreringsvalget "Mine PØ1 prosjekter" i prosjektlisten viser kun aktive prosjekter. For å finne av avsluttede prosjekter må du sette filtreringsvalget til:

  • Alle mine prosjekter/Avdelingsprosjekter/Åpne prosjekter eller Alle prosjekter.

Hvis du i tillegg vil se ytterligere informasjon om status for prosjektene legg til følgende kolonner i prosjektlisten:

  • Skal avsluttes
  • Lukket
  • Faktisk avsluttet

Ved å bruke kolonnene vil du få fram status for for prosjekter som er registrert med JA for avslutning, en hake som viser at de er avsluttet og dato for avsluttet.

Regnskapsføring #

Hvordan budsjettere/behandle gjennomstrømningsmidler i Maconomy 2.1?
Det kan budsjetteres i Maconomy på 7796. Budsjetterte midler på denne arten vil ikke inngå i budsjettets beregning av egenfinansiering, da gjennomstrømningsmidler ikke er midler som NTNU benytter til egen aktivitet. Det vil heller ikke regnskapsføres automatisk egenfinansiering av transaksjoner som regnskapsføres med denne arten.

Til topps på siden


Fant du ikke svar på spørsmålet ditt? Ikke fortvil, send en e-post til
kontakt@okavd.ntnu.no

For hurtig hjelp merk overskriften tydelig med hva henvendelsen gjelder, f.eks. 
"Maconomy-fakturering" eller "Maconomy-opprettelse av prosjekt".

Prosjektstøtte for prosjektøkonomer | Brukerveiledninger til Maconomy-klienten

0 Vedlegg
10532 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)