Denne siden beskriver rutinen for deg som har eller skal ha rollen butikkmedarbeider i ditt fakultets nettbutikk.

Generelt

For å kunne benytte aktuell fakultetsnettbutikk, trenger du rollen butikkmedarbeider. Da må du først logge deg inn i ditt fakultets nettbutikk med din feide-bruker for å bli registrert. Fyll deretter ut skjema i NTNU Hjelp - Bestill tilgang til nettbutikk for å få tildelt korrekt rolle. Husk å oppgi hvilken fakultetsnettbutikk du ønsker tilgang til.

Opprette nytt produkt

Velg aktuell fakultetsnettbutikk og gå til kontrollpanel.

Velg Produkter i menyen til venstre, og deretter Legg til ny.

Fyll inn følgende felter:

1. Produktnavn

2. Legg inn beskrivelse av produktet og eventuelt hvor dette kan hentes.

3. Type kjøp:

• Utleveringsvare: Ingen felt hakes ut. Status på varen må endres etter utlevering (gjelder kun AD, NV og VVC).
• Virtuell: Hak ut for virtuell. Kjøp gjennomføres automatisk uten manuell endring av status.
• Nedlastbar vare: Hak ut for nedlastbar. Da får du et eget felt for å legge inn lenke til nedlastningsproduktet (kunden får først tilgang til lenken når kjøpet er fullført). For automatisk gjennomføring av kjøp, hak også ut for virtuell (gjelder kun AD, NV og VVC).

4. Pris:

• Ordinær pris
• Eventuelt utsalgspris

5. For lagerstyrt salg, benytt lagersaldo. Vær obs på at når det er tomt på lager, vises ikke lenger produktet for salg i nettbutikken. Lagersaldo må da oppdateres før produktet igjen er tilgjengelig for salg.

6. Kontering/Bokføring:

Artkonto (4 siffer), kostnadssted (8 siffer) og delprosjektnummer (9 siffer). (Delprosjekt – BOA kan ikke benyttes)

Savner du korrekt Artskonto, velg en tilfeldig Artskonto, men skriv hvilken Artskonto du ønsker dette ført på når du sender inn for kontroll og publisering, så gjør vi den tilgjengelig for aktuell fakultetsnettbutikk. Husk mva vurdering.

• 30XX = 25% mva (unntatt billett 12 % benyttes kun av VM)
• 31XX= 0 % mva
• 32XX= 0 % mva

Eks. salg av bøker, vurder om dette er en nødvendig del av undervisningen og noe studenten må kjøpe, bruk da 32XX, dersom ikke nødvendig, bruk 31XX (siste omsetningsledd).

Usikker på om korrekt kontoart er benyttet? Fortell litt utdypende om produktet når du gir beskjed om at du har et produkt som venter på gjennomgang, så tar Økonomiavdelingen en ekstra vurdering.

Kontering du oppgir på produktet, følger salget og har innvirkning på hvor salget blir ført i regnskapet. Økonomiavdelingen leser inn salgsfilene i regnskapet ukentlig.

7. Passordbeskyttelse:

Dersom du ønsker at produktet kun skal være tilgjengelig for en bestemt gruppe studenter eller ansatte, kan du legge inn ønsket passord her. Husk å dele passordet med de som skal ha tilgang til å kjøpe varen.

8. Produktkategori:

Hak ut for passende produktkategori, dersom passende kategori mangler, kan den opprettes. (Dersom du ikke får til å opprette eller hake ut selv, skriv beskjed om ønsket kategori ved innmelding av produkt som venter på gjennomgang, så legger Økonomiavdelingen til dette før publisering).

9. Bilde:

Last opp ønsket bilde her:

10. Når alt er lagt inn, velg venter på gjennomgang og trykk OK. Trykk deretter lagre som ventende. Send inn beskjed om at du har et produkt til publisering. (det går ingen automatisk melding om dette).

Når skjema er sendt inn og økonomiavdelingen har kontrollert og publisert varen, blir den tilgjengelig for kjøp i nettbutikken.

Følg med i din fakultetsnettbutikk at ordrene går igjennom.

Endre ordrestatus når en vare blir utlevert

NB! Denne rutinen gjelder kun for fakultetsbutikkene til NV og AD og VVC.

I nettbutikken er det tre ulike statuser vi må ta hensyn til:

1. Levert og betalt = OK: Varen er hentet og betalt.
2. Klar for utlevering: Varen står klar til å bli hentet.
3. Kansellert - ikke betalt: Varen er ikke betalt.

Når kunden kommer og henter varen må ordrestatus endres. Gå inn på WooCommerce og Ordrer og klar for utlevering.

Vær nøye på kun å endre status på ordrer som gjelder dine produkt.

Gå inn på aktuell ordre.

Dersom varen er utlevert, endre fra klar for utlevering til levert og betalt=OK.

Eller trykk på knappen som vist på bildet under.

Status vil da oppdateres til Levert og betalt = OK.

Dersom du har mange ordrer, kan massehandlinger benyttes. Hak ut ordrer som gjelder utleverte produkter, velg «mark levert og betalt=ok» og trykk BRUK.

NB! Ikke endre status på andre butikkmedarbeideres produkter.

Dersom kunden ønsker kjøpet kansellert, endre status fra klar for utlevering til kansellert – ikke betalt.

Dersom kunden ønsker å benytte angreretten og få refundert beløp, send inn beskjed til kontakt@okavd.ntnu.no eller via skjema i NTNU hjelp. Oppgi ordrenummer, kundens navn, produkt og beløp som skal refunderes.

Endre ordrestatus via mobil

Nedenfor har vi beskrevet hvordan man kan utføre den samme rutinen over mobil. Det er ikke alltid vi har en pc tilgjengelig, men som regel har vi alltid mobilen med oss.

Klikk på Kontrollpanel.

Klikk på WooCommerce og deretter Ordrer.

For å finne den rette ordren, skroll deg nederst på siden og skriv inn varenavnet.

Du vil få opp alle ordrer på den bestemte varen. Vi ser at #NV64 har status "Klar for utlevering", og trykker på øyet.

Du vil få opp detaljert ordre, med kundens navn, adresse og telefonnummer. For å endre status til "Levert og betalt = OK", trykk på knappen som vist under.

Ta ut salgsrapport

Klikk på Woocommerce i menyen til venstre, og velg deretter Export Orders.

Hvis du vil filtrere på produkt gjør følgende:

1. Trykk på Filter by product
2. Skriv inn produktnavnet
3. Velg hvilken tidsperiode du vil ha ordre fra. (for eksempel 2018-03-01 to 2018-12-31)
4. Trykk på Express export

Du vil nå få opp ordreoversikten i en Excel-fil. Hvis du ikke vil filtrere på et spesifikt produkt, men vil ha alle ordrer i nettbutikken, hopper du over trinn 1 og 2.