Nettbutikk

Nettbutikk - rutiner for Billett

Tagger: nettbutikk

Denne rutinen beskriver hvordan du kan opprette billettsalg og arrangementer i nettbutikken Billett. Rutinen gjelder for de som har rolle som Redaktør i nettbutikken.

Funksjonalitet #

Det mulig å opprette billettsalg med åpen eller begrenset antall plasser til ett arrangement med ulike priser pr billettype. I tillegg til billettsalg kan et arrangement settes opp med f.eks reservering av plass på parallelle seminar/foredrag/aktiviteter eller salg av konferansemiddag. Det gis mulighet til å legge til plassering av arrangement, egne informasjon-, input- eller avkryssingsfelter etter behov.

Hvert produkt i et arrangement skal påføres inntektsførende kostnadssted, artskonto / mva-kode, og alternativt prosjektnummer og analyse, og sendes inn til godkjenning.

Det er økonomiavdelingen som godkjenner konteringsinformasjon og publiserer arrangementet.

Kundene loses gjennom de ulike valgene fram til betaling er gjennomført med kredittkort eller Vipps.

Innlogging og oppsett av side #

Logg deg inn på siden https://www.ntnu.no/nettbutikk/billett/

Du må ha rolle som Redaktør for å kunne opprette nye arrangementer. Henvend deg til Orakeltjenesten for spørsmål om tilganger.

Før du starter bør du endre på innstillingene for visning:

► Velg (1) Hendelser og (2) Visningsinnstillinger.

► Velg disse (1) kolonnene og visningsmodus, klikk på (2) Bruk for å gå tilbake.

Opprett arrangement #

Arrangement i nettbutikken betegnes som "hendelser".

► Opprett nytt arrangement med (1) Legg til ny hendelse.

► Tast inn (1) arrangementets tittel.

► Kontroller (2) arrangementets lenke.
Denne blir automatisk satt av systemet slik at denne er unik, men hvis det finnes flere tilsvarende arrangement med samme navn kan denne bli noe kryptisk. Dette kan redigeres.

► Legg inn (3) arrangementets beskrivelse.
Det er ikke nødvendig å beskrive alle detaljer hvis dette allerede er beskrevet i en egen nettside. Senere vil det bli mulighet til å peke til denne nettsiden.

► Tast inn (1) start- og sluttdato / tidspunkt for arrangementet.

► Legg til (2) sted hvor arrangementet avholdes.
Her er det mulighet for enten velge et eksisterende fra liste eller lage et nytt sted.

  • Tast inn sted for å søke/ velge. Hvis det ikke dukker opp på listen kan du opprette et nytt

  • Tast inn riktig adresse og by. Arrangementet vil da bli oppdatert med et kart som viser møtepunkt. Dette kan gjenbrukes senere.

► Tast inn (3) arrangør og utfør det samme med søk eller opprett ny.

  • Tast inn arrangørens telefonnummer og e-postadresse. Hvis det finnes andre nettsider som beskriver arrangementet kan det også legges inn.

  • Tast inn (1) arrangørens egen hjemmeside.

Oppretting av billetter #

Det finnes to typer billetter. For den ene billettypen kreves det betaling (ticket), mens den andre gjelder kun som reservasjon (RSVP) og unngår derfor betaling.

► Velg (1) New ticket = billett som skal kjøpes

Skal arrangementet inneholde to billettyper (f.eks voksen og barn) må det opprettes to billetter.

► Tast inn (1) type billett.
► Tast inn (2) pris ekskl. mva (mva-beregning kommer senere)
► Tast inn (3) kapasitet. Normalt skal antall seter tilgjengelig deles mellom begge billettypene så derfor del kapasitet.
► Under (4) er det mulighet for å legge til tilleggsfelter som kunde skal lese eller svare på. Typisk bruk er allergener, spesielle hensyn, etc.
► Lagre (5) billett, og utfør det samme for de neste billettene.

Til slutt har du en oversikt over aktuelle billetter:

Billettene vises som ‘inkl mva.’ og denne prisen vil bli justert hvis man velger en annen mva-kode. Mer om det lenger ned i veiledningen.

Kontroller, lagre og forhåndsvis arrangement #

Øverst på siden vil du få en oversikt over om det er noe som må gjøres.
► Sjekk (1)

Arrangementet skal aldri publiseres før økonomiavdelingen har fått kontrollert konteringer. Derfor skal den kun lagres som kladd.
► Lagre (2) kladd.

Du kan alltid kontrollere hvordan arrangementet vil bli seende for kunder underveis.
► Klikk (3) forhåndsvis. Det anbefales å holde ned kontroll-tasten når du utfører dette slik at forhåndsvisning vil bli vist i egen arkfane og du kan veksle mellom endring og forhåndsvis (husk å friske opp nettsiden hver gang).

Opprette konteringsinformasjon #

Det er viktig å legge inn konteringsinformasjon som viser hvor inntekten skal plasseres.
Forbered deg på å hente inn opplysninger om:

  • Kostnadssted, påkrevet
  • Prosjekt, valgfritt men må starte på siffer ‘7’ = interne prosjekt
  • Analyse, valgfritt
  • Artskonto og mva-kode, påkrevet

Rådfør deg med din økonomiansvarlige. Økonomiavdelingen på Moholt skal kontrollere disse opplysningene før arrangementet publiseres.

Disse opplysningene skal legges inn på hver tilhørende vare / produkt som blir automatisk opprettet når du lager billetter.

► Klikk (1) på Produkter.
► Klikk (2) første produkt på listen som tilhører ditt arrangement.

Kontroller (1) at dette produktet tilhører ditt arrangement.

► Skroll (1) nedover siden til du kommer til seksjon for bokføring. Her skal all konteringsinformasjon legges inn.
► Velg riktig artskonto fra nedtrekksmeny.
► Legg inn riktig kostnadssted, 6 siffer – påkrevet.
► Legg eventuelt inn prosjektnummer, 8 siffer.
► Legg eventuelt inn analyse-kode, 1-2 bokstaver og 4-5 siffer – totalt 6 tegn.

► Skroll tilbake til toppen av siden og (1) oppdater siden.

Da er produktet blitt opprettet med forslag til konteringsinformasjon som økonomiavdelingen skal kontrollere.

Send oppgave til kontroll #

Oppgaven skal sendes til kontroll og publisering til økonomiavdelingen med bruk av epost. Bruk gjerne denne malen.

► Endre (1) til ditt arrangement-navn.
► Legg inn (2) lenken til der du forhåndsviser arrangementet.

Rapportering på solgte billetter #

Du kan selv rapportere på antall solgte billetter og hvem som har kjøpt disse.

► Åpne ditt arrangement og skroll ned til Billetter.
► Klikk på (1) View Attendees for å få en oversikt over hvem som har kjøpt/reservert billetter.
► Klikk på (1) View Orders for å få en oversikt over alle tilhørende ordre og betalinger. Du kan i samme skjermbilde (2) se en total oversikt over antall gjenværende billetter ‘Available’ pr billett-type.

19 Vedlegg
424 Visninger
Gjennomsnitt (0 Stemmer)